公文写作培训资料汇总.doc

公文写作培训资料

惠州学院学生会秘书处
惠州学院各系学生会秘书处

2009-4-6

目 录

·前言.......................................................i
（一）公文写作基础知识及应掌握的公文写作及处理知识...........1
（二）常见文种及处理.........................................1
1、报告..................................................1
2、请示..................................................2
3、批复..................................................2
4、计划..................................................2
5、命令..................................................2
6、决定..................................................3
7、议案..................................................3
8、总结..................................................3
9、指示..................................................3
10、意见.................................................3
11、公告、通告...........................................4
12、调查报告.............................................4
13、公报.................................................4
14、讲话稿和发布稿.......................................4
15、通知.................................................5
16、通报.................................................5
17、函...................................................5
18、会议纪要.............................................5
19、条例和规定...........................................6
（三）学生干部常用文种及处理.................................6
1、通知..................................................6
2、总结..................................................6
3、计划..................................................6
4、函....................................................7
5、申请书................................................7
（四）打印格式要求...........................................9

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前言

作为一名即将适应社会的合格大学生，在公文写作方面应该加强。掌握好公文写作的技巧，对以后参加工作，公务员考试等都非常有帮助。此份培训资料谨搜集相关的基础知识，对公文写作简单介绍，以及对在学生会工作中经常用到的公文类型和写作技巧作介绍。更为深入的学习还得靠各位同学在课余时间及平时的积累。时间仓促，难免有错漏的地方，还请各位指正。
希望此份资料对各位同学有所帮助。祝各位同学学习进步。

