深圳物业公司内部管理制度模板.doc

内部管理制度及考评措施深圳市xx物业管理二OO三年 月 日第一项 基础管理111健全内部管理规章制度、工作标准及考评措施1111管理服务工作程序及岗位职责11111物业管理工作步骤11112管理处组织架构11113管理处管理人员分工情况11114管理处主任岗位职责11115综合管理部工作职责11116综合管理部主管岗位职责11117管理员岗位职责11118文员（资料员）岗位职责11119小区文化管理员岗位职员111110会所管理员岗位职责111111健身房管理员岗位职责111112收款室主办人员岗位职责及工作范围111113工程维修部工作职责111114工程维修部工作管理要求111115工程维修部主管岗位职责111116管理处保安部工作职责111117管理处清洁部工作职责111118职员行为规范111119职员职业道德规范111120管理处服务工作管理要求111121参观接待制度111122考勤制度111123例会制度111124档案室管理要求111125办公用具管理制度111126电话管理要求111127电脑、打印机使用管理要求111128复印机管理制度111129管理处巡楼制度111130职员宿舍管理要求1112质量确保制度11121xx物业ISO9002质量方针11122质量目标11123质量手册过程控制11124内部质量审核控制程序11125服务工作信息反馈控制程序1113收费管理制度11131物业管理费用收取程序11132物业管理费用收取标准11133收费通知单11134催款通知单1114财务制度11141财务组织机构及职责范围11142财务公开制度11143货币资金管理制度11144票据管理制度11145成本费用管理制度11146费用报销及单据传输程序11147相关对材料物资计划采购要求11148资产管理要求11149费用报销、审批及单据传输步骤物业管理工作步骤督察违章装修装修、验收搬迁入住银行开户、有线电视、煤气建立各类档案社 区 文 化房 屋 综 合 管 理房屋及公用设施养护清 洁 保 洁绿 化 养 护安 全 交 通 管 理建 立 管 理 档 案消 防 设 备 养 护车 辆 管 理电 梯 管 理签订规章制度拟制管理方案队伍组织培训资 料 准 备和协作单位建立联络联络物业接管和接收住户办理入住手续住户验房交钥匙装修项目和资证审核管理处管理人员分工情况姓 名性 别职 务工 作 范 围主任主持小区全方面工作副主任水电、维修、环境、消防、装修审批、外观立面控制综合管理部主管办公室、装修管理、制度建立、业主接待、小区文化、房屋管理文员（资料员）文件收发、资料管理、业主接待、小区文化活动、业主入伙接待房管员1业主入伙接待、外观立面控制、投诉和回访处理、催缴管理费房管员2钥匙管理、业主入伙接待、外观立面控制、投诉接待和回访、催缴管理费、装修稽查维修部主管小区机电设备、设施、房屋保养维修管理保安部队长小区治安安全管理、消防和车辆管理环境部主管小区绿化环境管理收款主办收费、出入证发放会所主管经营管理、日常事务、小区文化活动主任主持小区全方面工作管理处主任岗位职责1、 领导全管理处职员完成企业下达责任目标。2、 对管理处收支情况负责。3、 对管理处整体服务质量、安全生产负责。4、 对管理处内部运作负责。5、 负责管理处不合格服务纠正，预防方法和跟踪验证。6、 对管理处全方面工作有决议指挥权，对管理处副主任以下管理人员任免有提议权。7、 对管理处职员聘用、调动和解聘有提议权，对定编范围内临时工招收有决定权。8、 对管理处职员进行考评，并据实进行奖罚。9、 组织管理处月检工作。10、 依据企业相关要求对相关协议及分供方进行评审。11、 依据国家、市及企业决定并同意管理处管理制度。综合管理部工作职责1、 负责接待业主（住户）和来访客人，对业主（住户）投诉要耐心听取，耐心解释，并在用户投诉/请求统计表作好统计，立即处理，不在本部门范围内要立即填写投诉处理表交相关部门处理，并跟踪处理结果。2、 负责业主入伙接待及相关手续办理。