建设项目档案管理专题-.ppt

建建设项目档案的收集与整理目档案的收集与整理1一一质量目量目标与与检验标准、控制措施相准、控制措施相统一的一的质量体系量体系准 确系 统建设项目各个阶段、专业的有价值材料都应归档。关关键词：归档范档范围组卷、排列规范。关关键词：有序：有序图物相符，文电一致。关关键词：原件：原件完 整质量目量目标检验标准准三纳入，四同步，实行项目档案工作的全程管理与前端控制。“一切为了档案的长久保管”原则下，灵活贯彻业务标准。文印、收发，项目审签程序的有效执行。控制措施控制措施2（一）（一）1、“完整完整”质量量检验标准准 建建设项目各个目各个阶段、段、专业的具有保存价的具有保存价值的材料的材料都要都要归档。档。一份文件材料在形成一份文件材料在形成过程中不同的具有保存价程中不同的具有保存价值的版本的版本及其附件要收集全；反映同一及其附件要收集全；反映同一问题或或阶段的文件材料收集段的文件材料收集要全面。要全面。关键词：归档范围 制定并执行好不同经济科技档案门类的归档范围。(全局)考查应归档文件齐否？重要文件归档无遗漏。(个体)每份文件主附件、定稿、文件处理单齐否？做好账外文件的收集归档。3u 经济科技工作文件归档范围的要件：1、前期文件2、过程性文件3、结果性文件u航程置航程置业竣工文件竣工文件资料料归档范档范围和保管期限表和保管期限表4项目文件目文件归档范档范围主要包括以下几方面：主要包括以下几方面：第一，依据性文件第一，依据性文件（可行性研究、任（可行性研究、任务书）第二，基第二，基础性文件性文件（设计基基础文件和文件和设计文件）文件）第三，第三，项目目管理文件管理文件 第四，第四，施工文件（施工文件（施工技施工技术文件和各种文件和各种综合及合及专业竣工竣工图文件）文件）5项目文件目文件归档范档范围 第五，第五，监理文件理文件（注意不同（注意不同单位在位在归档范档范围上上的差的差别）第六，工第六，工艺设备文件文件 第七，科研文件第七，科研文件 第八，涉外文件第八，涉外文件6项目文件目文件归档范档范围 第九，第九，生生产技技术准准备、试生生产文件文件 第十，第十，财务、器材管理文件、器材管理文件 第十一，第十一，竣工竣工验收文件收文件 7（一）（一）2、“完整完整”质量控制措施量控制措施 项目各参建目各参建单位要同步开展档案工作。位要同步开展档案工作。项目法人负责、招投标、合同管理、项目监理“四制”；三三纳入、四参加、四同步，入、四参加、四同步，实行行项目档案工目档案工作的全程管理与前端控制。作的全程管理与前端控制。81、建建设单位要位要进行行统筹筹规划，划，组织协调 从项目立项开始，在项目工作计划中明确项目档案工作，纳入合同，体现在各阶段的检查、验收工作中。为做好统筹规划工作，建设单位应先制定项目档案工作计划，发给有关部门和人员。一般包括：（1）成立项目档案领导小组，负责按阶段检查项目档案工作；（2）制定项目档案归档范围；（3）预留部分工程款，保证项目档案质量、归档后结算。92、建建设单位位带头明确明确职责，建立档案工作网，建立档案工作网络 建设项目的建设周期长，程序复杂，参与单位多，形成的文件不仅数量大，而且来源广。建设单位要指定一位负责人分管这项工作，确定专门的档案工作机构和人员（专职或专责）负责项目单位的积累和监督指导工作。同时把此机制扩展到每个参建单位。10（二）（二）1、“准确准确”质量量检验标准准 文件材料是文件材料是实际的真的真实反映，反映，图物物相符，文相符，文电一致。一致。关键词：原件11u 原件的原件的标准是什么？准是什么？字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。u应归档的文件是否原件？不能归档复印件。不应用易褪色的书写材料书写、绘制。