深圳年度结转培训讲座-全.PPT

2004年度预数据结转培训,讲解人：深圳用友技术支持部时间：2004年10月19日,年底结算又来临了，,财务工作进入高峰期！,一年一度的年度结转工作将又要进行了，为了用户能顺利地做好年度结转工作，较快地完成年度过帐，我们安排此次用户年度结转告知活动，接下来的时间里我将给大家就年度结转工作流程及结转过程中的注意事项进行交流！,2003~2004年度数据结转,问题一您应该在何时做年度结转？,现在，等我讲完课，您就可以开始了,问题二应该由谁来做年度结转？,问题三怎样做年度结转？,问题四如果出了问题，怎么办？,年末处理工作流程做好数据备份建立新年度帐结转上年数据各项数据调整核对期初数据,2003~2004年度数据结转,数据备份,系统管理员的备份（帐套备份）多存储介质的备份（SQL数据库）会计档案备份要求（年度帐备份）,,2003~2004年度数据结转,年度结转流程,一定要做好2003年度数据的备份工作,什么是数据备份？,通俗地说数据备份，就是你的将你的帐务数据和报表文件拷贝到非用友软件的另外媒介上。,年度结转流程,假如你的机器有C：D：E：,C：系统盘----安装WINDOWS操作系统、,D：应用盘----安装数据库、应用软件、建立虚拟内存,E：数据备份盘（建议格式时，格式成FAT32）,年度结转流程,备份步骤,第一、建立备份文件夹。帐务数据(2003年数据备份\ZTXXX\帐务数据\)报表文件(2003年数据备份\ZTXXX\报表文件\),第二、备份数据至相应的文件夹。1、通过系统管理中的输出，将帐务数据保存到(2003年数据备份\ZTXXX\帐务数据\)2、报表文件----》打开报表文件----》“另存为到(2003年数据备份\ZTXXX\报表文件\),2003~2004年度数据结转,1、用友软件的系统备份（帐套备份），7.X以前的只能一年度一年度的备份，,2、报表文件的备份，即＊.REP文件,备份些什么,Access版本的简单备份,2003~2004年度数据结转,Access版本的简单备份,2003~2004年度数据结转,1、在服务器上的“系统管理”中操作,2、用Admin进行整个帐套数据备份工作,3、Admin：“账套”->“输出”/“引入”,4、Admin备份的内容为某一账套所有年度的数据,5、Admin有权删除一个账套,Admin进行数据备份工作,1、在服务器上的“系统管理”中操作,2、账套主管只能进行年度数据备份工作,3、账套主管：“年度账”->“输出”/“引入”,4、账套主管备份的是该账套某一年度的数据,5、账套主管有权删除一个年度账,账套主管进行年度数据备份工作,中级应用,,数据备份,,数据备份,点击此选择需要备份的账套,,数据备份,选中自己的账套,,此处打勾，将造成本帐套数据被删除的结果，所以选择时慎重！！！,,,数据备份,数据备份,,双击要存放备份文件的目录,,数据备份,数据备份,备份路径,,备份所产生的两个文件,,,数据备份,,数据备份,点“确认”后与Admin备份相同,建立年度结转的测试账套,注意：第三行账套的替换最好直接修改，否则可能会修改掉年度导致错误,数据恢复,如果该账套已存在，则提示：,,通过SQL7.0自身进行数据备份和恢复,,一、备份首先通过WINDOWS98的“开始”中选择“程序”，找到“MicrosoftSQLServer7.0”中的“EnterpriseManager”，点击它进入下面的界面，见下图：,通过SQL7.0自身进行数据备份和恢复,,譬如我需要备份的数据库名字是wangqw，现在在数据库wangqw上单击鼠标右键，选择“AllTask”下面的“BackupDatabase…”，如下图：,,通过SQL7.0自身进行数据备份和恢复,在弹出的窗口中我们只需要在“General”的框中进行配置即可。