ZTD-QE-P-08-供应商管理程序.doc

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1.0 目的：
为了确保本公司生产正常进行，在对供应商的选择、议价、质量、交期等方面更加规范，与供应商形成互动双赢的稳定关系，特制定本程序。
2.0 适用范围：
适用于本集团公司所有物料的采购和委外作业的所有供应商。
3.0 权责：
3.1 物控部/采购：负责供应商的评审、选择、评价及管理，负责按时按量按质采购；负责对供应商发放并控制相关的技术文件和资料。
3.2 品质管理部：负责采购产品的检验或验证并决定是否放行采购物料，并向物控部提供质量方面的相关信息。
3.3 工艺/技术部：负责提供采购产品的技术要求，和技术服务。
3.4 物控部/仓库：依生产实际需求提出物料采购需求计划，并负责进厂物料的点收。
3.5 财务部：负责对供应商的结算和付款期限的合理控制。
3.6 常务副总经理或其授权人：批准供应商分类名单及特殊物料的采购。
4.0管理程序内容
4.1 供应商的分类：根据本集团公司产品类型及产品生产的影响程度，将供应商分为A、B、C、D四类物料供应商。
4.1.1 A类物料供应商：
指可批量供应原主材料供应商，且遵循具备供货能力、良好的品质和交期信誉、合作服务为导向在此类中再分类重点和一般供应商。
4.1.2 B类物料供应商：
指无规则、散户原主材料供应商；
4.1.3 C类物料供应商：
指生产关键设施设备机电配件/生产工艺决定性辅助材料的供应商。
4.1.3 D类物料供应商：
指设备设施通用技术性配件供应商和生产辅料、用品/用具类供应商(该类供应商的特点是市场上可选择余地大、经营或代理行业或国家标准零件、市场可替代性很强、零件单位价格较低的经销商)。
4.2 供应商的开发管理
4.2.1 物控部安排专人全责跟进A、B类物料供应商的开发与管理，积极寻找新的供应商，甚至进行培育；对现有的供应商根据其特点进行尽可能的扶持（尤其在资金、技术和管理）。并由物控部牵头定期组织质管、生产工艺方面的专业人员对B类物料潜在供应商进行实地考察，且物控部组织制作《供应商考察报告》，报集团常务副总经理批准是否作为A类物料可替选供应商。
4.2.2物控部安排专职采购人员应对C类物料供应商进行开发与管理，确保正常状态下每种物料有三个及以上可供选择的供应商；并由物控部牵头定期组织质管、生产工艺方面的专业人员(必要时财务部安排人员参与)对此类供应商进行实地考察，且物控部组织制作《供应商考察报告》可作为物控部采购员与供应商签署作为采购合同的附件执行；
4.2.3物控部安排专职采购人员应对D类物料供应商进行开发与管理，确保正常状态下每种物料有三个及以上可供选择的供应商；并由物控部牵头定期组织质管、生产工艺方面的专业人员对此类供应商进行实地考察，且物控部组织制作《供应商考察报告》可作为物控部采购员与供应商签署作为采购合同的附件执行；
4.2.4物控部安排专职采购人员应对D类之用品、用具类物料供应商进行开发与管理，确保正常状态下每种物料有三个及以上可供选择的供应商，此类物料供应商主要是进行价格、质量和交期的一般性评核，暂不纳入供应商正式管理评审程序。
4.2.5物控部对A/B/C类供应商应进行一年一度的正式供应商评审，建立重点、一般类认可《合格供应商清单》的供应商资料库，细则参见5.0程序描述；
4.2.6物控部对某些重要（具发展潜力）的供应商，向公司决策层提出建立与该供应商的产权关系的建议；
4.2.7物控部恰当控制同类物料(尤其是C、D类)的供应商数量，一般达三家及以上，同时要有主次之分。
4.2.8物控部采购员持续地进行供应商的信息采集，建立供应商分类清册。
4.3供应商的货款支付管理
4.3.1物控部应尽可能利用供应商的资金为企业服务，特别是在企业流动资金紧张的情况下；
4.3.2物控部按月制定《货款支付计划》报财务部审核执行。
a) 对于A类物料供应商，物控部在月度货款支付计划中可适当考虑利用供应商的资金问题，争取双方构成双赢的合作关系；
b) 对于B类物料供应商，物控部在月度货款支付计划中应优先考虑；
c) 对于C/D类物料供应商，物控部在月度货款支付计划中应当考虑利用供应商的资金问题，争取双方构成双赢的合作关系，严格遵守《供货合同书》/《采购订单》条款执行。
4.4供应商的价格管理：
4.4.1物控部必须紧密跟踪相关物料的市场价格水平，对B/C/D类物料供应商应当保持稳定的价格并逐步下调的价格趋势；
4.4.2充分利用供应商的折扣及各种优惠政策，降低采购成本；
4.4.3严格控制紧急采购，若必须应急过渡导致紧急采购的，先可备案的信息方式请示并得到物控部经理回复确认后才启动执行，并准确量与价格上限控制汇报；
4.4.4物控部在询价时必须使用统一的《询价单》，尽可能将所询价格分解，便于进行对称的项目评估和比较；
