FOCUS-PDCA在病案归档率中的应用_陈晓捷.pdf

中国病案2023 年第 24 卷第 4 期 5J.中国病案,2019,20(5):36-38.8 尹劲峰,纪晨,邹强,等.微信小程序在病案查询预约复印中的应用体会J.中国继续医学教育,2021,13(19):125-127.9 张立.线上病案复印预约及邮寄系统的设计与实施J.中国病案,2020,21(1):3-5.10 朱建国,程玉梅.开展病案网络复印服务的探讨J.中国病案,2018,19(2):1-3.11 刘莉,陈斌,刘剑峰,等.病案复印自助服务模式的转变J.中国病案,2015,16(10):6-8.12 刘诗文.基于微信公众平台的病案预约复印邮寄服务探讨J.现代医院,2019,19(3):403-405.13 张洪霞,姜国成.提升医院服务质量微信预约病历档案J.办公室业务,2019(15):123-124.14 黄燕,王晓颖,宋颖,等.微信公众号对病案复印工作效率的影响J.中国病案,2020,21(3):37-38.15 汤颖.综合预约服务在病案复印中的应用J.中国病案,2019,20(4):41-42.16 汤颖.基于微信公众平台的病案预约复印服务探索J.中国病案,2015,16(8):36-38.17 朱晓东,李恬.邮递病案复印件管理及实施J.中国病案,2013,14(11):4-5.(2022-02-21 收稿)FOCUS-PDCA 在病案归档率中的应用 陈晓捷*摘要 目的 运用 FOCUS-PDCA 查找病案归档率不达标的原因，并对相应的流程进行改进和完善，为等级医院评审和三级公立医院考核打好基础。方法 收集某三级医院 2021 年 1 月 1 日-2021 年 6 月 30 日的病案3 日归档率和 7 日归档率作为实施前的数据，通过 FOCUS-PDCA 改进后，收集 2021 年 8 月 1 日-2022 年 1月 31 日的病案 3 日归档率和 7 日归档率作为实施后的数据，比较分析 FOCUS-PDCA 实施前后的病案 3 日归档率和 7 日归档率变化情况。结果 FOCUS-PDCA 应用后医院出院病案 3 日归档率和 7 日归档率分别由之前的 61.10%和 89.18%提升为 85.97%和 96.88%；FOCUS-PDCA 对内科类科室的 3 日归档率提升效果更好，3日归档率提升超过 25%，而对外科类科室和重症医学科，FOCUS-PDCA 对 7 日归档率的提升效果更好，达到 12%。FOCUS-PDCA 对 3 日归档率(2=1507.76，P=0.001)和 7 日归档率(2=442.18，P=0.001)的提升效果明显。结论 FOCUS-PDCA 能有效提高医院的病案归档率，提升医院的服务质量和服务效率。关键词 病案；归档率；FOCUS-PDCA Application of FOCUSApplication of FOCUS-PDCA in the Filing Rate of Medical RecordsPDCA in the Filing Rate of Medical Records Chen Xiaojie Abstract ObjectivesAbstract Objectives To use FOCUS-PDCA to find out the reasons why the filing rate of medical records does not meet the standard,and to improve and perfect the corresponding process,so as to lay a solid foundation for the evaluation of grade-level hospitals and the assessment of three-level public hospitals.MethodsMethods The 3-day filing rate and 7-day filing rate of medical records of a tertiary hospital from January 1st,2021 to June 30th,2021 were collected as data before implementation.After improvement through FOCUS-PDCA,and the data were collected from August 1st,2021 to January 31st,2022.The 3-day filing rate and 7-day filing rate of medical records were taken as the data after the implementation.The changes of the 