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供应商管理制度

1 目
为了供应商管理严格按照原则和制度进行，及时对供应商进行考核和评价，勉励供应商提高供货质量，定期与供应商进行互访和维护，保持良好供应关系，保证我司采购工作顺利进行，特制定本制度。
2 范畴
凡我司关于供应商管理各类事项，除另有规定外，均依照本制度进行解决。
3 管理职责
我司供应商管理工作由采购部负责，生产部、质量部和财务部等有关部门应当予以配合。
4 供应商开发程序与原则
4.1 供应商开发需严格按照下列程序进行，以保证我司寻找到适当潜在供应源。供应商开发程序为:供应商信息收集、“供应商基本资料表”填写、供应商接洽、供应商问卷调查、样品鉴定、提出供应商调查申请。
4.2 供应商开发基本原则是“Q.C.D.S” 原则，也就是质量、成本、交付与服务并重原则。
5 供应商调查原则和管理制度
5.1 由采购部牵头构成供应商调查小组，分别对供应商价格、品质、技术、生产管理等做出评核，选出合格供应商。
5.2 供应商调查必要坚持公平、公正原则，以免我司利益受到损害。
6 供应商考核与监督原则
6.1与供应商订立合约之后，应当定期、不定期地对供应商进行考核。
6.2 供应商考核成果将用于对供应商进行评级，以依照级别对供应商实行不同管理，协助落后供应商进行改进，勉励供应商提供更好产品和服务。
6.3 定期或不定期地对供应商进行评价，对不合格供应商应解除供应合伙合同，对合格供应商应规定其增长供应。
7 供应商关系管理原则
采购部必要与供应商保持一定频率互访，谋求与供应商建立战略关系，保证我司战略供应。
8 考核对象
凡列入我司“合格供应商名单” 所有供应商均为我司供应商监督与考核对象。
9 考核项目
采购部应定期或不定期对合格供应商就品质、交货日期、价格、服务等项目做出评价。
10 考核频率
10.1 采购专人应负责每月对核心、重要材料供应商考核一次，每季度对普通材料供应商考核一次。
10.2 采购专人负责每半年对所有供应商进行一次总评，列出各个供应商评价级别，并依照规定实行奖惩。
10.3 采购主管负责每年对合格供应商进行一次复查。复查流程和对供应商初评相似。
10.4 如果供应商浮现重大品质、交货日期、价格、服务等问题时，公司可以随时对供应商进行复查。
11 考核原则
采购部在进行供应商考核与评价时，应综合考虑如下六方面原则，择优选用。
11.1 与否有合法经营允许证，与否具备必要资金能力。
11.2 与否按照国标建立质量保证体系，且通过质量管理认证。
11.3 生产管理水平与否先进，能否进行弹性供货。
11.4 与否具备足够生产能力，与否可以满足我司持续需求以及进一步扩大生产需要。
11.5 与否有详细售后服务办法，并且令人满意。
11.6 之前所供应产品质量与否符合我司规定。
12 考核办法
12.1 主观法。主观法依照个人印象和经验对供应商进行评价， 评价根据比较笼统，适合采购人员在对供应商进行初评时使用。
12.2 客观法。客观法是指根据事先制定原则或者准则对供应商状况进行量化考核、审定，涉及调查表法、现场打分评比、供应商体现考核、供应商综合审核以及总体成本法等。
13 考核制度
公司对供应商实行评分分级考核制度。供应商考核项目涉及质量、交货期、服务、价格水平等。
14 考核成果解决
14.1 考核原则和考核成果应由采购专人以书面形式告知供应商。考核评分以及相应级别解决如下表所示。
供应商考核成果解决表
级别
分值
奖惩状况表
A级
90分以上
酌情增长采购，优先采购，特殊状况下可办理免检，货款优先支付
B级
80～89分
规定其对局限性某些进行整治并将成果以书面形式提交，对其采购方略维持不变
C级
70～79分
对其减少采购量，并规定其对局限性某些进行整治、将整治成果以书面形式提交，采购部对其纠正办法和成果进行确认后决定与否继续正常采购
D级
