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内部财务管理手册第一章 会计基础工作规范第一条 为了适应企业发展需要，使企业资金做到合理有效利用，规范企业财务行为，加强企业内部财务管理和会计核实工作，规范企业内部财务活动，依据企业财务通则、商品流通企业会计制度，结合本企业特点和管理工作要求，特制订本规范。第二条 本规范遵照国家法律、法规要求，是依据企业管理制度、发展目标和管理要求，结合企业实际情况细化。第三条 本企业实施统一核实制，各部门、各门店为企业内部非独立核实单位，负责本部门、本门店经营管理。第四条 企业设置财务管理部，负责全企业会计核实、财务管理工作，具体职责可分为：1、财务管理和会计制度研究、设计。2、年度预算拟订、实施、汇编、分析。3、会计凭证审核、编号、装订及保管事项。4、会计帐册整理、处理及保管。5、税务会计事项处理。6、成本、费用计算及分析。7、帐目及存货盘查。8、应收帐款整理及催款事项。9、资金筹措、经营、调度。10、现金、票据、有价证券保管，银行存款调度。11、现金出纳、票据签发及统计。12、各项资金、津贴核发。13、财务报表、会计报表、分析和呈报。14、对财务核实电算化及电脑系统作业管理，以确保会计信息立即性、正确性、安全性。15、发票管理。16、门店会计作业管理和指导。17、内部审核。18、其它相关财务、会计、出纳事项办理。19、总经理室临时交办事项办理。第五条 本企业会计年度以公历年度，即1月1日起至12月31日止。第六条 会计凭证、会计报表和其它会计资料必需真实、正确、完整，并符合会计制度要求。第七条 各部门办理事务必需填制或取得原始凭证，并立即送交财务。从外单位取得原始凭证，必需盖有填制单位公章。从个人处取得原始凭证，必需盖有填制人签字。自制原始凭证必需有经办人签字。购置实物原始凭证，必需有验收证实。第八条 财务人员依据审核原始凭证编制记帐凭证。记帐凭证内容必需含有：填制凭证日期、凭证编号、业务内容、会计科目、金额、所附单据张数、会计署名，在收款和付款记帐凭证上出纳必需签字。记帐凭证应连续编号。记帐凭证可依据一张或若干张原始凭证填制，但不得将不一样内容和类别原始凭证汇总填制在一张记帐凭证上。除结帐和更正错误记帐凭证能够不附原始凭证外，其它记帐凭证必需附原始凭证。第九条 财务工作人员应该会同相关部门定时进行财务清查，保持帐簿统计和实物、款项相符。第十条 财务工作人员应据帐簿统计编制会计报表报总经理，并送相关部门。会计报表包含：资产负债表、损益表、现金收支日报表、费用明细表等，其中资产负债表、损益表、费用明细表每个月上报一次，现金收支日报表每日上报，并须有填制会计署名。第十一条 财务工作人员对本企业实施会计监督。财务工作人员对不真实、不合格原始凭证，不予受理；对记载不正确、不完整原始凭证，给予退回，要求更正、补充。第十二条 财务工作人员发觉帐簿统计和实物、款项不符时，应立即向总经理或主管副总经理书面汇报，并请求查明原因，作出处理。财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。第十三条 财务工作人员应该建立内部稽制度。出纳人员不得兼稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目标登记工作。第十四条 财务工作人员调动工作或离职，必需和接管人员办清交接手续。财务工作人员办理交接手续，必需列出移交清单，接交人员按移交清单逐项查对点收。1、现金、有价证券要和会计帐簿统计保持一致，不一致时，移交人员必需限期查清，若查不清，移交人赔偿。2、会计凭证、会计帐簿、会计报表和其它会计资料必需完整无缺。如有短缺，必需查清原因，并在移交清单中注明，由移交人负责。 3、银行存款帐户余额要和银行对帐单查对，如不一致，应该编制银行存款调整表调整相符，多种财产物资和债权债务明细帐户余额要和总帐相关帐户余额查对相符。 4、移交人员经管多种票据、印章和其它实物，必需交接清楚。对未了事项和遗留问题，应写出书面材料。凡在电脑系统中操作要对其数据在实际操作状态下进行交接。5、会计人员交接必需有监交人。通常会计人员交接由会计部门经理指定人员监交，部门经理交接由总经理指定人员监交。