3、 负责本物业小区房屋本体控制、外观维护、公用设施及小区巡查。4、 负责为业主（住户）报修处理。5、 负责商户装修初审、监管、验收，并对违章行为进行处理。6、 负责协调各部门工作。7、 负责物业小区小区文化活动，加强精神文明建设。8、 负责管理费及其它各项费用催缴。9、 负责对管理处各项工作进行天天巡查。10、 负责对服务进行统计、分析并提出整改方案。11、 负责管理处日常行政事务及对外协调工作。12、 负责向业主（住户）传达国家方针政策，立即传达政府和企业各项通知要求，配合公安、居委会做好人口管理和计生工作。13、 负责管理处文件起草和文件资料保管及文件资料打印。14、 负责组织对业主（住户）进行回访和业主（住户）请求处理，立即填写在回访统计。15、 负责对空置房管理。综合管理部主管岗位职责1、 负责接待业主（住户）和来访客人，对业主（住户）投诉耐心听取，耐心解释，并在用户投诉/请求统计表上给予统计。在本部门范围内立即处理，不在本部门范围内要立即填写投诉处理表交相关部门处理，并跟踪处理结果。2、 负责业主（住户）入伙接待及相关手续办理。3、 负责业主（住户）报修处理。4、 负责物业小区房屋本体控制、公用设施及小区巡查，立即填写（综合管理部）日巡查表。5、 负责业主（住户）装修初审、监管、验收，并对违章行为进行处理。6、 负责协调各部门工作。7、 负责小区小区文化活动，加强精神文明建设。8、 负责管理费及其它各项费用催缴。9、 负责对服务质量进行统计，分析并提出整改方案。10、 负责管理处日常行政事务及对外协调工作。11、 负责向业主（住户）传达国家方针政策，立即传达政府和企业各项通知要求，配合公安、居委会做好人口管理和计生工作。12、 负责对管理处各项工作进行天天巡查。13、 负责相关车辆（如住户专车等）管理。14、 负责组织对业主（住户）进行回访和业主（住户）请求处理，立即填写回访统计。15、 负责对空置房管理。16、 负责对食堂卫生、饭菜质量、服务质量等事务监管。管理员岗位职责1、 熟悉管理处各项制度，收费标准及其组成，熟悉小区楼宇结构、排列、住户种类、数量、居住情况。2、 热情接待业主（住户）和来访客人。对住户反应或投诉问题要耐心解释，立即填写投诉处理表、业主（住户）请求处理统计交综合管理部主管并跟踪处理，给业主（住户）一个满意结果。3、 坚持定时和不定时监督和检验房屋装修，及小区关键现场监控，发觉违章立即采取方法纠正，并在综合管理部日巡查表上给予统计，立即下发整改通知书。4、 负责小区公共钥匙和来入伙业主（住户）发放工作，做好发放登记手续，填写钥匙发放记录表、钥匙借还记录表确保钥匙管理有秩、清楚。5、 加强装修检验、巡查立即处理违章，对装修纠察及相关部门反馈或投诉问题立即采取相关方法，报主管确保处理到位。6、 具体负责小区业主（住户）入伙接待工作及相关手续办理，确保业主（住户）档案齐全，定时向资料员（文员）查询档案情况，如有缺漏应立即健全。7、 定时开展访问回访活动，征求业主（住户）意见和提议。归纳总结业主（住户）意见，并向主管汇报。8、 定时或不定时巡视小区，填写（综合管理部）日巡查表。9、 对于拖欠或迟交管理费业主（住户），要分析原因，耐心做好说服工作。使管理处收缴率达成目标指标。10、 向业主（住户）宣传国家方针政策，立即传达政府和企业各项通知要求，配合公安居委会做好人口管理和计生工作。11、 负责对空置房管理。12、 完成主任或主管交代其它任务。文员（资料员）岗位职责1、 负责管理处文件打印、收发、归档、保留。负责管理部各职能部门汇报报批、报送，确保管理处和企业政令通畅。2、 负责管理处全体职员考勤、监督检验、汇总统计、负责管理处职员人事手续及资料保留管理。3、 负责管理处办公用具、低值易耗品报批、发放并做好登记手续。4、 负责管理处办公设备（复印机、传真机、电话）管理。5、 负责管理处小区文化宣传工作，并组织具体实施。6、 负责业主（住户）档案管理，协同管理员对业主档案进行归档、统计、保留并应工作需要立即调阅相关业主（住户）情况。