瑞德堡大酒店营销部管理实务模板.doc

目 录CATALOGUE第一章 市场营销部组织结构图4 ORGANIZATON CHART第二章 市场营销部各岗位职责5-14 POSITION RESPONSIBILITIES OF M&S DEPT 2.1 市场营销部经理 M&S Dept Manager5-6 2.2 商务销售代表 Sales Representative of Commercial7-82.3 旅行社销售代表 Sales Representative of Travel Agency9-102.4 秘书 Secretary11-122.5 美工 Art Designer13-14 第三章 市场营销部各岗位工作程序及标准15-26STANDARD OPERATION PROCEDURE OF M&S DEPT3.1 商务销售代表促销访问 Promotion and Sales Call 15-163.2 长包房销售 Long-Staying Room Sales17-19 3.3 团体预订 Group Reservation20-21 3.4 旅行社销售代表外出销售 Outside Sales Call22 3.5 会议销售 Conference Sales23-24 3.6 和旅行社签署协议 Travel Agency Agreement Signing25 3.7 团体预订更改、取消 Reservation Amendment & Cancellation26 第四章 附加程序27-32ACCESSORY PROCEDURES4.1 处理突发事件 Handling an Emergency274.2 客用印刷品制作 Presswork Making28 4.3 用户档案建档 Account File Establishing294.4 大型活动工作安排 Large Activity Arrangement304.5 生活委托书步骤 Living Proxy Operating Procedure314.6 组织新闻公布会 Press Briefing32第五章 市场营销部管理制度33-38 MANAGEMENT SYSTEM OF M&S DEPT 5.1 接待 Reception33-355.2 办公室环境 Office Environment365.3 资料 Data365.4 例会 Regular Meeting375.5 工作汇报 Job Report38 5.6 工作业绩考评 Job Result Evaluation385.7 美工室管理制度 Art Design Office38第六章 市场营销部内部运转表格39-49 OPERATION LIST OF M&S DEPT 市场营销部经理MARKETING & SALES DEPT MANAGER一、 岗位名称: 市场营销部经理Job Name: Marketing & Sales Dept Manager 二、 岗位等级：经理Job Title: Manager三、 直接上司：销售总监、总经理Immediate Superior: Sales Director、G.M四、 下属对象：商务散客市场销售经理、旅行社市场销售经理、秘书和美工Immediate Subordinate: Business Guests Sales Manager、Travel Agency Sales ManagerSecretary and Art Design 五、 岗位概要：Job Description率领部门人员最大程度地销售酒店整个产品，对完成酒店销售指标及扩大酒店著名度负有全方面责任。负责酒店市场调研、营销计划实施、对外宣传促销、招揽客源、日常销售及部门管理工作。六、 关键职责：Primary Responsibilities1、领导营销部全体职员努力落实落实总经理经营决议和各项计划，全方面负责营销部质量控制和日常运转工作。2、负责制订营销部工作计划，依据酒店近期和远期经营目标，负责提出并具体制订酒店对外销售，招揽客源营销计划，经总经理同意后组织实施。 3、定时向总经理提交市场调研汇报，掌握旅游市场动态，聚集整理对外推销，对内促销过程中得到反馈信息。4、调整和完善本部门各项规章制度、岗位工作程序和岗位职责以适应酒店发展。5、组织实施职员培训，使职员保持良好业务技能状态，指导下属不停学习，更新专业知识，适应市场改变。6、编制酒店市场销售预算汇报，并以预算为标准在工作实施中控制各项支出。7、天天查阅各类报表，掌握酒店各项经营情况，对每个细分市场制订销售目标，确保销售工作遵照潜在市场需求有效发展，按营销情况修订酒店促销策略。8、常常保持同上级主管部门、新闻单位、中外旅行社、当地企机关政府部门亲密联络，并同各用户建立长久、稳定、良好合作关系。