6、交接完成，交接双方应在移交清单上署名。移交清单一式三份，移交双方各执一份，存档一份。第十五条 会计档案管理 1、通常本企业会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其它有保留价值资料，均应归档。2、会计凭证应按月、按编号次序每个月装订成册，标明起止年、月份、号数、单据张数，由会计及相关人员署名盖章，由总经理指定专员归档保留。3、会计报表应分月、季、年报按时归档，由总经理指定专员归档保管。4、会计档案不得携带外出，凡查阅、复制、摘录会计档案，须经总经理同意。第十六条 出现下列情况之一，财务人员应给予解聘：1、违反财务制度，造成财务工作严重混乱；2、拒绝提供或提供虚假会计凭证、帐表、文件资料；3、伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿；4、利用职务便利，非法占有或虚报昌领、骗取企业财物；5、弄虚作假、营私舞弊，非法谋私，泄露秘密及贪污挪用企业款项；6、在工作范围内发生严重失误或因为玩忽职守致使企业利益遭受损失；7、有其它渎职行为和严重错误，应该予解聘。第二章 货币资金管理制度本制度所指货币资金，指企业全部库存现金、银行存款、存折（卡）款及返利卡。第一条 现金管理制度1、现金使用范围职职员资、津贴、奖金；支付给个人劳动酬劳；出差人员差旅费支出；结算起点以下零星开支（人民币1000元以下，结算要求调整由总经理确定）；总经理同意其它开支。除上述要求外，确需支付现金，经会计审核，总经理同意后支付现金。 2、现金使用要求 必需凭企业要求符合手续正当凭证收支现金，严禁白条抵库；对违反要求单据，现金出纳有权力拒绝支付； 不得坐支现金，因特殊情况确需坐支，应事先报总经理同意； 不准私事借支公款； 现金出纳支付现金后，收款人必需在相关单据上签字确定； 现金出纳收到每一笔现金，不管金额大小，全部必需开具现金收据； 现金收据中必需注明以下要素：缴款人或单位、缴款日期、金额（大小写必需一致）、缴款内容、缴款人署名、现金出纳署名等；3、现金核实和盘点 现金出纳应该逐笔记摘“现金日志帐”。 每日业务终了，应立即结出现金余额，并按面值分别清点其数量，盘出实存现金，和现金账查对无误，做到日清月结； 现金日志账和现金总账应由现金出纳定时查对，最少每个月一次，做到帐帐相符。 现金出纳每日10点之前将前日现金情况按收支项目编制现金日报表，报送财务经理和总经理； 财务责任人有权力不定时且最少每个月一次对现金进行抽盘。对现金盘点发觉盘盈、盘亏应查明原因立即进行处理。假如经查明盘盈属于记账错误、丢失单据等，应立即更正错账或补办手续，如属少付她人则应查明退还原主，假如确实无法退还，应经过一定审批手续能够作为企业收益处理。对于盘亏如查明属于记账错误应立即更正错账，假如属于出纳会计工作疏忽或业务水平问题，应按要求由过失人赔偿。4、妥善保管保险柜钥匙、密码，确保资金安全。第二条 银行存款管理制度1、银行开户及结算要求 除总企业要求基础账户和结算账户之外，不得另行开设账户。确属需要，需报总经理核准； 企业银行账户不得出租、出借给外单位使用；2、银行存款核实和查对 依据经会计人员审核，符合企业支付要求原始凭证作为银行存款支付依据。同时按原始凭证逐笔序时登记银行存款流水账。 每日业务终了，银行出纳人员应立即结出银行存款流水账余额。 银行出纳应每日下午下班前，查对企业全部银行帐户余额。若和银行存款流水帐余额有差异，应立即查对查明原因，不许可将带有问题余额转入第二天； 银行存款流水账、日志账和银行存款总账定时查对，最少每个月一次，做到帐帐相符。 每个月初，银行出纳人员应立即到银行索取银行对账单，编制银行存款余额调整表。银行存款余额调整表由会计主管人员负责查对，查对完成报送财务责任人一份。3、单据填写要求： 填写单据必需用黑色钢笔或水笔填写； 票据出票日期必需使用汉字大写；结算凭证上日期能够使用小写填写； 人民币大写书写标准：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、整； 不得涂写和折叠票据，大写金额应紧接“人民币”后填写，小写金额前应加填￥符号；4、受理支票应注意事项： 出票人签章是否符合要求，大小写金额是否一致； 对收到支票，银行出纳应立即到银行进行进帐，以确保能安全收汇。