基于大语言模型的相关方参与计划制定.pdf

0引言作为人工智能领域的最新热点之一，大语言模型及其工具凭借强大的语言输出、内容生成、信息搜索等综合能力，在诸多领域得到了广泛应用，包括程序开发、文字编辑、娱乐聊天等。更为重要的是，受益于模型海量参数的优势，原先一些需要依赖经验、理解，甚至是个人感觉的非量化问题，也得到全新的解决 思 路。根 据 美 国 项 目 管 理 协 会（PMI）出 版 的PMBOK（Project management body of knowledge）中的规定，相关方（或干系人）管理工作分布于启动、规划、执行、监控过程组中，每个过程组中分别对应一个工作流程，分别包含不同输入文档、工具与技术、输出文档1。相关方管理工作流程主要有识别相关方、规划相关方管理、管理相关方参与、控制相关方参与。随着工程项目管理不断成熟，关于相关方管理工作的研究也在不断增加。ALAIN VERBEKE等2认为相关方与公司的关系会随着时间转移而演变，企业需要积极适应，以维持其竞争优势。朴建宇等3使用SNA（社会网络分析）识别相关方，并利用UCINET软件进行了核心-边缘模型分析，确定核心治理相关方，同时使用社会网络模型，确定出核心相关方能力范围，为后续工作提供参考。1研究假设1.1生成相关方参与计划在实际项目管理过程中，企业可以根据自身情况对管理流程进行裁剪，因此企业可能不会专门制定项目章程等文件，而是将内容分散在不同项目文件中。如果将中间环节隐藏（如图1所示），以可行性报告、项目合同等文档作为输入项，由于项目在启动时不会有明显的需求变更、问题反馈情况，所以可以直接得到相关方参与计划。故提出假设 H1：在项目启动阶段，从可行性报告、技术规范书、项目合同、事业环境因素、组织过程资产等方面可以直接得到相关方参与计划。图1屏蔽中间过程使用项目文档输出相关方参与计划1.2大语言模型的作用根据上文可得，使用标准流程制订相关方参与计划时，其总时间由3个部分构成，包括制定项目章【作者简介】胡琪瑸，男，江苏南京人，上海交通大学硕士研究生在读，工程师，研究方向：工程管理；乔宇，男，上海人，博士，任职于上海交通大学，副教授，研究方向：人工智能。【引用本文】胡琪瑸，乔宇.基于大语言模型的相关方参与计划制定 J.企业科技与发展，2023（10）：114-117.基于大语言模型的相关方参与计划制定胡琪瑸，乔宇（上海交通大学，上海 200240）摘要：大语言模型（LLM）是近两年人工智能领域新兴热点之一，其凭借精确、自然的语言描述及强大、全面的整合能力在诸多领域得到了应用，包括文字编辑、程序开发、娱乐聊天等。工程管理作为生产制造领域中的重点，对大语言模型有极大需求。文章以工程领域中的相关方管理作为切入点，研究如何使用大语言模型工具快速完成相关方识别、参与计划制定，从而缩短管理工作时间、提升流程信息化程度、提高管理工作效率。使用大语言模型既可以更加合理让相关方参与计划制订，又为大语言模型在工程管理中的后续研究提供基础。关键词：人工智能；大语言模型；工程管理；相关方管理；管理工具中图分类号：TP18；N02；F272文献标识码：A文章编号：1674-0688（2023）10-0114-04企业创新管理胡琪瑸，乔宇.基于大语言模型的相关方参与计划制定114程、识别相关方、规划相关方管理，由于后一流程的输入依赖于前一流程的文档输出，所以3个流程之间为串行执行。则得到相关方参与计划的总时间如下：T总时间=T编写项目章程+T识别相关方+T规划相关方参与（1）其中，Ti为各阶段所用时间。对于各种项目文档，企业的编制时间一般都是以小时单位完成，较为复杂的文档完成时间甚至以天计算，而对于相关方参与计划涉及的3个流程，除各种文档本身的编写修改时间之外，流程中也存在大量无法信息化、自动化完成的工具和操作，需要花费人力和时间完成，如组织会议、制定问卷、分析根因等。如果使用大语言模型，则可以屏蔽3个步骤流程，避开人工操作环节，直接输出结果，并且输入的材料不变（如图2所示）。其所用时间如下：T总时间=T大语言模型处理时间（2）图2使用大语言模型屏蔽中间环节大语言模型给出结果的时间以秒级计算，要短于现有方法中任何一个步骤的时间。