3-day filing rate and 7-day filing rate of medical records before and after the implementation of FOCUS-PDCA were compared and analyzed.ResultsResults After the application of FOCUS-PDCA,the 3-day filing rate and 7-day filing rate of hospital discharge medical records increased from 61.10%and 89.18%to 85.97%and 96.88%,respectively;the 3-day filing rate had increased by more than 25%,and for surgical departments and critical care medicine departments,FOCUS-PDCA had a better effect on the 7-day filing rate,reaching 12%.FOCUS-PDCA significantly improved the 3-day filing rate(2=1507.76,P=0.001)and the 7-day filing rate(2=442.18,P=0.001).ConclusionsConclusions FOCUS-PDCA could effectively improve the hospitals medical record filing rate,and improve the hospitals service quality and service efficiency.Key words Key words Medical records；Filing rate；FOCUS-PDCA FirstFirst-authorauthors address s address Wuhan Pulmonary Hospital,Wuhan 430000,Hubei Province,China Corresponding author Corresponding author Chen Xiaojie 1病案是患者住院期间的医疗过程，是医院进行数据统计和质量控制的重要依据1。三级公立医院绩效考核和医保结算清单等都是以住院病案首页为基础，对病案归档的及时性都有着迫切的需求，而等级医院评审更是对病案的 3 日归档和 7 日归档提出了明确的要求2。FOCUS-PDCA 是 20 世纪 90年代创造的一项持续质量管理改进模式，该模式将发现问题和改进问题相结合，强调持续质量改进和全程的质量管理3，目前 FOCUS-PDCA 在医院管理 武汉市肺科医院，湖北省，武汉市，430000*通信作者 中有极为广泛的应用。为解决病案归档率偏低的问题，某医院病案科运用 FOCUS-PDCA 改进病案归档率。1 资料与方法 1.1 资料来源 收集某医院 2021 年 1 月 1 日-2021年6月30日8583份出院病案作为对照组(实施前)，2021 年 8 月 1 日-2022 年 1 月 31 日 10 049 份出院病案作为实验组(实施后)，2021 年 7 月作为FOCUS-PDCA 实施开展缓冲月份。1.2 研究方法 利用 FOCUS-PDCA 从发现问题(Find，F)、成立小组(Organize，O)、明确现行流程和规范(Clarify，C)、根本原因分析(Understand，中国病案2023 年第 24 卷第 4 期 6U)、选择可改进的流程(Select，S)、制定计划(Plan，P)、实施计划(Do，D)，检查和评估新流程的实施结果(Check，C)，确保新流程的实施和持续改进(Act，A)九个阶段4开展 3 日归档率和 7 日归档率的提升工作。1.3 统计学分析 3 日归档率=(3 个工作日内归档病案份数/同期出院病案份数)*100%，7 日归档率=(7 个工作日内归档病案份数/同期出院病案份数)*100%。根据以上两个公式统计对照组和实验组的 3 日归档率和 7 日归档率。使用 SPSS 22.0 对FOCUS-PDCA 实施前后的对照组和实验组数据进行统计分析，其中计数资料的比较采用2检验，P0.05 表示差异具有统计学意义。2 结果 2.1 全院病案归档情况实施前后对比 FOCUS-PDCA 实施前的对照组出院病案 8583 份，其中 3 个工作日内归档的病案 5244 份，3 日归档率为61.10%，7 个工作日内归档的病案 7654 份，7 日归档率为 89.18%；FOCUS-PDCA 实施后的实验组出院病案 10 049 份，其中 3 个工作日内归档的病案8639 份，3 日归档率为 85.97%，7 个工作日内归档的病案 9736 份，7 日归档率为 96.88%。