第三条 支票管理制度企业支票分为现金支票和转帐支票两种。在使用支票时，应注意以下几点要求： 银行出纳签发支票，必需经结算会计和财务责任人同意，支票填写要素必需齐全； 不得签发空头支票、远期支票，如开空头支票罚款应由出纳自己负担。不得出租、出借支票或将支票转让给其它单位、个人使用；不得将支票交给销货单位代为签发； 企业收到转帐支票，经审核无误后，立即填制进帐单依据情况送缴开户银行或出票人开户行办理托收。资金未进帐，不得发货。 建立支票登记簿，填制人在支票登记部上签字备查，支票使用后应立即清理，超出期限应立即查对和清查。 银行出纳会计应妥善保管未签发支票及已签发支票存根。第四条 印鉴管理要求1、印鉴必需分处分专员保管，不可一人同时保管使用。通常情况，法人章由财务主管保管，印鉴及相关票据由出纳保管，出纳付出结算票据，必需由财务主管审核后加盖法人章。2、上班时间，印鉴必需放在带锁抽屉中，休息或离开位置时必需上锁。下班时印鉴必需放入保险柜中，不得随意摆放。3、印鉴外借必需经总经理同意，进行登记，注明用途。4、印鉴必需由总经理同意后方可刻制。5、对于各类对帐结果和财务证实必需经总经理同意后才能加盖。6、银行印鉴签应存放在保险柜。第五条 存折似同银行存款管理。第六条 返利卡由总经理指定财务人员单独管理，应设置“返利卡发放、缴销登记簿”，发放时按号码登记，并由现金出纳统一管理，返利卡销售收回现金应单独记帐。门店收回返利卡似同现金结算，现金出纳应按券别分别清点其数量，交返利卡管理人员，返利卡管理人员应逐张进行缴销。返利卡销售帐务处理：销售时：借：现金 贷：预收帐款返利卡收回时：借：预帐货款返利卡 贷：商品销售收入*店 应交税金增值税销项税第七条 备用金借款管理要求1、使用备用金对象、用途和金额限制额使用备用金对象用 途限制金额门店收银收银找零周转使用8001000元/人门店财务主管临时急需费用类支出使用500030000元/店行政采购零星采购需要使用提出预算，由总经理核批商品类采购商品采购需要使用提出预算，由总经理核批其它临时业务其它支出频繁等原因需要备用金人员总经理特批2、申请审批及归还手续：借款人依据企业要求或计划填写“借款单”申请署名部门经理审核总经理同意财务主管审核出纳审核付款注：会计核实设置科目：“其它应收款-备用金-部门/*人”；借款时：借：其它应收款-备用金-部门/*人 贷：现金借款人归还现款或以报销费用冲抵： 借：现金 库存商品（或费用） 贷：其它应收款-备用金-部门/XX人3、 备用金管理 依据工作需要、管理需要标准，备用金额度依据支出业务改变，对使用对象和用途范围由总经理同意可进行调整； 备用金实施专员借支专员负责措施，不得全部或部分转借她人； 备用金作为个人借支入帐，以定额备用金形式反应； 因人员调动或离职等原因造成备用金责任人更换，必需办理变更手续，变更方法采取借还二条线，即原责任人办理还款，新责任人办理借款，财务账作对应调整。 企业财务部必需不定时且最少每个月一次对门店财务主管备用金进行实地盘点，门店财务主管必需定时对收银备用金进行实地盘点，作好盘点统计。 除企业要求门店使用固定性备用金外，商品采购不得超出回企业后3天内，行政采购和其它均不得超出7天。4、处罚条例 财务部未经同意私自扩大备用金使用范围或备用金限额，视情节轻重对财务部主管处_元以上罚款。 出纳在审批手续不全情况下借支备用金，按借支金额10%处罚，情节严重者直接除名。 出纳、门店财务主管无任何手续或白条抵库，私自借款，一律除名。 到期备用金借款未立即收回，也无法提供其它特批书面汇报，每发觉一笔，对出纳扣罚_元。 财务部主管负责对备用金定时盘点（30天不少于一次），因未立即盘点而出现损失负担连带责任；对于备用金盘点损失，一律由责任人赔偿；盘点盈余，交分企业财务部作挂账处理，无法查明原因，进行账务处理，列入“营业外收入”科目。 备用金超出归定时间不归还，每逾期一天按3计息，并在归还借款时付清；因长久出差在外无法归还或其它特殊原因需要续借，必需提出书面汇报，并经部门经理证实，总经理同意后免于罚息。 若借款人拒不归还情况下（超出归还时间一个星期），由出纳提出申请经同意后，在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。 