档案智库建设背景下档案知识服务探讨_胡倩倩.pdf

档案工作archives work第 130 页2023/2 （下）总第405期档案智库建设背景下档案知识服务探讨文/辽宁大学信息资源管理学院胡倩倩2021年6月印发的“十四五”全国档案事业发展规划中明确提出档案智库建设，要求依托高等学校、科研机构等筹建若干个档案事业发展战略智库，为档案事业创新发展提供学理支持和决策咨询。档案部门从推动科学决策和民主决策、推进档案治理和国家治理、增强国家档案软实力的战略高度，把档案智库建设作为一项重大而紧迫的任务切实抓好。档案智库建设有利于档案事业的发展转型，提升档案部门的智慧化服务职能与决策支持能力。在档案智库建设背景之下，档案部门的职能与服务方式都发生了转变，公共档案馆从保管与服务并重的数字档案馆向侧重智慧化、智能化服务的智慧档案馆转型，而其公共服务方式由档案信息服务向档案知识服务加速。因此，优化档案知识服务模式、提升档案知识服务能力在档案智库建设背景下显得尤为重要。一、档案智库建设与档案知识服务提升的内在联系（一）档案智库建设须以档案知识服务为支撑。档案智库不只是档案领域的专家人才库，更是为档案事业乃至经济社会发展提供决策支持的资源库，档案智库建设的目的是对档案学科与档案事业发展提供研究支持，对档案信息利用者如政府部门提供决策支持。档案服务机构一直以来对档案信息与知识进行采集、存储、加工等，能够以其拥有的资源为需求者提供检索、定制等最基本的知识服务，如提供基于文献、信息、知识综合运用的可行性分析服务、国内外决策现状调研服务等。同时，档案知识服务既能为档案智库的发展建设提供应用工具，又能为档案智库成果产出提供效果倍增的服务途径。以档案知识服务最主要的提供场所智慧档案馆为例，其拥有先进的技术设备和智能共享的服务平台，因此档案知识服务既可以为参与智库建设的研究人员、专家学者提供先进的数据分析工具、个性化文献推送、以需求为导向的专题定制及多维的可视化技术工具等，为档案智库建设提供资源与技术层面的支撑；又可以通过原有的档案知识服务方式如知识推送服务、专家咨询服务、专题跟踪服务等，将档案智库的成果结晶提供给档案利用者，使得档案智库既有高效率、高质量的产出，又有人性化、智慧化的服务。档案知识服务以其拥有的资源、先进的技术和人性化的服务为档案智库建设提供有力支撑。（二）档案知识服务提升以档案智库建设为加速器。档案知识服务使用知识组织的方法，能够对大量的档案资源实现从文本到信息再到知识的“蜕变”，从而使利用者更好地感知档案知识。当前，我国的档案知识服务研究多以政府为导向，既要了解政策制定者的需求，提供完整、准确的档案知识，又要具备提升决策者的认识水平的能力，这就相当于把档案知识服务纳入“智囊团”的工作，这也与档案智库建设的初衷不谋而合。当档案知识服务参与到协助决策的“智囊团”之中，档案信息资源开发利用的重点从将档案资源转化为知识变成将知识“鲜活”地运用于档案智库建设平台之上，能够使档案信息和知识资源发挥价值，实现档案知识服务的增值。在这一过程中，对档案知识服务中知识资源的组织、知识产出的质量、知识服务的方式都提出了极高的要求，倒逼档案知识服务在能力和质量上加速提升。同时，档案智库产出的成果也是需要保存的档案资源，需要档案人员对这些成果进行整理、归档保存，通过一定的处理技术，使档案智库资源进行增值再利用。因此，档案智库建设加速了档案知识服务质量与能力的提升，能够实现档案知识服务的价值增值。（三）档案智库建设与档案知识服务提升共同助力档案部门转型。当前，随着技术环境、政策环境以及用户环境的变化，档案部门的管理与组织方式朝着以知识为中心转变，构建智慧型、服务型、创新型的档案机构已经成为发展的必然趋势，档案智库的建设更是加速了这一趋势的进程，使得档案部门决策咨询助手的角色深化。然而档案部门想要实现从重保管到重利用、重服务的职能转变，档案知识服务是不可或缺的手段。在档案实物保管、档案内容整理加工的基础上，利用数字人文、机器学习等技术手段，对档案资料进行挖掘，构建档案知识网络，为使用者提供系统化、规范化、个性化的档案知识服务。因此，档案智库建设与档案知识服务提升共同助力档案部门职能转型。二、档案智库建设背景下档案知识服务模式构建在档案智库建设背景下的档案知识服务包括三个构成层次、两个促进方面和一个服务主体，共同构建档案【摘要】本文对档案智库建设与档案知识服务的内在逻辑进行联系，构建了档案智库建设背景下档案知识服务模式，基于这个模式提出了知识个性服务、知识协同服务、知识成果服务、知识专业服务及知识质量服务的档案知识服务提升策略。