公司办公费用节省人事管理办法模板.doc

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编号共 13 页　第 1 页　办公费用节省办法第一条购置消耗品要克制再克制　从橡皮擦、铅笔等细小事务用具下手，大部分人全部认为企业消耗品, 随时全部能够购置而且价格低廉。这种观念首先要更正，养成克制购置消耗品习惯。尤其是才领用没多久就要再申领就大有问题。合理做法，比如，一些文具领用后最少六个月严禁再申领。即使金额很小，也要订出基准，依据申请制度领用，严禁随便购置。　第二条消耗品全部标准要制订领用明细　对每人橡皮擦半块、铅笔、原子笔一支，制订领用明细标准。然后每六个月一次，定时点查个人抽屉时，多出事务用具先回收。钉书机、剪刀、胶带等，全员天天使用频繁东西，划为共用。橡皮擦、原子笔、签字笔等用到不能用才更换。因本人不注意而遗失时，严格实施由本人负责赔偿。　第三条企业物品、不要私自使用　在企业内事务用具等，能变为私用东西很多。比如电话费是其中一部分。交际费一部分也可占为私用。样品、促销用商品，带回家使用案件也有。公私不分,不只增加费用支出,亦是不正当第一步。首先干部要谨慎以身作则。在节省费用运动中要严禁这种公私不分举动。　第四条不要使用铅笔和电动削铅笔机　铅笔购置一支削后才可使用。削铅笔要花时间，使用电动削铅笔很轻易削过头。又要花钱购置电动削铅笔机而且还要付电费。积存铅笔屑也要清除。购置自动铅笔价格不贵，铅笔芯可换装，换装铅笔芯时多少会有损失，笔芯三支抵算铅笔一支计算，节省下来金额很可观。　第五条抽屉内要空出来　人全部有占有坏习惯。在企业内看职员每人抽屉，从笔记用具、传票、用纸等全部有浪费行为。倒不如，抽屉全部不要使用。做一个壁柜可放置一切事务用具及统计资料。这么做，消耗品、事务用具、统计资料等数量能够降低，节省开支。又可预防不正当使用, 没有机会发生不正当使用就可预防费用浪费。第六条在企业内部联络要尽可能简化　联络用文书，尽可能利用使用过纸张反面，或广告废纸。不需要考虑对上司不礼貌，需要装入信封文件，能够自外面寄来旧封套即可。不是尤其怕被人看到文件不需要装入封套内。二张以上文件，编号共 13 页　第 2 页　办公费用节省办法　使用回纹针也是一个浪费，用钉书机钉上或用胶带贴上就能够。用回纹针邮寄时，常因曲别针重量，而超重增加邮费支出。第七条考虑信纸折叠方法　信纸通常全部把写字一面反折向内，是不合理。收件人名称如露在外面在企业内就不需用信封，收件人立即就知道内容比较合理。又有折成四折习惯，张数多时折为三折，比很好处理。为了收件人和内容一目了然，利用三折方法为宜。　第八条收件人名称要简化　Ｈ企业以一个字代表厂长级，吴厂长就用吴代表即可。科长级用两个字，陈科长只用陈科。这种订制胸前挂牌开始使用，在企业内往来文件亦用简称, 这么制作名牌时也因小而节省费用。写文件时吴只写1个字，有3秒钟就写好, 如要写成“深圳厂长吴某先生”要写8个字，每字用3秒，写8个字要花24 秒。所以文件收件人名称要尽可能简单化。第九条标示事务用具价格　由企业提供物品，往往没有成本观念，轻易造成浪费使用。所以需要把信纸1张多少钱，信封大多少钱、回纹针1支多少钱等，全部用具全部标示价格。对每种用具成本要花多少，让每人有数字观念是节省费用第一步。每个月最少在开会时，忽然发出责问“某小姐橡皮圈一个是多少钱”让大家记得物品成本价格。　第十条贴出电话费用表　为了要让全部职员对电话费全部有成本概念，编制电话费用表，贴在电话机前。费用要详列，市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。　