借款人员发生人事异动或离职，人力资源部未书面通知财务部确定清账，造成借款无法收回，由人力资源部负担借款损失。第八条 门店销售款管理要求1、门店一律不得欠款销售，必需收到全款后打出销售小票，门店任何人员无权指示收银违规操作。注：欠款销售包含收取部分货款即开票发货，送货到家后再收取余款。2、门店能够预收定金，开出“提货卡”，当日结帐时将收取“提货卡”现金交企业财务，企业财务按“返利卡”销售管理。3、每日收银员交接班或营业终了，后台打印收银员收款日报表，收银员将现金及返利卡、提货卡、信用卡结算单一并交门店财务责任人，收银员必需确保当日收到现金和当日收银日报一致。收银员交清销售款后，将留存备用金交门店财务责任人统一保管。门店财务责任人必需妥善保管保险柜钥匙、密码，确保资金安全。4、除县城门店在企业要求范围内，可坐支销售款外，其它各门店一律不得私自动用销售款。5、门店如遇特殊情况需动用销售款，经办人必需经门店店长和主管副总签字，并由总经理审批。6、门店店长不得干涉财务人员（含帐务处理人员）按财务要求实施工作内容，门店财务职能管理部门为财务部，门店店长和其它人员不得指使财务人员违规操作，对于门店店长和其它人员违规指令，财务人员有权拒绝实施。7、门店店长必需配合财务人员按要求进行工作，排除其它人员对财务人职员作干扰和不正当指令。8、处罚条例 在企业准许范围外借支动用销售款、收银人员白条抵库，借支动用人和收银一律作除名处理。 对违规行为，门店财务主管隐瞒不报，处以100元以上罚款。造成企业损失，一律作除名处理。 财务部经理不加强制度实施，对违规操作不作处理，由财务副总视情节严重进行处罚和处理。 财务副总不加强制度实施、监控不严，对违规操作不作处理，由总经理视情节严重进行处罚和处理。9、银行卡风险防范伴随银行卡普及，刷卡消费百分比在大幅度上升。银行卡风险也逐步显现，伪造银行卡成为一个新犯罪手段。为防范银行卡风险，要求各门店收银人员规范银行卡操作，必需查对签购单和银行卡卡号，查对署名。收银员不得将POS机交于她人操作，如有银行或银联人员维修维护POS机，必需要求其出示证件或和分管门店管理责任人联络。第三章 费用管理制度第一条 为有效降低企业运行成本，提升企业竞争力，加强费用监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上漏洞，切实把不合理费用支出压下来，特制订本制度。1、企业费用实施分类管理，归口控制，适时监控分类分部门条块管理模式。这里费用是一个管理概念，指企业除商品采购成本以外全部费用。2、各级费用管理责任负担者，全部必需做到责任内容清楚，职权范围明确，考评奖惩分明，落实责、权、利三结合。第二条 费用报销基础要求及标准1、报销费用必需以合理、正当、真实凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。2、发生费用必需按要求分类填写企业统一报销单据，不得随意填写。3、多种原始凭证必需大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职务，内容和项目必需齐全。4、原始凭证必需按企业要求程序进行审核、签字，相关手续必需完备。5、出纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核多种凭证，对不符合企业制度原始票据及越权审批费用和支出一律不得报支，检验封面金额和所附单据是否相符，并要负担责任，凡不符合规范报支，按报支额15%处以罚款。6、多种原始凭证由所属费用项目标部门审核并呈报审批，门店费用一律由门店财务主管初审，门店店长签字后方可呈报总部审批，不然总部不予审批。7、多种当月费用报销必需在每个月25日前送呈相关领导审批，各级领导应立即审批，预防造成费用入帐逾期现象。8、对于手续或填写不符要求一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支费用项目，一律退回拒付；对于超期申报费用，根椐要求进行报支。第三条 费用开支审批程序1、企业各部门应依据工作需要，事先拟订费用支出计划，报总经理同意签批后，交财务部立案，审批步骤不完整财务不于受理。