酒店管理财务部设置及职能.doc

酒店管理财务部设置及职能目录：第一节 财务部概述及编制结构图第二节 财务部岗位职责与素质要求第三节 财务部工作程序及标准第四节 财务部管理制度第一节 财务部概述及编制结构图一、部门概述：财务部由查核部、会计部、成本控制部和采购部组成，是饭店的核算和监督机构，负责日常收支管理和成本控制工作。根据会计法的规定，结合饭店的实际情况，设置会计科目和会计报表，组织会计核算，包括资产核算、负债核算、所有者权益核算、营业收入核算、成本核算、费用和税金核算、营业收入以及利润和利润分配核算。查核部通过设在前厅和餐饮部门的各个收银点收集并统计每天的营业收入。为了确保营业收入的准确性，查核部设有专人进行日常审核。会计部根据审计所提供的收入日报作为核算收入的依据，编制饭店月度、季度、年度财务报表，正确、及时地核算和监管饭店的财务状况、经济活动和经营成果，为管理当局提供准确可靠的会计信息。为了加强计划管理，会计部尚须编制财务预算，做好控制工作，节约费用，降低成本，多创利润。通过对饭店应付账款的控制，合理分配、运用资金，争取较大的经济效益。会计部人员应坚持会计监督，贯彻财经制度，维护财经纪律，保护饭店的财产和利益。为了尽快收回相关单位在饭店消费后未能及时支付的欠款，会计部还设立有应收信贷部，定期对欠款单位进行信誉审查并催收欠款，对那些长期欠款的单位要向营销部提出停止信贷挂账权利的建议。因为饭店依靠收回所有营业收入用以支付日常的开支和员工的工资以及偿还银行的贷款和业主的利润分配。成本控制部门负责对日常饭店申购用品价格的审核，仓库存货领用的控制，尤其是餐饮部门食品酒水的控制，尽量避免造成浪费和流失。采购部是负责饭店采购工作的职能部门。采购部在饭店财务部统一管理下，根据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地采购各部门所需要的物品，确保饭店经营活动的正常进行。采购部的采购工作，必须严格执行饭店的采购制度，严格按照采购程序办理，确保所采购物品的数量、质量、价格和交货起符合要求，并严格控制采购成本。二、财务部的基本任务财务部的基本任务是遵循国家的方针政策和财经制度，依据饭店的经营运筹规律，合理组织各项财务活动，正确处理财务关系，加强资金计划管理和经济核算，促进规范服务质量，降低成本，改善经营管理，提高经济效益，加强财务监督，保护饭店财产，维护财经纪律，具体有以下内容：1、正确、及时、完整地核算反映饭店经济活动和经营成果，为管理人员提供准确可靠的财务会计信息资料。2、加强资金计划管理，认真编制年度财务计划，做好财务预算与各项经济指标的分解，3、加强成本费用的核算，做好各项指标控制工作，降低成本和费用，多创收，多创汇。4、加强财务分析，考核各项经营指标的内外情况，反映经营管理现状，通过深入实际的调查研究，总结经验教训，揭露矛盾，促进饭店改善经营管理。5、筹集和管理分配、运用资金、积累资金、监督资金的运用情况，加速资金周转、以尽量少的资金占用，取得较大的经济效益。6、坚持会计监督，维护财会纪律。7、协助指导各部门做好节支开源工作，加强成本核算。8、确保各部门的经营活动正常开展，做好服务工作。三、财务部编制结构图（附）第二节 财务部岗位职责及素质要求财务办公室财务总监上级：总经理下级：会计主管（总账会计）岗位职责1、在总经理领导下，认真贯彻执行会计法和有关的法律、法规、制度。监督考核饭店有关部门的财务收支、资金使用和财产管理等计划的执行情况及其效果，保护饭店财产，维护财经纪律，对本饭店的财务状况负责。2、领导财务部的全体人员认真落实岗位责任制，健全和严格实施经济责任制，建立良好的财务工作秩序，并对其工作负责。3、有权向下级下达工作和生产任务，向他们发指示和进行工作策划。根据本部的实际情况和工作需要，有权增减员工和调动他们的工作。4、负责财务部的全面工作。加强财务部队伍的建设，制定各级人员培训计划，提高财务部全体员工的业务素质，拟定财务部各部门机构设置和人员配备方案，并实施各级人员的任免和奖惩方案。5、控制预算案，指导制订饭店经营政策。6、管理现金流量、货款及货币兑换。7、贯彻总经理下达的各项工作任务，处理所管部门的日常业务。