印章、资质证书管理制度.doc

(word完整版)印章、资质证书管理制度
印章、资质管理制度
目的：为保证公司印章与资质文件使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。
适用范围：公司全体员工
一、印章的刻制、资质的申请延续增项
1、公司相关印章的刻制均须报公司总经理批准，由综合管理部办理刻制。
2、印章的形体和规格，按国家有关规定执行。
3、资质的申请、延续、增项等工作由综合管理部统一进行申报，其他部门配合.
二、印章、资质的保管与移交
1、公司各类印章必须有专人保管.
2、公司公章、合同专用章、项目专用章、财务专用章、法人代表人私章、发票专用章由综合管理部统一保管。
3、公司的营业执照正副本、组织机构代码证正副本、税务登记证正副本、建筑智能化承包证书等公司资质作为公司重要文件由综合管理部统一保管。
4、严禁员工私自将公司印章带出公司使用.若因工作需要，确需将印章带出使用的，由申请人填写《印章使用登记表》征得其部门主管同意，并经公司总经理批准.印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章与资质的使用后果承担一切责任。
5、严禁员工私自将公司资质带出公司使用.若员工因工作需要，确需使用公司资质,由申请人填写《资质使用登记表》，并且申请人只可以带复印件外出，并在复印件注明使用事由且标注“复印无效”。
4、 印章、资质保管员因事离岗时,须由指定人员暂时代管，以免贻误工作。
5、印章与资质保管必须安全可靠，加锁保存,不可私自委托他人代管。
6、印章与资质保管有异常现象或遗失，应保护现场,及时汇报，配合查处。
7、印章与资质移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。
三、有下列情况，相关印章与资质须停用：
1、公司名称变动;
2、使用损坏；
3、遗失或被窃，声明作废.
4、印章与资质停用时须经公司总经理批准，综合管理部及时将停用印章与资质进行封存或销毁,建立印章、资质上交、存档、销毁的登记档案。
四、印章、资质的使用
1、印章使用范围如下：
①凡属以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章;
②凡属项目工程范围内的加盖项目专用章;
③凡属合同类的用合同专用章;
④凡属财务会计业务的用财务专用章.
2、使用程序
①公司业务合同、项目协议、授权书、承诺书、报价单、投标书等需要使用印章或资质的必须到综合管理部填写《印章/资质使用登记表》，并经总经理签字后方可使用。
②公司采购合同需持有总经理签字审批后的采购单，方可使用印章，并填写《印章使用登记表》.
③公司社会保险、公积金、劳动合同等政府相关部门固定资料需要盖章者,由保管员检查核实无误后盖章,并由申请人填写《印章/资质使用登记表》。
④严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印.因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后,必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。
⑤严禁带为做标识的资质复印件外出。
⑤若总经理外出无法签字时，需通过微信或短信等通信工具征得总经理同意并由保管员确认后方可使用，并在登记表上注明。
五、违纪处理
1、违反以上规定者,公司将追究相关人员的责任,若给公司造成经济损失或不良社会影响者,公司将追究其法律责任.
2、印章与资质保管员应将《印章/资质使用登记表》保存好，每年年底汇总存档.
六、附则
《印章使用登记表》 《资质使用登记表》
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