如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。u 文件内容是否真实？责任手续是否完备？12一、材质证明材料 凡工程使用的原材料、半成品、成品均应提供出厂质量证明书、合格证、备案证等，并对进场材料全部或抽样进行外观质量验收检查，形成记录。凡工程使用的新材料、新产品、新工艺、新技术，需有鉴定证明书，并应有产品质量标准、使用说明和工艺要求。在使用前按其质量标准进行检验。所有的质量证明书应有生产厂家质量检验部门的盖章。按规定应复试项目应符合国家规范、标准规定，复试报告要有试验编号、见证取样章和公章，结论明确。所有的材料质量证明书和试验报告不允许涂改、伪造、随意抽撤或损毁。分类做好各种材料的汇总表。合格证、见证取样委托单、试验报告一一对应。13 二、混凝土试验 混凝土试验包括基础、结构墙柱、梁板、构造柱、圈梁、梯段、地面工程、冬期施工的混凝土试块，承重结构的混凝土抗压强度试块，应按规定实行见证取样和送检。现场搅拌混凝土应按规范要求确定混凝土配合比,有抗渗要求的应有抗渗配合比报告，预拌混凝土应有实验室签发的配合比通知单，工程中各强度等级按规范要求留置试块，按分部或分段进行强度等级统计评定。防水混凝土既要有强度试验报告，还要有抗渗试验报告。预拌混凝土应有出厂合格证，要在现场浇注地点取样，标养28天的试件做为强度评定依据。同一强度等级的同条件养护试件，其留置的数量根据混凝土工程量和重要性确定，不应少于3组，不宜少于10组。冬期施工应增设不少于两组与结构同条件养护的试块，分别用于检验受冻前的混凝土强度和转入常温养护28天的混凝土强度。现场标养试件要有测温、湿度记录，同条件养护试件应有测温记录。14 e 隐蔽工程检查验收材料 土方工程、地基验槽、砌体工程、钢筋混凝土工程、地下防水工程、木结构工程、屋面工程、地面工程、装饰装修工程等等，按规范规定进行隐检，应填写隐蔽工程检查验收记录，要有针对性、内容简练、明了，数据准确可靠、图示清晰，签字手续齐备，结论性意见明确。f 工程质量检查验收材料 检验批、分项、分部（子分部）划分按建筑工程施工质量验收统一标准执行。检验批质量验收记录。施工员、班组长签字，专职质检员应按标准划分检验批并做检查评定，专业监理工程师填写验收结论。分项工程质量验收记录。项目专业技术负责人填写检查结论，监理工程师填写验收结论。分部（子分部）工程质量验收记录。分包、施工、勘察、设计、监理单位共同验收，总监理工程师填写验收意见。15（7）电梯 施工技术管理材料同土建相似。电梯设备随机文件和进场检查验收记录。应有土建布置图；产品出厂合格证；门锁装置、限速器、安全钳及缓冲器的形式试验合格证书，装箱单；安装、使用维护说明书；动力电路和安全电路的电气原理图等等。隐蔽工程检查验收记录。施工试验记录。施工记录。工程质量检查验收记录。应按专业设计、施工质量验收规范、规程、标准提供施工技术资料。16（二）（二）2、“准确准确”质量控制措施量控制措施 文印、收文印、收发、项目目审签程序的有效程序的有效执行。行。项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等参建主要单位应在项目建设过程中做好各自项目文件的形成与积累工作。17 建设单位应从从规范文件形成做起范文件形成做起，规范文件格式和题名；对不同文种的文件应分别积累，积累时注意对来文、复文、打印稿和审批稿要集中在一起。同一文种文件按文号的先后排列积累。档案管理机构根据制定的归档范围向有关职能部门发放文件积累盒（袋）。建设单位在建立网络，明确归档责任人时，要特要特别注意注意项目施目施工前的文件。工前的文件。如：项目立项的请示与批复、征地拆迁批准文件与合同、招投标文件及各类合同等。