7、 负责办理装修工出入证手续及归档、保留工作。8、 负责职员宿舍服务及管理处日常行政工作。9、 向业主（住户）宣传国家方针政策，立即传达政府和企业各项通知、要求。配合公安、居委会做好人口管理和计生工作。小区文化管理员岗位职责1、 熟悉小区楼宇、公用设施、配套设施、业主情况，掌握相关住宅区管理法规、政策，对业主、访客提出相关问题，能够正确、正确回复。2、 不停学习和掌握多种专业知识和技能。含有生活百科常识，有能力开展管理方案中所提到多种便民服务。3、 加强宣传，对内，向住户宣传物业管理法规、政策、住户应注意事项、管理处管理服务项目和方法；对外，向社会宣传管理处管理服务项目和方法，树立小区双文明形象。4、 加强和业主（住户）联络，满足业主（住户）多种合理要求，争取业主（住户）和社会各界对管理处工作支持和谅解。5、 加强和住宅局、区房管局、居委会、派出所、供水、供电、银行、学校、通讯、火车站、机场等部门联络，为开展多种管理、服务提供良好条件。6、 活跃小区气氛，依据业主（住户）特点，组织多种居民聚会和文化、体育、娱乐等活动。7、 努力塑造小区环境艺术形象，构思雕塑、绘画、口号等直观宣传标志；拟写宣传文稿，教育业主（住户）珍惜小区、清洁小区、绿化和美化小区，联合防盗、防匪、防火、共同维护本区交通秩序和治安环境。8、 负责统计本小区历次大事记及多种活动，使用笔录、摄像、摄影等现代手段，将小区创建直以永远历史装入档案备查。9、 负责接待安排上级主管部门和同业人士检验、指导、来访、参观等事宜。10、 完成管理处主任交代其它任务。会所管理员岗位职责1、 服从管理处主任和主管领导，听从调配。2、 负责会所内卫生环境、水电正常秩序，保障会所设施正常运行。3、 负责各娱乐场内房门钥匙管理，按时开启会所大门。4、 对会所内各承包服务网点进行管理和监督。5、 接待住户反应情况、投诉、咨询和住户提出问题。健身房管理员岗位职责1、 正点开放健身房。2、 负责健身房内清洁卫生。3、 对健身人员有礼貌、有热情。4、 认真做好健身人员登记。5、 熟练和掌握健身器材正确使用。6、 健身器如有故障，应立即通知通知工程维修部修理。7、 认真保管好健身人员寄存物品。8、 开放完成关好电灯、空调，锁好门窗。收款室主办人员岗位职责及工作范围一、 职责1、 按国家及企业要求收费标准收取管理处各项费用。2、 严格实施企业现金管理制度要求，当日现金收款必需全额存入银行，严禁直接用收入补充备用金，支付开支坐支行为。3、 天天编制收款日报表，并在次日上报企业财务部。4、 按企业备用金管理制度要求使用范围、权限，对管理处备用金进行管理和使用。5、 熟悉电脑使用收费软件系统，做好业主、住户水、电及管理费收缴工作。6、 立即提供住户每个月应收、已收和未收款清单等相关统计报表，以配合会计核实及管理处组织催收工作。7、 负责填开管理处材料领用单。8、 负责管理处仓库月末盘点。9、 负责管理处资产清点及登记。二、 工作范围1、 全方面负责管理处各项费用现金收缴工作。如：装修押金、停车场收入、维修费、租金等。2、 负责业主档案资料，应收管理费，水电费各项收费电脑输入工作，每个月打印并派发通知单给住户。3、 和扣款银行联络，负责每个月送盘及回盘，做好各项物业收费托收工作。4、 依据综合管理部装修审批发放装修卡，装修完工验收后，负责回收证件及装修押金申请。5、 向企业财务部传输管理处日常多种符合手续报销单据。6、 负责出售住户专车乘车卡。工程维修部工作职责1、 负责管理处范围内供配电、给排水等公用设施（设施）运行、保养、检验、维修。2、 负责对管理处范围内电梯、空调等分包方保养、维修等工作监管。3、 负责管理处范围内电梯、空调运行操作。4、 负责管理处全部机电设备备品、备件、维修保养材料申购。5、 负责制订全部机电设备大、中修计划并报批，并参予大、中修计划实施。6、 负责外委维修联络工作。7、 负责管理处范围内全部机电设备技术资料、档案搜集、建立、整理，交综合管理部保管。8、 负责三电节能工作，确保电气设备安全经济运行。