2、计划内费用报销程序经办人签字部门经理或门店店长审核签字财务主管审核是否超预算并填制付款凭证等（对大额支出及超预算部分由总经理审批）出纳检验单据后付款。3、全部费用开支，若总经理不在，需经电话请示总经理后，方可给予开支，待总经理回到企业再予补签；第四条 费用开支管理1、人工费用管理 人工费用包含全部些人员基础工资、工龄工资、多种奖金、加班工资、补助工资等支出。 人力资源部依据企业实际情况和要求，对各部门、各门店进行定编定岗，确定各岗位基础工资标准。 各部门、各门店必需在每个月2日以前将审核无误考勤表上报企业人力资源部，并同时在本部门张贴考勤表。后勤各部门由总办统一上报。4日以前为各部门职员对考勤结果反馈时间，人力资源部负责检验各部门考勤表是否真实，发觉情况不实，责成纠正。5日以前人力资源部必需把核实后考勤表报送财务部。考勤统计要求：各部门报考勤时，必需将出勤情况分清病假、产假、婚丧假、探亲假、事假、旷工（无经领导同意请假视作矿工）等如实统计。在企业要求范围之外凡需加班，要填报加班申请表一式两份，报人力资源部审批。无加班申请表不予计算加班工资。部门之间人员调动，依据人力资源部开出职员调职通知单等，调出部门负责报调出前考勤，调入部门应在调入之日起，开始登记考勤。 财务部依据人力资源部提供基础工资、工龄工资、考勤情况通知及各部门、各门店绩效完成情况计算工资。工资计算标准： 日工资以基础工资为准计算，每个月按30天/月计算日工资。 基础工资为岗位工资，月内岗位变动分段计算。 旷工超出1小时为半天，扣发一天工资，旷工一天扣两天工资。 职员迟到一次罚款2元，主管以上和后勤人员一次扣4元。 县城店职员旷工、请假期间不享受生活补助。 绩效工资=（基础工资旷工请假）绩效工资标准。 工资发放时间定为每个月8-10日，财务部应立即将工资发放到职员本人，并完善发放手续。离职人员必需到总部领取。人力资源部对定编定岗、基础工资标准合理性，工龄工资及其它工资项目标正确性负责。财务部对工资计算和发放立即性、正确性负责。2、配送费用管理 配送费用指门店之间商品调拨费用和配送费用等。包含：送货车辆通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用和其它相关仓储支出等。 因为配送费用受销售情况影响较大，企业对配送费用依据销售改变情况实施定率管理，各分企业配送部门负责管理所属配送费用，应提升效率，有效降低配送费用。配送中心负责整个企业配送资源整合，对所属各类配送费用发生负有第一责任。 自有车辆根据配送中心要求进行规范管理，对购置燃料财务（或*部门）必需进行列帐处理，并依据每个月实际耗用数进行核消。购燃料必需开具增值税发票，并按要求进行抵扣。长久外叫车辆应签署协议，预收一定数量押金，并交企业财务部立案。 配送部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制订当月车辆费用开支计划。 市外采购商品用车油费报销，需由驾驶员在发票后面注明行车起讫旅程，由配送中心主任依据里程表、耗油标准、加油时间、数量复核签字，采购部经理验核签字。 对车辆实施中大维修前须提出书面汇报，说明原因和估计费用，报销时在发票上列明具体费用清单。 对商品配送或采购中发生过路费司机应立即让配送中心主任签字，配送中心主任依据出车路线、时间核实签字。 配送中心因工作确需雇佣搬运工和其它相关仓储费用支出，按企业费用审批程序实施。3、广告费用管理 广告费用内容包含各类媒体广告及宣传性支出，M、展台等支出和应向厂方可收部分收入。 营运部依据年度销售计划及促销活动计划，制订企业年度广告收支计划和成本预算，经总经理审批后财务部立案。 采购部依据营运部年度支出计划和成本预算，计划传输路径，分解广告费用并报企业总经理审批，交财务部立案。注：广告费回收计划必需具体到供给商、品类交财务部挂应收，应收广告费必需得到供给商确定。 广告费回收由采购部相关员工负直接责任。 财务部凭广告成本预算和应收计划进行收付结算，没有应付计划、超出预算和应收未完成，财务部有权停止付款。4、办公费用管理 办公费用包含水电费、固定电话费、移动通讯费、办公用具、其它行政办公费等。 企业对办公费用标准上实施预算责任包干制，各部门经理，各门店店长对所属单位发生办公费负第一责任，总办部对整个企业发生办公费用负有监管和控制责任。 