公文写作培训资料之一.ppt

公文处理基本格式南漳县教育局办公室 吴雪峰1一、关于公文通用纸型的规定 根 据 2012年新的公文印制格式规定，公文用纸采用 60克 至 80克的国际标准 A4纸型。在平时的工作中有不少学校、单位还在用以前的16开和8开的纸型，在这儿做个统一规定。从今以后所有单位公文用纸（包括向教育局上报的各类文书材料），一律改用A4纸型。2二、关于办公软件选用规定 2012年春，县委和县政府联合发文明确规定，所有单位上报材料或文件，必须统一使用金山文字 2003或 者 WORD97。借此机会，也统一规定：机关各科室、二级单位、县直学校、镇（区）中心学校上报的材料或是文件，必须转换成金山文字2003或是WORD97排版格式，否则作退回处理。3三、关于公文的页面设置n n 利用金山文字软件排版公文，页面设置为上：37毫米，下：33毫米，左右：各27毫米；4n n 段落里面金山文字首行空2格，行间距为4.5毫米。这样设置以后达到每面排22行，每行排28个字。5四、关于公文标题字体字号、排版格式设置n n 1 1、字体、字号的选择。、字体、字号的选择。红头文件标题，必须用二号红头文件标题，必须用二号宋体；其他公文，一般用小二号宋体。宋体；其他公文，一般用小二号宋体。2 2、标题排版的格式：、标题排版的格式：可分一行或多行居中排布；回可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。n n 标题只有一行时，标题只有一行时，居中排布；居中排布；n n例如：例如：6n n 标题有两行时，居中排布的同时，一般做到上短下长，除非是分行词意不完整采用上长下短；n n例如：7n n 标题有三行时，居中排布时，要做到第一行短；第二行长；第三行比第一行长比第二行短。n n例如：8五、关于公文正文字体字号、数字用法的规定n n 在字体和字号上，如无特殊说明，公文中一般用3号仿宋字体。9公文中正文标题用什么字体n n一级标题：用三号黑体；n n二级标题：用三号楷体；n n三、四、五级标题：用三号仿宋。n n 如果标题中需要突出某个标题的话，可以用加粗的方法来突出。（适用于二、三、四、五级标题，一级标题是黑体了没有必要在加粗）10n n公文中数字的用法很重要：公文中数字的用法很重要：n n一级标题用大写：一级标题用大写：“一、二、三一、二、三”；n n二级标题用大写：二级标题用大写：“（一）、（二）、（三）（一）、（二）、（三）”；n n三级标题用阿拉伯数字：三级标题用阿拉伯数字：1 1、2 2、3 3；n n四级标题用阿拉伯数字：（四级标题用阿拉伯数字：（1 1）、（）、（2 2）、（）、（3 3）；）；n n五级标题用阿拉伯数字：五级标题用阿拉伯数字：、。标题和数字在公文中的具体用法11标题和数字在公文中的具体用法例如：12六、关于公文附件相关规定n n用三号仿宋。n n 请发文件的机关各科室、二级单位和县直学校的参训同志们注意，你们在印制文件附件的时候也要按照今天所讲的相关规定执行。13附件要求n n 即：即：公文中如有附件，公文中如有附件，在正文下空一行左空二个字在正文下空一行左空二个字编排编排“附件附件”二字，后标全角冒号和附件名称。二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：附件：1 1”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。14附件正文n n 应当另页编排，与公文正文一起装订。应当另页编排，与公文正文一起装订。“附附件件”二字及二字及附件顺序号用附件顺序号用3 3号黑体字顶格编排在版号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。述一致。附件正文的格式要求同公文的正文要求附件正文的格式要求同公文的正文要求是一是一s s样的。样的。15七、关于成文日期的相关规定n n三号楷体，一般与正文相隔两行。n n 成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“”；16n n 正确的方法是在插入里面“日期与时间”中直接插入大写的到公文中，如果日期跟当天的日期不对，直接在上面修改即可。17n n 通常单位落款和成文日期与右边距相隔三到四个字，在党群公文成文日期和我们行政机关的成文日期有区别，用的是阿拉伯数字，且落款单位和日期相错两个字。18八、关于页码的设置n n 用用4 4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条边缘之下一行，数码左右各放一条4 4号一字线，号一字线，一字线距版心下边缘一字线距版心下边缘7mm7mm。单页码居右空。单页码居右空l l字，字，双页码居左空双页码居左空1 1字。空白页和空白页以后的页不字。空白页和空白页以后的页不标识页码。标识页码。19n n 在此也做个明确规定：只要是红头文件，必须按照此规定来设置页码；其他上报的文书材料及公文，可以把页码设置在中间，但是字号和标准要跟我上面讲的要求一致。20九、关于WORD97排版的相关要求n n WORD相信大家用得比较多，也比较熟悉。WORD段落里行间距是28磅。另一个就是页码的设置，要求是一致的，但是设置的方法不一样。21金山文字2003页码是怎么设置的n n 金山文字中先点插入里面的金山文字中先点插入里面的“页码页码”，然后，然后点点“格式格式”中数字前后各有一个横中数字前后各有一个横“”的数字；的数字；“位置位置”里面点里面点“页脚页脚”；“对齐方式对齐方式”里面点里面点“居右居右”；“页码页码”中点中点“文件起始页码文件起始页码1 1”。这。这样第一页右下角出现一个样第一页右下角出现一个“1 1”，然后再把，然后再把页码设置为四号字。页码设置为四号字。22金山文字2003页码是怎么设置的n n 奇数页设好后设偶数页，在设偶数面之前先点“页面设置”，里面有个“页眉页脚”，“页眉页脚”下面有个“左右页内容不同”在前面打个“”；即可。23金山文字2003页码是怎么设置的n n 最后设置偶数页码，先把鼠标移到第二页，最后设置偶数页码，先把鼠标移到第二页，点插入里面的点插入里面的“页码页码”，然后点格式中数字前后，然后点格式中数字前后各有一个各有一个“横横”的数字；的数字；“位置位置”里面点里面点“页页脚脚”；“对齐方式对齐方式”里面点里面点“居左居左”。这样第二。这样第二页左下角出现一个页左下角出现一个“2 2”，最后再把页码设，最后再把页码设置为四号字。置为四号字。24WORD97页码是怎么设置n n 先在页面设置“版式”里面点“奇偶页不同”;25n n 然后再插入所需要求页码，对齐方式点外侧。26