9、 负责统计全部机电设备运行、维修保养、巡视检验。10、 负责抄水电表数，并作出总表和分表查对统计。11、 负责全部机电设备台账建立，并立即交综合管理部保管。12、 负责对所申购物品检验。13、 负责对装修用水、电监督管理。14、 负责为业主（住户）提供维修服务。工程维修部工作管理要求为保障各管理处范围内全部公用设备能安全经济可靠运行，提升设备完好率和使用率，确保房屋公用设施整体结构完整，立即服务好用户，特制订本要求：一、 工程维修人员必需有严明纪委性和高度责任感，严格遵守企业各项规章制度。二、 上班不准迟到早退，着装整齐清洁，工牌佩戴端正醒目，保持良好精神面貌，不准留长发长胡。三、 坚守工作岗位，不准串岗、脱岗，不准闲坐聊天，不准睡觉和酒后上班，不准用对讲机交谈和工作无关内容，当班不准接打私人电话。四、 上班不准带无关人员进入设备区、值班房。五、 顶班、请假、调休应按要求报批，不然视为旷工。六、 按时交接班，交接班时设备保持完好，工具齐全，统计清楚，交接清楚，不遗留问题。七、 服从工作安排，对下达工作任务要按时完成，不准找理由一推了之。八、 不准私自向用户收取维修费用，不准私自承接或变相承接装修工程，不准有意刁难、推诿、搪塞用户。九、 工作热忱，待人礼貌，敬业守纪，不准有骂人、打架行为发生。十、 工作人员因玩忽职守，严重违反安全操作规程，造成设备损坏，按设备价赔偿，情节严重者交司法机关处理。十一、 加强设备巡视，对设备存在重大缺点或隐患，应立即处理，凡因工作责任心不强，造成损失或设备损坏将从重处罚。十二、 领取维修材料应按要求先填单，审批后方可领用，严禁私自使用工程维修材料或送人。十三、 保持设备及房间环境卫生，开关、仪表、控制柜无灰尘，设备油漆完好。十四、 违反相关要求，按职员违纪处罚条例实施。工程维修部主管岗位职责1、 负责组织对机电设备、公共设施、日常运行、保养和维修工作安排和工程质量跟踪。2、 负责全部机电设备大、中修计划报批，并组织本部门职员参与实施。3、 负责对工程维修人员维修保养工作提供工作指导及检验、监督。4、 负责本部门物品采购计划汇总。5、 负责三电节能工作，确保电气设备安全经济运行。6、 负责外委维修联络工作。7、 负责指导建立设备台帐、设备卡，并搜集、建立、整理设备技术资料、档案，做到设备档案齐全。8、 参与工程接管和验收，监控二次装修质量。9、 督查工程维修部工作人员做好设备运行、维修保养统计。10、 组织人员对遗留工程及改造工程、房屋翻新施工和质量验收。11、 负责对工程维修部工作人员培训，提升职员专业技能、职业道德、服务意识。12、 负责对工程维修部职员检验、考评。13、 负责对本部门范围内投诉处理及不合格服务纠正。14、 负责组织对申购物品检验。15、 负责指导对分包方监管。16、 负责落实落实企业制订各项规章制度实施。17、 负责对工程维修部各岗位人职员作日检、周检及月检组织。18、 完成管理处主任交待其它工作。管理处保安部工作职责一、 负责整个物业小区内治安保卫、消防管理、车辆管理，维护正常工作、生活秩序。二、 遵纪遵法和遵守企业各项规章制度，保持高度纪律性、纯洁性、文明服务、严格执法、争创一流。三、 依据国家相关法规及企业相关要求制订工作计划，具体落实岗位责任。四、 帮助管理处各部门搞好小区内各项规章制度落实，强化管理，美化环境。五、 对事件、事故进行调查、处理。六、 落实消防方法，认真做好小区内防火工作。七、 配合公安机关，做好辖区内法制法规宣传工作，确保“四防”（防抢、防盗、防火、防灾）落实，努力争取万无一失。八、 高质量完成上级交办其它任务。管理处清洁部工作职责一、 负责辖区日常清扫保洁。二、 负责辖区环境消杀工作。三、 负责辖区内定时清洁作业（如洗地、打蜡、抛光等需要隔一定时间进行清洁作业）。四、 负责辖区内垃圾转运，并监督垃圾清运服务质量。五、 负责帮助管理处各部门消除物业小区内脏、乱、差等影响环境卫生原因。六、 负责辖区内绿化管理。七、 向业主（住户）宣传清洁卫生管理要求、阻止和纠正违章行为。