第十一条电话通话定时　有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作，已达成在1分钟内时代。电话通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话，3分钟就150句。除了例外，全企业可展开“电话以3分钟内完成”运动。如指导适当,和外面通话也能够缩短时间。第十二条利用电话自动统计机　电话费用自动统计机约几千元就能够购入。为了对每次打电话花多少电话费做到心中有数。对每台电话每个月编立预算遵守费用很有效。几千元投资，长远计算很快就能够回收。很多企业使用自动统计机编号共 13 页　第 3 页　办公费用节省办法　后，节省30％以上话费。第十三条长途电话要经由总机　Ｆ企业为了提升成本概念，长途电话全部由总机发出。电话机前放置统计用纸，填写通话结果。这么能够做笔录，同时可预防无谓长途电话使用。也不会打错电话，在等对方通话时能够再确定联络内容。直拨电话很方便，所以挂接长途电话亦很轻易，像使用市区电话轻易感觉。经由总机可预防以上情况，同时也是培养成本观念一个方法。　第十四条建立电话传真机系统　总、分企业之间电话费用，在做统计后，可考虑建立传真机系统。不只可节省电话费用，还能够用作文书联络之用，消除传达上错误。用电话如本人不在时，就造成电话费浪费，用传真机能够电送就没有这个情况。和电报机不一样是，用电话传真机时，无须另请打字员打字，谁全部轻易会使用。Ｔ企业改用传真机后，电话费省下约三分之一。　第十五条总、分企业之间，联络制订标准化　职员不要用随意方法联络，需要制订标准方法。方法可分为１、一般信件，２、限时专送，３、电话传真，４、电话等，这些方法，制订一览表根本实施。有企业严禁使用总、分企业之间电话，改用电话传真机，及活用电脑连线等，而达成节省费用。时代在进步，头脑也要转得快，信息传达亦要符合时代需要。　第十六条用一个字单位简化企业内电话　我在南部打电话回企业联络时，“喂，林，好”就问候完，通常方法,“ 喂，喂，我是林某，您好吗？”要这么说，这个字数差异，前者三字,后者九字，差异很大。前者可节省时间和电话费。企业内联络电话简略用一个字来传达。季节问候、久未见面、相互问候近况全部要免去。　第十七条打电话要考虑区域　员工为了联络，从企业打电话和用户联络时，要考虑打电话地点。因为员工程度不一，有时和用户中异性一聊，往往忘了费用一秒一秒增加, 企业应编制具体电话费用表，给每位员工，这么考虑可达成节省电话费用。编号共 13 页　第 4 页　办公费用节省办法第十八条利用５Ｗ２Ｈ表格　为了节省电话费用，打电话前先作成５Ｗ２Ｈ表格，整理后再打电话。这个表格不只是打电话前使用，接听电话或其它“转言统计”也要广为利用。１、ＷＨＥＮ何时　２、ＷＨＯ谁　３、ＷＨＡＴ何事４、ＷＨＹ理由５、ＷＨＥＲＥ场所　６、ＨＯＷ方法　７、ＨＯＷＭＵＣＨ数量、金额　第十九条对方讲话中则改时再打　从这边打电话，常常会碰到对方在另一线电话讲话中。这个时候不要用“我等候”而问“是不是要些时间”假如还要一点时间话,告诉对方“待一会再打来”先挂断电话。这么能够节省电话费用，同时两边电话机全部能够空出来。　第二十条要求对方打过来　向厂部订货电话尽可能避免。让对方天天固定时间打电话来，这么能够有计划进行工作，同时能够节省电话费。这个方法也能够利用在其它事情上。当然这个方法，依对方立场，有时候行通，有时候行不通。比如对方和这边立场相等，碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉,讲完电话可否给我电话联络”这么拜托就能够了。　