“Database”——要备份的数据库名字（在下拉框中选择）“Name”——备份的备份文件名字（自己定）“Description”—描述（可输入，也可不输入）“Database--complete”——完整备份（备份整个数据库，一般都选此项）“Database--differential”——增量备份（只备份不同的，即新增的，当数据库特别庞大时选此项）,通过SQL7.0自身进行数据备份和恢复,之后选择“Appendtomedia”或者“Overwriteexistingmedia”中的一项，单击中间窗口处的“Add…”按钮，即可一步步的选定备份文件存储的路径和名称了。所有的都OK之后，点击确定就可以完成数据库的备份了。如下图：,,通过SQL7.0自身进行数据备份和恢复,二、恢复数据库的恢复和数据库的备份操作基本相同，下面我只简单介绍一下。选择恢复的界面如下：,,通过SQL7.0自身进行数据备份和恢复,恢复的界面如下：一般最好选择第三项，即“Fromdevice”，在出现的窗口的“Restoreasdatabase”后面输入你要恢复的数据库的名字，可以存在，也可以不存在。,,通过SQL7.0自身进行数据备份和恢复,接下来点击“Selectdevices…”，逐步把你的备份文件找到；之后，再到“Options”中选择最上面三个选项中的最后一项，即“Forcerestoreoverexistingdatabase”，再把下面的你需要恢复的路径修改正确即可。如下图：,,通过SQL7.0自身进行数据备份和恢复,到现在为止，我只是简单的把我们经常用到的数据库SQL7.0的备份和恢复作了一个简单的介绍，如果大家还有别的问题，请再和我们联系，电子邮件：shjsb@。,通过SQL7.0自身进行数据备份和恢复,打完相关模块的补丁,结转前准备工作,切记#\@_@/?,2003~2004年度数据结转,建年度帐-注意点,注意!年度帐建立后，原年度各种档案的调整不会传入新年度。,2003~2004年度数据结转,,2003~2004年度数据结转,结转上年数据-注意点,,如果档案信息重复，可能会便年度数据结转失败。请检查档案是否重复。,如果结转失败，最好的方法是引入结转前的备份，调整错误重新结转。,业务系统（购销存）的一些调整最好在结转后进行。,2003~2004年度数据结转,在进行总账系统结转时会出现以下提示：请选择“个人往来明细账、客户往来明细账、供应商往来明细账的结转方式”：,结转上年数据-注意点,1.选择按‘余额方式’进行结转（系统只将该往来账按个人、客户、供应商的余额结转至下年）,2.选择按‘明细方式’进行结转（系统会将该往来账按个人、客户、供应商的明细余额结转至下年）,结转完毕后，请检查结转后的期初余额与上年该往来账期末余额数据是否一致。,2003~2004年度数据结转,建立年度账和结转上年数据时机器的系统时间一定要在新的年度中进行。全部模块结转完毕后一定要检查结转后的期初余额与上年期末余额的数据是否一致，当时发现的问题及时解决，避免问题积压时间过长后给后期工作带来无法弥补的损失。如果年度结转后（在新年度尚未发生业务的情况下）期初数据余额与上年期末余额有差异，请先检查上年数据是否存在问题。如需重新进行结转上年数据，可在系统管理中执行‘清空年度数据库’的功能（注意一定是新年度的数据库）。若要删除年度数据库，请在系统管理中执行‘年度账-输出’的功能。在进行年度结转的过程中，请不要随意终止年度结转任务。,结转上年数据-注意点,2003~2004年度数据结转,新建年度账在数据库中表现为，在建立了新的年度数据库后将2003年度数据库中的一些基础信息（如分类、编码级次、具体的编、代码、自定义项、会计科目、模版等）传递到2004年度数据库中，注意只传基础档案信息，没有传递任何业务数据。新年度帐失败有可能在上年度（2003年）数据库中的Accinformation及相关表中存在问题。或者是“供应商档案，客户档案，存货代码，自定义项”等基础档案信息重复。,结转上年数据-注意点,2003~2004年度数据结转,若用了工资，12月份操作“月末处理”，系统会提示“请结转上年数据操作”信息。此时必须以帐套管理员身份登陆到“系统管理”中先建立下年度的帐套数据库，之后在新的年度中结转上年工资数据。