八、 负责完成管理处临时交付工作任务。职员行为规范为了发明文明祥和，秩序井然工作环境，树立良好企业形象，要求全体职员在管理、服务过程中，严格根据以下内容去实施，以确保企业取得最好社会效益和经济效益。一、 职员守则1、 遵守国家政策法令、法规，遵守深圳市市民行为道德规范，遵守本企业一切规章制度。2、 根据企业要求接收各类专业培训。3、 服从领导，听从指挥，团结同事，互帮互助，按时按质完成各项工作任务。4、 严格遵守劳动纪律，按质量标准要求开展工作，作业场所严禁无关人员逗留。5、 讲究社会公德及职业道德，严守企业机密，廉洁奉公，维护集体利益和企业声誉。6、 珍惜公物及企业设施，自觉维护和保持环境卫生。7、 勤俭办公、节省用水、用电，杜绝一切浪费现象。8、 仪容整齐，精神饱满，待人热情文明用语。9、 关心企业，主动提出合理化提议，发扬企业精神，为企业作贡献。10、 不在办公室、作业场所等禁烟场所吸烟。二、 工作态度1、 服从领导不拍不扣地服从上级工作安排和调配2、 严于职守坚守本职岗位，不得私自离岗、窜岗或睡岗3、 正直老实对上级领导、同事和业主（住户）要以诚相待，不得阳奉阴违4、 团结协作各部门之间、职员之间要相互配合，同心协力地处理困难5、 勤勉高效发扬勤奋扎实精神，优质高效完成所负担工作三、 服务态度1、 礼貌这是职员对业主（住户）和同事最基础态度，在任何时刻均应使用礼貌用语，“请”字当头，“谢”不离口。2、 乐观以乐观态度接待业主（住户）。3、 友善应以以笑来迎接业主（住户）及和同事相处。4、 热情尽可能为同事和业主（住户）提供方便，热情服务。5、 耐心对业主（住户）要求认真、耐心地聆听并尽可能在不违反本企业要求前提下办理。6、 平等视同仁地对待全部业主（住户），不能有贫富之分，厚此薄彼职员职业道德规范为树立“真诚、敬业、求实、创新”企业精神，规范各项物业管理服务工作，为业主（住户）提供优质服务，特制订职员职业道德规范。一、 模范遵守深圳市民行为道德规范，遵守各项规章制度，切实推行职责。二、 仪表端庄。全体工作人员在当值时间内，必需着工装，佩带工作证。保安员衣、帽、警徽、武装带、警棍、对讲机装备齐全，佩带规范。三、 使用文明语言。接待访客、服务业主（住户）使用文明语言，做到说话“请”字当头，“谢”不离口。四、 热情主动。接待业主（住户）过程中做到“三个一样”。对待生人熟人一个样，大人小孩一个样，忙时闲时一个样。五、 忠诚勤恳、实事求是、捡金不昧、保守机密。六、 进出业主（住户）家中不拿一针一线，服务业主（住户）不得索取酬劳、小费和收取礼品。七、 全部职员全部必需耐心听取业主（住户）投诉，任何情况下全部不得和之争辩。八、 勇于同一切违章行为、违纪、违法行为作斗争，突发事件时，挺身而出，见义勇为，保护住户生命财产和集体利益。管理处服务工作管理要求为树立良好形象，加强对外服务管理，提升服务质量，特制订以下对外服务工作管理要求：一、对外服务工作人员严格遵守职员行为规范，以良好精神面貌和优异服务态度对待服务工作。二、上班必需先到管理处报到，然后外出工作。工作结束后，必需立即到管理处签到。上班时间必需佩带工作证，方便接收业主（住户）监督。三、进入业主（住户）房间服务需先敲门或按门铃，敲门力度应合适，鸣铃时间每次不得超出2分钟，每按一次应有不少于5秒钟间隔时间。四、依据业主（住户）要求，按质、按量、按时完成服务工作，确保用户满意。五、对外服务人员不得借工作之便使用业主（住户）家娱乐及生活设施。六、对外服务人员不得将和工作无关人员带进业主（住户）家中。七、对外服务人员不得随意和她人谈论业主（住户）家庭情况。八、自爱、自尊，不得和业主（住户）有不正当关系，不得在服务对象房内无故停留，工作完成后应立即离开。九、若业主（住户）有特殊情况需要服务人员加班，必需先通知管理处主任，经同意同意，并安排高速好其它业主（住户）服务时间后，方能进行。十、管理处将不定时进行工作检验，听取业主（住户）反应，如业主（住户）数次反应工作人员不能胜任，管理处将对该人员进行处理。