【关键词】档案智库建设；档案知识服务；档案馆建设第 131 页2023/2 （下）总第405期知识服务的工作模式。三个构成层次分别是指档案资源层、档案知识服务层和档案智库层。档案资源层是档案内容的转变形式，从无序档案资源到有序可检索的档案信息再到以问答、咨询形式提供结果、建议的档案知识，这种转变与档案知识服务密切相关，因此这种转变过程中需要档案知识服务提供知识组织方式、知识挖掘技术，最后是高质量的、面向用户的知识服务。而在档案智库建设之下，档案智库有来自高等学校、科研机构等专家人才的支持，并建立智库平台报送档案智库的产出成果，并且可以通过智库平台将用户反馈评价传递给专家团队。档案智库层对档案知识服务提供有益的指导与辅助。两个促进方面主要是指档案智库建设下的专家团体和智库平台，其中专家团体对档案资源需求性强、对档案信息的组织方式要求性高，这反作用于档案知识组织方式，为档案知识服务提供良好的基础。同时，专家团队中专业技术人员可以对档案知识挖掘的维度给予指导。档案智库平台促进档案知识“鲜活”地运用于除政府决策支持外的更广阔的领域，能够使档案信息和知识资源发挥价值，实现档案知识服务的增值。一个主体是指档案用户，这个用户可能是政府机构、科研学术团体，也可能是社会公众，重点在于档案知识服务要以用户需求为出发点，对其所需的档案资源进行组织挖掘，提供知识检索、知识咨询等知识服务，其产出的知识、服务的方式都是面向档案用户的。同时，档案用户根据知识产出成果的质量、适用度、知识服务方式的体验对知识服务给予反馈，这有助于档案知识服务的能力和水平的提高。同时，可以根据不同档案用户的反馈，进一步挖掘档案用户需求，为其提供个性化的档案知识服务，这也为档案知识服务构建了一条完整的服务路线。基于以上的构建得到档案智库建设背景下档案知识服务模式（如图1），在这个服务模式中以用户需求为起点；将知识资源创新与档案知识服务增值贯穿全过程，档案智库专家团队的参与和档案智库平台的促进作用必不可少；落脚到档案知识服务的成果与质量，因此用户的反馈评价成为档案知识服务的重要一环。三、档案智库建设背景下档案知识服务提升策略（一）知识个性服务：满足多元用户档案知识服务需求。档案智库建设不仅面向政府的决策支持，同时也面向社会、民间、高校以及研究机构，随着服务对象的扩大化，档案知识服务的范围也要向经济发展、社会民生、历史资料、政府咨询决策等多个角度发展，满足多元用户档案知识服务需求。同时，对于不同的用户个体来说，其知识需求有所不同。因此，需要为档案用户量身定制个性化的知识服务内容和形式，对用户的查询、检索、浏览、借阅等进行详尽的记录，并通过分析用户的兴趣爱好，将用户所需要的、感兴趣的信息和学习的动态进行推送服务，对有特定服务形式偏好的用户进行标记，如习惯自助查询而非参考问询服务。档案知识资源的网络化、专题型、连续性推送和档案知识服务形式将进一步催生用户更具指向性和个性化的档案知识需求。（二）知识协同服务：协同档案资源共享与多部门合作。首先，智慧档案馆可以通过跨馆、跨界等方式多方知识协同集成档案资源。跨馆是档案资源的馆际共享，跨界则是与图书馆、博物馆等存在共性的文化类知识服务机构合作，通过资源共享的方式，不断丰富档案馆资源储备，获取更多档案信息资源，满足更多用户的档案知识服务需求，开展“一站式”档案知识服务。其次，加强与图书馆、博物馆、档案智库等部门的合作。通过与图书馆、博物馆共同编研、联合展览、公开讲座等形式进行跨界合作，丰富档案知识服务的内容与组织服务方式；而与档案智库协同合作有助于提升档案服务部门和档案智库的社会影响力和决策力，使档案知识服务成果通过档案智库平台向上传送，而档案智库产出成果可以通过档案知识服务的多种数字共享资源平台得以有效传播。（三）知识成果服务：加快档案知识成果转化并丰富展示形式。档案智库的建设以高效的档案知识成果转换与报送为基础，以丰富多维的展示方式为提升途径，因此实现档案知识成果服务，要对档案知识成果转换的效率做出要求，档案工作人员不止要适应高效产出的方式，更要通过技术手段的学习，实现加快档案知识成果转化和丰富知识成果产出形式的目标。通过对档案数据挖掘分析，实现对档案信图1档案智库建设背景下档案知识服务模式档案工作archives work第 132 页2023/2 （下）总第405期息资源的关联分析、聚类分析、主题分析等服务；通过嵌入人工智能技术，实现档案知识多样检索，为用户提供信息筛选、过滤、推荐等个性化服务；通过知识图谱技术，为研究者提供档案中蕴含的社会网络关系、人物时空运行轨迹等服务；此外还能通过VR技术实现场景重现，丰富档案知识发现成果的展示形式。