办公室员工日常管理标准规定.doc

办公室管理要求

为了加强对企业办公室职员日常管理，规范企业考勤管理，严厉工作纪律，有效提升职员敬业精神，并使职员工资核实做到有法可依，结合本企业实际情况，特制订本要求。
一、适用范围
适适用于企业办公室人员（文员作息时间采取轮班制）
二、作息时间
1、财务部：早晨：8：00—12：00 下午： 13：00—18：00
采购部：早晨：10: 00—12: 00 下午： 13: 00—20: 30
营销部：早晨：9: 00—12: 00 下午：13: 00—19: 30
人事行政部：早晨：9:00—12:00 下午：13: 00—19: 30
2、管理人员月休2天，包含法定节假日。
三、就餐时间和地点
1、① 时间：早餐必需在正式上班之前吃完；中餐时间是12：00—12：30；晚餐时间是18: 00—18: 30。
② 地点：鲤鱼尾食堂。
2、非就餐时间请务必不要私自就餐，也不得在办公室区域吃零食。
3、如遇特殊情况需要在非就餐时间就餐，须经部门责任人同意。
四、打卡制度
1、企业实施上、下班指纹录入打卡制度。办公室打卡在周圆圆处。
2、打卡次数：一日两次，即早上上班打卡一次，下午下班打卡一次。
3、打卡时间：打卡时间为上班到岗时间和下班离岗时间；
4、因公外出不能打卡：因公外出不能打卡应填写《签卡单》,注明外出日期、事由、外勤起止时间。因公外出需事先申请，如因特殊情况不能事先申请，应在事毕到岗当日完成申请、审批手续，不然按旷工处理。因停电、电脑故障未打卡职员，上班前、下班后要立即到部门考勤员处填写《签卡单》，由直接主管签字证实当日出勤情况，报部门经理、人力资源部同意后，月底由考勤员据此上报考勤。上述情况考勤由各部门主管帮助人力资源部进行管理。
五、迟到、早退
1、全部职员要按时上下班，不迟到，不早退。
2、全部职员迟到、早退，按企业《考勤管理制度》处理，同时该职员不享受当月全勤奖。
3、忘记打卡或考勤机无法识别指纹职员，在忘记打卡或打不起指纹二天内必需填写《签卡单》并经相关人员签字后留人力资源部立案生效，不然，未办理或过期办理无效，每个月考勤统计中出现既无指纹考勤统计，又无书面手续，门店又无考勤统计人员，人力资源部将按缺勤处理。
六、病事假
1、事假须事先写请假申请，1天（包含1天）由部门责任人同意，人力资源部经理签字审核；2天（包含2天）以上由部门责任人签署意见，人力资源部经理签字审核同意；部门责任人请事假，由人力资源部经理签字审核，交企业总经理同意；请假申请单交由人力资源部立案。
2、总经理、部门责任人全部外出或休假时，人力资源部经理签字即为有效。
3、假期延续
① 在1天以内（包含1天）应先电话取得部门责任人同意，部门责任人再立即通知人力资源部经理审核，假期延续生效；
② 在2天以上（包含2天）应先电话取得部门责任人同意，部门责任人再立即通知人力资源部经理审核，随即报总经理同意，假期延续生效；
③ 上班当日应立即办理续假手续，不然企业以旷工处理。
4、除疾病、灾难、亲友病危或重大事故可事后补办手续外，职员一律由本人最少要提前一天填写请假单，标准上不得由她人代请假、临时请假。
5、事先未办好手续，且无合了解释及未经同意请假单，一律作旷工处理。
6、突发事件如生病、重大事故等，无法事先办理请假手续时，须在当日由本人向部门责任人电话汇报，再由部门责任人通知人力资源部经理，并于上班日当日补办好手续，不然按无故缺勤处理。
7、职员每个月请事假次数不得超出2次，每次不得超出3天（如有特殊情况，请上报企业研究处理）。
8、标准上职员应凭医生诊疗后出具《病假单》、病历卡等证实材料申请病假休息（①感冒、发烧、头痛、诊疗期限为三天以内<包含三天>常见小病，提供诊所证实材料即可；②出现住院、手术、诊疗期限超出三天<不包含三天>病情，需提供一级以上医院证实材料）。假如证实材料是无效、涂改、伪造，则视为旷工，按旷工论处；职员应配合企业核实病情和病假情况，无正当理由拒绝者视为请假无效并按无故缺勤处理；病假期内职员应给直接上级或人力资源部有效联络方法，方便使企业了解关心其健康情况及安排工作事宜。
9、请假者须将经办事务交待其它人员代理，并于请假单内注明。
10、请假理由不充足或有碍工作时，企业可酌情不予给假或缩短假期。
11、请病事假者扣除当日全部工资。
七、加班
1、基础标准：企业激励职员在天天工作时间内完成本职员作，因职员私人原因延长工作时间不视为加班。职员确因工作需要加班，应该推行必需申请手续，不然不视为加班。
2、因企业工作需要安排休息时间加班人员，加班工作时间按相关要求给对应加班工资。