8、审查和批示各部门的营业报表和工作报告。9协调与饭店各部门的关系，并负责与财政、银行、税务、外汇和保险机构联系。10、组织各部门编制财务收支、成本费用等计划和预算，审查核定计划外重大收支项目，并负责各项经营计划的协调平衡，落实完成计划的措施，对执行中存在的重要问题提出改进意见。11、参加总经理召开的部门经理例会、业务协调会议，建立良好的工作关系。定期向总经理如实反映饭店经济活动和财务收支情况，正确及时地提供管理信息，作为改善饭店经营管理决策的依据。12、对部属的工作进行策划与督导，培养他们不断提高管理水平和业务能力。素质要求1、财务总监属饭店高层管理人员，要求对饭店业务特别是财会、采购、仓库管理方面的业务非常熟悉。2、熟悉和掌握会计的基本理论及实际工作方面的知识，包括掌握会计的基本原理、常规、标准、原则及限制等基本会计知识。3、 熟悉经济法、饭店法及本地的法律及法规。4、了解和掌握饭店经济活动的情况。财务部会计主管上级：财务总监下级：库管、收银1、全面负责饭店的会计核算工作，正确计算饭店各经营部门的经营成果，为总经理、总经理助理的经营决策提供准确财务资料。2、妥善保管会计档案，保证会计资料完整，查找方便。3、积极参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。素质要求1、熟练掌握饭店会计的基本理论及实际工作方面的知识，包括熟悉会计的基本原理、常规、假定、标准、原则及限制等方面的基础知识。2、熟悉经济法、饭店法及本地的法律、法规。3、熟悉本地区的社会环境，与银行、税务保持良好的关系，为饭店经营创造较好的环境。4、了解会计理论及实际工作的发展动向，不断的提高自身素质。5、忠诚饭店事业，维护饭店利益。6、负责饭店所有固定资产的管理，每月正确计提折旧。7、妥善保管固定资产的档案，保证资料的完整，及时记录固定资产的变动情况。8、每年对固定资产最少进行一次盘点，以保证饭店财产的完整与安全。9、积极参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。工作内容1、编制收入、支出、费用等的记账凭证并登账。2、每月将饭店发后的公共费用进行分配（如：水电费、柴油消耗、市政排污费、广告宣传费等），并编制转账凭证。3、根据记账凭证将有关业务输入电脑，做到正确无误。4、督促有关人员将所有入账凭证在结账前及时完成，不得影响结账工作。5、月末按时编制财务报表并做到账表相符，发现问题及时调整。调整账项要依据真实资料，并附有说明，经总经理助理批准方可调整。6、按规定打印报表，按顺序装订成册，按要求发放。7、积累总结各项指标完成情况的资料，随时回答上级提出的问题，按时完成领导交办的工作。8、负责保管一切会计档案，装订成册，登记管理，未经上级批准，不得外借，并做好经济资料的保密工作。9、正确划分固定资产与低值易耗品的界限，编制固定资产目录，对固定资产进行分类编号，加强管理。10、会同有关部门根据本部门经营状况，认真核定固定资产需用量，并随着经营情况的变化进行调整。11、了解分析固定资产的使用和完好状况，为编制固定资产更新和维修计划提供资料。12、对购置、调入、内部转移、租用、封存、调出、报废的固定资产，要督促有关部门或人员办理相关手续。并根据固定资产登记卡，定期核对，编制增减情况表，做到账、卡、物相符。13、按月正确计提固定资产折旧。14、会同有关部门定期做好固定资产的盘点工作，发现问题查明原因，分清责任，提出改进意见，并按规定办理相应手续。查核部查核员（日审和夜审） 上级：财务主管 下级： 无 1、在财务部主管的领导下，负责饭店收银结算查核工作。2、遵守有关财务规定和结算核查程序，保证饭店的资金安全。4、积极参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。素质要求1、熟练掌握饭店会计的基本理论及实际工作方面的知识。2、熟悉饭店的收银管理的电脑系统，并能熟练操作。3、熟悉经济法、饭店法及本地的法律、法规。4、忠诚饭店事业，维护饭店利益。工作内容1、每天按各班次收银员送审的账单、原始单，核查数据是否准确，并核对该班次营业报表。2、核查各班组送审的转账单据所列单位有无串户，是否按有关规定或协议执行。