水电费。由总务部依据门店面积、季节改变制订各部门控制标准，对于超出标准，由该部门自行分解负担。标准调整由部门提出申请，总务部审批。水电费必需开具增值税发票，供财务作为抵扣入帐。报批步骤：各门店申请总务科审核主管副总核批总经理审批财务主管审核出纳检验付款 固定电话费。由营运部制订使用标准，标准上和门店大小、销售直接挂钩；对于超出标准，由该部门自行分解负担。标准调整由部门提出申请，营运部审批。报批步骤：市内店由总办按时统一交纳财务主管依据费用标准审核（超出标准按企业要求实施）总经理审批出纳检验付款 县城店由驻店会计交纳财务主管依据费用标准审核（超出标准按企业要求实施）总经理审批出纳检验付款 办公费用包含印刷多种帐表、购置发票、打印纸、办公用具、笔墨、标价牌、名片、邮寄、书报等费用，各部门经理，各门店店长对所属单位发生办公费负责，总办对整个企业发生办公费用负有监管和控制责任。办公用具采购和印刷多种帐表等由资产部负责采购、印刷。 企业办公费用报销必需严格按企业费用审批程序实施，各单位每个月应对超出预算全部办公费用上报总办，并报总经理确定是否报销并负责处罚。5、差旅费用管理 企业职员因公出差，一律乘坐汽车或火车，长途可购硬卧车票，不得乘坐飞机，因特殊情况需要乘坐飞机，必需报总经理同意，不然不予报销。 在途补助：连续乘坐汽车和火车6小时以上，按每人天天20元； 住宿每人天天按50元标准住宿，出差住宿按天计算，副总经理以上实报实销，但不得超出三星级，不一样等级职员同时出差，住宿标准在请示总经理同意后，可享受高职务标准； 住宿伙食补助每人天天20元 职员出差标准上不得乘坐出租车，下列情况除外: 出差目标地偏远，没有公共交通工具； 携有大额款项或关键文件须确保安全； 收、发货物粗笨，搬运困难或时间紧迫； 陪同关键客人外出； 实施特殊业务或夜间办事不方便； 职员出差应按最简便快捷线路乘坐车船，不得绕行。如出差期间经领导同意顺道回家探亲、办事及非工作需要参观、游览，其绕线多支付费用均由个人自理，期间按事假考勤。 报销差旅费必需在回企业5天内办理报销手续，缴还于借差旅费，不然作为挪用公款处理。 差旅费报销经办人必需填制差旅费报销单，报销单据上必需注明所属部门、日期及出差事由，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费金额。补助以出差时间满12小时起计算。6、招待费用管理 招待费包含因公请客餐费、礼品费、旅游费、赠予商品、赠予返利卡开支等。 各部门因公招待必需事先申请总经理同意，如有特殊原因，必需事先电话请示同意，标准上不许可先斩后奏。参与招待活感人员中（董事长、总经理除外），以最高等级人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。7、修理费用管理 修理费用包含车辆维修保养、电脑、传真、复印机、电子称、电器、消防器材等各类财产维修和购置修理配件。 企业运输车辆维修保养由配送中心负责，制订维修保养计划和费用预算，报总经理审批。后勤用车辆由总务科负责，制订维修保养计划和费用预算，报总经理审批。 电脑、传真、复印机、电子称等电子产品维修由信息部负责，制订维修保养计划和费用预算，报总经理审批。 岛柜、空调等电器及其它设备维修由总务科负责，制订维修保养计划和费用预算，报总经理审批。 因个人使用不妥造成财产损坏需修理，由个人自行修理，企业不垫支修理费。 对于各类资产大修理，上述负责部门需提前申请，说明原因和估计费用，取得总经理同意后方可实施。8、房屋装修费用管理 房屋装修费用是指用于门店经营场所、仓库、办公场所等日常装修和开业装修支出。 房屋装修必需事先提出申请，注明费用预算，经董事长或总经理同意后方可实施。 装修费用报销，在预算费用内支出按费用报销程序核报。超出预算外装修费用须写出书面原因，报董事长或总经理核批。9、其它费用管理其它费用包含各项税金缴纳、各项执照年检、职员培训费用、购置教材（含录象、录音、光盘等）、企业举行多种活动、生日蛋糕、探望职员等费用。以上费用支付必需由所属费用责任部门提出申请，总经理同意，按企业要求实施。银行手续费按银行收费标准支付。第五条 经办人、审批人职责1、经办人（出差人、申请人）必需如实填报各项报支凭证和申请上要求项目，并对所报支内容真实性负责，并署名。