否则，在“总帐”系统中进行12月份结帐时，工作检查将不会通过，因为“工资模块”的系统状态始终是12月份未结帐状态。存货核算，固定资产12月结帐，工资做完年度结转，总帐12月结帐。上年才算完成结帐。结转时注意：在系统管理里，以帐套管理员注册到新年度帐里，然后在年度帐-结转上年数据里进行结转，若“接转上年数据”按钮置灰，说明注册的年度不对，还在上年度里，重新注册即可。按提示结转即可。,结转上年数据-注意点,2003~2004年度数据结转,如何调整年初数,,有痕迹的调整（结转前的调整，结转后不再做调整）通过转帐、转单方式在年末将下一年度的期处数加以调平或结平（损益类数字）无痕迹的调整（下面所讲的年度结转）,2003~2004年度数据结转,新年度档案调整-调整方法,调整方法进入新年度进入各档案录入界面进行修改,2003~2004年度数据结转,年度数据调整-调整原则,对于准备删除的各类档案信息（包括科目的辅助核算），应保证其相应的余额为0。对于期末有余额的各类档案信息（包括科目的辅助核算），可以在结转年度数据据后在期初余额进行调整，或做凭证进行调整。对于年度数据按明细结转的单位，应保证无相应的发生数据。,2003~2004年度数据结转,建完新年度帐，结转上年数据之前可以做新年度的凭证，但是不要记帐。在建立完新的年度账后，不要急于对新年度账中的基础档案进行增删改（包括客户档案、供应商档案、会计科目、存货档案等），等彻底进行完年度结转后，再到新年度账中对需要调整的基础档案相关信息进行调整。否则会造成后续的“年度结转”时出现错误提示，或年度结转后数据出现错误。建完新年度帐之后，若对上年度基础档案进行增删改，一定要注意在上年新增或调整的基础档案一定也要在新的年度账中进行增改。,建立新年度账--年度数据调整--注意点,2003~2004年度数据结转,核对期初数据,,检查试算是否平衡。执行系统期初对帐功能。检查各科目及辅助核算余额。检查资产负债表期初数是否平衡。,2003~2004年度数据结转,修改期初余额时1月份不能进行记帐,部分模块可以调整期初余额,删除科目、客户、供应商等档案时不能有余额,注意,总帐第一次结转后如有不对可以重新进行结转,12月份总帐如果不进行年度结转可以在新年度中录入凭证但不可对科目、客户等档案进行修改,购销链12月份如不进行结帐及年度结转仍可在老年度录入单据，但单据日期应改为新年度,2003~2004年度数据结转,总体流程图,总体流程图,,,,,,1．完成上年各项工作（2003）,数据备份,2．建新年度帐（2004）,3．结转上年度余额,4．登入新年度（2004）总帐模块,5．清除需调整科目的余额,,,,建年度帐-进入系统服务,注意事项假如贵单位是半途启用总帐模块，在期初录入时勿将累借、累贷数录入，已录入的必须删掉。,将我们的经验与你分享,问题的起源,近日接一用户电话，说整理现存量时报一串英文错误，不能整理成功。开始认为可能是网络冲突、或数据库有问题。去了一看才发现整理现存量时报的是“系统系统日志已满”。原因是C盘已无空间，日志文件无法增长。,问题的解决,原因找到后，问题解决就很简单了，删除C盘无用文件，把数据通过备份后修改路径的方法转移到D盘后问题解决。,问题总结,由此可以看出此问题与软件本身无关。用友软件到现阶段，一般是网络应用，后台一般是SQL数据库，所以问题除软件本身引起的以外，多是网络参数不对，服务器系统环境变量错误、数据库配置错误、运行异常等。,问题预防,对此我们将常见的问题作了以下总结：一、网络方面。1、网络设置最好采用静态IP地址。2、财务组IP地址最好在同一网段。3、机器名不要有“-”、“&”等字符。4、登陆帐号尽量使用英文字母。5、帐号权限至少要POWERUSER组。6、IP地址不要设为192.168.1.0等末位为0的地址。7、网络连接不正常时要配置hosts.asm文件。,常见问题,二、环境方面。1、安装软件时最好用Administrator或系统管理员组的帐号登陆。