1机关档案室管理制度(排).doc

乡镇机关档案管理制度汇编（参考）

1．综合档案室职责
2．档案工作分管领导职责
3．办公室主任档案工作职责
4．档案人员岗位责任制
5．档案立卷归档制度
6．档案保管制度
7．档案保密制度
8．档案借阅利用制度
9．档案交接制度
10．档案库房管理制度
11．档案统计制度
12．档案鉴定销毁制度
13．档案数据安全保密制度
14．档案数据管理维护制度
15．档案数据网上查询利用制度
16．电子文件和数字档案安全保管和备份制度

综合档案室职责

一、宣传贯彻党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规；严格执行党和国家的保密制度，确保档案的完整与安全。
二、负责本单位各门类档案的收集、整理、保管、统计和调阅利用工作；做好档案信息数字化建设的基础工作；指导和督促各科室兼职档案人员做好各类档案的收集、整理、归档工作。
三、组织安排对已超过保管期限的档案资料进行鉴定、销毁工作；按规定向县档案局移交应进馆的档案。
四、编制各种档案的电子目录数据库及各类编研材料，为局机关提供利用服务。
五、编制年度档案工作情况统计年报，按时向县档案局报送。
六、办理领导交办的其他有关的档案工作。

档案工作分管领导职责

一、组织本单位学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级及地方档案行政管理部门关于档案工作的各项方针、政策、法规的活动。
二、加强对本单位档案工作的领导，把档案工作纳入本单位的整体发展规划，并列入本单位仪事日程，督促档案部门按要求做好工作。
三、关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、财力、物力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难、逐步改善工作条件，使档案工作与本单位的各项工作协调发展。
四、对本单位档案管理工作负全面的领导责任。
五、对档案管理工作做出显著成绩的给予奖励，对违反有关规定的给予处罚。
办公室主任档案工作职责

一、在分管领导的带领下，组织档案人员学习《档案法》和上级有关档案工作条例、规定和指示，努力完成档案室的各项工作任务。
二、组织档案人员学习党和国家的方针、政策、法规；学习专业业务知识，不断提高工作能力和政治业务水平。
三、负责制订档案室工作计划、目标管理内容、监督检查档案室工作。
四、按照《档案法》，组织拟定和修订档案工作的各项管理制度，定期检查执行落实情况。
五、在本职权范围内审批档案的查阅、借阅案卷，积极组织档案人员做好档案信息的开发利用工作。
六、组织本单位专职、兼职档案人员的业务培训和下属单位档案业务监督、指导与检查工作。
七、关心解决档案干部具体工作中的实际困难。

档案人员岗位责任制

一、认真贯彻、执行《档案法》、《保密法》以及有关档案工作的方针、政策和规定，不断提高政治思想和业务工作水平。
二、热爱档案事业、熟悉档案业务、制定有关档案工作计划和管理制度。
三、负责统一管理本机关的全部档案，严格接收手续并把好质量关，做好档案的保管、利用工作。
四、认真贯彻《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规定》，实施科学管理，积极创造条件，升级达标。
五、加强基础建设，熟悉本机关室藏档案，编制组织沿革、大事记、年鉴、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等检索工具和专题资料。
六、保密档案的管理和利用，必须按照国家有关档案、保密工作的法律、法规和方针政策的规定办理，确保机关档案的完整与安全。
七、按照档案保管期限及鉴定工作的规定，定期鉴定档案，及时做好档案的存毁和向县档案馆移交档案的工作。