因此，提出假设H2：使用大语言模型可以显著节省相关方参与计划的时间。2研究设计2.1大语言工具研究使用的大语言模型为百度“文心一言”，“文心一言”为百度开发的大语言模型工具，实验选用该工具是因为与其他大语言模型相比，“文心一言”在概念理解、定义解释等领域更具优势，语义更加清晰。同时，“文心一言”直接内置文件阅读插件，可以直接对文本文件进行概括，方便实验。2.2数据来源研究以某地事业单位支撑系统的升级优化项目为例，该事业单位为项目甲方单位，该项目经过可行性论证、招投标、签署合同等工作后，由某软件公司作为乙方单位承接，进行需求分析、软件开发、系统测试、上线部署。在项目执行过程中，管理人员完成了一系列项目文档，包括可行性研究报告、技术承诺书等。同时，甲方单位也根据自身情况，安排专门项目小组进行领导、协调、对接。根据技术规范书，乙方单位人员的项目职责见表1，项目在正式启动前可以获取到的文件见表2。表1乙方单位项目人员职责序号12345岗位产品经理设计人员开发人员测试人员实施经理/实施人员职责提供项目实施典型模板；协助对发布版本及补丁内容进行内部测试负责业务组对典型设计的把关；汇总及分析各业务问题，出具解决方案负责具体模块开发工作负责项目各模块的功能和集成测试工作负责项目在各试点地市的实施工作表2项目文档序号1234文档名称可行性研究报告采购合同技术规范书事业环境因素、组织过程资产字数（字）15 4978 5074 063360文档内容项目建设依据、必要性分析、经济效益、社会效益、建设现状、业务功能需求、非功能需求、项目建设目标、项目建设内容、项目方案、项目管理计划、部署方案、主要设备材料清册、项目估算表项目定义、服务范围、双方的权利和义务、交付作品、工作进度、确认与验收、保证、合同价格、专利权和技术成果、保密、违约责任、履约保证金、合同中止履行与解除、不可抗力、适用法律、争议解决、合同生效项目背景、技术规范和标准、建设内容及技术要求、项目组织与人员、技术能力要求、项目进度、验收方式及标准甲方项目人员清单在实际过程中，项目最终顺利完成，但是在总结和资料归档过程时，发现项目在执行过程中的相关方管理工作存在以下问题：缺少相关方管理步骤。甲方作为事业单位，具有一套完整的项目管理和审批流程，但其中却缺少相关方管理步骤及文档，使对乙方的管理工作高度依赖管理者经验和人工操作。项目延期。由于甲方自身展开项目较多，并且管理制度复杂，导致未能和乙方进行及时沟通，会出现乙方需要等待甲方的命令和反馈的情况，造成延误。缺少文档。在项目归档阶段，发现项目缺少部分文档和审批流程，需要进行的会议和沟通没有开展，只能在后续进行补齐和修改，严重影响项目合规性。2.3研究过程2.3.1构建Prompt根据Elavis总结的优质Prompt需要包含的元素，一个优质 Prompt 需要具备如下元素：Instruction（必须），指令，即用户希望模型执行的具体任务。Context（选填），背景信息，或上、下文信息，这可以引导模型做出更好的反应。Input Data（选填），输入数据，告知模型需要处理的数据。Output Indicator企业科技与发展，2023年，第10期，总第504期115（选填），输出指示器，告知模型要输出的类型或格式，即P=I，C，ID，OI（I ）。其中：P表示Prompt；I表示Instruction，并且为非空；C表示Context；ID表示Input Data；OI表示Output Indicator。对于本次实验，如果需要得到相关方参与计划，4项内容分别为C（Context）、I（Instruction）、ID、OI。（1）C（Context）为项目文件内容，即假设H1中提及的输入文件，包括商业文件、协议等。在这一过程中，由于“文心一言”有字数限制，所以需要对输入的文档内容进行调整。删除冗余章节。在进行研究时，可以在输入前对文档进行整理，删除不必要的章节，如合约中保证金条款、合约份数条款等。分批多次输入。在研究时，可以对材料进行分次输入，每次输入一个章节材料，在编写Instruction时，可以要求系统联系上、下文进行解答。