3、审核前厅输入电脑房价是否正确，并做出记录。4、查核各餐厅收银班组输入账单与客房所输入电脑的挂账数据是否相符，房号有否错误，以缩短客人结账时间。5、审核每天转账结算单据，数据是否正确，各种单据是否齐全无误。6、根据各部门、班组已审核的营业日报进行综合汇总，做出当天全饭店营业日报表，并于次日八时前送呈执行总经理、总经理和董事长。7、保管各班组的营业日报和附件单据。收银员收银领班 上级：会计主管 下级： 1、在会计主管的领导下，负责客人在饭店消费的结算工作。2、遵守有关财务规定和结算程序，保证饭店的资金安全。3、积极参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。素质要求1、熟练掌握饭店会计的基本理论及收银结算程序。2、熟悉饭店的收银管理的电脑系统，并能熟练操作。3、忠诚饭店事业，维护饭店利益。工作内容1、工作前检查收银设备，保证其工作正常。2、准确打印各项收费账单、发票。及时、快捷收妥客人应付费用。在收款中做到快、准，不错收、漏收。对各种币必须认真验明真伪。对签单结账的客人，必须要对照预留的签名模式。3、对每日收入的现金，执行“长缴短补”的规定，发现长款或短款，如实向领导汇报。4、前厅收银还须按规定做好客用保险箱服务工作，按规定做好外币兑换服务，管好备用金。5、客人付信用卡时，按银行规定程序执行，确保无差错。6、负责打印有关报表，整理营业单据，移交查核员审核。将当天所收现金投放在饭店指定的保险箱后方可下班。仓管上级：会计主管下级：无1、在会计主管的领导下，负责饭店物质验收、发放、仓存工作2、认真执行饭店各项制度、操作程序和要求，以保证饭店财产安全。3、协助会计部经理的工作，严格把好收货、保管关，将损耗降至最低限度及月底盘点工作。4、积级参加培训，遵守饭店规章制度，完成上级分配的其它工作。素质要求1、了解饭店会计的基本理论及实际工作方面的知识。2、基本了解饭店所需各种物质的名称、型号、规格、单价、用途和产地。3、熟悉饭店物质管理的方法，了解本饭店物资消耗的基本情况。4、忠诚饭店事业，维护饭店利益。工作内容物品库1、严格遵守饭店各项规章制度，特别物品库工作程序和物品库安全消防管理要求。2、确保所负责的库房干净、整齐，每天都要检查水、电、气是否有跑漏现象，处理不了的马上向上级反映，一定要把事故消灭在萌芽状态中。3、对库房物品的使用要做到心中有数，量少的要及时补充，对不用的物品（长期积压的）及时提出处理意见，供上级考虑。对于质量次价格高的物品或与订货不符的物品要拒绝入库。4、出库时，一律凭领料单，没有领料单的不予发货。食品库1、食品入库要严格把好质量关。根据批准的采购申请表验收入库。2、认真检查入库的食品、饮料的品名、数量、外观包装、生产厂家是否符合，杜绝假货入库。3、对入库的货物，要堆放整齐安全摆放。4、出库要做到先进先出。5、食品、饮料入库和出库都要及时在登记卡上记录，随时做账物相符。6、每天打印收货、发货汇总表报会计主管。7、随时检查库房各种物资的品名、数量，如库房物资存量不够，要填采购单，写明库存量、月用量、申购量，到货期限，确认无误后交会计部经理。8、物品、食品、饮料到货入库必须严格检查，要根据申购的数量及规格，检查货物有效期、数量、质量，符合要求方可入库。9、物品、食品、饮料到货入库后要及时登记，准确无误。10、发货时要根据规章制度办事，领货手续不全不发货，如有特殊原因需得到有关领导审批后方可办理。11、经常与使用部门保持联系，如有积压，要提醒各部门，以防浪费。12、积极配合成本部门做好每月的盘点工作，做到账物相符。13、下班前要对库房进行安全检查，切断电源，锁好库房。采购部采购部经理、采购员上级：财务总监下级；无1、根据采购申请单或仓库补货单采购各部门所需的物品和食品。2、力争使饭店所购的产品价平物美。3、对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换。4、与有关供应商保持良好关系。5、负责到货运站或火车站装运进口或外来的来货。6、协助仓库搞好物品入库的验收工作。7、及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。