办公用品的采购及管理标准规定.docx

办公用具采购及管理要求

第一条 目标
为规范企业办公用具使用及管理，控制成本、节省开支，依据企业实际情况，特制订本要求。
第二条 办公用具分类
按使用性质分为易耗品和管理品两类。
易耗品关键指：圆珠笔、签字笔、铅笔、笔记本、固体胶、回形针、记事本、复印纸、笔芯、便签、橡皮擦、涂改液、白板笔、荧光笔、印泥等易耗用具。
管理品包含为：电脑、打印机、计算器、订书机、文件夹、文件柜、长尾票夹、剪刀、裁纸刀、卷尺、三角板、直尺、扫描仪、空调、电风扇、相机、投影仪、办公桌椅等管理或辅助物品。
第三条 办公用具申请及审批
各部门依据本部门办公需要，将所需办公用具填写《办公用具申购单》，由企业领导同意后，由综合部统一购置。
对于价值较高管理品如电脑、打印机、文件柜、办公桌椅等，需单独写购置申请，报总经理审批后由综合部购置。对于部分使用量大办公用具，综合部要确保有少许库存，以备人员增加或变更等需要，确保日常办公正常运行。
第四条 办公用具采购及验收入库
综合部应依据《办公用具申购单》上用具明细、规格和数量购置。办公用具购置后入库时，应以《办公用具申购单》和购置清单为依据进行验收，并填写《办公用具入库记录表》。
第五条 办公用具报销
办公用具办理入库手续后，须持购货发票、清单，填写《费用报销审批单》，由领导审核签字后方能报销。
第六条 办公用具发放及使用管理
企业办公用具统一由综合部管理。办公用具采购到位后，各部门依据其计划清单领用办公用具，领用人必需在《办公用具领用记录表》签字，填写领取人姓名、日期、用具名称、领用数量等。
办公用具使用要求：
1.签字笔（或圆珠笔）每人每次限领1支，笔墨用完，可换领笔；
2.订书机、计算器、固体胶、圆珠笔、签字笔等申购后领用时须以旧换新。
3.复印纸由综合部统一管理，任何部门、任何人不得私自领取。
4.严禁复印和公务无关私人资料，违者罚款50元/次。
第七条 办公用具保管
个人领用办公品必需认真保管，因人为保管不妥造成办公用具损坏需自己购置。
备用办公用具由综合部统一管理，由专员负责保管，并实施定时盘存制。盘存频率为每三个月一次，综合部将于每三个月末进行备用办公品盘存。要求月初库存和期间采购、领用、月尾结余在数量上一致，若不一致必需查找原因及问题步骤，并将盘查库存数量，结合各部门上报计划用量，做出采购申请单计划递审。
第八条 离职人员办公用具交接
离职、调出人员在办理离职、交接手续时，应将所用办公用具交接，如有缺失照数赔偿，不然不予办理手续。
第九条 办公用具只能用于办公，不得移作她用或私用。
第十条 全部职员要勤俭节省，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。
第十一条 本要求自颁布之日起施行，如有变更另行通知。

附件1：
办公用具购置及领用步骤

申请部门填写《办公用具申请单》

企业领导签字
领用人填写《办公用具领用记录表》

综合部办理入库手续，填写《办公用具入库记录表》

交综合部

购置

附件2

申请部门

申请人

申购事由

序号
拟购物品
规格
数量
序号
拟购物品
规格
数量

备注

企业领导 意见

附件3：
企业办公用具领用记录表
序号
物品名称
单位
数量
领用部门
领用人
发放人
领用时间
备注

附件4：
城投企业办公用具入库记录表
序号
物品名称
单位
数量
采购时间
采购人
保管人
备注