开票易说明指导书.doc

开票易-税控机和企业信息管理软件接口系统操作手册广州市瑞智系统集成 服务热线 400-666-3323版权说明 瑞智企业拥有本系统及相关应用软件、文档全部版权。未经本企业书面受权许可、任何单位及个人不得以任何形式对应用软件及相关文档任何部分进行复制、抄录、传输或将技术文档翻译成其它国家语言。 信息更新 本系统相关文档、应用软件会在本企业网站上.com立即更新和公布，敬请留心。信息反馈 欢迎您经过多种渠道和我们联络，您问题和提议全部会得到我们重视和妥善处理： 企业总部地址：广州市天河区科韵路18号五楼 企业联络电话： 服务热线电话：400-666-3323 传真： -814目录前 言1一、系统介绍2二、操作步骤22.1 开票步骤22.2系统安装过程32.3 操作过程7三、功效按钮介绍143.1单据修改143.2单据拆分163.3 单据合并173.4 单据复制183.5 从金税系统导入发票18四、发票信息回写19五、发票打印功效介绍215.1发票打印215.2清单打印22六、基础数据23七、参数设置247.1单据组合247.2开票模式257.3 自动化27八、系统升级和意见反馈28九、结束语29前 言欢迎使用感谢您使用瑞智接口系统管理软件，合理使用本软件，可帮助您提升工作效率和业绩。第一次使用假如您是第一次使用，请认真阅读开票易使用手册，本手册将帮助您愈加好地了解和使用本系统软件。伴随版本更新，内容可能会稍有变动，敬请留心。在使用过程中若碰到问题，可经过以下方法处理：1、假如您在使用软件过程中碰到问题，可经过我们帮助文档寻求答案, 或观看我们提供软件操作演示视频以处理问题。2、假如经过以上方法未得到满意答案，您能够登录本企业网站上论坛寻求是否已经有相关问题帖子, 或您能够在论坛公布描述该问题帖子，我们会立即为您解答疑问。 3、假如在论坛中也找不四处理措施，您能够发送电子邮件给我们企业技术支持部门：，或直接拨打电话联络我们： 转839 。相关瑞智 广州市瑞智系统集成成立于1999年，注册资金1000万，是一家集信息应用平台软件开发、系统集成和咨询服务为一体高新技术企业。企业是国家税务总局发文关键推广软件开发企业“国税总局327号文、328号文”，并前后获广东省政府“双软”企业认证、高新技术企业认证、ISO质量体系认证等。企业以自主研发影像处理技术为关键应用平台，前后开发出税务增值税专用发票扫描识别系统、网上认证系统、电子影像档案管理系统、数字化档案馆管理系统，并延伸出税控接口系统、网上报税、移动“眼”、瑞智完全管理系统等产品，成功地在税务、银行、政府、企业等部门得到大规模推广应用，并受到用户肯定好评。 企业拥有一支技术精湛、务实规范研发队伍，本科及以上学历职员占85%以上；建立了完善售后服务网络体系；在福州、南昌等省会城市和珠三角地域设有分企业和常驻办事机构。企业秉承合作、创新、分享企业发展观，和IBM、HP、ORACLE、KODAK、EMC、AVISION（虹光）等国际厂商和中国著名企业建立了长久合作伙伴关系，精诚协作、共同发展，为用户定身打造技术优异、功效强大、实用可行信息化管了处理方案。 企业以服务社会为宗旨，以科技报国为使命，以务实、协作、规范、创新为企业精神，利用高科技手段，立志在信息化建设大潮中勇于拼搏、锐意进取，为构筑友好、高效现代化社会、振兴民族信息产业做出应有贡献。一、系统介绍伴随企业电脑信息化推广，企业内部采取了一系列电脑信息管理系统 (如进销存软件、财务软件、MRPII/ERP等)，和此同时，利用现代科学工具管理增值税专用发票防伪税控机，也快速得到了普及和应用。为配合企业已投入使用信息管理系统，同防伪税控系统应用有机地结合起来，瑞智企业秉承为税控机用户服务、提升企业效益标准，专门为企业量身设计并开发了开票易-税控机和企业信息管理软件接口系统（以下简称接口系统）。