8、做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。9、积极参加培训，遵守饭店纪律，保持与饭店有关部门的良好关系，完成上级分配的其它工作任务。素质要求1、遵纪守法；有自我约束力， 不以权谋私，不假公济私，不吃回扣。2、男，女均可，年龄在25岁以上；品貌端正，身体健康。高中以上学历。3、有一定的饭店采购工作经验，工作认真负责，勇于克服困难。工作内容1、协助仓库搞好物品入库的验收工作。2、及时向上司报告有关产品和价格的最新行情。3、做好每天现金或支票采购的报销工作和结算工作。4、积极参加培训，遵守饭店纪律，保持与饭店有关部门的良好关系，完成上级分配的其它工作任务。第三节 工作程序及标准一、查核部(一)现金装投放及交接程序1、每天所有的收银员及其它负责现金交款的人员应将所收到的现金放入现金袋中。2、如果备有保险箱，所有的现金袋应投入保险箱中，如果没有保险箱，现金袋应交给财务部出纳。3、收银员或交款员应将各自的交款情况记录在现金袋投放登记报表上，登记报表应包含下列栏目：日期、营业点、时间、收银员姓名及签章、见证人姓名及签章、收件人姓名及签章。4、出纳应最好在有其它见证人情况下清点列在现金袋投入登记报表上的现金袋数目。5、出纳应确保实收现金袋数目与列在现金袋投入登记报表上的现金袋总数相吻合。(二)总台结账程序1、散客结账：1）核对账目及确认（1）当客人到前台结账，确认客人姓名是否正确，并准确称呼客人的姓名。（2）收款人员主动收取房间钥匙，并讯问客人是否在短时间内有其它的消费。（3）客人结账的同时，收款员要及时与客房房务中心联系，检查客房内部酒水的使用情况。（4）清楚打印客人账单，交由客人检查核对，经其认可后在账单上签字，确认付费方式。（5）在结电脑账的同时要清理客人账袋，将入住登记单及各种单据整理，与账单一并钉好以备查（注：如客人需要消费明细单可交由客人保存）。（6）客人要求提前清付账目，但要晚些离店时，收款员应特别注意客人的消费情况，待客人离店时应再通知客房房务中心。2）结账（1）在客人结账时要查看电脑中所注明的特殊注意事项。（2）确认一切手续，如无特殊情况，应在三分钟内完成结账手续。（3）有礼貌地为客人迅速准确办理离店手续，并表示欢迎客人再次光临本饭店，祝其旅途愉快。3）付款方式及方法（1）现金结算：前台不直接收取外币和旅行支票，客人需到银行兑换处依照当天汇率换取人民币现钞，然后再付清自己的账目。（2）信用卡结算：应有礼貌地请客人出示信用卡及有关证件。A：验卡a：查看客人的信用卡是否本饭店所接收的种类。 饭店接收的信用卡及授权限额举例（元）信用卡名称 授权限额（普卡） 授权限额（金卡）（待定）注：以上授权限额随当地、当时的情况酌定。b：辨别信用卡的真伪：检查信用卡的整体状况是否完整无缺，有无任何挖补、涂改的痕迹；检查防伪反光标记的状况；检查信用卡号码是否有改动的痕迹。C：检查信用卡的有效日期及适用范围。d：检查信用卡号码是否在被取消名单之列。B：收受a ：检查持卡人的消费总额是否超过该信用卡的最高限额，如超过规定限额，应向银行申请授权。申请授权时向银行或信用卡公司详述以下资料：特别单位号码和编号；持卡人姓名和卡号；信用卡有效期；消费总额；持卡人证件号码。b：压印签购单：要求将信用卡上全部资料清楚地压印在每联签购单上。C：填写签购单：按签购单上的各项要求进行填写，做到字迹清楚，数字准确。d： 请客人签名：将签购单上的名字与信用卡背面的签样进行核对，如不符，可以请客人再签一次，如还不相符可向银行查询。e ：将持卡人一联连同账单和发票一起放入信封交给客人。（3）支票结算：（待定）（4）电脑入账：2、转账结算：客人结账时，其账目由其他住店客人或公司代为支付，需经付款人填写账目承付单，并请客人在账单上签字认可后才能转入付款人账上，客人的消费签单应全部附在账单后面。3、团客结账1）将结账团队的名称、团号通知客房房务中心，以便检查客房酒水的使用情况。2）查看团队预订单上的付款方式以及是否有特殊要求，做到公付、自付分开。3）电脑操作：（1）使用团队结账程序，打印该团队所有客人账目。（2）为有账目的客人打印账单、收款。