18 施工施工单位的位的质量控制量控制主要包括三个方面：一是以公文形式的文件，要注意统一文号；二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续；三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。19 设计文件材料的文件材料的规范，范，对竣工档案的内在竣工档案的内在质量有量有着密切着密切联系。系。如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。保保证设计文件的文件的质量，量，尤其是要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。20监理理单位位 建筑法建筑法赋予了建予了建设监理督促理督促检查项目参建目参建各方做好各方做好项目文件的目文件的归档工作，档工作，检查、审核核项目目档案的完整、准确、系档案的完整、准确、系统的的责任。任。工程建工程建设监理理规定定“建建设监理理业务完成后，完成后，向向项目法人提交工程建目法人提交工程建设监理档案材料。理档案材料。”监理单位在参与招标工作时、从事设计阶段监理时、从事施工阶段监理时，都要按照业务的委托做好建档工作。21w竣工文件由施工竣工文件由施工单位位负责编制，制，监理理单位位负责审核。核。主要内容包括：施工综合文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构、配件）质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑及安装工程总量表，工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。（规范6.1.2）22（三）（三）1、“系系统”质量量检验标准准 指同指同类事物各个事物各个时期、各个期、各个阶段的文件材料段的文件材料按一定秩序和内在按一定秩序和内在联系系组合合为一体。一体。关键词：有序 科学技科学技术案卷构成的一般要求案卷构成的一般要求 （GB/T 11822-2000）国家重大建国家重大建设项目文件目文件归档要求与档案整理档要求与档案整理规范范（DA/T 28）分类排列、整理编目的规范。23 案卷：案卷：由互有由互有联系的若干文件系的若干文件组合而成的合而成的档案保管档案保管单位。不位。不仅仅是档案材料本身。是档案材料本身。案卷不是盒、册等概念。案卷不是盒、册等概念。四个步四个步骤：1 1、鉴别；2 2、分、分类；3 3、排列；、排列；4 4、编目。目。24不同科技文件材料的排列方法（一）不同科技文件材料的排列方法（一）产品品类案卷案卷 按按产品开品开发设计(含初步含初步设计、技技术设计)、工、工艺、工装、加工制造、生、工装、加工制造、生产定型等定型等工作程序，或按其工作程序，或按其产品系列、品系列、结构排列。构排列。科研科研类案卷案卷 按按课题准准备立立项阶段、研究段、研究实验阶段、段、总结鉴定定阶段、成果申段、成果申报奖励和推广励和推广应用用等等阶段排列。段排列。25不同科技文件材料的排列方法（二）不同科技文件材料的排列方法（二）基建基建类案卷案卷 按按项目依据性材料、基目依据性材料、基础性材料、性材料、工程工程设计(含初步含初步设计、技、技术设计、施工、施工图设计)、工程施工、工程工程施工、工程监理、工程竣工理、工程竣工验收等排列。收等排列。设备类案卷案卷 按按设备依据性材料、外依据性材料、外购设备开箱开箱验收收(自制自制设备的的设计、制造、制造、验收收)、设备安装安装调试、随机文件材料、随机文件材料、设备运行、运行、设备维护等排列。等排列。