2、部门经理、门店店长对本门店（部门）人员全部费用内容发生真实性、必需性、合理性审核和对本门店（部门）全部费用进行控制，并在原始单据上签字。3、配送中心主任对企业全部仓储运输过程中发生一切费用真实性、必需性、合规性审核，并在原始单据上签字。4、各职能部门对所属职能内支出进行审批，对计划和要求负责，并签署审批意见。5、总经理对整个企业费用支出进行控制。6、财务部经理对企业全部支出进行计划性、正当性和制度实施进行审核。7、出纳人员对全部费用报销单据真实性、正当性做最终审核。第四章 存货管理制度 （财务篇）为了作好商品进、销、存管理工作，加强对存货分析，提升商品和资金周转速度，降低存货及资金积压，降低商品配送费用及资金成本，提升流动资金使用效率，特制订本管理制度。第一条 门店要货管理： 1、门店要货方法有三种 对生鲜、速冻等企业要求供给商直配门店商品有门店直接向供给商要货。 企业要求由配送中心配送库配商品由门店向配送中心要货。 市外采购针织和百货每七天日经过中央订单汇总到续定部，由采购部采购，然后专配到门店。 特殊商品由续单中心录入配送订单配送中心主动配货。特殊商品指：新品、买断商品、季节性商品和门店不主动要货商品。2、要货责任人：门店由职员要货，主管审核，主管对本区所要商品品种、数量负责。3、要货标准 库配和直配商品要货量通常为1-2配货周期销售数量。 市外针织和百货通常为7-10天销售数量。 应季商品和新品依据采购和营运指导把握要货量。 各门店要货造成库存金额应控制在周转天数大店40-50天，中型店30天，便利店15-20天之间避免占用资金过多。财务部每个月对库存周转进行考评，和门店店长绩效挂钩。 要货在一个要货周期内未到，门店必需再次下订单要货或和配送中心联络处理。第二条 续订要货管理1、续订部负责为配送中心库存商品要货，尽可能满足门店合理要货量，让配送中心合理周转天数在10-15天之间。2、配送中心有责任对商品要货向续订部提醒，并对续订不合理要货监督。第三条 验货管理： 1、有专职验货员门店，由验货员和管理所验商品职员共同验货；2、无专职验货员门店，由管理所验商品主管、职员共同验货；3、无专职验货员门店，直配商品驻店会计必需参与验货；4、配送中心由各仓库验货员或主管验货，分管商品职员复验；5、全部参与验货人员必需在供给商送货单据和验收单上签字，不然该张单据无效， 6、供给商送货，门店和配送中心录入并打印直配单，签字盖验货章后，一联交供给商，一联附送货单按要求汇总成册，上交财务部分管会计。7、配送中心配货：依据已经收到配送单据查对商品后验收，第二天查对电脑系统配送单（在调拨单查询中查询），发觉单据和电脑不符应立即和配送中心联络处理。第四条 退货管理1、换季商品和清场商品由采购部通知门店在要求时间内退货。2、门店向供给商退货，打印负数直配单，签字盖验货章，一联交供给商，一联并入直配单汇总册。少许商品及不好退往配送中心零星商品、临期商品可在门店和供给商以货换货，不作单据处理。3、门店正常退货（库存大和临期库配商品），依据配送中心退货标准和时间安排，退往配送中心。门店将退货商品整理后，手写一个退货清单，注明商品编码（或条码）、名称、数量，将退货商品和清单交配送中心司机带回至配送中心，配送中心录入退货并打印负数配送单，门店第二天查对电脑系统配送单，发觉单据和电脑不符应立即和配送中心联络处理。4、配送中心必需在一个配送周期把配送退单发送到门店。对配送中心未按要求时间处理，门店作好统计，每个月上报财务部。第五条 调拨管理1、通常情况下，企业不主张门店间频繁调拨。2、审批：门店之间需要调拨商品，大宗团购商品报团购部经理，其它调拨报结算中心主任。3、手续：门店之间发生调拨时，由拨出店录入调拨单，拨出店留一联，一联交拨入店，经办人必需在调拨单据上签字。拨入店不用录入单据，只需在第二天查对单据，第二天查不到单据，请和信息部或拨出门店联络，重新依据制单日期下载数据并通讯。第六条 商品单据整理保管要求：1、将直配单（送货单）整理成册，每册附单据汇总表。大店1天1册，小店5天1册。进货和退货合并在一起。2、将配送单整理成册，每册附单据汇总表。大店1天1册，小店5天1册。配送单和冲红单合并在一起。3、为确保数据正确性，全部单据包含生鲜商品和食品厂、二次分装商品单据必需在商品验收、调拨、退回当日进行处理，不得延迟。