实施FOCUS-PDCA 后每月的 3 日归档率持续提高，且于2022 年 1 月达到 91.29%以上，见表 1。表 1 2021 年 1 月-2022 年 1 月 FOCUS-PDCA 实施前后各月出院病案归档情况(2021 年 7 月除外)月份 出院病案份数 3 日归档病案份数 3 日归档率(%)7 日归档病案份数 7 日归档率(%)2021 年 1 月 1373 892 64.97 1213 88.35 2021 年 2 月 981 552 56.27 856 87.26 2021 年 3 月 1633 1099 67.30 1446 88.55 2021 年 4 月 1633 961 58.85 1479 90.57 2021 年 5 月 1422 824 57.95 1261 88.68 2021 年 6 月 1541 916 59.44 1399 90.79 实施前汇总 8583 5244 61.10 7654 89.18 2021 年 8 月 1396 1097 78.58 1348 96.56 2021 年 9 月 1766 1454 82.33 1715 97.11 2021 年 10 月 1593 1348 84.62 1532 96.17 2021 年 11 月 1736 1522 87.67 1697 97.75 2021 年 12 月 1790 1604 89.61 1726 96.42 2022 年 1 月 1768 1614 91.29 1718 97.17 实施后汇总 10 049 8639 85.97 9736 96.89 2.2 分科病案归档情况实施前后对比 FOCUS-PDCA 显著提高了各类科室的 3 日归档率和 7 日归档率，内科科室的 3 日归档率和 7 日归档率分别由之 前 的 64.16%和 90.45%提 升 至 89.54%和97.25%，外科科室的 3 日归档率和 7 日归档率分别由之前的 50.53%和 85.68%提升至 74.19%和96.70%，重症医学科的 3 日归档率和 7 日归档率由之 前 的 32.80%和 68.00%提 升 至 51.68%和79.87%。但是 FOCUS-PDCA 对不同类别科室的 3日归档率和 7 日归档率的提升效果不同，内科科室的 3 日归档率提高了 25.38%，外科科室的 3 日归档率提高了 23.33%，重症医学科的 3 日归档率提高了 18.88%，FOCUS-PDCA 对内科科室的 3 日归档率提升效果更好；内科科室的 7 日归档率提高了6.8%，外科科室和重症医学科的 7 日归档率提高了11%以上，FOCUS-PDCA 对外科类科室和重症医学科的 7 日归档率提升效果更好，见表 2。表 2 FOCUS-PDCA 实施前后各科室 3 日归档率和 7 日归档率的情况 科别 实施前 实施后 出院病案份数 3 日归档份数 3 日归档率(%)7 日归档份数 7 日归档率(%)出院病案份数 3 日归档份数 3 日归档率(%)7 日归档份数 7 日归档率(%)内科 科室一 1112 713 64.12 1007 90.56 1306 1172 89.74 1265 96.86 科室二 1245 802 64.42 1125 90.36 1457 1300 89.22 1418 97.32 科室三 1189 771 64.84 1074 90.33 1386 1249 90.12 1348 97.26 科室四 1231 796 64.66 1116 90.66 1440 1293 89.79 1404 97.50 科室五 1103 714 64.73 997 90.39 1291 1148 88.92 1254 97.13 科室六 897 552 61.54 811 90.41 1048 937 89.41 1021 97.42 内科汇总 6777 4348 64.16 6130 90.45 7928 7099 89.54 7710 97.25 外科 科室一 836 428 51.20 715 85.53 979 721 73.65 948 96.83 科室二 845 427 50.53 724 85.68 993 742 74.72 959 96.58 外科汇总 1681 855 50.86 1439 85.60 1972 1463 74.19 1907 96.70 重症医学科 125 41 32.80 85 68.00 149 77 51.68 119 79.87 2.3 改进前后病案归档率比较 FOCUS-PDCA 实施前的 3 日归档率和 7 日归档率分别为 61.10%和89.18%，FOCUS-PDCA 实施后的 3 日归档率和 7 日归档率分别为 85.97%和 96.88%，通过 SPSS 22.0，3日归档情况2检验结果2=1507.76，P=0.001，差异有统计学意义，7 日归档情况2检验结果2=442.18，中国病案2023 年第 24 卷第 4 期 7P=0.001，差异有统计学意义，FOCUS-PDCA 实施后的 3 日归档率和 7 日归档率明显提高。