第二十一条严禁电话私用　市内电话就无所谓，家乡、好友等长途电话，被私人使用是一笔很大支出。私用电话不不过费用损失，对周围人也会组成妨碍工作，所以绝对严禁。工作中标准上，好友和恋人打来电话全部要严禁。私用电话要休息时间打来。　另外一个方法是，在企业内装设公用电话，供私用，多少也能够增加收入，一举两得。　第二十二条每1盏灯，设置1个开关　通常在房间进出口集中设置开关。日光灯每1盏设置1个开关，能够节省电费。已经有日光灯集中开关,换成每1灯1开关工程费, 编号共 13 页　第 5 页　办公费用节省办法数年间就能够节省回来。对节省有没有观念，只看是否用1盏灯1个开关就能判定。　第二十三条桌上放置台灯　在桌上办事，而光线从天花板照射是一个浪费，在各人桌上放置日光台灯,能够节省电费。台灯要准备２０瓦以上为宜。比装在天花板上４０瓦双管一盏日光灯经济多。白天稍微阴暗时，或室内只有一、二人时天花板上灯大放光明是很浪费。　第二十四条定时清扫日光灯管　日光灯假如不清扫，六个月就减低效率１０──３０％。期望尽可能每个月全部用干布擦试。又三个月──六个月一次用清洁剂清除洁净。有企业用到日光灯管寿命终了全部没有清扫过，这是没有节省观念。污浊天花板及墙壁要细心去清扫，要有自发去清扫想法。　第二十五条窗户不可放物品　在难得窗户旁边放置物品，阻挡光线进入，反而需要照明这就失去了窗作用。要养成将玻璃常常擦洗干洁净净习惯。在德国家庭中玻璃天天全部擦亮晶晶。有些人喜爱洗澡，但一提起擦洗玻璃就认为是一件苦差事。第二十六条尽可能使用日光灯　日光灯电费是灯泡电费三分之一。家庭和商店就当别论，在企业内尽可能使用日光灯。一样日光灯白色比晨光色功效强１０％。在屋外要用比日光灯高压水银灯，可得到相当于灯泡7──8倍效果照明。　第二十七条日光灯管提早装换　日光灯换装要在３０００－５０００小时左右。日光灯管寿命终了前，尽早换装。使用到最终会增加电费及失去效率。要计算使用时间较为困难，用到灯管出现黑影圈时订为换装时间，每个月底定时检验换装。　第二十八条适合场所照明度　厕所、洗水间、楼梯间,走廊等以150--200度为宜。办事处用300--500度较为适宜。会议室要配合气候、白天、晚上需要而装置照明调整器比较适宜。度(ＬＵＸ)订算是６０瓦灯泡光线离1米处光度为　编号共 13 页　第 6 页　办公费用节省办法　 65度。照明度要用得适宜。　第二十九条暖气器具保养　暖气器具保养要在使用前进行。是否完全燃烧会造成一个冬天下来燃料费物很大差异。反射式暖气用器，天天勤擦试，可提升热效率。因为热气是向上升，所以要安装空气循环器，也能够考虑在天窗周围安装电风扇。　第三十条提前３０分关掉暖气机　使用暖气机企业，下班前要相关机习惯。加班也要在加班下班前３０分钟关机。依这个方法每十二个月可节省很大暖气费用。　第三十一条空调机装设位置合适吗？　空调机尽可能装在日光直射不到位置，最好装在朝北方向。日光直射窗户使用滤光装置，避免日光直射。或利用窗帘。在外面空调机，在日光照射下会影响效率，上面要装设遮阳板以免日光直射。第三十二条空调机每个月清理一次冷却装置及空调机蓄电座和滤压器清除，要有每个月清除一次习。十二个月全部不清除听说会降低２０％热效率。空气中有很多污染物，过滤器很轻易被污染。因为这些琐事不被重视，又是污秽工作，谁全部不愿意做，所以浪费很多电费。　第三十三条室内冷气不要开得过冷　为了不超出企业内要求冷度，派责任人，每1小时检验温度。每超出1度就要多花约１０％电费支出。太冷不只造成电费浪费，也轻易罹患冷气病。而且和室外温度太大，会造成体力消耗，依实际情况确实调整温度是很关键。　第三十四条冷冻柜省电摆设　商品冷冻柜摆设假如超出一定高度时，冷气会外泄造成电费浪费，还可能会降低质量。