9、负责酒店对用户宣传、推销工作，参与研究酒店产品价格制订和产品组合开发并立即对目标市场开展宣传、促销推广。10、制订职员销售指标，立即测量和评定部门及个人销售业绩，激励职员销售热情。11、出席酒店每日/每七天例会，主持本部门每日例会，将酒店相关要求要立即传送到本部门职员。12、依据销售计划组织下属对潜在用户访问安排次数和时间，陪同关键用户参观、了解酒店设施和服务。13、代表酒店对外签署客房销售协议及会议宴会协议。14、亲密和酒店相关部门合作，安排好用户预订住宿、餐饮、娱乐、服务和尤其活动。15、编制并每个月上交工作汇报和下月工作计划，包含销售工作动态，市场信息反馈和竞争者活动和其它专题汇报工作。16、发挥工作主观能动性，主动完成上级领导交办各项任务。七、 任职条件：Qualifications1、自然情况：年纪25-40周岁；身高，男1.70米,女1.60米以上;容貌端庄、大方，谈吐文雅、作风正派、身体健康、精力充沛.2、文化程度：营销相关专业大专以上毕业.3、知识水平：熟练掌握国家旅游政策法规，掌握一定财务知识。掌握营销专业知识、星级酒店专业知识。了解经济法、企业法、协议法及相关涉外法规。4、工作技能：有较强沟通能力、公关及社会活动能力，能撰写公文。思维清楚，语言表示能力强。有较强管理能力、决议能力、创新能力、敬业精神；能熟练使用一门外语进行业务联络，并和客人会话。掌握办公自动化软件及网络知识。经过营销方面培训或相关专业技能职称。5、工作年限：要求从事过同星级酒店三年以上，从事本专业二年以上工作经历。商务散客销售代表SALES REPRESENTATIVE OF COMMERCIAL一、岗位名称： 销售代表Job Name： Sales Representative 二、岗位等级： 职员Job Title： Staff三、 直接上司：市场营销部经理Immediate Superior：Marketing & Sales Dept Manager四、 下属对象：无Immediate Subordinate：Nothing五、 岗位概要： Description：在营销部经理领导下，具体负责酒店散客会议市场计划、促销和营销工作。六、 关键职责：Primary Responsibilities：1、帮助部门经理进行销售估计，制订商务会议、散客、长包房客人销售策略及销售工作计划，并加以落实。2、利用灵活多变推销方法，开展各类销售活动，吸引酒店新、老用户。3、建立并保持酒店和各政府机关、中外企业、外办等用户之间亲密联络，立即从用户处了解对酒店感受和提议。4、有计划对当地和外地关键城市企业、商社等机构进行促销访问，或以信函等其它方法和老用户保持良好关系，并不停设法开发新用户。5、经授权代表酒店和用户签署商务会议散客销售协议或长包房协议，并立即和其它部门沟通，确保协议顺利实施。6、帮助部门经理搜集市场信息，如房价促销活动等，并提出提议供部门经理参考。7、具体负责处理商务市场用户电话、传真或信函。如有超出本人权限问题，立即向部门经理汇报，再依据部门经理指标妥善处理。8、具体负责酒店内使用多种优惠卡发放和管理工作，并和相关部门沟通，确保客人享受优惠。9、完成部门经理要求销售指标，帮助制订细分市场计划及开展销售活动。10、帮助财务部门做好商务市场客人信用、结帐工作。11、帮助部门经理做好关键客人接待工作，搜集用户意见及信息，汇总上报。12、严格实施保密制度，各类价格切忌外泄。13、主动参与业务培训，增强工作责任心，发挥主动性和主动性，认真完成 上级交办其它任务。七、 任职条件：Qualifications1、自然情况：年纪25-40周岁；身高，男1.70米,女1.60米以上;容貌端庄、大方，谈吐文雅、作风正派、身体健康、精力充沛；2、 文化程度：营销相关专业大专以上毕业；3、知识水平：熟练掌握国家旅游政策法规，掌握一定财务知识。掌握营销专业知识、星级酒店专业知识。了解经济法、企业法、协议法及相关涉外法规。4、工作技能：有一定文字能力，语言表示能力强。思维清楚，有较强沟通能力、 了解能力及敬业精神、团体意识。熟练掌握一门外语，听、说、写流利。熟练使用办公自动化软件及网络。经过营销专业培训或持相关专业证书。5、工作年限：要求从事过同星级酒店二年以上，从事本岗位十二个月以上。旅行社市场销售代表SALES REPRESENTATIVE OF TRAVEL AGENCY一、岗位名称：销售代表Job Name： Sales Representative 二、岗位等级：职员Job Title: Staff 三、直接上司：市场营销部经理Immediate Superior: Marketing & Sales Dept Manager四、下属对象：无Immediate Subordinate: Nothing五、岗位概要：Job Description在营销部经理领导下，具体负责酒店旅行社市场计划、促销和营销工作。