26不同科技文件材料的排列方法（三）不同科技文件材料的排列方法（三）案卷内管理性科技文件材料按案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。或重要程度排列。案卷内科技文件材料排列案卷内科技文件材料排列应文字在前，文字在前，图样在后。有在后。有译文的外文文的外文资料料译文在前，文在前，原文在后。原文在后。27编 目目（一）（一）编写案卷写案卷页号；号；（二）卷内目（二）卷内目录的的编制；制；（三）卷内（三）卷内备考表的填写；考表的填写；（四）案卷封面的（四）案卷封面的编制；制；（五）案卷的装（五）案卷的装订；（六）背脊的填写。（六）背脊的填写。28卷内目卷内目录的的编制制项目目序号序号：用阿拉伯数字从：用阿拉伯数字从1 1起依次起依次标注卷内科技文件材料件注卷内科技文件材料件数的数的顺序；序；文件文件编号号：填写科技文件材料的文号或：填写科技文件材料的文号或图样的的图号、号、设备代号、代号、项目代号等。目代号等。责任者任者：填写科技文件材料的形成部：填写科技文件材料的形成部门或主要或主要责任者。任者。文件材料文件材料题名名：填写科技文件材料的全称。：填写科技文件材料的全称。日期日期：填写科技文件材料的形成日期。：填写科技文件材料的形成日期。页号号：填写每件科技文件材料首尾：填写每件科技文件材料首尾页上上标注的注的页号。号。29案卷封面的案卷封面的编制制项目目 案卷案卷题名名：应简明、准确地揭示卷内科技文件材料的内明、准确地揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括容，主要包括项目名称或代字、代号及其目名称或代字、代号及其结构、构、阶段的名称。段的名称。案卷案卷题名一般由立卷人名一般由立卷人拟写。写。30案卷案卷题名名项目名称目名称+单位位+分部（分部（项）工程名称）工程名称+具体内容具体内容,例：例：虎虎门大大桥 2 2号墩号墩 4 4号号桩基基础 施工施工记录深汕高速公路（深汕高速公路（东段）段）K310-K340K310-K340 软土路基土路基 沉降沉降观测记录31立卷立卷单位位：填写填写负责科技文件材料科技文件材料组卷的部卷的部门或或项目目负责部部门起止日期起止日期：填写案卷内科技文件材料形成的起止日期填写案卷内科技文件材料形成的起止日期保管期限保管期限：依据有关依据有关规定填写定填写组卷卷时划定的保管期限划定的保管期限密密级：依据保密依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密定填写卷内科技文件材料的最高密级案卷封面的案卷封面的编制制项目目32档号章档号章档档 号号序号序号单位：位：mm mm（20502050）；）；说明：档号章有称明：档号章有称“件号章件号章”。3515101033复制复制图（蓝图）的折叠方法）的折叠方法技术制图复制图的折叠方法（GB 10609.3-1989），1990年1月1日实施。A4图幅、折叠方法一致；图面向里、图标外露、手风琴式；底图不能折叠。34 成册的成册的设备文文件可以原有保留件可以原有保留装装订形式。形式。35 科技档案科技档案组卷要点卷要点方法：以方法：以项目目为归档档单位，位，进行分行分类整理。整理。根据根据成套性和成套性和专业性性特点特点组卷。卷。根据根据阶段性段性特点排列案卷。特点排列案卷。36编制科技档案号制科技档案号 档号档号 是以字符形式是以字符形式赋予档案予档案实体的用以固定体的用以固定和反映档案排列和反映档案排列顺序的一序的一组代代码。档号的档号的编制要求。制要求。档号的档号的结构：构：分分类号号 +案卷案卷顺序号序号37编制科技档案目录 科技科技类档案的目档案的目录主要由主要由 案卷目案卷目录 和和 卷内目卷内目录 组成。成。以以项目目为单元，以案卷和卷内文件元，以案卷和卷内文件为对象象编制的目制的目录。