院系秘书工作组

公文写作培训资料
（一）
公文写作基础知识及应掌握的公文写作及处理知识

   公文的种类简称文种。一九八一年二月，国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理暂行办法》将国家行政机关的公文归纳为九类十五种，即命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请求、批复、函。这些文种近视眼行文关系、文件去向，可分为上行文、平行文、下行文：
上行文──下级机关向所属上级机关的发文，如请求、报告。
平行文──平行机关或不相隶属的机关之间的发文，如通知、函。
　　下行文──上级机关对所属下级机关的发文，如命令、令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、批复等。
使用频率较高的文种有请示、报告、通知、通报、函等五种。
（二）常见文种及处理
 常用的公文写作文种有：报告、请示、批复、命令、决定、议案、指示、意见、公告、通告、公报、通知、通报、函、会议纪要、条例、规定等，它们性质不同，各有特定的适用范围。
1、报告
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的公文。国家各级行政机关常用的报告有两大类：呈报性报告和呈转性报告。写作时要求情况属实，中心要明确，条理清晰。陈述问题要清楚扼要，表达观点要精练清晰，语言要简洁朴实。标题多由“事由加文种”形式。正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。
2、请示
请示是下级机关向上级机关就有关问题请求指示和批准时使用的公文。请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，不搞多头请示，如需要同时送其他机关，应当用抄送形式；正文多半按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。请示正文的末尾，应写明行文的具体要求作为结束语，如“请予批准”、“请速审核批示”、“以上请示当否，请批示”等。正文之前写受文单位，正文之后署发文单位和日期。写作请示理由要充分有力，具有说明力，引起上级重视，促使问题及时解决。同时要注意行文的语气，选项用词语要分寸得当。
3、批复
要先回答后批复、态度要鲜明，措辞要明确、要及时批复。
4、计划
计划是指为实现一定时期的目标决策，制订总体和阶段的任务及实施的方法、步骤和措施的过程及其书面表达的形式。在写作时应注意：要讲究方针政策性，要有全局观念，要走群众路线，规定要明确具体。总之，要把握好计划的三要素：制订计划的依据，制定计划的目标，实施计划的细则。
5、命令
命令的内容单一、一文一事，篇幅较短。命令结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。编号方法：一种是单独编号（中央政府和国家首脑）；另一种不是单独编号（地方政府）语言要准确、凝练、庄重、有力。
6、决定
标题由决定机构、决定事由、文种三部分构成。正文一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。决议在内容上，侧重于对重要事项的决策；在文字表达方面，风格也一致，都要求准确、鲜明、简洁。
7、议案
标题由提议案人、议案内容、文种三部分组成。正文要说明提出议案的理由及具体内容。议案审议表格一般包括编号、案由、提议案人、议案内容、审议结果等部分。
8、总结
总结是对规定时限内的某项工作或任务加以回顾、分析、研究，从中找出经验和教训，形成文字，就是总结，包括综合性总结和专题性总结。标题最常见的有陈述式、论断式、概括式；正文由前言、主体、结尾三部分组成；结尾概括全文主要内容，实事求是，有针对性，同时给人以鼓舞和力量。总之要：态度端正、抓住重点、写出特色，一分为二、实事求是，条理清楚、用语准确，忌空泛、忌笼统、忌夸张、忌虚假。
9、指示
标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成。正文：一般由指示根据、指示事项、执行要求三部分组成。
10、意见
正文一般根据意见的多少，分部分或分条分点阐述，其第一部分或第一点，多半是提出意见的现实依据。后面部分是对工作的具体要求及实施的细则、步骤、方法等。
11、公告、通告
符合权限，一事一告；内容明确，语气庄重、注意格式。标题有四种形式，只有文种名称署名和日期，一般放在全文最后的右下方。
12、调查报告
调查报告是对某一问题或事件调查后，将所得的材料和结论加以整理而写成的书面报告。一般在标题下写有“调查报告”等字样。写作时，要研究理论，熟悉政策、深入实际，占有材料、整理材料，分析研究、注意叙述和表达方法一般用第三人称的叙述方式。语言除具有公文的准确、通俗、简洁等特点外，力求生动、活泼，主要是向群众学习和借助某些修辞方法。
13、公报
会议公报因发布目的不同而有不同的定法。统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布。
14、讲话稿和发言稿
讲话稿和发言稿都属于会议文件，是事先经过认真思考，精心设计而写成的文稿。它的作用是鼓动和指导。讲话稿和发言稿，原则上应当由本人自己起草，能真实反映发言人的意见。有些重要讲话，实际是代表组织，需要先讨论或专门组织人员起草。讲话稿和发言稿的写法，没有固定格式，比较灵活，每位发言人都有的风格，不必千篇一律。要适当口语化，避免使用文言和生僻的字眼。要生动活泼、通俗易懂，富有教育意义和说服力。
15、通知
通知是发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的公文。其目的在于告知对方有关的事项和本机关的意见，所以通知必须注意把问题写清楚。如召开会议的通知，要写明时间、地点、什么会议、会期几天、中心讨论什么问题，要求什么人参加，分配名额、报到日期、准备什么材料等。书写时标题“多用发文单位加文种”或“事由加文种”两种形式。大凡指示下级做一件工作，应把工作来由、工作内容、工作要求三方面讲清楚。
16、通报
标题“发文机关加事由加文种”或“事由加文种”。署名和日期一般放在正文之后的右下角。受文者名称放在正文之前的左上角。
17、函
函是相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等事项的公文。其具有行文关系多样，使用范围广泛，写法灵活简便等特点，包括商洽函，询问答复函，请求批准函等不同类型。函的写作要求为：格式要规范，态度要诚恳，语言要恰当，关系要摆正。
18、会议纪要
会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，但中间可以省去“会议”二字。会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。
19、条例和规定
起草条例和规定应当对现行内容相同的法规进行清理，条例和规定的内容用条文表达，常见的有“章条式”和“条款式”两种写法。

