基于开源工作流的航运企业管理应用.pdf

44天津航海2 0 2 3年第3期基于开源工作流的航运企业管理应用李季（中远海运散货运输有限公司广东广州510 2 2 0）摘要：随着信息技术的发展，各企业都在进行数字化转型升级。航运业作为古老而传统的企业，数字化发展也已经进入快车道，短短数年时间已在全产业链渐次铺开。工作流技术作为一种计算机及通信等现代化技术与传统办公方式相结合的产物，文章阐述了其在提高生产效率、辅助公司决策等方面的重要作用，并以国内某航运企业借助开源工作流Activiti提升公司数字化水平为例进行了说明，为其他企业借助数字化技术提升管理效率提供参考。关键词：Activiti流程平台航运企业管理0引言随着市场竞争的日趋激烈，各企业都在努力探索更加规范、高效的现代企业管理模式，现代企业规模和业务范围日益扩大，企业内部管控和审批过程也更加复杂，这都对企业的运营管理提出了更高的效率要求。对于跨地区协作的航运企业而言，依靠传统的纸质单据流转不仅费时费力、容易出错，也无法及时统计数据，对后续经营分析带来极大不便，从而限制了公司业务的审核效率和分析决策。因此，利用工作流技术提升企业的经营管理模式，成为航运企业数字化转型的一种尝试。目前，很多公司采用产品化的办公自动化软件，虽然具备了工作流的高效性和规范化，但由于航运企业合同签署和执行的特殊性，需要随时与代理、客户、供应商进行沟通确认，导致标准化的软件无法完全适应航运企业的业务模式，定制化的开发则有泄露公司机密的风险。因此，采用开源工作流软件建设适合航运业务的管理系统成为一种新的选择。目前常用的开源工作流有Activiti，J BPM，j f l o w等 1-3。本文结合国内某航运企业搭建流程平台的经验，阐述Activiti在助力企业数字化转型中的作用。1Activiti简介Activiti是由Alfresco软件发布的轻量级业务流程管理（BPM）框架，通过建模、管理和优化流程，优化部门协作方式，达到提高业务效率、规范业务流转的目的。它包含了业务流程管理、决策管收稿日期：2 0 2 3-0 6-11作者简介：李季（19 8 9-），男，山东省人，硕士，研究方向：船舶公司数字化转型及信息系统建设。理、服务协作等领域，是一个可扩展的、可视化的、开源的流程语言框架 1。借助流程图绘制插件，可以根据业务实际直接绘制出业务流程图。利用可视化流程图，可以方便直观地查看业务流程进展情况及历史审批结果。借助统计分析工具，可以对业务流程的记录进行加工，让公司决策者更好地了解业务处理情况，为企业进行智能分析决策提供辅助。2工作流平台设计与实现2.1业务背景为规范企业管理，维护公司的合法权益，公司需要对签订的商务合同进行评审。以国内某航运企业为例，作为船东，公司每年需要对外签署6 0 0 余份干散货运输（单票货、拼装货、COA）合同，在合同签订过程中，需要与货主沟通合同的基础信息、结算条款、运价信息、滞速费条款、佣金条款等信息，并根据合同金额及合同类型等不同，需要财务、法务、航商、运营等多个部门会签及公司领导审批，线下审批难度大、时间跨度长，并且还存在合同管理和授权管理上的风险和隐患。因此，需要借助数字化手段建立公司级的商务流程平台，完善涵盖合同审批、执行和授权的综合制度体系，规避漏洞风险，为公司的制度体系提供保障。2.2业务流程图的绘制建立线上的商务流程平台，必须要保证流程流转比线下审批更为科学严谨。因此，需要根据合同审批的工作实际，借助流程工具绘制业务流程图。工作流中提供了业务流程建模与标注（BusinessProcess Model and Notation，BPM N）的基本符号，基于开源工作流的航运企业管理应用将基本符号按照业务逻辑进行简单组合，便形成了运输合同的业务流程图，如图1所示。借助Activiti流程引擎，对用户处理节点采用指定办理人的方式。根据公司实际，共设计了三种办理的情况：一是当流程节点的办理人唯一时，采用设置特定办理人s(assignee)的形式；二是当流程节点的办理人为多人时，采用设置备选人员$(candidateUsers)的形式；三是当流程节点的办理人为一组人或者多组人时，采用设置备选角色S(candidateGroups)的形式。利用Activiti 提供的同步（parallelGateway）和分支（exclusiveGateway）两种模式，可以更加灵活的控制流程流转。以同步模式为基础，实现了李季45部门会签的业务需求。通过分支模式组合使用，完成了复杂的业务逻辑，实现分支选择和回退操作，从而最大限度的贴近业务实际。2.3业务流程历史记录查看为了更加方便的查看合同审批流程的历史记录和流程的流转情况，对Activiti工作流提供的服务进行封装。借助act_ru_*等数据表以及RuntimeService 服务，开发可视化的流程进度图，如图2 所示，借助act_hi_*等数据库表及HistoryService服务，将流转的审批意见进行规范化展示，如图3所示。通过封装，让用户更加直观的查看流程状态和审批意见，包括开始时间、结束时间、处理人、处理意见等信息。