系统简单易用，在方便用户对税务数据进行整理、检验、批量处理、统计工作同时还可将数据写入税务部门系统。大大提升了用户工作效率，真正实现税务数据管理工作系统化和自动化。系统功效特征1.税控机联网及企业数据共享； 2.避免反复录入及错误操作 ； 3.发票数据正确率达 100% ； 4.降低税控机返修率； 5.连续高速打印增值税专用发票，发票清单； 6.良好数据维护、数据优化； 7.系统功效开发满足企业个性化需求； 8.开票自动化，完成轻松自如； 9.提升工作效率，降低劳动成本。二、操作步骤2.1 开票步骤经过下面开票步骤图，初步接触本系统用户能够对本系统开票过程有一个大致了解。后面我们还将对系统具体使用方法作深入说明。2.2系统安装过程此处我们将对本系统使用方法进行说明，经过这一步介绍，用户能够清楚地了解到本系统操作过程。首先，用户需要进入到我们瑞智官方网站下载系统安装包，企业网站是：.com,用户也能够直接打开下载页面 然后找到以下图所表示开票易安装包。下载后，用户直接将文件解压出来，解压出来安装文件图所表示接着，安装开票易程序。双击开票易安装程序打开安装界面，单击【下一步（N）】继续安装系统默认安装路径为D盘，用户可依据需要选择安装到其它盘里面，不提议装在C盘，因为用户假如碰到突发情况，比如系统重装，还原等等，会造成开票数据丢失。注意：安装过程中一定要将金税卡插上。选择好安装路径后，用户点击安装即可。当系统出现以下界面，表示系统安装成功。点完成后系统会弹出一个填写销方资料信息输入框，以下图所表示用户依据实际开票情况，填写正确信息1. 先填写销方信息2. 接着填写联络信息。3. 信息填完以后，点击确定按钮。4. 等候系统处理结果，当点击确定按钮后，系统会检验金税卡情况，这个时候不用作任何操作。5. 当系统出现以下信息提醒框，说明注册信息已成功发送，我们工作人员会收到用户提交注册申请，关掉对话框后，等候10分钟，十分钟后，点击获取注册码，假如系统提醒获取不成功，请给我们客服人员联络，我们会给您生成注册码。注意：一定要出现上图所表示信息框，才表示用户提交注册信息申请成功，不然，客服人员是收不到用户注册申请，用户也获取不到注册码。获取注册码成功后，用户点击确定按钮，系统安装完成。2.3 操作过程安装完成后，在用户桌面会出现图所表示系统快捷方法图标双击桌面“开票易”快捷方法，系统会弹出下面登入框首次安装系统，登入密码默认为空，直接点登入进入系统主界面。进入主界面后，用户会看到一系列功效按钮。首先我们介绍增票管理功效模块： 增票管理模块，用户能够在这个界面导入自己开具增值税发票开票数据。发票数据文件能够是多个形式，txt，excel，csv等文本文件，也能够是以下图所表示数据媒介。我们以文本文件为例，简单介绍一下开票过程。用户能够经过以下图所标识文件路径选择按钮选择含有固定格式txt文件，找到文件路径后，点击导入按钮，即可将用户开票数据以单据形式导入到增票导入界面。以下图导入完成后，界面上会显示导入单据。接着，我们单击选中要开具单据，点击菜单上“确定”按钮。此时，单据会出现在增票维护界面，用户只需点击左边“增票维护”菜单键，就会看到，刚才确定进来单据。增票维护界面，我们对导入进来单据进行修改，合并，拆分等操作。后面我们将具体介绍这些操作过程。选中需要开具发票单据，点击菜单栏上“开票”按钮注意：一般用户在开票过程中，我们需要打开防伪税控填开窗口，以下图所表示：点开票后会出现以下系统提醒框：开票成功后，系统会弹出所开具发票信息，以下图。发票开具成功后，系统会弹出一个信息框，以下图所表示：我们能够打开打开防伪税控“发票查询”界面查询刚才开具发票。