档案立卷归档制度

一、归档范围：
1．凡是本机关在工作中形成的，并已办理完毕，具有保存价值的收发文件、会议记录、工作计划总结、统计报表、本机关编制的简报，以及反映本机关重要活动的照片、音像等文件材料，均应立卷归档保存。
2．本机关活动中形成的业务档案。
3．信访、财务等工作材料。
二、立卷归档时间：
1．机关文书档案应坚持做好平时收集，把已处理完毕的文件按流水号收集齐全，于第二年初进行整理、归档，六月底前完成归档工作。
2．机关会计档案在年终立卷后由财务部门暂时保存一年，第二年六月底前移交综合档案室。
3．基建档案应在工程结束竣工后三个月内归档；设备随机文件材料在开箱时归档，安装及维修文件材料在工作结束后归档。
4．声像、照片、重大活动档案在每项活动结束后，及时交综合档案室归档。
5.其他门类和载体的档案应按有关规定向综合档案室移交归档。
三、文件整理归档要求：
按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规范》的要求，遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件间的联系，区别不同价值，便于保管和利用。
1．不同年度的文件一般不得放在一起归档；但跨年度的请示与批复，放在复文年归档；没有复文的，放在请示年归档；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议文件放在会议开幕年归档；非诉讼案件放在结案年归档；其他文件材料的归档按有关规定执行。
2．文件材料应区别不同情况进行排列。一个问题的请示、报告、批复应依序排列在一起（批复在前、请示在后，正件在前、附件在后），印件在前、定稿在后；转发件在前、原件在后；其他文件材料依照有关规定及其形成规律或特点进行排列。
3．文件材料的排列，应按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。文件材料整理后装盒的排列自上而下，自左向右。排列方法应结合本机关的具体情况，历年来的归档排列要统一，前后一致。
4．文件材料整理归档目录应区别不同保管期限，分年度编制归档目录，在一个全宗内，归档目录号或分类号不得重复。

档 案 保 管 制 度

一、综合档案室做到办公、阅档、库房三分开。
二、配置足够的档案柜以及相关设备。
三、档案室门窗要牢固，严格做到防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。档案库房做到专人负责、专人管理。库房内不得堆放杂物，应保持清洁卫生，通风干燥。
四、经常检查档案存放的情况，发现破损或霉变的档案，档案人员要认真采取措施，及时进行修补或复制。
五、库房内的档案柜应排列有序、统一编号，做到整齐划一。
六、根据档案工作需要配置温湿度计、复印机、扫描仪、电脑、收录机、去湿机、吸尘器、空调设备、照相机和电子计算机等设备。
七、机关档案管理现代化，纳入本单位办公自动化系统同步发展，逐步实现档案管理的科学化、现代化，提高档案管理水平和服务效率。

档案保密制度

一、严格执行《保密法》的有关法律和保密规定，自觉遵守保密纪律，严格执行国家工作人员十项保密守则。
二、严格遵守保密等各项规章制度。不得违反制度而向任何人提供档案或扩大利用范围；不得向他人泄露档案机密内容。
三、严格借阅手续。政法、纪检部门利用本局档案，按规定办理审批手续后，应在阅卷室查阅，并仅限于与查阅有关的内容；其他单位利用档案，经批准后由档案员提供有关内容。本局内部利用档案，利用人必须严格保管，做到用毕即还。任何利用人非经档案室同意，一律不得将档案转借任何单位或个人。
四、所有利用者必须严格保守机密，不得随意扩散利用内容。
五、如有违反保密制度而造成事故的，依据《保密法》有关规定追究有关人员的责任。

档案借阅利用制度

一、局机关档案是现行档案，主要供本机关内部查（借）阅，原则上不外借。确因工作需要借用的，须经办公室领导批准。外单位人员来查阅档案的，须持有单位介绍信方可接待。
二、查（借）阅档案，必须根据档案的密级和利用范围，按规定办理档案借阅手续，做到先登记后借阅，查（借）阅档案一般在档案阅览室进行。
查（借）阅本处室工作职能范围内的档案，由档案员提供，查（借）阅非本处室工作职能范围内的档案，须经办公室领导批准。
秘密以上档案，只限在档案室内查阅，不得外借，不得复制。确因工作需要的，须经局领导批准可摘抄有关章节，用完后及时交档案人员处理。
三、借阅档案应在当日归还，特殊情况下最多不得超过三天，并应办理延期手续；逾期不还，档案室应主动催收。收回的档案应认真检查。
四、查（借）阅档案必须保护档案的安全，不得在档案上勾划、涂改、折叠、撕毁、拆散、抽换材料、污损、圈点等；不得将档案转借他人阅览，更不能擅自借给外单位使用。
五、查（借）阅档案必须严守秘密，不得翻阅和抄录查（借）阅范围以外的档案内容，不得向他人泄露档案内容；复印（拷贝）档案须经档案室同意。
六、利用者有义务向档案室反馈重大利用效果。
七、档案保管人员工作调动时，要及时办理档案及档案工作移交手续，手续完备后方可离岗。