38案卷目录式样39卷内目录式样40 过于于简单的著的著录。41（三）（三）2、“系系统”质量控制措施量控制措施 项目开工前后，把竣工文件目开工前后，把竣工文件编制方法确定制方法确定下来，印下来，印发各参建各参建单位位执行。行。培培训与与检查相相结合。合。42 “一切一切为了档案的了档案的长久保管久保管”原原则下，灵下，灵活活贯彻各各项业务标准。准。档案整理要知其然，更要知其所以然！档案整理要知其然，更要知其所以然！43二、收集与整理中二、收集与整理中应避免的三种避免的三种错误 441、造档案，、造档案，这是禁止的是禁止的违法行法行为。比如：伪造施工文件，随意编造工程量。伪造合同、相关财务文件，串通欺诈。452、补档案，不可靠的档案档案，不可靠的档案记录。比如：在办公室做出来的现场验评记录。某种特殊情况：补原件，正式确认。463 3、损档案，破坏档案的愚蠢行档案，破坏档案的愚蠢行为。比如：一刀切的整理装订：200页一卷？页码打印，档号章以及图纸折叠等。47三、在档案收集中三、在档案收集中应注意的若干情况注意的若干情况 建建设项目稽察、目稽察、审计中暴露出中暴露出项目管理目管理（包括档案管理）的一些薄弱方面。（包括档案管理）的一些薄弱方面。合同管理 招投标管理 工程验评 原材料审批48 1、合同文件不完整或失效。2、招投标文件过程能够完整记录？（评标打分记录不全、没有未中标单位的投标书、没有评标报告等）3、建设工程质量验评记录（施工记录资料不完整、没有隐蔽工程资料等）；494、水泥、钢筋等原材料进场记录 50 水泥要水泥要“三三证”齐全，合格全，合格证，出厂出厂检验报告与物告与物理理检验报告。告。51 5、其他一些情况，如：、其他一些情况，如：（1 1）审批文件不全；批文件不全；（2 2）财务资料不完整（合同不全、原始凭料不完整（合同不全、原始凭证不全、不全、无无银行行对账单等）；等）；（3 3）项目管理目管理资料不全（会料不全（会议记录不全、重要事不全、重要事项记录资料不完整等）。料不完整等）。525354 第三部分 项目竣工图编制55u 关于竣工关于竣工图 归档保存的竣工档保存的竣工图一般分一般分为综合合图部分和部分和单位位工程竣工工程竣工图部分：部分：综合合图，包括整个工程项目的总平面布置图、位置图、建筑用地范围内各种地下管线综合图、建筑群体的设计总说明书等。单位工程竣工位工程竣工图，包括，包括单位工程位工程综合合图和各和各专业竣工竣工图。单位工程的综合图包括建筑平面布置图、室外(暖卫、燃气、给水、排水等)，管线综合图、架空线路(电缆)综合图、土建专业及有关专业的设计说明等；各专业竣工图包括建筑竣工图、结构竣工图、暖卫和燃气竣工图、电气竣工图、通风和空调竣工图、电梯安装竣工图、工艺竣工图及标准图等。561、项目竣工目竣工图编制要求制要求 每一每一张施工施工图就有一就有一张竣工竣工图，图物相符。物相符。为确确保保竣竣工工图编制制的的质量量，要要做做到到边建建设边编制制竣竣工工图。一一般般来来说，竣竣工工图绘制制与与工工程程交交工工验收收的的时间差差，应不不大大于于一一个个单位位工工程程的的施施工工进程。程。竣工竣工图的的签字手字手续要完要完备，各有关各有关责任人要任人要在竣工在竣工图上上签字以求字以求对竣工竣工图的的质量量负责。监理理单位位应督促和督促和协助施工助施工单位位技技术负责人人审查竣工竣工图编制是否完整、准确，制是否完整、准确，签字确字确认，切，切实保保证竣工竣工图的内在的内在质量。量。57设计变更通知单会议纪要变更令设计后服务函关于变更文件的规范问题。