用户在这个界面进行发票打印，清单打印等操作。假如需要发票作废，用户需要先在防伪税控作废掉发票，然后回到系统，手工作废对应发票。开票易系统手工作废界面以下：以上，介绍了整个开票过程。用户能够根据上面步骤，进行实际操作。三、功效按钮介绍3.1单据修改选择需要修改单据，点击上面“修改”按钮，图所表示：点击修改后，系统会弹出单据具体信息。在这个界面上，用户能够修改用户资料，商品明细资料等。在这里，我们着重介绍修改商品信息。基于部分用户，因为导入到系统单据会出现单据开票金额和自己财务系统金额会有几分钱误差，这个时候，我们能够经过调整商品金额，税额等，使之和用户所需开票金额保持一致。1.选择需要修改商品，点击上面“修改商品”按钮，或点击鼠标右键修改商品。系统会弹出修改界面，以下图。这个界面上我们能够修改商品信息。2.假如用户只是微调金额或税额，而其它信息不变（单价，数量），这种情况下，用户需要把界面上微调按钮前面勾选上。其它情况能够依据实际情况去调整。修改好商品信息后，一定记得点确定，不然信息会恢复到调整前状态。3. 增加折扣 通常见户能够在原始数据文件中设置折扣，不过部分单据有特殊折扣要求，比如，需要手工去增加折扣。这种情况下，我们能够在这个修改单据界面进行折扣处理。步骤以下：选择要增加折扣商品，点击右键折扣，输入折扣率或折扣金额，系统会自动分离出折扣金额，折扣税额。也能够选择全部商品，整张单据进行折扣。用户能够实际手工操作，看看效果4. 调整商品次序 有些用户在给用户开票时候，用户要求用户必需根据她们自己提供商品次序开票。在这里，用户能够依据自己需要，调整商品次序。3.2单据拆分用户开票时候，有时会碰到，将一张单据根据用户要求拆开成多张，而且，哪些明细是必需开在一张发票上，其它需要开在另外一张上面。单据手工拆分，能够为用户提升开票效率。拆分过程以下：选择要拆出去商品明细，能够是一条也能够是多条商品。选中后，点击左上角拆分按钮系统会弹出拆分出去单据信息，这个界面也能够对拆分出去商品信息进行修改。拆分完成后，在增票维护界面会出现两张拆分后单据。以下图所表示：3.3 单据合并单据合并在开票过程中很常见，比如用户发票数量有限，单据数量较多，这个情况下，用户能够将同一用户多张单据合并成一张开具。这么降低可开票次数，提升了用户工作效率，合并过程以下所表示：选择需要合并单据，点组合按钮，合并以后，两张单据会合并成一张组合单据。3.4 单据复制当用户碰到，需要重新开具很久以前作废发票，不过，因为时间太久，原始数据文件不存在了，手工去填开比较麻烦，此时用户能够在增票打印界面找到作废那张发票，点击右键，选择复制选项。复制有两种选择，一个是金额相同，另一个是金额相反。金额相反适合开具负数发票。3.5 从金税系统导入发票用户开票可能出现，有发票是用开票易开具，而部分发票是直接经过防伪税控直接手工填开。这种情况下，用户去统计开票信息，对账会出现很大麻烦，所以系统设置了从防伪税控导入发票功效，这么用户能够经过开票日期筛选将在防伪税控手工开具发票直接导入到开票易系统。点击功效选项后，系统会弹出一个开票日期筛选框，用户能够依据实际情况，导入需要时间段发票。以下图：四、发票打印功效介绍5.1发票打印发票开具后，我们点击增票打印按钮，点击菜单栏上刷新按钮，刚才生成发票，会出现在增票打印界面，此时，我们对界面上发票进行打印等相关操作。界面以下：用户选中要打印发票，点击菜单栏上打印按钮，系统会弹出下面窗口。这里要说明一下：假如用户使用是基础方法，打印出来发票可能位置和直接从防伪税控打印不一致，原因是，系统这边还没有，调整打印格式，所以这种情况下，用户直接在防伪税控打印即可，假如用户使用是便捷方法，能够直接打印，打印格式会和防伪税控格式一致。在这个窗口中，用户能够预览打印效果，也能够直接连接指定打印机进行打印。