六、关键职责： Primary Responsibilities1、 依据部门经理指示和年度销售计划精神，制订具体旅行社市场销售计划。2、 有计划地对各类旅行社进行促销访问，或以信函等其它方法，和老用户保持良好关系，同时不停开发新用户。3、 经授权代表酒店和用户签署旅行社市场销售协议，并立即和其它相关部门沟通，确保协议实施。4、 具体负责团体接待、服务工作组织协调。5、 帮助部门经理搜集整理市场信息，立即掌握竞争对手相关信息，如团体房价和其它促销手段,方便立即制订出新竞争对策，并提出提议供部门经理参考。6、 依据用户电话、传真、函件等，具体办理旅行社市场报价、预订、确定、更改和取消等工作。7、 立即预报团体客情、具体负责团体用房控制，为部门经理销售决议时提供参考意见。8、 处理各类旅行社对订房及接待工作中产生投诉，立即将信息反馈给部门经理。9、 帮助财务部做好结帐、信用工作。10、具体负责旅行社市场文件归档工作，随时为部门经理提供信息资料。11、发挥主动性和主动性，认真完成部门经理交给其它工作。七、任职条件：Qualifications1、自然情况：年纪22-30周岁；身高，男1.72米,女1.62米以上;容貌端庄、大方，谈吐文雅、作风正派、身体健康、精力充沛；2、 文化程度：营销相关专业大专以上毕业；3、 知识水平：熟练掌握国家旅游政策法规，掌握一定财务知识。掌握营销专业知识、星级酒店专业知识。了解经济法、企业法、协议法及相关涉外法规。4、工作技能：有一定文字能力，语言表示能力强。思维清楚，有较强沟通能力了解能力及敬业精神、团体意识。熟练掌握一门外语，听、说、写流利。熟练使用办公自动化软件及网络。经过营销专业培训或持相关专业证书。5、工作年限：要求从事过同星级酒店二年以上，从事本岗位十二个月以上。市场营销部秘书MARKETING& SALES DEPT SECRETARY一、岗位名称：营销部秘书Job Name: Marketing & Sales DEPT Secretary 二、岗位等级: 督导Job Title: Captain三、直接上司: 市场营销部经理Immediate Superior : Marketing & Sales DEPT Manager四、下属对象： 销售代表 Immediate Subordinate: Sales Commissary五、岗位概要： Job Description在营销部经理领导下，具体负责部门内部事务，做好文件收发、打印、归档工作、接待来访客人、安排会见、接收留言等。六、关键职责：Primary Responsibilities1、 帮助部门经理做好横向业务联络和处理来函来电等日常行政管理工作。2、 负责拟写公函、便函、简报及公文等文件，经部门经理审批后外发。3、 做好对外业务洽谈部门会议等各类会议统计工作。4、 负责整理并保管销售人员销售汇报、工作汇报及销售计划等。5、 负责整理并保管部门全部营业推销、各类信息资料、多种表格及其它相关文件。6、 依据部门接收预订情况统计，立即做好入住客人流量统计及客源层次分析工作。7、 依据部门各销售代表工作总结和客源统计、分析资料，负责撰写月度部门工作总结及市场分析汇报，经部门经理审批后上交总经理室，并做好部门留档工作。8、 帮助部门经理安排、落实好VIP接待工作。9、 负责部门所签署商务散客、旅行社、长包房协议复印并进行分类留存。10、负责做好部门人员考勤统计，控制办公室文具使用量。11、负责领取部门人员工资和奖金，立即发放到个人并做好奖金统计工作。12、主动参与培训，增强工作责任心，发挥主观能动性完成上级领导交给任务。13、如有必需参与日常销售工作七、任职条件：Qualifications1、自然情况：年纪，22-28周岁；身高女1.62米以上；容貌端庄，大方，谈吐文雅， 身体健康。2、文化程度：相关专业大专以上学历。3、知识水平： 熟悉公关、新闻、广告及酒店知识。了解国家对新闻出版、广告等要求。 有一定摄影专业知识。4、工作技能：有较强文字功底和艺术鉴赏能力。有很好组织协调能力、语言表示能力及了解能力。有敬业精神及团体意识。能用英语进行交谈，熟练使用电脑及上网操作。5、工作年限：有同星级酒店工作十二个月以上，相关职位工作十二个月以上经历。市场营销部美工MARKETING & SALES DEPT ART DESIGNER一、岗位名称：美工Job Name: Art Design二、岗位等级：督导Job Title: Captain三、直接上司：市场营销部经理Immediate Superior: Marketing & Sales DEPT Manager四、下属对象： 无Immediate Subordinate: Nothing五、岗位概要：负责酒店各部门各类宣传通告牌制作和部署工作。Job Description六、关键职责：Primary Responsibilities1、 在市场营销部经理领导下开展工作。