制度文件管理.doc

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制度文件管理
1 目的与范围
1.1 规范温州国技互联信息技术有限公司及其下属的各部门、各业务体系所有制度文件和记录的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制。
1.2 温州国技互联信息技术有限公司的文件分为行政公文和制度文件两种，本程序适用于温州国技互联信息技术有限公司所有制度文件的管理。
2 定义
本标准采用如下定义。
2.1 文件归口管理部门：
负责组织起草、修订、解释、废止文件，评审文件的适宜性和有效性，对文件运行过程出现的分歧或争议进行协调的部门为文件及其记录的归口管理部门。
2.2 制度文件：
规定温州国技互联信息技术有限公司及各部门运作流程和规范的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门和重复使用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求和职责权限，具有相对的稳定性。
适宜

审核批准
发布实施

YES

文件编制/更改

定期评审

图1 100Hz～10k Hz à图中文字Alt+T

继续实施

图1 100Hz～10k Hz à图中文字Alt+T

图1 100Hz～10k Hz à图中文字Alt+T

不适宜

回收或销毁逾期文件

NO

3 管理要求
3.1 文件通用控制流程

3.2 企业标准编号的方法及表达形式
如: GJHL－WZ—HR-ZD001－2012A
GJHL－ WZ — HR Z D 001 － 2012 A

版本号

年份号

顺序号

制度代号
人力代号
温州代号
国技互联

制度文件表格类别
代号
制度文件表格类别
代号
制度文件表格类别
代号
行政管理制度
XZ
财务管理制度
FC
人力资源管理制度
HR
市场部管理制度
MA
商务部管理制度
SE
客服部管理制度
CRM
技术部管理制度

企业标准代号：如GJHL代表国技互联，WZ代表温州公司，HR代表人力资源 ZD代表制度文件，001为顺序号，2012为年份号，A、B为版本号，表示一年内第几次修订。
3.3 文件编制发布流程
3.3.1 制度文件编制发布流程
3.3.1.1 流程：编制（文件起草部门）→单位审核（部门负责人）→单位外会签（相关部门负责人或指定人员）→行政营运中心会签（总监）→董事长批准→下发（行政运营中心）。注：无需董事长审批的流程，则由部门负责人批准。
3.4 文件控制要求
3.4.1 文件归口管理部门负责组织文件的起草、修订、解释、废止，评审文件的适宜性和有效性。
3.4.2 管理标准编制部门以制度文件标准模版格式编制文件，并确保文件经管理职能会审之前在单位内部已经就文件的内容沟通一致，再申请文件审批。
3.4.3 各部门管理职能负责在管理标准审批前对文件的内容和形式进行会审。
3.4.4 除公司行政营运中心外，各部门只有部门制度文件（部门制度、流程文件）起草、修订的申请权和发布权。
3.5 文件发布、回收和作废
3.5.1 文件的发放
文件可以以书面或电子版本形式发布，发布后文件归档部门及时存档。
3.5.2 重新发布、回收和作废
各部门文件管理员应及时更新相应文件并回收逾期作废的书面版本销毁，需保留逾期作废书面文件须加盖相应逾期或作废标识。
3.6 文件评审、修订
3.6.1文件归口管理部门至少半年对文件评审一次。在以下情况（但不限于）应组织对制度文件的评审，必要时进行修订，并由授权人员确定其适宜性。
—— 组织结构发生重大调整时；
—— 产品结构出现重大调整时；
—— 流程发生重大调整时；
—— 体系运行无效时（如发生重大质量问题、环境事故、职业健康安全事故、事件等）；
—— 管理评审决定调整时；
—— 相关部门提出流程调整申请时；
3.6.2修订要求，修改内容要用红色字体颜色标识，相应编号规则见3.2所述。
4 考核
4.1统一发文
温州国技互联信息技术有限公司正规制度文件以行政营运中心综合管理下发为唯一有效.
4.2统一归档
所有制度文件以行政营运中心综合管理归档为唯一有效。
4.3文件发放
各部门须严格按本标准编制发放制度文件，如私自发文，视为无效制度。
4.4文件执行
实际业务操作流程应与制度文件规定相符，若存在不符项，视为无效流程。
4.5文件修订
如业务流程调整，应及时与归口责任部门沟通，对相关文件进行修订，如业务流程调整后未对相关制度文件进行修订，视为无效，并对相关责任人做出相应处罚。

附加说明：本标准由温州国技互联信息技术有限公司行政营运中心提出、起草、修订
本标准由温州国技互联信息技术有限公司行政营运中心归口管理
本标准自发布之日起实施。
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