（3）客房消费的酒水应及时输入电脑，并打印账单。4）结账过程中，如出现账目上的争议，及时请大堂副理协助解决。5）重点提示（1）收银员应保证在任何情况下，不得将团队房价泄露给客人，客只要求自付房费，应按当日门市价收取。（2）团队延时离店，须大堂副理或营销部经理批准，否则按当日房价收取。（3）凡不允许挂账的旅行社，其团队费用一律到店时现付。（4）团队陪同无权私自将未经旅行社认可的账目转由旅行社支付。(三)保证金的收取和退还程序缴纳保证金是为了保障饭店的权益不受损害而向客人预收的款项。1、保证金的收取：（根据客人结账方式选择）1）现金：计算方式应收保证金=（房费+杂费）房间数天数2) 支票：前台收款处一般不存放空白支票，凡以支票结算，可按上述方法计算应收保证金，填写支票。3）信用卡：客人最终以信用卡结账，请客人出示信用卡，预先压印签购单。若是国内信用卡，请客人在签购单上签名并抄下有效证件号码，凡作为担保的信用卡签购单，要登记造册集中保管。4）免收保证金：免收保证金的客人，需经有关人员进行担保，在入住登记单上签字。保证金的结算：结算的原则是“多退少补”，如客人的保证金不足以清偿在饭店的消费，应向客人收取补付的部分；如客人的保证金在清偿费用后尚有余额，应退给客人。2、保证金的退出：1）退款的原则：收现金退现金：收支票退支票，（不到支票起点金额可退现金）。2）如需退给客人保证金，收款员应填写退款凭证，注明退款的日期、房号、金额、原因，并请客签字，同时收回所押保证金收据，按实际消费额开据正式发票。如遇收据丢失，请客人在退款凭证上注明。3）退支票应在收入支票五天以后。4）退款金额的审批权限：低于500元大堂副理低于1000元营销部经理低于2000元总经理助理/执行总经理/总经理5)电脑入账3、预支垫款：只为住店客人提供此项服务，并保证此款项的收回，目的是为了解决客人的临时性现金应急需要。1）填写现金支出凭证，注明付款原因，并请客人签字。2）如使用信用卡提现（小额），应额外收取5%的手续费，作为其它收入，填写凭证请客人签字。（此条应在客只急需时使用。）3）得到相关人员的批准，批准人员与权限参照“担保金退出”一节。4）将现金支付给客人。注：对于信用卡者，应同时将提现金额和手续费从其卡中划出。(四)客用贵重物品保险箱的使用和管理1、为客建立保险箱1）请客人出示房卡或钥匙牌，证明其为住店客人。只有住店客人方可免费使用贵重物品保险箱。2）交给客人一份空白保险箱登记卡，请客人在登记卡上逐项填写，包括房间号码、印刷体姓名（中文或英文），开箱日期、离店日期、使用人签字。3）收款员检查登记卡，保证无漏填项目后，将钥匙号码填写在登记卡上，同时签上自己的名字，用保险箱的母钥匙和客人的子钥匙一起为客人打开保险箱。向客人讲清要保存好子钥匙，如钥匙丢失，应付500元民人民币的赔偿费。4）若两人或两人以上共用一个保险箱，需所有使用者预留签字。2、存档：将第一联登记卡放入客人账袋内，第二联登记卡按箱号顺序存档。3、登记：收款员在保险箱登记本上逐项登记日期、箱号、客人姓名、房号开箱日期（时间）并签字。4、客人存取物品1）按照箱号找出登记卡请客人在此卡背面的使用栏中签字。2）核对客人的签字和登记卡上的签字，二次的笔迹相符方可开箱取物。3）替客人打开保险箱。4）收款员在卡上签字、注明时间、日期。将此卡放回存档处后退出室外。5、客人取消保险箱1）按照箱号找客人的登记卡，请客人在此卡背面“结束使用保险箱”处签字认可。2）核对客人前后签字笔迹相符后方可开箱。3）客人在保险箱内取完物品后，收款员应再次检查保险箱，确保客人的物品全部取走，然后锁上保险箱，将子钥匙放回存放柜中。4）收款员在客人取消的登记卡背后右下角签字，注明日期、时间、并在登记卡中间的空余栏目中划上“z”，取消其使用空间。5）在保险箱登记本上注明该箱取消日期、时间、并签字。6）将登记卡存档，至少保管半年。6、核查钥匙每班工作人员在接班时应填写“客人保险箱日报表”，接班人员应根据此表进行复查找签字，此表随每班报告上交。（五）客人延时离店的处理程序与要求1、客人的结账时间是中午13：30点，在下午6：00点之前离店应收取半日房，超过下午6：00离店应收取全日房费。2、客人事先声明要延时离店。