（2）I（Instruction）为目标要求输出的文档，要求大语言模型先输出相关方登记册，再输出相关方参与计划，其中相关方登记册需要包含需求/期望、相关方所需参与程度，相关方参与计划需要涵盖参与阶段、参与程度、参与方式。如果项目材料分多次输入，则可以强调要求大语言模型联系上文进行输出。（3）ID为项目相关方涉及的背景资料和数据，包括双方人员名单，其主要来源为协议、技术规范书、事业环境因素、组织过程资产。（4）OI为相关方登记册和参与计划的格输出式，研究为方便查看，要求用表格输出相关方登记册和相关方参与计划。2.3.2整理文档根据统计，研究所涉及的项目文档总字数达到28 000字以上，而研究所用大语言工具“文心一言”单词输入最大字符数为2 000字符，并且文档中包含支付账号、单位地址等无关信息，因此研究选择对已发布的文档进行摘录，选择有用部分进行整合，再分次输入工具。选取已有文档中的部分内容整合到一起。2.3.3输入文档将整理后的文档分次输入“文心一言”，然后输入 Prompt，要求系统输出一份相关方登记册，在 Instruction中要求内容包括主要需求/期望、干系人所需参与程度，验证系统是否可以识别出相关方，并记录时间；再输入 Prompt，要求系统输出相关方参与计划，要求包含参与阶段、参与程度、参与方式。3研究结果与分析3.1研究结果根据研究过程，将Prompt输入系统，首先得到相关登记册（见表3）。表3相关方登记册相关方项目领导小组项目经理系统管理员领域关键用户项目顾问产品经理设计人员开发人员测试人员实施经理实施人员主要需求/期望确保项目符合组织战略实现项目目标，确保项目顺利推进确保系统正常运行，处理用户操作问题满足业务需求，确保系统与业务流程整合提供专业建议和指导，确保项目质量提供产品实施典型模板，协助内部测试确保产品设计符合用户需求和用户体验完成项目的技术解决方案，确保项目按时交付确保项目各模块的功能和集成测试通过确保项目在各试点地市顺利实施，处理实施问题协助实施经理完成项目在试点地市的工作干系人所需参与程度定期沟通和参与决策全程管理和协调项目进展日常运维和问题解决参与业务需求讨论和系统测试定期提供专业咨询和建议参与产品实施和测试过程参与设计讨论和原型评审全程参与开发和代码审查参与项目的测试和缺陷反馈全程管理和协调实施过程参与项目的实施和解决问题在此基础上，再要求系统输出相关方参与计划（见表4）。表4相关方参与计划相关方项目领导小组项目经理系统管理员领域关键用户项目顾问产品经理设计人员开发人员测试人员实施经理实施人员参与阶段项目启动、规划、执行、监控、收尾等阶段项目启动、规划、执行、监控、收尾等阶段项目执行、日常运维阶段项目需求分析、测试阶段项目规划、执行、收尾等阶段项目规划、执行、收尾等阶段项目设计阶段项目开发阶段项目测试阶段项目实施阶段项目实施阶段参与程度定期沟通和参与决策全程管理和协调项目进展处理软件日常操作问题、对后续新到岗人员开展软件操作培训工作参与本单位本领域系统模拟、用户指导实施工作提供专业咨询和建议提供典型模板并协助内部测试参与业务组对典型设计的把关讨论和原型评审全程参与开发和代码审查参与项目各模块的功能和集成测试工作全程管理和协调实施过程协助实施经理完成项目在试点地市的实施工作参与方式面对面会议、电话沟通、电子邮件等项目管理软件、日常沟通、定期汇报等现场培训、操作指南、在线支持等面对面会议、原型演示、操作培训等面对面会议、电话咨询、电子邮件等面对面会议、电话沟通、电子邮件等面对面会议、原型演示、评审会议等项目管理软件、日常沟通、定期汇报等项目管理软件、日常沟通、测试计划和报告等项目管理软件、日常沟通、定期汇报等现场培训、操作指南、在线支持等胡琪瑸，乔宇.基于大语言模型的相关方参与计划制定116相关方登记册与参与计划生成的时间分别为23.39 s和26.80 s。3.2研究结论根据所得结果，结合假设进行分析。对于假设H1，研究选取可行性报告、技术规范书、项目合同、事业环境因素、组织过程资产中的部分内容，最终得到相关方参与计划。在实际过程中如果需要更详细的计划，可以在构造Prompt时要求输出更多结论。