69分如下
从“合格供应商名单”中删除，与其终结采购供应关系
14.2 公司应对评价考核为B级和C级供应商进行必要辅导。D 级供应商如果想重新向我司供货，应重新按照新供应商选取流程接受调查评核或者参加我司招标。
15 交期监督
采购专人应对合格供应商进行交货期监督，规定其准时交货，同步记录由供应商因素引起分批发运而导致超额费用。
16 质量监督
16.1 采购部应对合格供应商进行质量监督，由质量部和采购部记录合格供应商供货质量状况，浮现不合格产品时应当对供应商提出警告，持续两批产品均不合格应暂停采购。
16.2 责令不合格供应商查明因素并提高产品质量，如果有所改进，再另行决定与否继续采购。如果供应商不能在限期内提高产品质量，则由采购部负责人报总经办批准之后，与其终结合伙。
17 终结合伙
17.1 对于即将终结合伙供应商，应由采购专人书面告知供应商，在供应商理解解除供应关系基本上，和供应商明确公平解约方案，以便将双方损失降到最低。
17.2 解除合伙关系时，应明确双方责任和合理时间安排。双方责任涉及对已经发生费用结算、对合约中保密条款遵守等。
18 互访制度
采购专人应对其负责供应商进行维护，经常和供应商进行互访和检查，以便增强交流合伙和掌握最新市场信息和产品发展趋势。
19 互访频率
采购专人对销售规模较大A 级供应商必要保证3次/月互访，对B级供应商保证2次/月互访，对C级供应商保证1次/月互访。互访中应当沟通双方合伙状况、浮现问题解决方案、各自公司信息及下一步合伙筹划。
20 互访形式以及规定
20.1 电话互访，限于寻常性事务沟通。
20.2 上门拜访，限于专项任务及重点问题。
20.3 大型商务会晤，限于整体方略性、方向性、规模性洽谈。
21 互访原则
采购专人与供应商进行互访时应遵循下图所示七条原则来进行。
21.1采购专人外出拜访供应商必要经采购部经理级别以上人员批准
21.2采购部经理、采购主管需要指引采购专人拜访供应商，并定期参加商务会谈
21.3保证与供应商进行信息沟通，涉及产品信息、市场信息、销售信息等
21.4遵守公司各项规定，坚持原则，做好保密工作
21.5注意外出拜访时个人着装
21.6高档客人来访时，采购部人员应做好接待工作，注意维护公司形象，检查桌牌、资料、幻灯片及礼物等与否布置到位
21.7采购人员与供应商进行正式商务谈判必要填写备忘录并建立档案
22 其她形式供应商维护
22.1 公司采购、研发、生产、技术部门可对供应商进行业务指引和培训，但应注意保护公司产品核心或核心技术不扩散、不外泄。
22.2 公司可以对重要、有发展潜力、符合公司投资方针供应商投资入股，建立与供应商产权关系。
23 建立供应商档案
为了便于管理，公司必要对所有供应商建立资料档案。采购部应有专人管理供应商档案资料。供应商档案资料重要涉及下图所列九个方面。
1．供应商调查表2．供应商产品价格登记表3．供应商公司资料4．供应商采购合同5．供应商洽谈登记表6．供应商顾客投诉登记表7．供应商顾客服务登记表8．供应商销售业绩分析表9．先进供应商综合评估表
24 收集供应商资料
24.1 采购合同订立后，普通应在三个月内由采购专人将该供应商材料进行收集整顿。
24.2 因故不能按期整顿，应由负责人做出书面阐明，由采购主管定期催办。
24.3整顿档案应涉及涉及该供应商所有文献材料和记录。采购现场监控系统录制音像资料也应作为辅助档案资料保存。
24.1 公司采购档案不符合规定，责任采购专人应尽快补齐相应材料，保证档案完整、真实、有效。
25 变更供应商档案
如果供应商经营状况发生重大变化或者供应商发生重要担保、重大合同纠纷或诉讼以及信用级别和资质变化等也许影响履约能力重大事项，责任采购专人应及时规定其向采购部提供书面报告，并及时更新供应商档案资料。
26 查阅供应商档案
有关人员在调阅供应商档案时，应先向采购部负责人提出申请，得到批准后方可进行查阅。查阅完毕后应当及时归还供应商档案。