2、 依据酒店经营活动需要进行多种设计和制作活动。3、 设计及制作通告牌、广告牌、横幅、报刊广告、酒店多种对外宣传品产品包装、促销单页及广告专题创意和基础摄影等，确保制品质量符合酒店格调和声誉。4、 随时掌握中国外相关信息，建立工作资料库，保持设计及制作合理性及优异性。5、 妥善保管、节省使用多种美术工具、颜料、材料全部用过或展出过美工用具应妥善安置，保持工作场地整齐清洁。6、 估量所需美工器材并每个月递交一次用具采购申请单，并在预算内合理用料。7、 参观其它酒店并观察她们美工手法，取其之长，为我所用。8、 全部部门在需要美工帮助工作时，应根据制作要求完成。9、 完成上级交待其它工作事项。七、任职条件:Qualifications1、自然情况：年纪，22-35周岁；身高男1.70米以上，女1.60米以上；容貌端庄，大 方，谈吐文雅，身体健康。2、文化程度：美工类大专以上学历。3、知识水平：掌握美学相关知识.4、劳动技能：头脑灵活，富于创新，含有团体意识及敬业精神。有较高艺术修养和审美能力。熟悉使用电脑，掌握photoshop、pagemarker等绘图软件，懂扫描仪、刻字机等相关设备使用。5、 工作年限：有同星级酒店工作十二个月以上，相关职位工作三年以上经历。 商务市场销售代表促销访问及标准PROMOTION & SALES CALL制度POLICY编号REF.NO.1实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNED 一、促销访问前1、具体、明确制订促销访问计划，包含访问对象、访问时间、访问地点、行走线路、交通工具等。 2、礼貌、友好提前和用户电话联络，进行预约，使对方有所准备，并做好安排。3、具体、正确查阅相关资料，了解用户情况，包含该用户过去和我店业务关系，和现在该用户新情况。4、全方面、充足准备好促销资料，如宣传册、价目表、协议书、名片，和小礼品。5、检验自己仪表仪容是否符合，要求整齐、大方。 二、促销访问中1、轻轻敲门，经主人同意后进入办公室，举止文明、大方.2、对老用户应向对方表示问候。对首次访问新用户应作自我介绍，并双手递上名片和对方交换，要求主动、热情、礼貌。3、礼貌、真诚双手接过对方名片，并按名片称呼对方姓名和职务或先生、小姐。4、说明登门访问目标，简单明了。5、介绍酒店产品和优惠政策，突出关键，并递上宣传资料。 6、礼貌正确问询用户客源情况和需求。 7、针对客源情况和用户需求提供优惠条件和价格，主动、诚恳征求对方意见是否愿意签署合作协议。8、如用户表示同意，快速将准备好正确协议书双手递上，供用户审阅。9、如无异议，双方签字盖章，正确无误。10、如有礼品，赠予一份，表示感谢和欢迎。 11、礼貌、大方和用户告辞。 政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE商务市场销售代表促销访问及标准PROMOTION & SALES CALL 制度POLICY编号REF.NO.2实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNED三、促销访问后1、 立即、正确巩固促销访问中取得结果，如有预订或协议，立即将预订或协议书通知前厅、财务、餐饮等相关部门。2、 销售汇报，情况真实将促销访问情况和本人处理结果和对问题 提议或设想一并向部门经理进行书面汇报，内容具体，见解明确。3、 整理归档，做好统计，对需跟踪促销用户要做具体统计和下促销计划，资料完整，便于查阅。 政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE长包房销售工作程序LANG-STAY ROOM SALES PROCEDURE制度POLICY编号REF.NO.1实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNED一、促销 1、了解市场信息，寻求和筛选潜在用户，尤其是那些尚无自己固定企业、商社和外地驻嘉兴办事机构。要求信息快捷，正确. 2、针对关键用户，上门促销，宣传酒店产品和为长包房提供优惠条件。 3、了解用户需求，方便为用户提供对应产品。 4、热情、周到邀请用户来店参观，尽可能满足用户需求。 5、针对用户需求，提供报价，报价要合理有竞争力. 6、有礼、有利地对价格、定金和付款方法等问题和用户商议。 7、就其它事项和用户商议，要求有节、努力争取.8、在权限内和用户达成共识和意向，并确定协议基础内容和签协议时间、地点，并提醒用户到时提供企业营业执照附本等。二、签署协议1、正确反应双方意向,按达成意向准备协议。 2、按预约时间提前抵达等候客人,地点会见客人。 .3、请用户提供企业营业执照附本，并对执照使用期等内容进行认真审阅，不疏忽大意。