作废流程用户任务出内部审核普通员部门领号回意修改完毕用户任务修改电洁单不同意同用户在部门长审批不同意同意用户任务不同意都门长处理不同意审批结束用户任务十金单长审批不同意同意用户任务总经理审批X提交董事长主童领寻为总经理主管领导本为总经理不需要总经腰总经理审批口口用户任务相关称门会签有会签部门会签部门大干无会签部门不同意不同意用户任务出回意不同意同意用户任务公司其他领导申批主答领导审批用户住不同意财务部部门坐申批同意回图1基于BPMN的合同审批流程图46天津航海2023年第3期凌程进度一当前节点输门长市款内部中核董事长审批修改申请单部门长审批部门长处理总经理审批相关部门会签公司共.上管领导审批财务部部门长审批图2 流转中的流程图流程办理-当前环节：部门长审批采购申请详细信息任务名称开始时间内部审核2019-12-0217:39:08部门长审批2019-12-0217:40:302.4业务流程流转情况分析利用数据决策和人工智能技术，对业务流程中的合同信息进行整合和展现，分析合同货物信息及运价、佣金、使费、燃油等信息，综合计算合同的盈利水平，让企业决策者全面掌控航运公司生产经营情况，为企业做出明智的决策和提升企业竞争力历史审批意见图3流程审批意见显示图方面提供帮助。开发人员借助act_hi_procinst等数据表中提供的数据，结合Echarts图表工具，将数据进行图形化展示，签订的合同及执行的情况清晰可见。2.5完善流程待办提醒功能作为一个工作流平台，提供待办、待阅是最基结束时间2019-12-0217:40:30处理人处理意见同意基于开源工作流的航运企业管理应用李季本的功能，业务人员可以通过点击待办、待阅的链接，完成事项的阅办。利用act_ru_*等数据表信息，在流程平台中对相应接口进行封装已完成待办、待阅的推送功能。为了避免出现业务人员因未登录流程平台而无法及时获取待办、待阅信息的情况，平台与即时通信软件和邮箱进行了打通，相互间可以传送信息，将待办、待阅信息通过即时消息和邮件通知流程节点处理人，让业务人员可以及时地处理流程平台中的待办、待阅任务，最大限度地提高业务处理效率。3工作流平台实现的意义3.1规范企业管理在航运公司内部，工作流平台的使用让流程化管理理念深入人心，统一了思想。通过流程化的管理，明确了企业开展运输合同签署的规范运营框架和流程，让企业能够更加科学地规划和设计流程，达到了管理协调有序的效果。航运企业开始从传统的粗放型管理向规范化管理直至精细化管理的方向迈进。3.2提高业务处理效率工作流的使用，带来最显著的效果就是办事效率的提高。将传统的纸质合同审批、业务督办的办公模式借助工作流工具迁移到互联网上，避免了出现因线下寄送合同进行审核而丢失风险，将待办任务及时快速地通知到待办人员，减少了审核的时间，全面提升了业务审批效率。根据对使用流程平台后流程平均处理时间的统计（如下图4 所示），合同审批流程由原来57 个工作日缩减为2.1个工作日，其中，4 1.2%的流程可以在1天之内完成，极大地提高了业务的处理效率。3.3清晰监管审计工作流的使用让内外部审计工作有章可循。在流程平台中，为审计人员配置权限，可以让审计人员对运输合同签订和审核进行全面的监督，让合同审批的过程更加规范完备。同时，在平台上建立了关联交易企业名单，审计人员可以进行精准筛选，提高异常信息的发现、分析和预警能力，以便及时地有效处理。3.4辅助分析决策借助流程平台，航运公司对合同流程进行了全面梳理，改变了现有以行政办公为主线的运行模47流程平均处理时间0-1天1-2天2-3天5天以上3-4天5天以上3-4天-0-1天处理时间0-1天:2 8 0(4 1.2 4%)2-3天1-2天图4 使用流程平台后流程平均处理时间图式，将线下组织对接变更为线上节点互联，形成了以业务流程为主线的运行模式。流程平台的开发从源头上规范了数据录入，保障了数据的准确性和规范性。借助数据统计功能，准确地定位流程中的关键节点，有利于推进业务的优化和重组。通过业务数据智能化分析，可以充分地挖掘航运业务数据价值，为企业提供全方位、多维度、深层次的预测分析和决策依据，满足公司中高层决策分析和经营管理创新的需要。4结束语开源工作流技术在很多企业已经得到实验性使用，并取得较好的效果，传统的航运企业也在借助数字化工具进行转型升级。随着工作流技术的发展，其在提升企业运行效率、辅助决策等方面的作用日益凸显，开源工作流的使用将进一步提升企业竞争力，促进企业的数字化转型，助力企业实现高质量发展。参考文献1闫洪磊.Activiti实战 M.北京：机械工业出版社，2015:3303762许爱军.JBPM工作流管理系统的研究与实现 J.计算机技术与发展，2 0 13（2 3）：10 0 10 43Mariette J.,Escudie F.,Bardou P.Jflow:aworkflow management system for web applicationsJ.Bioninfomatics(Oxford,England),2016(32):4568