3 讨论 3.1 FOCUS-PDCA 实施流程 FOCUS-PDCA 的实施流程如下：(1)发现问题，三级医院评审标准(2020 年版)实施细则要求出院病案 3 日归档率达90%，7 日归档率达 100%。2021 年 1-6 月份医院的3 日归档率为 61.10%，7 日归档率为 89.18，远低于等级医院评审要求。(2)成立持续质量改进(Continuous Quality Improvement，CQI)小组，2021年 7 月，由病案科牵头，联合信息科、医务部、质控办和各临床科室组建 CQI 小组，设立组长 1 名，组员 17 名。(3)明确现行流程和规范，提高归档率作为本次持续改进的主要目的。(4)根本原因分析，采用问卷调查法收集 3 日归档率偏低的原因，根据问卷调查收集的原因，开展CQI小组内的头脑风暴，从人、机、料、法、环、测六个角度分析 3 日归档率不达标的根本原因，绘制鱼骨图，见图 1。(5)选择改进流程，通过根本原因分析，查找病案归档流程中的薄弱环节，改进工作流程。(6)制定计划，CQI 小组根据改进后的流程制定出提升 3 日归档率的计划，确定完成时间，明确责任人。(7)实施计划，第一建立质控办、病案科和临床质控小组为主的病案三级质控体系，加强质控办的院级考核力度，在每月的质控通报会上通报病案归档率情况。第二完善病案回收制度和病案质量考核管理办法，从医院层面对病案归档率提出要求，签订目标责任状。第三运用信息化手段提升工作效率，上线住院病案首页环节质控系统，提升临床住院病案首页的填写效率。第四加大医务人员的招聘力度，缓解临床医师工作负荷。第五完善信息反馈机制，督促病案管理人员每日反馈各科室应交病案名单。(8)检查和评估结果，观察监测 FOCUS-PDCA实施后的 3 日归档率。(9)新流程实施和持续改进，根据监测结果确认新流程对提升病案归档率有明显的积极意义，需要在一段时间内长期实施。图 1 3 日归档率不达标的鱼骨图分析 3.2 FOCUS-PDCA 推动了的医院管理改进 通过FOCUS-PDCA，医院开展了许多改进方案。第一完善了一系列的规章管理制度，强调了相关制度贯彻执行的连贯性，奖罚分明的举措也有利于调动临床医务人员的积极性。第二减轻了临床医师的工作负担，为各临床科室配备了资料员，便于进行临床科室之间的工作往来和资料传递。第三提高了医院的信息化程度，引进住院病案首页环节质控系统和病案签收系统，提高了临床科室和病案科的工作效率。第四提高了住院病案首页的质量，为提高临床科室的住院病案首页书写水平，开展多次住院病案首页培训。第五加强了与各科室之间的沟通和联系，加强了与各科室的配合默契度，为下一步的工作打好的良好的基础。3.3 FOCUS-PDCA 需要持续改进 FOCUS-PDCA管理工具是一个大环套小环，持续改进不断提高的过程5，计划中各项制度的制定和措施的实施需要时间的缓冲，其中不合理的部分需要在实践中发现，再 进 行 相 应 的 整 改 和 改 进。同 时 在FOCUS-PDCA 过程中也发现了在整改过程中乏力的部分，例如医务人员过少，临床科室工作繁忙的问题，虽然人力资源部的招聘工作一直持续，但鉴于各种原因，始终无法满足临床的需求，环节和流程无法解决这一类的客观问题。FOCUS-PDCA 管理工具的运用使医院的病案归档率显著提高。实践证明，FOCUS-PDCA 在提升病案归档率的实践中效果良好，提高了医院管理人员的工作效率，保证了各类统计指标的时效性，缩短了病案归档后病案复印、病案借阅等病案服务的时间，提高了服务质量和服务效率6。医院应利用FOCUS-PDCA 在工作中不断发现问题、解决问题，为医疗质量的不断改进奠定基础。参考文献 1 王鸟,刘红林,王小利,等.FOCUS-PDCA 质量管理工具在提升病案归档率中的应用J.中国病案,2021,22(1):13-16.2 中华人民共和国卫生部三级综合医院评审标准(2011年版)Z.卫医管发201133 号,2011.3 王巍东,王晶晶,李闯,等.FOCUS-PDCA 循环法在输血反应上报中的应用J.临床输血与检验,2022,24(1):88-92.4 何街浪,郦忠.浅谈基于 FOCUS-PDCA 模式的医院质量改进J.健康必读旬刊,2012,1l(9):480.5 刘玉洁,张金风,罗军萍,等.应用 FOCUS-PDCA 降低医疗安全不良事件漏报率J.中国卫生质量管理，2015,22(2):22-24.6 马起龙.PDCA 管理对医院病案归档率的影响J.中国病案,2019,20(5):6-7.(2022-05-04 收稿)