4、如营业执照符合要求，将准备好协议书递交用户审阅，注意礼貌礼节.5、如用户协议书内容有疑问，应作合适解释，有异议，但不是标准性分歧，应作合适妥协和修改，要求有标准性、灵活性。6、如双方对协议毫无异议，即可签字、盖章，签完后双方各执一份。 7、问询用户对房间用具拆留有何要求，问询仔细，统计正确。 政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE长包房销售工作程序LANG-STAY ROOM SALES PROCEDURE制度POLICY编号REF.NO.2实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNED三、长包房入住前工作 1、按协议要求，提前一周以上通知总台预订处控制所需客房，房号正确. 2、将签好长包房协议复印若干份，发至前厅部和财务部。3、提前通知客房部，按客人要求拆出不需要用具、酒吧等。4、如客房需装修改造，应提前通知工程部，有足够提前量，要求明确可行.5、按协议要求，确保定金提前入帐.通知财务部核查定金到帐情况，如对方用支票付定金，应将客人带至财务部办理预付手续。 6、在用户预付定金后，通知总台为客人办理入住登记手续，未付定金，不能入住. 四、长包房住店期间工作1、常常登门造访，了解用户需求和客情，随时掌握用户最新情况，依据情况和客 户签署散客协议，为用户办理VIP卡。2、常和用户保持联络，倾听她们对酒店提议和意见，立即向相关部门转达。3、随时为用户处理多种问题，做好售后服务。4、每逢关键节日和大型公关活动，邀请长包房用户参与，以加强沟通，促进友谊，起到稳定用户作用。5、和财务部信用组保持联络，了解用户付款情况，并帮助财务部做好用户付款结帐工作。6、长包房协议到期前多个月，应主动和用户联络，了解去留情况，方便提前做好续签或退房结帐工作。政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE长包房销售工作程序LANG-STAY ROOM SALES PROCEDURE制度POLICY编号REF.NO.3实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNED五、长包房终止协议1、长包房协议正常到期前一周，通知财务部做好结帐准备工作。2、长包房离店当日，通知行政安全部为用户开具出门证，并做好物品安全检验工作。 3、如用户要求提前终止协议，应按协议条款和用户磋商，推行协议要求责 任和义务，使酒店损失降低到最低程度。达成共识后，立即通知财务部、前厅部等相关部门，做好提前离店结帐、物品检验、客房恢复情况工作。 政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE 团体预订工作程序GROUP RESERVATION OPERATING PROCEDURE 制度POLICY编号REF.NO.1实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNED 1、立即收阅订房传真、信函 （1）到传真室收取传真、信函，认真细致阅读。 （2）阅读订房传真、信函，了解正确.（3）搞清订房要求，如有超出本人权限特殊要求，应向部门经理汇报。 （4）搞清对方和我店是否已经有协议。（5）搞清付款方法2、快速、正确检验客房情况 （1）依据预订要求，查阅团体客情一览表 （2）如团体用房量较大，还应和总台预订处确定能否接收预订。3、接收预订 （1）如有协议，而且对方要求也符合协议条款，可按要求直接给确定；如超出协议条款和本人权限，应经请示部门经理后和对方商议，达成一致后再予确定。 （2）如无协议，应在自己职权范围内和对方就价格、付款方法等进行协商，达成一致后再予确定；如对方要求超出本人权限，应向部门经理请示后再和对方协商，达成一致后再予确定。注：二十四小时内给书面确定，确定内容全方面正确，包含时间人数、用房数、国籍、价格、订餐人数、付款方法。 政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE制度POLICY编号REF.NO.2实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNED团体预订工作程序GROUP RESERVATION OPERATING PROCEDURE4、 填写、送发“团体预订通知单”，提前一周以上完成。 （1）依据对方要求，正确无误填写“团体预订通知单”，收件人签字备查。 （2）复核填写内容，如有错误立即纠正。 （3）将团体预订通知单发至总台预订处等相关部门。 5、 整理归档，立即，完整。 （1）将预订填入年（月）团体一览表，供随时查阅。 （2）将预订通知单放入当月团体资料夹。（3）将对方传真归入文件夹，立即转送财务信用组。 