档案交接制度

一、档案室负责对本局工作中形成的文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案等各门类档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等各项工作。
二、各科室对国家规定的应立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得据为己有。各科室负责人必须在档案备考表内签字，以示确认。
三、档案人员接收档案后应及时整理、编号、编目装箱；根据国家、省、市、县关于档案馆接收档案的范围和年限规定，有计划、有步骤地将永久、长期的档案连同案卷目录和有关材料，按时向县档案馆移交。
四、档案室接收的档案，应附有一式二份档案移交目录，一份由部门收回备查，一份由档案保存。在交接档案时，双方应当面逐卷清点无误后，各自签名盖章，对于零散文件不予接收。
五、凡属进馆的档案，均应按要求进行收集、整理、鉴定和验收，对不同门类、载体的档案，按有关规定执行。
六、进馆档案应办理交接手续、交接双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应归入机关全宗卷内保存。
七、档案管理人员，有责任检查和协助各科室兼职档案人员完成文件材料的形成、积累、整理和归档工作。

档案库房管理制度

一、建立档案变动登记，及时登记入库档案。做好目录以及各种检索工具。对移出、拆装、销毁的档案要登记造册。
二、严格执行规章制度。提高档案利用率，办理档案的出借和查阅，外单位查阅严格执行档案或本单位查阅档案均应按照有关规定严格执行。接待查阅档案时做到迅速、准确。
三、严格遵守保密制度，不得让闲人进入档案库房。加强库房管理，搞好室内外清洁卫生，尽量避免灰尘、有害气体、虫、微生物及老鼠等对档案的危害。库房内不放食物，努力做到八防（防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗）；三无（无丢失、无霉变、无差错），发现问题及时报告，保证档案的安全。
四、室内清除易燃物，严禁烟火，定期检查消防器材，防止火灾。
五、适时调节库房内温湿度。当库房温度低于14℃或高于24℃、相对湿度大于60%，应打开空调、除湿机调节温湿度。库房门窗要坚固严实。库房内档案的存放要分清主次，合理安排，放置整齐。
档案统计制度

一、档案统计工作要坚持实事求是的原则，统计资料必须真实、准确、完整、可靠。
二、及时对档案的收进、移出、销毁和实存数量进行统计。
三、认真做好档案的整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计。
四、统计资料要定期汇总。年终要对室藏档案资料进行一次全面清点，做到帐物相符。
五、按统一规定和要求填制、报送有关档案管理各项统计数据和各类统计报表，客观反映档案工作现状。
六、对档案统计资料不断进行加工整理和分析研究，及时掌握档案情况和信息，进一步提高档案工作的管理水平。

档案鉴定销毁制度

一、定期对保管期限已满的文书档案、业务档案的保存价值进行鉴定。
二、鉴定工作应在办公室主任主持下，由有关业务部门和档案部门组成鉴定小组，制定工作方案，按国家有关规定，采取逐件审查档案原文的方式定期集中进行，由机关主要领导审批；档案解密鉴定按照国家保密局和国家档案局制定的相关规定执行。
三、经鉴定，对需要延长保管期限的，可适当延长。对失去保存价值的档案，由鉴定小组编制书面鉴定报告和档案销毁清册，经机关主要领导审批后，指定2人监销，并在销毁清册上签字。
四、机关销毁会计档案应报请同级财政和审计部门派人监销。保管到期但涉及未结清债权债务和其他未了事项的原始凭证不得销毁。
五、销毁档案应采取不可逆的方式销毁档案载体，严禁将应销毁的档案卖给任何部门或个人，以防泄密。
六、销毁报告和销毁清册应立卷存档并永久保存。