（三）学生干部常用文种及处理

学生干部当中，常用到的公文写作类型一般只有：通知、总结、计划、函、请示（申请）等五种。
1、通知
应当注意通知的几个要素：事情，地点，时间，参加对象。另外，撰写通知时候应当注意措辞得体，表达清晰明了，没有歧义，力争简单扼要。发送通知应该注意通知的时效性及准确性。
2、总结
现阶段同学写得最多的一般只有活动总结。写总结时候应该注意实事求是，条理清晰，抓住重点，写出水平。另外，尽可能概括出活动好与不好的地方，提出一些改进的建议，以供下届师弟师妹学习参考。同时，写总结时候，尽可能图文并茂。
3、计划
一般指活动计划。针对活动计划，要注意活动背景，活动目的（活动主题），活动时间，活动地点，参与对象，活动内容，活动流程。另外，大部分活动还得有经费预算，有赞助商的，还得加上赞助单位等。同时，比较大型的活动，还有主办单位以及承办单位。（例如：惠州学院第八届女生节“三月记忆”系列活动，主办单位：共青团惠州学院委员会，承办单位：惠州学院学生会女生部，赞助单位：***有限公司。）
4、函
一般指邀请函。写邀请函一般是写给老师或各大组织主要负责人，在称呼及称谓应该十分注意，切勿错写。时间，地点，活动内容要明确。如：
邀请函
尊敬的***老师：
您好！惠州学院第八届女生节“三月记忆”闭幕晚会将于某月某日晚上七点半在旭日广场举行，诚邀您莅临指导！
此致
敬礼
惠州学院学生会女生部
二○○九年四月十日
5、申请书
一般指申请优秀学生干部，申请入团、入党，申请留任学生干部等等。
申请书的写法（以入党申请书为例）
申请书的写作格式一般来讲都是固定的，它的内容主要包括五个部分：标题、称呼、正文、结尾、落款。
　　(一)标题
　　申请书一般由申请内容和文种名共同构成。如“入党申请书”。题目要在申请书第一行的正中书写，而且字体要稍大。如果采用打印，打印要求：标题，小二号黑体，加粗，居中。
　 (二)称呼
　　通常称呼要在标题下空一两行顶格写出接受申请书的组织的名称，并在称呼后面加冒号。如“敬爱的xx党支部：”。
　　(三)正文
　　这是申请书的主要部分，通常要先介绍一下个人的现实情况、个人简历、家庭成员及社会关系情况。然后，要写明申请入党的动机、理由、对党的认识、自己的决心等。对个人情况的介绍可以较简单，而把重点放在入党的动机、对党的认识以及自己的决心上。
　　正文要从接受申请书的党组织名称下一行空两格处写起。
　　申请书的正文部分一般篇幅较长，所以要注意分段。下面我们将详细地分析入党申请书的具体写法。
　　1.介绍个人的现实情况
　　对个人现实情况的介绍，是为了让党组织对自己现在的身份、情况有一个大致的了解，不用展开来写，简明扼要即可。
　　2.个人简历和家庭成员及社会关系的情况
　　这一部分的内容也要简单，无须多用笔墨，但也必须清楚明白。对个人简历的写法，一般要求从上学时写起，到目前为止，只需依据时间的顺序，一项项地排列出来即可。
　　主要家庭成员及社会关系的情况，在申请书正文中可以简单地介绍一下，也可以不写，要视具体情况而定。有的家庭成员及主要社会关系可附在申请书后。
　　3.入党动机和理由
　　入党的动机、理由要重点写。申请的理由比较多，则可以从几个方面、几个阶段来写
　　4.对党的认识
　　对党的认识往往是同个人的成长经历有关的，这在申述自己的入党动机时已有所涉及。这里指的是专门较集中的对党认识的文字。
　　5.自己的心情、决心
　　这一部分是抒写自己入党的强烈愿望，表达自己的决心的部分。
　　(四)结尾
　　申请书可以有结尾，也可以没有。结尾一般写上“此致——敬礼”之类表示敬意的话即可。
　　(五)落款
落款，即要署上申请人姓名和成文日期。
其他种类的申请书也包括以上几点要素，基本上大同小异，细节上的东西，还得同学们自己在课余时间多加学习。

（四）打印格式要求
打印格式要求
各类归档材料和各级综述材料的排版格式要求（原始材料除外）：
（1）页面设置：
用纸：A4
装订线：左侧
页码位置：下居中
页边距：上2.5厘米；下2厘米、左2.5厘米、右2厘米
（2）字体、字号
正文：4号仿宋体
一级标题：小2号黑体
二级标题：3号黑体
三级标题：4号黑体
（3）标题格式
一级标题：一、 二、 三、
二级标题：（一） （二） （三）
三级标题：1． 2． 3．
（4）行距：单倍行距
（5）字距：默认