HSE文件及档案管理规定.doc

HSE文件及档案管理规定
1 目的
建立公司安全标准化体系文件，有效对安全生产文件与资料进行识别与控制，特定本规定。
2 范围
本制度适用于公司各部门、单位。
3 引用标准
《中华人民共和国安全生产法》、《企业安全生产标准化标准基本规范》
4 职责
4.1 综合部为安全标准化文件归口管理部门，负责对文件的组织编写、修订、发放、回收、更新、存档的管理。
4.2 公司主管领导负责安全标准化文件的审核、批准。
4.3 生产技术部、安全HSE组负责安全标准化文件的编写、修订，相关部室负责本部门作业指导书的编制，修订。
5 管理内容与方法
5.1 文件资料的识别与控制
5.1.1 文件分为“受控”和“非受控”文件，受控文件的目录由标准综合部统一提出，受控文件加盖“受控”文件印章，并注明分发号，严格控制发放范围，“非受控”文件只进行编号，不受更改控制。
5.2 文件的编制与审批
5.2.1 文件的编制
5.2.1.1 HSE组负责安全标准化系统文件的编制；
5.2.1.2 专业性安全管理文件、制度由各归口管理部门负责编制。
5.2.2 文件的发放
5.2.2.1 文件、制度发放时，发文部门填写《分发清单》，内容包括文件名称，领用日期、发放单位、领用单位、文件受控状态等信息。
5.2.3 文件和资料发放要求
5.2.3.1 文件、制度的有效性和分发完整性等状态应得到充分识别。
5.2.3.2 相关文件应发至相关岗位，并保证为有效版本。
5.3 文件、资料日常管理
5.3.1 各单位现场使用的文件、制度应保持清洁、清晰、完整，存放有序，易于查找。
5.3.2 安全生产相关记录要保存完好。
5.4 文件资料借阅、领用
5.4.1 由借阅人向保管部门填写《文件借阅登记表》，经相关负责人审批后实施。
5.4.2 持有文件和资料的部门或人的文件破损严重影响使用时，到标准综合部办理更换手续，交回破损文件。
5.4.3 工作需要或文件丢失时，要求增（补）发文件的单位应填写《文件领用申请表》，经主管领导批准后方可发放，并办理文件发放手续。
5.5 文件资料的作废
5.5.1 所有作废文件、制度，由该类文件和资料的管理部门收回并记录，相关部门填写《销毁登记表》，在作废文件和资料上加盖红色“作废”印章。由保管部门集中封存堆放，统一销毁作好记录。
5.6 外来文件的控制
5.6.1 外来文件包括：国际、国家、地方政府颁布的法律、法规、标准；行业标准、规范。收到外来文件的部门，需识别适用性，及时传递到需要使用的相关部门。
5.6.2 HSE组确认与职业卫生安全有关的文件，识别适用的部门和条款，将使用的文件，经请示主管领导后发至相关部门，相关部门组织学习。
5.7 电子文件的管理
5.7.1 各使用电子文件部门，应指派专人管理电子文件，保障电子文件的安全；
5.7.2 文件更改后，应由专人对电子文件作相应的更改。
5.8 安全文件档案管理内容
5.8.1 安全生产管理工作必须建立安全档案，实行分级管理。
5.8.2 上级主管部门下发的文件、通知、通报、讲话、检查情况记录、整改意见、措施等必须编码归档备查。
5.8.3 归档文件要做到及时、准确、清晰、专人管理。
5.8.4 资料管理人员随时做好安全档案的保管，注意防盗、防火、防蛀、防潮湿、防遗漏。若发生遗漏和失误要追究相关人员的责任。
5.8.5 查阅技术资料、档案等需办理借阅手续，借阅者必须爱护，并按期归还。
5.8.6 相关安全资料制度和管理需修改时，归口部门要做好记录，当法律法规及其他要求发生变动时，应及时予以修订，凡修订后的安全资料均应在各单位备案。
5.8.7 各类规程等重大资料的制定和修订，资料制定和管理部门应邀请安全、设备、工艺等相关人员共同审核确定，且分布前应组织进行评审，经评审通过后方可实施。
5.8.8 各类资料、档案至少保存2年，并建立销毁台账。法律法规对特殊档案有其他要求的，遵循相关规定。