冷气进出口如被塞住亦是一个浪费，所以天天，由责任人定时巡查，摆设柜内尽可能不要有灯泡灯光、和太阳光直射。在摆设柜周围因炊事而有热源事也要避免。冷冻柜冷气有一部分外泄，能够利用其冷气作室内冷气用，可节省冷气室费用２５％。零售店冷冻柜、冷藏设备电费实在太大。不深入研究话，便无利可图。温度调整分为，早晨、中午、下午三次实施。除霜工作要早一点做好，关店门后盖上盖子以节省电费，一个　编号共 13 页　第 7 页　办公费用节省办法晚上可节省１０％。第三十五条多利用楼梯　电梯使用，耗用电力庞大。为了节省电费，上下三楼梯应严禁使用。也有在一定时间，停电一部电梯方法。　第三十六条烧开水要有效率　煤气热水器比煤气炉多三成至四成热效率。所以早上烧开水时，从热水器取热水，放在水壶烧开后，倒入热水瓶使用是最经济方法。烧开水要诀是，烧开水不要让它再变冷水。即不要烧多出开水。所以要量好使用量再烧。　第三十七条煤气母火不能忽略　煤气热水器母火，一日１０小时连续点火,要浪费约１０元。煤气炉开水烧开后，很多企业没有即时把火关掉，在厨房发生很大浪费。现在已到煮蛋全部要计算时间时代，烧开水是每日全部要做工作不可随便，水量、炉火大小和时间全部要有标准化。　第三十八条煤气炉最好使用方法　使用煤气炉时，把开关开到最大火是很浪费。用中火能够节省１０％燃料。火焰刚好在水壶底部即可，不要让火焰跑出水壶外。水壶要选平底壶，可提升热效率。装水时底部不可弄湿，湿了要多花２％煤气。第三十九条要求热水温度　热水器温度，因使用人不一样，而没有一定标准，用于打扫和洗碗杯时，５０°为适中。饮水用时调到最高温，待到水管烧开后，再倒入热水瓶使用。最好在热水器旁边贴出纸条“打扫和洗碗用５０°温水”。　第四十条水龙头要关紧　自来水漏水损失很大。比如，像线丝漏水，流了二十四小时就足够洗澡用水份量。滴滴程度下水二十四小时下来亦有３桶水。这只是一天就无妨，十二个月积下来损失就很大。在水龙头上面墙壁贴出“像线丝漏水下来可作洗澡用水。滴滴水漏是三桶水损失”口号。　第四十一条厕所水费亦要节省　编号共 13 页　第 8 页　办公费用节省办法女性进厕所为了不要让人听到发出声音，小解也要把水打开使用；以节省费用见解，是一个浪费，有企业利用水流声音装置使用来处理问题。洗车时用水管直接冲洗亦是一个水浪费。准备水桶先洗掉污泥，再用小量水清洗就够用。　第四十二条建造节省能源建筑物　以后建造房屋、或改造时要建成省能源结构。墙壁及天花板要使用隔热材料。地板用地毯，窗户用双重玻璃，而且外侧要用不透明玻璃。窗户要用落地窗帘等等多加考虑，暖气房有可能节省６０％燃料费。冷气房亦能够节省３５％电费，数字实在可观。　第四十三条对纸张步骤有没有浪费作一总检验事务工作和纸张有很大关联，纸数量增加会造成全体工作增加，所以企业内部最好检验看看纸张步骤。　 1、是否有已不再使用帐簿类。　 2、能否降低汇报书类，比如把日报变成周报、把周报变成旬报、把旬报变成月报。　 3、能否降低分类和项目。处理账务工作人所做账务传票类，既复杂又难以了解，做人麻烦，看人也费神，所以账簿假如不能井然有序，就不含有任何意义。　 4、能否降低账票类张数。尽可能依据简化内容降低张数，即使是一张也好。　 5、能否降低手写工作。字丑人所写字，除了自己满足之外，是相当累人，能够说是事倍功半。而且即使写字漂亮人慢慢地写话，成本也要增加。所以，若手写是必需话，要请字写漂亮、写又快人写。或许现在应是以文书处理极有效率地工作时代。　 6、是否不问内容，只是盖章了事。内部牵制制度虽有必需，不过不问内容，只是盖章又会形成别问题。和其抱着“大家责任到头来是谁也没有责任”，　不如以认真地审查、负责地盖章来关键。 7、能否降低转记工作。