（四）知识专业服务：培养专业的档案知识服务人才。档案智库的建设对档案知识服务的专业性、体系化和前瞻性提出了更高的要求，由于涉及科学决策和智力支持，需要提供更专业、更高端、更具前瞻性的知识服务，而知识服务是以显性文本信息为基础对隐性知识价值进行提取，对涉及的知识领域与掌握的技术要求更加多元化。因此除了档案学专业人才外，跨学科领域的人才也成为招揽的对象，如计算机、信息资源管理、图书情报、秘书学等专业，可以使档案知识服务人才队伍形成理论性研究、实践性拓展、技术性创新的全方面发展，形成协同性、互补性、专业性的档案知识服务模式，为档案事业的发展提供新的机遇，促进档案信息资源的高效利用和知识开发。（五）知识质量服务：完善档案知识服务评价与反馈制度。要确保档案知识服务的质量，需要建立档案知识服务评价与反馈制度。评价和反馈的内容包括档案知识服务内容与知识服务方式，主体包括档案用户和档案专业人士。其中，档案用户可以从自身需求和服务体验的感知出发对档案知识服务进行评价，这种评价应该常态化，做到服务完毕即评价。同时，用户还能通过线上线下相结合的方式进行档案知识服务的反馈，这种反馈可以是对档案知识服务内容产生效果的延时反馈，也可以是对档案知识服务需求方向的反馈，使今后档案知识服务工作更具指向性。而定期邀请专业人员或档案智库专家团队对档案知识服务产出成果进行浏览、指导，对档案知识服务方式进行体验、感知和测评，并通过打分的方式进行具体量化，以此来提高档案知识服务的研究效率与成果质量。【参考文献】1张斌,徐拥军.推进中国特色新型档案智库建设策略J.中国档案,2022(02):32-33.2任越,问宇鹏.智慧档案馆知识服务的构成要素及服务层次探析Z.山西档案,2021(03):15-23.3吕琳琳.面向智库的档案知识服务体系构建J.黑龙江档案,2017(06):80.4许剑颖.走向知识服务:数字档案馆公共服务转型研究Z.新媒体研究,2021(23):78-81.5叶鑫.新型智库建设视域下的档案知识服务研究J.浙江档案,2021(05):46-48.6魏亮亮.面向数字人文的档案知识服务模式转型探析J.档案学研究,2021(04):72-79.（上接第118页）（四）档案馆信息化安全管理机制。大多数档案馆已经逐步完善信息化建设，需建设信息化安全管理机制对其加以保障，涉及以下要点：1.档案信息数据库用于各项档案信息的开发、利用、管理，档案馆应确立专一管理人员，并需签订保密协议；2.档案信息化存储、加工设备严禁连接互联网，并需装置杀毒软件、防火墙；3.严禁档案馆管理人员私自转移、外接、泄漏档案数据信息；4.未经档案馆馆长许可，严禁随意删除、更改档案业务数据；5.档案信息管理人员每周制作数据备份（二套）并异地存放，确保系统发生故障时能够快速恢复，备份数据严禁更改；6档案数据需定期、准确、真实、完整地转移储备在不可更改介质上，后续再集中处理、异地保存，以避免其丢失；7.档案信息化管理系统，应定期检查其安全性能，弥补其安全漏洞，避免数据信息损失、泄漏；所用档案管理软件应及时更新，确保其安全使用性能。三、结语综上，文章就档案馆危机管理和应急机制进行了论述与分析，强调了其对高校发展的重要意义，建议高校管理层给予足够的重视，通过大数据分析、现场勘察等手段来了解档案馆当前的安全管理现状，从而针对性地制订应急处理预案，在危机事件出现时，直接提取预案来加以解决，提高解决效率。此外，还应关注各项危机的处理过程，总结经验与教训，保证在后续的档案馆管理过程中不再发生类似问题。【基金项目：沧州市科技计划自筹经费项目，项目编号：213206013】【参考文献】1朱玲,汪洋.集群效应视角下档案馆管理体系构建困境与对策J.山西档案,2019(5):6.2张美芳.档案馆危机预防评价体系的构建J.档案学研究,2022(3):19.3宋雪雁,朱立香,盛盼盼,等.基于知识治理的公共档案馆服务质量优化机制研究J.图书情报工作,2018(1):6.4方永梅,邱川燕,尹奎.突发公共危机平战结合预防控制体系下的档案馆设计研究J.档案管理,2022(3):2.5张丹.档案馆应急管理规范(DA/T842019）解读J.北京档案,2021(2):5.6李莉莉.高校档案馆服务应急管理工作的问题及对策研究J.2020(3):19.7于怀明,方圆,张洪霞.基于数字档案馆的档案信息安全与预警机制探究J.科技创新导报,2020(29):111-112.