3、享受加班工资职员要事先提交加班申请，由人力资源部经理签字审核，经总经理同意同意，方可支付加班费。
八、工作纪律
1、以开朗态度完成工作，主动合作实现企业经营理念并达成企业目标；
2、主动老实地完成工作，严格遵守团体生活所需秩序、纪律；
3、未经企业许可不得在上班时间进行集会等和业务无关事务；同时，工作时间内职员不能干私活，无特殊情况不会客、不外出，应在办公区域内活动；
4、未经企业同意，职员不得在工作时间或其它时间直接或间接经过她人代理从事谋取职员个人私利工作或其它事务。职员不得利用职务便利谋取私利，事先未经企业同意，和特殊关系人（家眷、亲戚等）或熟人进行直接或间接业务往来，或收取财物行为，即使没有造成企业损失也按严重违反劳动纪律或企业规章制度进行处理。
5、未经企业许可，职员在任何情况下不得将企业经营、营业、相关技术情报或机密事项泄露给她人或为了本身及她人利益使用上述情报和机密事项。上述企业经营、营业、技术相关情报包含但不限于：
- 策划、开发、战略、用户相关情报；
- 财务及人事相关情报；
- 企业或各分店情报、和其它企业合作相关情报；
- 其它上述各项为基准情报；
6、职员离职时，应立即返还企业保密情报、密码、硬盘、职员卡、钥匙等全部企业财产。职员保管和企业活动相关文件及统计全部应视为企业财产；
7、职员不得进行有损企业形象行为；
8、没有得到企业任命或委托职员，不能代表企业发表言论或对第三者表明企业立场；
9、职员不得为了本身利益以企业名义开设网页等网络领域，也不得发表其它有损企业形象相关语言或文章，
10、职员应以业务为目标，使用企业网络及电子邮件系统。职员不得于工作时间基于个人用途而使用企业网络及电子邮件系统，严格严禁职员浏览使用淫乱、游戏及其它影响工作网页；
11、企业系统内部制作、修改、复印、收发、整理全部资料不得用于职员个人目标，严格严禁职员从事下列行为：
① 将包含业务秘密内部情报及资料，传给和业务无关人员或组织；
② 传送以色情，种族差异为内容信件或情报；
③ 传送包含不法，非道德内容信件或情报；
12、职员在工作过程中应使用企业认可软件，不得使用企业不予认可软件；
13、职员不得收取和企业有业务来往任何个人或机关赠和礼品；
14、职员应合理使用企业设施及财产，要提倡节省使用纸张，能用废纸打印复印不得使用新纸和节省用电、用水，做到人走灯灭，人走水停等节省使用物资行为。
15、①值日生应做好当日清洁卫生；
②职员应帮助企业维护安全、洁净环境；
③严禁随地乱扔、乱倒垃圾，严禁从窗户向外或从楼上往下倒水、扔烟头、纸屑、吐痰等。
16、除正常工作需要外，职员不得私自使用企业名称及财产；
17、未经企业许可职员不得率领非本企业职员进入工作场所或企业设施内；
18、珍惜设备工具,作好日常维护保养；
19、做好本岗位安全、消防检验工作：
20、严禁使用未经许可使用机器设备；
21、不得携带违禁品、危险品进入工作场所；
22、职员要遵守企业经营理念及其它方针、要求；
九、着装和仪容要求
1、职员在工作时间和在对外交往中(如会见用户，政府官员、来访者等)应穿着符合职业要求服装，佩戴工作牌，着装应端正，整齐，不能对工作气氛造成不良影响或使同事及用户感到厌恶；
2、仪容要以洁净、整齐、素雅为标准；
十、言行举止
1、职员行为举止应文明、雅观、大方，并保持良好工作态度和习惯；
2、礼貌对待用户、上司、同事及其它工作相关人士，重视公共道德；
3、参与各类会议时，应按时到场，并遵守会场秩序；
4、保持办公环境平静及清洁；
十一、电话使用应注意事项
1、职员拨打、接听电话时应注意礼貌、用语简练，音量适中，以不影响她人为宜。
2、职员应立即接听电话（响铃三声内），接听时应先自报企业名称、部门和姓名并表现饱满精神和工作状态。接听或转接电话时应尽力帮助对方。
3、对方留言时，要正确记下对方姓名和电话号码、来电日期和时间等。
职员因公务无法接听电话，应委托同事代为接听并通知对方怎样取得联络。
十二、设备使用
1、职员应根据企业指定地方和使用方法正确使用多种办公设备。
2、职员应珍惜办公设备，使设备处于良好、整齐状态。
3、设备如出现异常时,应汇报相关人员,并由相关人员进行维护及修理,严禁私自维修。
4、如设备无法修复时，需向企业汇报，进行外修或重新购置，严禁未经许可，私自处理。
十三、附则
1、以上要求，请各部门严格实施。
2、本要求纳入职员转正、晋升、绩效、发放奖金等考评之中。
3、之前各方面相关要求如有和本制度冲突，以本制度为准。
4、本制度修改权和解释权归长康药业人事行政部。

汕头市长康药业
人事行政部
4月25日