2、项目竣工目竣工图编制依据制依据583、竣工、竣工图的的编制方法制方法 （1 1）凡凡按按图施施工工没没有有变动的的，由由施施工工单位位在在施施工工图(新新图)上上加加盖盖并并签署署竣竣工工图章章后后，即即可可作作为竣竣工工图；引引进工工程程应特特别注注意意要要将将外外商商提提供供的的最最终版施工版施工图加盖、加盖、签署竣工署竣工图章作章作为竣工竣工图。（2 2）凡凡有有一一般般性性设计变更更，在在原原图(新新图)上上修修改改并并注注明明修修改改依依据据和和更更改改日日期期，如如设计变更更通通知知单、施施工工说明明等等的的文文件件编号号，加加盖盖并并签署署竣竣工工图章后，即可作章后，即可作为竣工竣工图。593、竣工、竣工图的的编制方法制方法 （3 3）凡凡有有结构构形形式式、工工艺、平平面面布布置置、项目目等等重重大大改改变，或或因因其其他他原原因因造造成成重重大大修修改改，图面面变更更面面积超超过 3535 的的，应重重新新绘制制竣竣工工图。重重新新绘制制的的竣竣工工图，仍仍按按原原图编号号，末末尾尾加加注注“竣竣”字字，或或在在新新图的的图标内内注注明明“竣竣工工阶段段”，加加盖盖并并签署署竣工竣工图章后，即可作章后，即可作为竣工竣工图。60竣工竣工图章的使用章的使用 单位：位：mmmm编制制单位位竣竣 工工 图编制人制人技技术负责人人编制日期制日期监理理单位名称位名称监理人理人808060604104107 71 13 3252525253030614、编制重点、难点与巧点（1）重点：变更标注；对照一览表；竣工说明。62 在“对照一览表”中详细列明：变更依据、变更内容、图纸名称，原图号，竣工图号，所在页次，册数等。审核并签名确认。634、编制重点、难点与巧点（2）难点：设计、施工、监理单位配合不足，档案人员不懂专业。644、编制重点、难点与巧点（3）巧点：发挥网络作用，监理、专工要做好监督检查。65 建设项目档案质量比较常见的若干问题66 1 1、来往文件不、来往文件不齐，闭合性差。合性差。如如请示与批复。示与批复。2 2、征地拆迁、青苗、征地拆迁、青苗补偿文件不文件不归档或多复印件。档或多复印件。委托施工委托施工单位征地位征地补偿时要注意。要注意。3 3、招投、招投标文件不完整。文件不完整。中中标的没的没归档，未中档，未中标的也的也应保留一段保留一段时间。4 4、评定表与施定表与施检记录数据有出入，一致性差。数据有出入，一致性差。存在信息噪点。存在信息噪点。5 5、原材料多复印件，且数据不、原材料多复印件，且数据不齐。如水泥，如水泥，钢材，要与物材，要与物资供供应单位沟通好。位沟通好。67 6 6、监理文件理文件归档不档不齐或分散。或分散。抽抽检记录、计量支付，以及分量支付，以及分类问题。7 7、签字字签章手章手续不不齐，无，无资质的不能乱的不能乱签。或者冒或者冒签、代、代签，如，如设计、监理尤其要注意。理尤其要注意。8 8、竣工、竣工图变更不到位。更不到位。如管如管线、坐、坐标、部位、工程量等。、部位、工程量等。9 9、CADCAD竣工竣工图与与电子文件子文件归档管理。档管理。图纸版本管理，版本管理，电子文件已子文件已经形成的就形成的就应归档。档。1010、质量量监督站的督站的质量量监督文件。督文件。各各专项或例行或例行检查报告要告要归档。档。68 1111、平、平时文件形成文件形成质量差。量差。字迹、字迹、纸张等等书写材料，空白、涂改写材料，空白、涂改处理等。理等。1212、要、要组变更更专卷，并卷，并汇总变更更对照一照一览表。表。以及以及编制竣工制竣工说明。明。1313、组卷不能按某同一卷不能按某同一类型名称型名称组。注意工程划分注意工程划分标准。准。1414、装、装订、组卷、卷、编目不合目不合规范，甚至破坏档案。范，甚至破坏档案。1515、要要加加强组织管管理理（编制制要要求求等等）、合合同同管管理理（参参见单位位约束要及束要及时到位）到位）、流向管理、流向管理（原复件等）（原复件等）。69