档案数据安全保密制度

一、档案管理人员为数字档案室安全保密责任人，计算机管理工作人员要采取必要的计算机和网络安全措施以协助档案管理人员做好电子档案安全保密工作，其他工作人员应自觉维护电子档案的安全保密。
二、数字档案室系统登录帐号和密码须妥善保管，不得泄露给他人，密码应定期更改，密码长度应在八位以上，并由数字、大小写字母与符号等组成。
三、电子档案条目和原文按利用级别划分为互联网公开、政务网公开、本单位公开、不公开四个级别。档案管理人员应根据电子档案实际内容设置条目和原文的网上查询利用级别，并根据查询用户需求设置该用户网上查询权限。
四、电子档案（除业务档案外）仅限于本单位工作人员查询。
五、电子档案原文仅供本人查阅，不得擅自外传。涉密档案不得在网上提供查询。
六、禁止外来计算机在未经许可的情况下使用档案管理系统。

档案数据管理维护制度

一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护，确保档案数据安全。
二、各门类数字档案经质量检查合格后，输入数字档案室管理系统，由档案室统一管理。
三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。
四、数字档案应至少制作三套备份（一套封存保管，一套提供利用，一套备份至县档案局登记备份中心）。
五、综合档案室应配备专用的数字档案保管工具，规范存放归档电子文件和数字档案。
档案数据网上查询利用制度

一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。
二、本单位工作人员有需求时应通过本单位档案人员进入武义县政务网虚拟数字档案室或档案室专用电脑的网高档案信息管理系统查询数字档案。外单位人员查询需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。
三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户：是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户：是指各处室兼职档案员在普通用户使用权限基础上，可以添加指定分类的资料。高级用户：是指中层以上的领导可以查阅各类档案。
四、外来人员利用数字档案管理系统查询业务档案资料，由档案管理人员通过后台管理提供相应权限的内容。
五、查询限制开放的数字档案和纸质档案需在网上提出查阅申请，由档案管理人员审查后提供查询利用，借出纸质档案还需分管领导审批同意后方可借出。
六、网上数字档案仅供本单位工作人员查阅，不得外传。

电子文件和数字档案安全保管和备份制度

一、重要文件的电子文件与纸质文件同时保存，保证电子文件与纸质文件相符，并建立相互关联的标识；
二、电子文件一旦定稿后，要即时将电子文件集中保存在符合安全要求的电子存储器中；
三、电子文件积累工作要随时进行，并由各部门兼职档案人员负责收集；
四、对于在网络系统中处于流转状态、对本单位有利用价值的电子文件要及时捕获，集中存储在存储器中；
五、各部门形成和收集的电子文件于次年的三月份以前移交单位档案人员集中整理，并建立数据库，于每年九月底前完成归档工作；
六、采取有效措施保证电子文件存储安全、可靠、防止失散；
七、保证电子文件的真实性、完整性和有效性；
八、电子文件要制作备份，脱机保存，并定期向县档案局登记备份中心提交备份；
九、归档时要收集与电子文件有关的数据、软件等一同归档保存；
十、定期检查电子文件和数字档案管理情况，发现的问题要及时处理，避免造成档案损失；
十一、为了便于档案人员管理，电子文件数据归档时不加密。
十二、电子文件要经过严格检测，经过杀毒处理才能归档保存。
十三、用于档案管理的电脑不能上网，并要建立防火墙，一般情况下不能使用其它磁盘，以免感染病毒。

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档 案 借 阅 登 记 薄

全 宗 号
单位名称
年 度 年 月至 年 月
档 案 借 阅 登 记 表

序号
日期
单位
案卷或文件题名
利用目的
期限
卷号
借阅人
签字
归还日期
备注

档案材料移交（接收）登记表

今有 向档案室移交 材料，共计 卷（盒）， 件，详细目录见清单。

移交单位（公章）： 接收单位（公章）：
移交人： 接收人：

移交（接收时间）： 年 月 日

注：本清单一式两份， 与档案室各存一份。
档案移交（接收）清单
移交人：
移交时间：
案卷（文件）号
案卷（文件）题名
所属年度
保管期
备注
永久
长期或
30年
短期或10年

档 案 利 用 效 果 登 记 薄

全 宗 号
单位名称
年 度 年 月至 年 月
档案利用效果登记表

利用
日期

利用
单位

利用者

档号

案卷（文件）题名

利用目的

利用效果

档 案 销 毁 清 册

序号
案卷或文件题名
年度
档号
文件编号
页数
原期限
销毁原因
备注