4.4.5所有经过报价评审的资料除了物控控必须归档管理外，还须备份提交财务部备案，并由财务部建档管理。（必要时建档常务副总经理处备份）
4.5供应商的质量管理：
4.5.1质管部必须通过物控部将所有物料的品质检验要求(标准)，以书面的形式知会供应商，必要时对个别重要供应商进行现场指导；
4.5.2质管部必须对批量大的所有物料按MIL-105E检验标准选择和制定质检方案，并严格执行；特别是对于列入免检系列的零配件供应商应严格执行标准；
4.5.3对于那些由于本公司检验设施欠缺而无法检验或一些贵重的必须进行破坏性实验或涉及环保监测/检测的物料的供应商，必须要求其提供有效的品质证明资料或MSDS；必要时我司可委托第三方进行验证；
4.5.4 物控部在采购实施过程中必须将质量要求作为产品的一部分，体现在《供货合同书》/《采购订单》中；
4.5.5对连续三批次不合格的供应商，物控部必须进行调整更换；
4.5.6由于供应商品质问题对本公司所造成的损失，物控部必须按合同进行责任追究；
4.6供应商的交期管理：
4.6.1物控部对一些常用物料有计划地进行大批量订购分期交货的办法，一方面可增强供应商的信心，并便于供应商安排生产或进货；另一方面可增加我方的谈判优势，又不至于增加库存和资金损失；
4.6.2物控部必须在《供货合同书》/《采购订单》中明确体现交货地点的条款，尽量采取供应商送货到厂的条款；
4.6.3物控部必须对C/D类物料送货到厂的供应商进行前期点收说明，点收后本公司只出具《物料暂收》凭证，待进料检验后，才出具实收凭据（以此作为结算依据）或决定退货处理；
4.7供应商的关系管理：
4.7.1应当利用各种渠道和方式树立供应商的信心；
4.7.2尽量保持和维护与供应商的长期稳定的合作关系；
4.7.3 物控部和财务部应尽可能地给予供应商以各种帮助；
4.7.4 物控部应针对供应商的各种不符合，及时发出《供应商改善行动报告》，并跟踪结果，逐步使供应商适应本公司的运作情况；
4.7.5物控部应将每个供应商看成是该行业的专家，认真听取他们的意见和建议，并及时向本公司相关部门通报。
5.0供应商评审
5.1本集团公司目前依据供应商满足相关要求的能力进行评审，并在同类材料/物料供应商中评审层别出不同等级的供应商，评审准则如下：
5.1.1本司现有属于丙类的供应商，无主要不良供货记录的，经集团常务副总经理批准可直接列入《乙类供应商名单》作为合格合作对象。
5.1.2新增的供应商，由物控部采购员向其发出“供应商基本资料明细表”上交物控部经理审批；若须进行实供地考察，则由物控部组织质管、工艺技术部人员进行实地考察，并填写“实地考察报告”和“供应商评审报告”交集团常务副总经理批准后列入《丙类供应商名单》作为合格后备合作对象。
5.1.3新增的供应商，要求供方提供样品，并由质管部检验，若检验合格经集团常务副总经理批准，可列入《丙类供应商名单》作为合格后备合作对象。
5.1.4对新增的供应商，常务副总经理认为有必要时，除要求供应商来样外（来样检验须合格），可根据实际需要小批或中批试用，试用合格并经集团常务副总经理批准后方可列入《乙类供应商名单》作为合格合作对象。
5.2合格供应商的考核 - 由物控部组织质量、工艺/技术专业人员共同完成每年度一次统计考核合格供应商产品、服务质量及配合度等综合汇总，并将有关结果记录于《供应商品质统计考核表》中，考核的结果由物控部经理呈报集团常务副总经理处理；
5.2.1考核结果为甲类的供应商，其合格供应商的资格继续有效，采购时优先考虑；
5.2.2考核结果为乙类的供应商，其合格供应商的资料可有效，但采购员采购时应加强对其的监督；
5.2.3考核结果为丙类的供应商，由经品质管理部经理批注建议后报呈集团常务副总经理批准，可取消或持续合格后备该供应商的资格；
5.2.4由于本集团分公司原因,导致供应商的不合格,不在评审范围.；
5.2.5本评审程序目前只限于对供应商分类的C/D类供应商的评审.

6.0 记录表单
记录名称
表格编号
保存部门
存档索引
合格供应商清单
ZTD/QE-FR-P-08-01
物控
日期
丙类供应商清单
ZTD/QE-FR-P-08-02
物控
日期
供应商考察报告
ZTD/QE-FR-P-08-03
物控
日期
供应商评审报告
ZTD/QE-FR-P-08-04
物控
日期
供应商品质统计考核表
ZTD/QE-FR-P-08-05
物控
日期
供应商改善行动报告
ZTD/QE-FR-P-08-06
物控
日期
货款支付计划
ZTD/QE-FR-P-08-07
物控
日期

7.0 参考文件

ZTD/QE-P-07 《采购管理程序》
ZTD/QE-P-13 《化学物品管理程序》
ZTD/QE-P-23 《不合格品控制程序》
ZTD/QE-P-01 《文件和记录控制程序》
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