政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE旅行社销售代表销售程序 OUTSIDE SALES CALL PROCEDURE 制度POLICY编号REF.NO.1实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNED 一、销售访问前 1、查阅计划访问旅行社近期订房情况，资料全方面,信息正确（订房部门、订房人、天数、客源结构） 2、了解该旅行社最新人事变动情况和部门设置。3、了解该旅行社资信情况。4、准备好酒店宣传资料、价目表、名片、礼品等。5、着职业装，发型整齐，衣着洁净，鞋面清洁，女士化淡妆.二、销售访问中 1、面带微笑、主动有礼貌地向对方问候，首次见面主动递上名片，举止大方。 2、针对需求，宣传优势，介绍酒店地理位置、硬件设施、服务项目等。 3、介绍酒店进期大致营业情况，实事求是，赢得信任。4、问询销售对象近期客源情况，要求有放矢，突出关键。5、问询其它竞争对手销售动向和销售政策，对市场进行全方面了解。6、具体介绍酒店最新销售政策，动员对方安排客人入住酒店。7、赠予礼品，增强销售效果，融合关系。8、征求用户对酒店意见和提议，并作合适统计。 三 、销售访问后1、写出销售汇报，进行分析总结，交部门经理审阅。 2、向相关部门立即反馈信息，提出提议。 3、一周内最少电话联络一次。4、落实巩固销售结果。 注：正确反应用户要求和市场信息，认真分析，不停提升.政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE会议销售工作程序制度POLICY编号REF.NO.1实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNEDCONFERENCE SALES OPERATING PROCEDURE 一、洽谈前1、 多种会议标准上由销售部门负责，包含租场 、住房、宴会等方面大型综合活动由销售部会同餐饮、前厅部等共同接洽承接。2、 事先准备好相关推销资料，如会议价目表、会议宣传资料，餐饮各类菜谱，租用设备价目表、名片、洽谈统计单位等并按时和用户见面。3、 率领用户参观会议场地及设施做好介绍性推销。二、洽谈中1、 了解会议性质、名称、时间、人数、举行单位、联络人、电话号码并正确地统计其关键点。2、 确定会场地点、形式、音响、灯光、服务、项目、所需横幅、会标、通告牌、花草部署、签到台、迎宾台、欢迎队伍、文艺演出等要求。3、 确定人/天用餐标准，宴会人数、标准、地点、日期和会议茶水、水果点心、饮料等要求和标准。4、 确定用房要求，如房间种类、间天数、日期、价格等。5、 确定场租、设备租用和其它娱乐配套设施价格。6、 确定支付方法，并要求会议方支付预算费用10%作为订金。7、 确定参会人员泊位数，司机、陪同就餐休息地点。8、 尽可能满足会议方要求，若有困难需事先向客人解释清楚，以免误会。9、 洽谈结束前，反复各项关键点最终确定，并填写或发出会议、宴会预订单。举行大型会议或国际会议，还需双方数次接触并需签会议协议书，一式二份，双方应各执一份。政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE会议销售工作程序制度POLICY编号REF.NO.2实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNEDCONFERENCE SALES OPERATING PROCEDURE三、会议期间1、 依据洽谈要求，填写团体预定通知单，按所包含部门，一式几份，一份留存，其它送到相关部门。2、会议前天，和财务联络，了解会议方支付订金情况，如未交，要提醒。对信誉欠佳者，可采取对应方法，对老用户可酌情放宽相关限制。总而言之，要区分对待，确保全部款项收齐。 3、如有改变，应立即将变更情况用书面通知相关部门，细小改变可电话通知，记下对方姓名，方便查实。4、会前一小时检验会场部署情况。5、会议期间，全方位跟踪服务，了解客人反应，立即处理和协调相关问题。确保会议客人满意。四、会议结束后1、会议结束时，立即和收银处联络，确保全部款项收齐，处理可能出现问题，如汇款到饭店则需经办人对全部款项签字认可。2、征求会务和开会者意见，作好统计。3、将团体预定通知单，接待计划归档，每季或每十二个月进统计，登记在会议经营一览表上。4、会议用户建档，注明全部细节，方便以后有针对性地推销。政策制订人PREPARED BY审批人APPROVED BY实施日期EFFECTIVE和旅行社签署协议程序制度POLICY编号REF.NO.实施职位POSITION RESPONSIBLE包含部门DEPT.CONCERNED TRAVEL AGENCY AGREEMETN SIGN PROCEDURE