收银员无权批准客人晚离店，应将此事向大堂副理或房务总监汇报，若批准由大堂副理以上人员填写延时离店通知单，标明免费、半费或全费，请客人签字后，收银员可免收或半价收取房费。3、客人未事先声明。1）客人办理结账手续时，应向客人耐心解释饭店关于晚离店的规定。2）若客人对上述规定表示异议，收银员需耐心有礼貌地向其解释，必要时及时通知当班主管人员或大堂副理协助解决。3）电脑操作：加收半日或全日房费应填制杂项调整单，写明房号，按电脑中的房价计算房费，用费用代码在该客人账中加入房费。（六）交接班程序与要求1、阅读记事本1）每日在交接班时应先阅读工作记事本，掌握记事本记载的各项事宜。2）读后将安排处理有关问题。2、处理记事本记载的待解决事宜1）本岗可以解决的问题在尽量短的时间内妥善解决。2）如需与其它部门联系协同解决，上报财务部负责人，由财务部负责人与该部门协助解决。3、记录处理结果：处理完毕时在记录本上将处理情况做如实记录并签字。4、记录班次情况：在记录本上记录有待下班次人员解决的问题并签字。5、清点备用金及电话磁卡，有问题及时报告。6、交接保险箱钥匙并一起复查。（七）冲减费用的程序1、如需调整账目，须填写杂项调整单，注明原因，请总经理助理以上人员签字批准，方可调整电脑，入账时运用费用代码。2、当是发生的费用，如有错误只能以相同费用代码输入负数来调整，不能使用调整费用代码，否则影响当日收入。（八）紧急情况处理程序1、如遇电脑系统出现故障，应及时改用手工程序，做到心中不乱。2、利用夜审后的Guest Detail Balance报告，加上当日消费账单作为依据。3、事先得到通知需短时停机时，可打印一份In house报告。4、向客人解释说明，并对由此给客人带来的不便向客人道歉。5、接班时需用手工结账报告。将当日业务分类汇总平账。（九）应收账程序1、每天从电脑中打出两张报告，一张是City Ledger to Accounts Receable Transfer,另一张是House Folio Transfer Report.2、将前台转来的账单与以上两张报告核对，要求账单与电脑报告的应收款账号相符； 每天转来的应收款金额与”D”Card报告核对相符。3、账单与订单核对相符，要求订单、更改单、传真Voucher手续齐全。4、如果核对有问题的账单找日审核查，要求当日解决。5、账单核对无误后进行A/R转账。6、转账后，打出一份当日挂账报告，与当日所输入的账单核对无误后存入账单柜。7、每日根据外结报告在电脑中逐笔收回。8、每日根据外结报告之调整报告在电脑中做调整，并汇总制做手工凭证。9、每日打出一份当日付款报告，与外结报告核对无误。10、每日填写CITS结算单，月底汇总，在次月的5日前将结算单寄出。11、海外旅行社除有结算要求的一律在审核账单后的三日内发出传真。对日结的海外旅行社每日填写结算明细表，月底汇总，在次月7日前将结算明细表发传真给每个旅行社。12、对外埠旅行社账单在审核无误后的三日内寄出，必要时可以发传真。13、每日登记应收款手工账及预收定金，要求每日与电脑账校对无误，月末与总账核对无误。14、负责给外结人员提供准确无误的账单，要求有登记手续。15、每月1日打出账龄报告交总经理助理。16、负责保管长住户合同，要合同齐全。17、根据合同计算长住客房费、押金、要求准确无误，并负责为前台提供数据，收取房费，不能按时交纳房费的查明原因，逐级报告。（十）外结程序1、每月根据应收款账龄报告，制定收款计划，经会计主管批准后执行。2、每月应该对离店客人应收账款，及时催收，控制应收款的当月回收率。3、每天要与客户进行联系，并要填写详细的收款记录。外出催收回来后，向会计主管汇报催收情况及遇到的问题。4、外出催收前要将催收客户的账单与手工账、电脑账逐笔核对，做到所收账与账目完全一致。5、每天将收回的款项填写收款记录表一式两份：一份转应收款组，在电脑中打收回；一份连同所收的支票、现钞等交出纳处。6、收回款项与账单不符时，要及时填写调整加或调整减的报告，并要写出其书面的说明，经会计主管审核后，方可进行调整。7、掌握挂账客户的协议、合同等的有关条款，并做好保密工作。外出结账时必须所收账单的内容，有问题时要与有关人员进行及时处理解决，避免住店客户投诉。