如何刷新数据透视表【会计实务经验之谈】.doc

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如何刷新数据透视表【会计实务经验之谈】
一、为什么要需要刷新数据透视表?
1、数据源经常变化，如数据源添加，删除字段以及修改内容等;
2、数据透视表是需要呈现最新数据;
二、如何刷新?Excel中刷新数据透视表的两种方法：
1、手工刷新
(1)右键菜单‚ 透视表内任意单元格鼠标右键-----刷新数据;
(2)使用数据透视表工具栏上的刷新按钮;
(3) 添加刷新全部透视表工具按钮：
(3.1)直接在透视表工具栏选项添加按钮---添加或删除按钮---数据透视表---全部刷新;
(3.2)自定义工具栏选项按钮：自定义---命令---数据---全部刷新---将此按钮拖放到工具栏上，即可直接点击此按钮以实现整个工作簿内透视表数据刷新。
操作小技巧：窗口--新建窗口，此时会打开一个同样的工作簿，窗口中选择“与工作簿**并排比较”，这样可在并排的两个工作簿中将数据源与透视表刷新进行直观对比，同理在这里你可以试试隐藏窗口哦!记得在excel中是可以设置打开一个存放个人宏的工作簿，而且是一打开就隐藏了窗口了。
2、自动刷新---通过设置透视表属性
(1)打开时刷新。顾名思义---打开工作表时，就可以刷新数据透视表。
(2)定时刷新。可以设置刷新频率的时间，但是仅适应于外部数据源所创建的数据透视表。
操作：如何创建1个基于外部数据源创建数据透视表，
“数据”菜单---导入外部数据---导入数据---选中外部数据源---选择表格---导入数据---创建数据透视表---完成。
3、自动刷新---使用VBA代码实现自动刷新透视表
3.1激活工作表时刷新
打开透视表代码窗口输入：
Private Sub Worksheet_Activate()
---当激活这个工作表时执行下列语句命令
ActiveSheet.PivotTables(“数据透视表”).PivotCache.Refresh
---更新名为“数据透视表”的数据透视表
End Sub
注意：数据透视表的名在那里呢?也不要把它与工作表的名称混为一团，每一个数据透视表创建时都是有它自已的名称的，并且它是可以改动的，如图：
3.2自已设计一个批量刷新的工具按钮：
插入图片---自选图形---矩形框(或任选一个你喜欢的图形)，在工作表中拖动，在矩形框上单击右键菜单，指定宏，选择宏进行编辑(这里还可以根据实际工作的需要来录入一个宏)，单击确定。代码如下：
Sub 矩形1_单击()---宏名称
ThisWorkbook.RefreshAll---更新这个工作簿里的所有数据
End Sub
三、数据透视表的数据缓存
数据透视表的数据缓存是计算机内存中的一个指定区域用于存储报表数据。
1、共享数据缓存：
基于同一单元格区域或数据连接的两个或多个数据透视表之间自动共享缓存
特点：可以实现同时刷新
优势：提高性能的同时减小了工作簿的大小
具体操作：原工作表数据源的基础上已经创建了一个数据透视表，在新创建数据透视表时会跳出“是否让新报表建立在与现有报表相同的数据上?”，“是”则创建了共享数据缓存的透视表，“否”则创建与现有报表之间相互独立不共享缓存的新透视表，如果选择“是”，那么它将会要你选择一个与之共享数据缓存的数据透视表。如图：
2、下列情况不能共享数据缓存
不希望所有数据透视表中都显示计算字段和计算项。
不希望在所有数据透视表中都按同一方式分组字段。
不希望同时刷新所有数据透视表。
四、刷新数据透视表的注意事项：
1、海量数据源将导致刷新速度非常慢
2、如何清除“垃圾条目”
当我们修改相应字段对应的原始数据的时候，但刷新数据透视表后，相应的字段选项里仍存在一些“垃圾选项”，解决方法为，先移除此字段，刷新透视表，然后重新在数据透视表字段列表内拖放至原处。
注意：数据源中新增的行和列无法更新到数据透视表中，需要构建动态数据源，主要有如下几种方法：1、VBA、;2、SQL语句; 3、定义名称法; 4、使用数据列表功能;5、通过导入外部数据“编辑OLE DB 查询”; 6、使用“Microsoft Query”数据查询创建透视表，这六种方法来生成动态数据透视表;
小编寄语：不要指望一张证书就能使你走向人生巅峰。考试只是检测知识掌握的一个手段，不是目的。千万不要再考试通过之后，放松学习。财务人员需要学习的有很多，人际沟通，实务经验，excel等等等等，都要学，都要积累。要正确看待考证，证考出来，可以在工作上助你一臂之力，但是绝对不是说有了证，就有了一切。有证书知识比别人多了一个选择。会计学的学习，必须力求总结和应用相关技巧，使之更加便于理解和掌握。学习时应充分利用知识的关联性，通过分析实质，找出核心要点。