2、服务器尽量使用Windoes2000Server中文企业版，IE升级至6.0安装必要的补丁。3、安装软件时要尽量关闭无用的程序，减少控件注册不上的问题。4、控件注册不上时要分清原因分别处理，首先关闭相关程序、其次取消系统文件夹下文件的只读属性、实在不行手工注册。5、调整驱动尽量减少不正常工作的设备，停掉无用的程序。,常见问题,三、数据库方面。1、安装时选混合认证。2、安装时未有足够的授权数，不能同时进入软件。3、确定数据的存放路径，保证足够的硬盘空间。4、修改Windows2000的环境变量，保证临时文件的存放。5、数据库出现异常时要修复、收缩数据库。6、软件升级时总帐摘要有非法字符、固定资产卡片日期为1753年以前等SQL保留错误。,结语,遇到问题要发散思维，用比较排斥法，按照由里到外、由简至繁、先软（件）后硬（件）的原则慢慢分析，不一定都要重装系统、重装软件。,问题一：当记帐（进选项等）时，报XX站点正在执行XX操作（其实其他站点均已退出）,常见热线咨询问题,2、若没有异常任务，进入总帐主界面，同时按住CTRL+F6键清除锁定,解决方法：,1、进入系统管理，看是否有异常任务,同时按Ctrl+F6键,常见热线咨询问题,问题二：总帐记帐时，报“无可记帐凭证”（凭证都已审核）,常见热线咨询问题,解决方法：,快去做上月未结帐！,常见热线咨询问题,问题三：总帐系统无法结帐,常见热线咨询问题,解决方法：（注意工作报告）,1、对帐不平,2、其他系统未结帐,常见热线咨询问题,问题四：结转到下一年度后，套打出现问题,常见热线咨询问题,解决方法：,进入设置--->选项-帐簿，把纸型B换成纸型A，确定后退出整个软件，然后再重新进入，再把纸型A还成纸型B即可。,常见热线咨询问题,问题五：进入报表时，报“帐套-年度初始失败”，点击确定后显示“无法调用注册服务”,常见热线咨询问题,解决方法：,进入远程配置，在“当前”处手工输入服务器的IP地址,常见热线咨询问题,问题六：在工资系统中，如何处理扣税依据（如代扣税是以应发合计-养保-医保-房积金为基础的）,常见热线咨询问题,解决方法：,1、在工资项目中设置一过渡项目为“扣税依据”（增减项为其他）,,常见热线咨询问题,2、在公式设置中加入“扣税依据”，公式为应发的所有项目-养保-医保-房积金,,常见热线咨询问题,3、进入个人所得税中，把对应工资项目改为“扣税依据”即可。,常见热线咨询问题,问题七：在固定资产模块中，想调整某个资产的月折旧额,常见热线咨询问题,解决方法：,提完折旧后，进入处理-折旧清单中，,常见热线咨询问题,同时按下CTRL+ALT+G键，你会发现在左上方，多出一个“修改”按钮“，点击修改后，把光标停在该张卡片的月折旧额上即可修改,同时按下Ctrl+Alt+G键,常见热线咨询问题,,,常见热线咨询问题,常见热线咨询问题,问题八：描述：在填制采购入库单时（U8），存货编码的参照界面1）存货编码无排序功能。2）存货参照不支持双击选入，必须点击确认。,常见热线咨询问题,解决办法：1）参照存货编码界面，在要排序的列的栏目名称上双击即可实现排序。,,双击,常见热线咨询问题,2）选项\参照选项\单据录入中‘参照存货时允许选择多条存货’前的对勾去掉即可双击录入，如果划上对勾则不可以双击但可同时录入多条存货。,,常见热线咨询问题,问题九：在销售管理或其他模块中,所有数据表输出成电子表格EXCEL表后,其数据全部变成为字符型,无法进行数据操作，请问有什么办法解决吗？,想对数量进行合计,常见热线咨询问题,解决办法：在Excel环境下，选中数据列，点击“数据-->分列-->下一步，分隔符号中不选择任何项，点击下一步-->完成”这样字符列就变成数据列，可以对数据进行操作了。,,常见热线咨询问题,,常见热线咨询问题,问题十：库存管理中，如何使有些人看不到单据上的’单价’和’金额’？,,,,,常见热线咨询问题,解决办法：请在仓库档案中增加该操作员对于仓库的权限时请在‘显示金额’处选‘否’即可。,常见热线咨询问题,,常见热线咨询问题,,再次感谢您选择用友,选择用友服务谢谢！@,,