8、因外汇汇率变化以及其他情况影响，不能收回欠款的，要及时请示会计主管，经批准后即可收回。9、对长期催收无效的账款，要及时写出书面材料，报告总经理助理，及时做坏账处理。不允许出现90天以上的应收款项。（十一）关于挂账的控制规定与程序规定：1、挂账申请均由总经理、执行总经理、总经理助理、房务总监、餐饮总监、营销经理和挂账人员组成的挂账委员会检查、评审。2、销售合同的签署必须在确保无任何法律争议的前提下进行，并由双方签署后发文。3、客人应收款必须遵守财务规定。4、应使外结和挂账的损失降到最低点，并使销售获得更大的利润。程序：1、控制住店客人账挂账组管理人员有责任回顾当日如下报告及整改意见：1）散客入住名单： 此名单由日审、夜审提供，提示这些客人预先无预定。 挂账管理人员应证明客人是否使用现金押金或被饭店允许使用的信用卡付款单。如不行，挂账管理人员应与客人联系商讨预付部分款项。2）欠款最高限额报告当日欠款最高限额报告由夜审提供，由挂账管理人员检查，最高限额欠款挂账的账户是指挂账限额超过5，000元人民币者。根据此报告，会计主管对预先未能安排的挂账应特别注意。为了决定未来是否延期挂账，客人将被要求面谈，并检查如下数据： 预定的来源 客史 银行个人存款 护照和其它旅行证件如客人挂账款额令人置疑或不满，会计主管将要求客人立即支付。如客人不能现付其它有效付款凭证、个人旅行证件将被扣押，但执行前，应先通告总经理助理。如客人拒绝，则通过总经理助理，经总经理批准，双重封存客人房间的客人物品。所有相关部门领导都应被通告此决定，并依此执行。2、控制信用卡客人1）饭店信用卡（如有申请） 依据饭店本身的要求，发放此卡时，应限制申请人数。申请人应履行标准申请表中一般挂账条件的规定，申请人应有当地账户地址及相关银行的鉴定书。 饭店总经理助理负责起草饭店内部信用卡系统的程序，根据挂账数额值决定挂账限额。因为账目是后反映的，故超过限额应引起管理层注意。2）被认可的当地和国际信用卡：用信用卡支付饭店费用和餐厅账单，在接受信用卡之前，要检查和证明表面的情况：信用卡是否是通用的。此卡的有效期此卡是否是有效的。3、外客账控制：（职工账）1）账单与所附凭证表明员工付款已适当予以折扣。2）增强挂账控制，所有前几个月的挂账支付都将从近几个月的员工工中扣除。饭店职工被授权挂账的，应先签署权书，同意从工资中扣除。4、账额不足：如果店内客人账目余额在欠款报告中超过他的挂账限额，应通知客人。由大堂副理跟催处理。 (十二)发票管理制度与程序1、每月根据发票使用量由会计前往税务局购买。2、目前所购发票种类根据本地税务部门而定。3、所有发票由出纳按种类（定额发票按金额）分类登记发票号码后盖“发票专用章”4、各营业点由收银根据发票的使用量到出纳处签名领取。每次领取新发票时需将使用完的发票存根交回审核。5、各营业场所收银点均配有“发票已付”印章，在为客人结算后，凡是开出发票的消费，均在账单上盖上“发票已付”字样。6、各餐厅收银台每张结算单凡是开出发票的情况，除了在账单上盖“发票已付”章外，要求服务员在账单上签名以证明此发票同由哪一位服务员领出。7、每个收银点每个班次都要填写发票使用数量和金额，待收银到出纳处领用新发票时相核对整个发票的使用量。8、所有发票存根联收回后由会计签收送税务局注销。9、严禁收银员有多开、少开或者开“鸳鸯票”的行为出现。二、财务会计部（一）关于零用金的规定和程序1、零用金主要用于支付急需的小金额付款。2、政策规定：1）零用金用于支付不超过500元人民处的单笔费用或成本支出。（采购除外）2）零用金付款应得到饭店总经理助理或指定代理人的同意。3）超过500元人民币的支出，一律不允许用零用金支付，而只能通过正常的付款程序用支票支付，并填写好适当的贷方科目。4）任何个人不得以个人名义或为个人的利益批准零用金凭证。任何上级领导不得让其下属提出零用金凭证。饭店总经理是唯一例外。程序：1）由出纳保存零用金总额为20，000元，但备用金变动需由饭店总经理助理和总经理商量后确定。2）零用金的支付应有零用金传票做依据，并由出纳保存零用金传票。3）在支付零用金前，应得到前面所述领导的批准。4）每星期五和月底，出纳准备好备用金，规定用零用金支付的时间一般为：每天下午1：30-3：30。