转记多工作以其时间成原来看是亏损，而且又可能转记错误，其中最具代表性是账簿式会计。即使努力规规矩矩记账是值得欣赏，遗憾是它已经落伍了。若现在尚且拘泥于账簿式会计是很不经济。　 8、是否无故誊稿。即使是一封信，从写初稿到慢慢地誊稿就需要浪费不少时间和纸张，而现在这个时代处理文件以文书处理是无须拟编号共 13 页　第 9 页　办公费用节省办法　初稿，而且能取得愈加好效果。　 9、能否降低散发资料份数，出席人数还未确定就大量影印资料，这么做是很没有成本观念。　 10、资料能否立即取出。比如在Ｈ不动产企业，在晚间忽然熄灯而命令职员带○○资料集合，职员们就需在黑暗中用手探索找出资料，并于三分钟内在会议室集合。我们不管这种训练有没有必需。不过必需资料无法快速地取出是个很大问题。　第四十四条合适订购印刷品仔细地调查企业过去印刷品订购及使用张数，以后注意合适订购，即使整批订购较为廉价，不过要在好几年才能用完情况下，可就不知道那一边更为廉价了。最好把消耗品及商品库存十二个月要增加企业３０％成本事切记在心。所以若库存两年，就像增加购入价格６０％成本一样，所以当印刷品使用张数较小时，用复印品会比很好。即使想使用它好几年，然而在现在日新月异世界里，经营构架不停地推陈出新，以符合时代时尚，这些印刷品有时也就显得有些不符合实际。　第四十五条复印时动些脑筋大多数复印机依其租用契约，每一张复印全部有其成本，而企业内部常常不注意这个问题，若了解这种情况，Ａ４资料就不要全用Ａ３纸影印,可仅仅影印一张Ａ４，其它两张合起来用Ａ３影印，以后用截纸机截断, 就能降低成本。租用契约也依每家企业或许有些不一样,不过用Ａ３印２０张和用Ａ４相互比较应可省下二分之一复印次数及费用。第四十六条两面复印用复印机复印时尽可能复印双面，这么做会降低纸张费用，且在邮寄时邮票及信封费用也会降低，而且将这些复印件归档时，档案用纸也会降低。使用单面话，数量会相当庞大。第四十七条让复印机定时休息有很多企业将复印机电源一打开就放置不管，且又并非一整天全部在使用。尤其是午休时间几乎不使用。所以休息时要将机器关掉。而使用频率小企业,　最好决定某时间才使用复印机比很好。复印机电源一打开就放置不管，常常要浪费掉3瓦左右电力。　第四十八条统一纸张大小使用复印机时不经思索就用大号纸张印人是神经迟钝，因为电子复印机械性能提升以后，复印时含有放大、缩小功效。我们虽可依资料内容不一样而调整影印纸张大小，然而各部门最好仍依其使用纸类尽可能进行标准化。假如不这么编号共 13 页　第 10 页　办公费用节省办法　话。将影响其文书及档案整理。第四十九条废弃纸不要丢入垃圾箱关键文书以碎纸机裁碎后，能够做为填充料或是卖给收破烂回收。一向为人所困扰纸类及报纸，最好也聚集起来当做废品回收。不过在很多企业里，多数将这些丢入垃圾箱；而写坏纸张通常撕掉或揉起一团丢掉，不过最好把它当做便条纸、稿纸等再充足利用。　第五十条在文书上加上分类号码在文书整理保留上，最好分门别类给予编号。分为“大分类”、“中分类”“小分类”三个等级似乎比很好。大分类是以各部门为主，中分类假如以营业部门为例话，就是“采购”、“库存”、“销售”等等，小分类就是“售货员别、月别销售绩产表”、“地域分绩效表”、“用户别绩效表”等等。　第五十一条确实要求文书保留期限超出保留期限文书，不仅占据了企业文书柜，而且也妨碍了其它文书取放。所以，最好以十二个月为期，预先决定日期实施文书汰换工作。对于文书保留期限，可参考以下所列举文书保留表。有企业把文书随便塞入纸箱内，收存取阅很不便，而所需资料无法立即找出，也无法分析资料，最关键是为了取得所要资料，而花费翻箱倒柜功夫，也是要算成本啊！文书保留表：　１、永久保留: 　相关仪式、仪式关键文件。　