对于假设H2，一般情况下，完成相关方管理计划的时间以天、小时为单位，使用大语言模型后相关方登记册和相关方参与计划的输出时间都在 30 s 以内，可以显著缩短编写时间，提升效率。3.3方法优势根据前文所述，通过与原有方法相比，使用大模型制订相关方参与计划具有以下优势。3.3.1缩短分析时间根据前文，实验合计选取4个项目进行研究，4个项目类型各不相同，项目材料的详略程度也各有差异，其中项目2、项目3、项目4没有项目甲、项目乙方名单，需要进行人工或大语言模型识别。各个项目均已完成交付，文档达到各自公司交付要求。同时，受到大语言模型工具的字数限制，需要对材料进行整理和取舍，因此也将此时间进行统计。实验结果见表5。表5多项目实验时间项目类型实际输入文档总字数（字）人工相关方识别文档节选整理大语言模型相关方识别人工规划相关方参与大语言模型规划相关方参与项目1平台功能优化实施18 91935 min24 s8 min14 s23 s69 min51 s27 s项目2运维系统研发11 46138 min47 s2 min51 s24 s56 min49 s19 s项目3平台功能优化实施11 34552 min19 s5 min18 s34 s82 min19 s49 s项目4应用迁移改造实施12 54547 min36 s5 min59 s26 s78 min27 s13 s根据实验结果，使用大语言模型生成相关方管理计划的生成时间都明显短于人工用时，并且这一优势呈现出数量级的程度，平均倍数达到159.7倍，效果明显。相关方识别工作的速率同样得到显著提升，倍数达到97.6倍。即使算上文档整理时间，使用大语言模型依然存在明显优势，特别是在没有给出相关方名单和岗位的文档中，大语言模型的相关方识别优势更为明显。而且，由于实验使用的是通用大语言工具，导致必须根据实际对文档进行整理。如果企业自主开发大语言模型工具或者基于专用SDK和接口进行二次开发，则可以完全或部分规避这一流程，进一步缩短管理计划时间。3.3.2减少人为干预在进行相关方管理工作时，使用的工具与技术中存在大量人为参与的过程。例如，制定项目章程中的专家判断、人机关系与团队技能、会议；识别相关方中的问卷调查、头脑写作。通过使用大语言模型，直接给出最终管理计划，完全屏蔽了其中人为参与的部分。实验中，在使用大语言模型工具进行处理时，可以完全不使用其他工具方法，包括各种非量化、人工工具，只需由操作人员独自完成全部操作，体现了大语言模型可以提升计划的准确性和科学性，如果管理人员在实际管理工作中需要对相关方进行人为管理，也可以以计划为准绳，对管理工作进行调整。3.3.3提升管理效率在传统管理模式中，相关方管理计划受识别范围不完全、利益变化快等要素影响，使相关文档有效期短，需要及时进行更新或重做，导致文档使用效率低，企业使用意愿低。通过使用大语言模型，可以有效缩短相关方管理计划的制订周期，方便管理者快速进行文档更新，提升管理工作效率。4结语综上所述，目前受限于人员投入、工作效率、人为干预等多种因素，企业对相关方管理工作缺少必要的重视，特别是对管理计划的制订缺乏积极性，导致在实际工作中出现沟通不畅、进度慢等问题。通过使用大语言模型，可以有效缩短相关管理计划的制订时间，减少人为干预，提升管理工作效率，促进项目的顺利进行。同时，本研究为大语言模型在管理工作中的应用提供参考，有助于进一步推动管理信息化。5参考文献1（美）Project Management Institute（项目管理协会）.项目管理知识体系指南（PMBOK指南）（第七版）M.赵弘，译.北京：电子工业出版社，2005：46-3452 VERBEKE A，TUNG V.The Future of Stakeholder Management Theory：A Temporal PerspectiveJ.Journal ofBusiness Ethics，2013，112（3）：529-543.3 朴建宇，庞玉成.基于SNA方法的医院PPP项目干系人治理结构研究 J.建筑经济，2020，41（6）：57-60.企业科技与发展，2023年，第10期，总第504期117