十一、工作人员若损坏业主（住户）财物，应照价赔偿，并视情形对责任人进行处罚。十二、不准接收业主（住户）小费，如业主坚持付给而无法推脱，收下小费一律上交管理处，私自收起小费隐匿不上交者，一经发觉，将扣发当月工资，情节严重者作解聘处理。十三、严禁向业主（住户）索取财物，严禁偷窃行为，如有违反者，一经发觉，立即作解聘处理，情节严重者还将追究法律责任。参观接待制度为使接待工作有章可循、有条不紊、对同行、业务关系单位部门来访、参观特制订本制度。一、 管理处工作人员接到要求参观住处后，应问清情况，做好统计，并报主任审批；同意后，由综合管理部依据主任审批意见，通知相关部门人员作好接待准备工作。二、 集团企业组成参观团体，由相关部门领导接待陪同。需依据集团领导要求部署欢迎牌、设贵宾签四处，备茶、水、糖果、烟等及其它物品，并做好摄制安排。三、 陪同参观人员应做好迎送工作及参观活动中引导工作，并一直访客人做相关企业业务宣传，回复贵宾提问。四、 在客人参观期间，管理处工作人员应注意企业文件资料保密工作，不得随意将企业资料提供给客人翻阅、复印或带走。客人在参观期间，未经许可不得摄影、摄像。五、 确因业务需要，管理人员应取得参观审批人同意后，方可让客人摄像、摄影或查阅、复印、带走企业资料。六、 各部门接待人员应热情、有礼地做好接待工作。考勤制度实施上下班打卡记时制，全体职员上下班必需打卡。一、 职员上下班必需由本人打卡。若发觉替人打卡，代打卡者和被代打卡者均扣发当日工资。二、 严禁早晨下班时边打早晨和下午上班卡，下午上班打卡时间限定在1：001：30之间。三、 因工作需要加班职员，在要求下班时间可无须打下班卡，待加班完成后才予打下班卡。四、 企业职员因公或其它原因在上班时间外出，必需填写公务外出单并经部门责任人或管理处主任同意同意，交综合管理部后方可离开，不然以旷工或早退处理；各部门责任人公务外出单直接交综合管理部。五、 上、下班忘记打卡者，必需于次日由部门责任人签卡，但上下班忘记打卡限三次。部门责任人由管理处主任签卡。六、 打卡时间由综合管理部派人偕同保安员监督，并定时和不定时抽查。七、 每个月最终一天综合部收回考勤卡后，任何人不得以任何理由取走再签卡。八、 为便于随时抽查，考勤卡在要求地点统一存放，不得私自保管和不按指定地方放置。九、 加班打卡：1、 部门主管（含）级以上职员不享受平时加班工资，其它职员享受平时及节假日加班工资，加班工资按企业相关要求发放。2、 确因工作需要加班者，必需事先填写加班申请单，并经部门主管同意同意。特殊情况（如突发事件等）产生加班，须事后补填加班单。加班单必需在事后次日交综合管理部，不然不予认可。3、 综合管理部凭加班打卡统计和加班申请单计算职员加班工资。例会制度依据工作需要，立即反应存在问题，每七天召开一次由管理处领导主持例会。一、 参与例会人员由各部门主管和主办人员。二、 例会时间由各管理处依据实际情况确定，企业不作统一要求。若临时变动以管理处主任通知时间为准。参与例会人员无特殊情况必需到会。三、 例会内容由综合管理部文员统计和存档。关键内容必需以会议纪要发放。四、 例会内容由各部门主管进行本周工作总结及下周工作安排计划汇报，工作中存在问题在会中提出经审定后必需在要求时间内完成。五、 例会内容由各部门主管立即向部门职员传达，并依据部门实际情况安排各岗位职员任务，确保任务完成。六、 各部门主管例会后须将下周工作安排计划在要求时间交到综合管理部，方便直接配合完成工作目标。七、 例会中全部参会人员手机、BB机调为静音状态，若有急事需打电话，须经同意后方可离开。档案室管理要求一、 归档制度1、 归档范围企业在物业管理服务、内部各项管理工作中形成多种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘，光盘等材料。2、 归档要求归档文件应原件（尤其情况下可用复印件替换），要完整、正确、系统、多种签证手续完备，字迹清楚。3、 归档时间：输完成后，应立即归档。4、 归档份数：各类文件材料通常归档一式一份。