建筑物新建、改建及增建文件。　相关土地取得及处分关键文件。　相关建筑物取得及处分关键文件。　２、保留１０年　相关股份名义重写文件。　相关新股票发行及股票废除文件。相关缴纳股款文件。　相关加薪、资金及主管津贴文件。　相关工资筹措及利用文件。　相关年度及每个月决算文件。　相关账目标决算纪录及整理关键文件（总决算表、现金收支表）。编号共 13 页　第 11 页　办公费用节省办法　相关账目传票纪录。　相关收入、支出原始凭证。　相关账产评定及折旧文件。　相关地方税文件。　相关投资企业监查汇报文件。　相关股东息利文件。　相关股票授受文件。　相关职员身份确保文件。　相关职员宿舍筹设及管理文件。　　３、保留５年　相关医疗补助费、房屋津贴及结婚补助文件。　相关营业成绩月报文件。　相关传票统计文件。　相关个人所得税文件。　相关税捐文件。相关和投资企业联络关键文件。　相关取得投资企业股份及处分关键文件。　会议统计、干部名册、干部会议决议录。　相关干部异动关键文件。　相关法令文件。　相关诉讼、诉愿文件。　相关章程制订及改废文件。　规程类集。　相关政府机关关键许可申请及汇报文件。　相关政府机关指示及多种命令传达书。　相关专利及商标文件。　相关关键契约、协定及备忘录文件。　相关业务组织要求及改废文件。　相关企业图章、董事长图章、其它干部图章及改废文件。　相关股东大会文件。　相关股东名册文件。　股东印鉴簿。编号共 13 页　第 12 页　办公费用节省办法　相关考勤表文件。　相关股票分配文件。　职员名册。　相关职员任用、解聘、退休、复职及特令文件。　相关职员身份及赏罚文件。　相关职员户籍誊本文件。　相关劳动协约及工会协定文件。　相关经营协议会及团体联络文件。健康保险、被保险者账簿。　养老保险年金、被保者账簿。　职业伤害保险、被保者账簿　相关贷款关键文件。　相关法人所得税及营业税文件。　相关被合并企业税务文件。　相关投资及融资关键文件。４、保留３年　经营会议（科长会议纪录）。　相关邮件发送、收受及邮资文件。　发文簿、收文簿。　相关捐款、赞助金及赠和文件。　干部会议、协调会议纪录。　相关要求制订、改废及施行文件。　相关政府机关简易许可、申请许可及汇报文件。　相关红利文件。　相关投资企业营业汇报文件。　相关土地租赁契约文件。　相关图书管理文件。　相关招待和其它对外研讨会文件。　相关和外在团体联络文件。　相关安全管理文件（企业内部自我约束，突发灾难防制、防火）。　相关庆典、纪念文件。　相关发信、收信文件。（企业内部文件往返）编号共 13 页　第 13 页　办公费用节省办法　相关会议整理文件。　相关保险简易文件（健保、雇保、养老保险、劳保）。　相关转帐整理文件（原票及传票隶属文件）。　５、保留１年　相关人事简易文件。　相关登记简易文件。　相关和政府机关交涉联络文件。　相关简易契约协定及备忘录文件。　关键统计资料。　捺印簿。　相关股东变更住所及更名文件。工作表、作业员名册。　相关薪俸、多种津贴及多种给金文件。　相关退休慰问金文件。和工会往返文书。　其它工会关系文件。　相关劳动基准法关键文件。　相关职员卫生保健、安全及休闲生活文件。　相关货物运输保险文件。　相关建筑物及保留货物、火灾保险文件。　相关职员生命保险文件。　健康保险给付关系文件。　相关被保险者资格取得、丧失文件（健保、雇保、养老保险）。　相关缴纳保险费文件。　相关缴纳职业仿言保险费文件。　相关事业计划利用情况汇报文件。　相关资金计划文件。　相关报纸、杂志订购费及广告费文件。　相关放款文件。　相关银行存款及转帐存款文件。

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