4、各门店应对单据进行有效管理，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密，做到妥善保管、查找方便。5、人员更换必需交接商品和单据，包含对库存、临期、过期、损耗商品等作好统计上报。全部单据处理完成上缴，因故不能处理单据和未到配送、调拨、冲红、返库等分类登记，留给接交人。第七条 库存商品管理1、责任人：各门店店长、配送中心主任对本部门商品安全完整负责，财务部负责对商品库存情况进行监督。2、门店和配送中心必需严格要求验货员、门店电脑操作人员、收银员等日常业务处理正确性。 加强商品出入库管理，全部商品出入库时必需有对应单据，并做到立即处理。电脑操作人员必需按出入商品实际情况，开具多种单据。财务部分管会计必需督促要门店和配送中心立即送交验收单、配送单、调拨单、返库单、退货单等多种单据.并检验多种单据和和所附原始清单是否相符。 门店必需加强对收银员管理，每日检验其收银情况，要求收银员必需严格按商品条码销售，预防漏扫商品造成库存不实。对于收银员长款、短款处理，门店和财务部必需做出对应统计。 门店和配送中心对于企业要求珍贵商品和易丢失商品必需作好日盘工作，并把日盘表在每个月月初上交财务部分管会计，会计对日盘表进行抽查，发觉问题立即落实汇报。 门店、配送中心和食品企业确保每个月做一次大盘点，对盘点数量差异（盘盈、盘亏）必需由门店和配送中心先自查原因，并写出书面汇报，财务部和信息部进行复核，依据不一样情况，经企业研究后，对盘点结果进行处理。 商品库存调整要求 盘点错误、录入错误、丢失商品、报损商品必需由门店写出书面申请调整单,财务部或督查部调查落实后，财务副总签字后方可调整。财务部保留库存调整申请单，分管会计定时检验门店损益单，无审批任何部门不得私自调整库存，一旦发觉严厉处理。 财务部会计每个月最少一次对商品进行抽查，依据大小店和配送中心情况，每个月抽查100-200个品种，对于数量差错，门店和配送中心先自查原因，并写出书面汇报，财务部和信息部进行复核。丢失商品，由各部门自行负担。对于丢失商品处理本着全员防盗标准，有商品保管职责部门，其全部职员对商品安全完整均应负担对应责任。 精品柜、珍贵商品管理人员、主管以上人员离职或工作调动，必需进行商品交接。第八条 商品盘点制度门店商品盘点是对门店一段时期经营管理情况总结。经过商品盘点，能够考评门店商品损耗率，借以发觉门店管理中存在问题，确保帐实相符。 时间安排：门店盘点每个月一次，如有变动，由企业另行通知。 责任人：店长是商品盘点领导人，门店主管及会计应配合店长做好做好盘点组织工作。 商品盘点准备工作清理遗留帐务，关键包含配送中心及直配商品欠货住来。对配送中心欠货，门店应立即向配送中心查询退单；对其它门店调拨应加载后再录入数据。 对主管和职员划分责任区,并进行盘点培训. 对库存商品和卖场商品进行整理,确保一物一签。对过期商品、损耗商品和有问题商品归类集中，单独誊录，盘后上报。联营商品、赠品、样品不盘点。 一式两联誊录盘点表，必需有条码、规格品名、计量单位、单价、区域编号等。按大S誊录，必需按最小单位誊录。 查对盘点表上商品价格、货号及条码是否和计算机档案相符，发觉不符，应查明原因，属门店誊录造成错误，门店应立即更改。属计算机档案错误，门店应立即通知企业物价部进行调整。 盘点组织 盘点实施AB联制，一人初盘，另一人复盘，杜绝相互抄盘。 AB联盘完后由主管和店长进行查对，不一致地方由主管率领重盘。同时对AB联进行错误更正。 会计和后勤人员对门店已查对过盘点表进行抽查，并对错误率上报企业财务部 复核无误盘点表能够录入，在前台收银录入，每录一张必需打印出盘点小票，并粘贴在该张盘点表上，有门店指定人进行查对，以防录入错误。散货等能够在后台录入，并在手工盘点表上注明电脑单据号。方便复核和错误更正。 对于无法处理往来数据，须在盘点时另列盘点表录入计算机。因为计算机数据传输和商品实物进货不一样时，造成在某个时点上，配送中心和门店进货数据不一致。比如在盘点轧帐中，门店盘点当日从配送中心所进商品入库，同时进货单据传到门店，进货数据要在盘点次日传输到门店，这就造成了门店货到单到数据未到。对于这种情况，门店在盘点时，应将这部分商品数据单列盘点表