5、 文件材料归档，必需办理移交手续，由档案室填写一式二份归档文件记录表，按记录表清点材料，移交双方签字后，各存一份，以备查考。二、保管制度1、 归档文件材料，应保持文件材料之间历史联络，进行科学分类、立卷和编目、编号。2、 存放档案要有专用柜架。档案上架时，应根据类别和保管单位次序，自左向右，自上而下地排列。3、 定时对库存档案进行清进查对，做到帐物相符。4、 档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护方法。5、 档案室保持合适温度、湿度，通常温度保持在1424摄氏度，相对湿度保持4560%要求范围内。6、 档案移出、外借必需推行登记手续，借出档案查阅后须立即归还。归还档案应放原处。7、 企业对档案进行定时或不定时检验，如存在管理混乱、档案破损或遗失现象，可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至解聘处理。三、档案借阅、复印程序提出申请相关领导同意档案室办理手续使用档案归还档案室具体要求：1、 借阅、复印档案应先同意，再办理登记手续；2、 要珍惜档案，不得丢失；3、 借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案；4、 借阅、复印人不得将档案随意传看，携带外出（除工作外），以防丢失、泄密；5、 办理完成，应立即归还，如有差错，应追究当事者责任；6、 调离本企业职员，必需将所借档案材料还清后，方可办理调离手续。办公用具管理制度为合理有效地使用办公用具，控制办公费用，持制订管理处办公用具管理要求。一、 此处办公用具系指价值在200元以下易耗品，办理公务所需文具类及其它用具。二、 各部门每个月底依据各自部门使用情况上报办公用具计划，由综合管理部文员统一汇总报企业。三、 综合管理部文员负责办公用具领用登记。四、 职员领用办公用具须填写材料领用单，经部门责任人签字后，在综合管理部领取。五、 任何部门或个人不得私自购置办公用具，不然综合管理部不予登记，财务部不予报销。六、 下列物品限量领用：1、 计算器：限财务人员和主任领用；2、 笔记本事用：领用须注明用途；3、 圆球笔、铅笔：每人每个月限领壹支；4、 涂改液：仅限财务和综合部各壹支。电话管理要求为保持业主（住户）和管理处间联络通畅，方便提供高效、优质服务。特对管理处办公电话作以下要求：1、 管理处电话属办公之用具，除正常办公联络和业主（住户）急用外，标准上不对外借用，不开通长途，严禁打声讯电话，一经发觉，每次罚款50元。办公时间标准严禁打私人电话，确实需要，通话时间应简明扼要，时间控制在3分钟之内。2、 为便于业主（住户）联络，管理处工作人员在使用电话时，尽可能做到长话短说。3、 电话铃响三遍之内，工作人员必需提起电话听筒（不得使用免提键）使用规范语言，如“您好！XX管理处”，接听完成后，礼貌道声“谢谢，再见”。轻放话筒，不得接听电话后有力掷放话筒。4、 对业主（住户）报来电话号码，接听人除做好统计外，不得有任何泄露之行为，违者按企业相关要求处罚。5、 业主（住户）来管理处确因有事借用电话时，通话时间不得超出三分钟，对业主（住户）超出时间时，管理处工作人员或值班人员应委婉劝戒。6、 电话管理人三个时段，早晨8：3013：30由综合管理部负责；13：3021：00由当值人员负责，如工作需暂离开，可指定（委托）其它职员代管：21：00次日8：30由保安部负责。因发生声讯话费，视电话单统计时段，按所属段当班人员责罚。如属界限难分，由相关包含部门人员负担。复印机管理制度为确保复印机复印质量、维持管理处正常办公秩序，对复印机管理特作以下要求：1、 复印机由综合管理部指定人员管理，未经综合部许可，其它部门人员严禁开机操作。2、 复印纸张由综合管理部依据管理处工作量和企业办公用具定额领取，由综合部管理部门发放。使用复印纸就应本着节俭标准。部门复印在20张/份以下由综合管理部负责并办理登记手续；20张/份以上须主任签字方可复印并给予登记。