特殊情况，需特批。5）所有的付款应付有相应的凭证：销售摘要（除交通）、在外用餐、钟点工工资。6）对于交通费，应注明距离和目的地，且应由部门负责人签字。7）通常可由零用金支付的项目有：医疗费、交通、在外用餐、钟点工工资、餐饮部装饰项目、取证费、客用品、外方员工房费、厨房用具及其他非正常支付项目，应由总经理助理同意后方可支付。8）用零用金采购文具由财务总经理助理同意。9）对于大批采购的项目：如餐饮部装饰项目、工服、化装品、客用品、房费和厨房餐具，当数额超过一定限额时，应通过采购部购买。（二）总账制作程序1、月中根据预算等有关资料编制“待摊费用”、“准备金”、“应付费用”等记账明细表及转账凭证，交会计审核无误后编号，交有关人员登记入账，并输入电脑。2、月末根据收入账余额计算编制营业税、增值税明细表，交会计审核无误后编号登记入账，并输入电脑。3、总账人员根据审核无误的收、付、转账等记账凭证登记各相关明细账，同时输入电脑。4、随时检查核对各明细账，发现问题及时调整，随时催收欠款，并随时为总经理助理提供所要求的数据。5、每月二日前结转上月各明细账，编制试算平衡表并与各明细账核对无误后方可结账。6、每月三日将审核无误的电脑账过入总账，并打印报表的草表交总经理助理审核批准。7、每月四日打印经总经理助理审批后的财务报表并装订成册。每月8日及28日向统计局分别编报饭店经营状况报表及客房出租状况报表。（三）员工薪金发放工作程序1、根据人事部转来的当月员工全勤奖、病事假、扣款表及工资变动表进行登记，并输入电脑。2、计算工资，核对输入是否准确，打印各种工资报表。3、将工资汇总表交会计主管和总经理助理审查无误后申请支票，并将应发工资存入计算机软盘，按照规定的时间，将软盘及支票送交银行，由银行输入员工存款账户。4、整理工资条，按序归档并及时清点未发出的工资，办理有关退款手序。5、根据人事部转来的工资变动表，补发其注明人员的工资。6、将打印的两份工资表及补发工资人员名单送交人事部一份，自留一份。7、计算个人所得税（含奖金、加班费），输入电脑，打印报表，填写税票，并在每月7日前到税务局申报纳税。8、做出工资及个人所得税的转账凭证，交会计主管审查。9、做好各种工资档案的保管及保密工作。（四）员工奖金、加班费发放工作程序1、根据人事部转发的加班工资发放审批表抽查员工出勤卡，以此核对加班工资发放审批表的记录是否正确。2、根据各部门依据财务提供的经济指标完成情况计算出的奖金数额，核对奖金发放表的数额是否正确3、根据审核后的加班工资发放审批表、奖金发放表的数额输入电脑。4、待输入电脑数额与两表汇总金额核对无误后，打印报表。5、申请支票，将应发加班费及奖金存入计算机软盘，按照规定的时间将软盘及支票送交银行，由银行输入员工奖金、加班费存款账户。6、将奖金、加班费数额一并记入工资里，计算超过纳税限额员工应纳的个人所得税。7、打印两份报表，一份自留，一份报人事部。8、将奖金、加班费分部门做出转账凭证。9、做好奖金、加班费的保密工作。（五）应付账程序1、应付账人员将已经有关人员审批后的PR、PO单及支票申领单交会计核对审批，如有确切支付金额，还需填制付款记账凭证。2、会计将应付账人员转来的付款凭证认真检查无误后，转交会计主管审批，然后交总经理助理批准。3、应付账人员根据手续完备的支票申领单填写转账或现金支票，并填写“成批支票签章明细表”，以便有关人员核对，并交会计主管在支票上加盖“财务支票专用章”，后交总经理助理在支票上加盖总经理助理人名章及总经理人名章，待预留印鉴盖齐后即可交应付账人员发放。4、应付账人员通知有关人员领取支票时需在“支票领用登记本”上注明日期、支付内容、支票号、领取人亲笔签字、取票日期等，该登记本由应付账人员妥善保管。5、应付账人员根据已经支付的付款原始凭证编制付款记账凭证，并检查实际支付金额与发票金额是否相符，并按日期顺序编号交有关人员登记入账及输入电脑。6、应付账人员随时核对替换无发票收货记录。月末将当月未付款项编制转账凭证，挂入应付结算款账并输入电脑。7、应付账人员每月编制应付账账龄报表及现金流量表、资金预测表。8、应付账人员根据收付款凭证登记银行日记账。每月20日前核对调整各账户上月的发生额及编制调节表。三、成