还能够将发票以图片形式保留到相关路径储存。5.2清单打印依据防伪开票系统要求，商品明细超出8条，需要打印清单。清单打印和发票打印一样，击一下清单打印，在界面上会出现需要打印清单发票。点击菜单栏上打印按钮会出现如上图所表示打印界面信息框。用户能够预览打印效果，也能够直接连接指定打印机进行打印。还能够将发票以图片形式保留到相关路径储存。五、参数设置参数设置要慎用，需要在我们维护人员配合下才能使用，现在简单说一下这个设置作用，用户能够依据自己需要，向我们咨询后，我们维护人员会做出对应设置。回到系统主界面，在系统最顶端菜单栏，会看到选项按钮，以下图所表示：选择参数设置选项，会弹出以下信息框7.1单据组合 首先介绍单据组合这个参数，点击“单据组合”，点击后会出现以下信息框，里面关键参数包含相同用户标识，相同商品标识，还有单据合并规则等等所谓相同用户标识，即相同用户有哪些共同属性，如，购方名称，用户代码等相同商品标识，即商品名称、商品编号，规格型号等7.2 开票开票设置属性，这个参数是很关键，所以设置一定要谨慎。不然会出现很严重开票后果，界面以下：开票设置关键包含开票方法属性，折扣方法属性等等，（一）、开票方法属性有多个：第一个，基础方法；第二种，文本接口；第三种，便捷方法；第四种，便捷方法扩展；最终一个，广东地税。用户比较常见开票方法关键是基础方法，文本接口和便捷方法。基础方法是比较常见开票方法，用户需要把开票易打开，也需要把防伪税控填开窗口打开。文本接口，需注册文本，这里不作介绍。便捷方法，是最方便开票方法，用户需要打开开票易，不过不需要打开防伪税控，也不能打开防伪税控，只需要插上金税卡就能够开票。（二）、折扣行方法所谓折扣方法，就是，发票里面含有折扣，在开具发票时候，用户期望在打印发票时候看到哪种形式。第一个：有每种含折扣商品，产生一条折扣，图所表示第二种：相同折扣率产生一条折扣，图所表示第三种：全部折扣率汇总到最终一行，图所表示第四种：单独含独立折扣行，图所表示7.3 自动化最终介绍一下自动化参数设置。自动化相关属性界面以下第一个是，导入后自动确定，这个参数是方便用户在导入后，不用自己手工确定到维护界面，选择后，系统会自动确定。第二个是，确定合并相同商品，即，用户不用去手工合并相同商品，系统会按摄影同商品标识去自动合并。第三个是，合并相同单据，即，用户确定后，系统会依据用户所标识相同单据，会自动将单据合并在一起。第四个是，自动拆分，这个参数很关键，因为用户开票限额是固定，当单据金额超出限额后，系统会自动根据用户要求，拆分成多张单据，满足开票要求。其它参数设置，用户能够自己去向我们工作人员，维护人员咨询，这里就不多做介绍了。总而言之，参数设置，是为了愈加方便用户开票效率，不过操作不妥回引发严重后果，所以，一定要谨慎设置，必需时候，咨询我们维护人员。六、系统升级和意见反馈为了使用户使用愈加方便，和完美处理好用户提出问题，我们开发人员会在最快时间内增加部分新功效，所以用户能够经过菜单栏上帮助按钮，对系统进行升级，图下图所表示点击升级检验，系统会弹出是否退出开票易系统，点是。系统会自动检验新版本，并出现升级界面。升级界面以下：升级完成后，系统会回到最初登入系统界面。参见登入界面。七、结束语谢谢您使用开票易使用操作文档，因为时间仓促，可能对里面部分功效和操作没有过多详解，在使用过程中，假如用户还有不明白地方，能够直接观看我们操作视频演示，也能够拨打我们热线电话，向我们工作人员咨询相关信息。还能够经过我们邮箱，给我们提出宝贵意见，我们会在第一时间给您处理问题。 广州市瑞智系统集成企业总部地址：广州市天河区科韵路18号五楼企业联络电话：服务热线电话：400-666-3323传真：-814邮编：510665