私人资料标准上不得复印。3、 每个月底核实复印数量交由综合管理部统计各部门复印数量，以此核实部门成本费用，综合财务复印费收据，做到收支平衡，略有盈余。4、 对于业主（住户）和装修队复印资料，一律采取投币收费方法。A4纸每张伍角；A3纸每张壹元。每七天末定时会同财务结算，由收款员开具收据。5、 为预防人为损坏，避免其它机器事故。每一次复印100张，应让复印机待机10分钟。综合管理部结合每个月复印登记和财务收据，保持用纸数量和复印数量大本平衡。6、 如有违反管理要求者，经综合管理部指正仍不听劝说，由管理处扣发当月工资1050元，造成损坏，照价赔偿。7、 因复印机管理人员渎职损坏，由管理处按企业要求处理。8、 复印机管理人员每日对复印机运行情况进行不少于一次检验。发觉问题立即排除。无法排除时应立即通知专业维修企业进行维修。对处于保修期内复印机应通知专业维修企业进行保养。管理处巡楼制度1、目标确保小区正常生活环境和秩序，立即查处和排除小区各部位管理隐患。2、职责综合管理部管理员和保安部共同进行楼宇巡检。3、内容31巡视各栋楼层清洁卫生，督促清洁工做好业主（住户）和装修人员垃圾疏散工作；32检验各栋楼宇公共走廊消防栓、上下水管道是否泄漏，走廊灯、触摸延时开关、玻璃窗、铁栅门、电话门铃等公共设施是否完好、正常，如有损坏，统计、查明原因立即修理；33对游逛在楼层及小区内闲杂人员和可疑人和物，对可疑声、光、异味，要立即查明原因；34巡查各栋楼层装修人员是否办理装修申请，是否佩戴出入证，是否违反装修要求及装修垃圾清理工作；35控制各楼层装修人员不准四处乱窜，废弃物不能四处乱扔，不能在楼层内起哄、赌博、酿酒和其它影响业主（住户）起居行为，严禁装修人员打赤膊及其它不雅行为；36监督装修人员严格遵守管理处要求装修工作时间，在不影响其它业主或业主（住户）前提下，才许可其装修，不然强行停止其工作；37对每日管理处开出维修申请单内容进行督促、核实，争取当日事项当日落实；38巡楼时，对业主或业主（住户）投诉问题，礼貌进行回复。对能立即为业主（住户）处理问题应立即安排人员进行处理完善，对不能立即处理问题，做好统计上报主管处理；39相关保安员加强巡视提升警惕，把治安事故降到最低程度，愈加好地为业主（住户）服务；310各栋楼层是否存有火灾及治安事故隐患，并立即采取方法防患于未然；311在各楼层通知栏上立即张贴或更换管理处停水、停电通知及企业其它通知，方便业主（住户）采取对应方法和立即办理；312天天不定时对小区各栋楼宇进行检验巡楼不少于二次，并做好巡视统计，对比较严重事故，应书面汇报物业管理处。职员宿舍管理要求为保持职员宿舍有一个平静、整齐休息环境，特定以下规章制度：一、 职员宿舍是职员休息场所，每位职员应珍惜宿舍公共设施，主动参与宿舍各项管理工作，共同维护好宿舍生活秩序。二、 宿舍水电费、垃圾清运费等由全体职员分摊，并实施帐目公开，职员主动交费，不得无故拖延。提倡职员节省用水、用电。三、 宿舍标准上不得留宿她人，实属特殊情况需持有效证件（身份证、暂住证）方可住宿，但时间不超出一晚。四、 宿舍实施卫生值日制，值日人员需将大厅、卫生间、厨房、阳台清扫洁净，并将垃圾送到楼下公共垃圾桶。五、 严禁在宿舍内存放易燃易爆、剧毒等物品，不得私自拉电线和私装电炉。六、 不得在宿舍内打麻将、赌博、阅不良书籍和音像，经查违者每次罚100500元。七、 为了确保职员在宿舍能很好休息，每位职员全部应加强自律，不要打闹和大声喧哗（尤其在晚间）。质量方针科学规范管理、竭诚高效服务，营造安全、舒适、文明生活和工作环境。我们质量方针是依据企业实际情况制订，所提出质量标准和要求全部能做到有效地落实实施，任何一项管理和服务工作全部和文件要求程序一致，它依据于：1）“真诚、敬业、求实、创新”企业精神。2）以发明良好社会效益、经济效益、环境效益为管理标准。3）建立科学、规范和系统质量管理体系，依法管理。4）这行“先培训后上岗”，使每一个职员对企业质量方针和岗位工作质量要求和用户需求有足