员工出差及费用报销管理制度.doc

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Q/HBLHG05.02-2012-01

员工出差及费用报销管理制度

1　适用范围

本标准适用于公司所有正式员工。

2 目的

为了进一步规范公司员工出差管理工作，强化成本管理意识，合理控制差旅费开支，特制定本标准。

3　出差审批程序和权限

3.1　出差申请审批权限
3.1.1按出差期限划分：三日以内由部门经理批准，超过三日由总经理核准。
3.1.2按出差人员划分：总经理、副总、部门经理出差一律由董事长核准。
3.2员工出差需要填写《出差申请单》，并详细填写目的、行程，按相应权限审批后，转人力资源部备案。如情形特殊事情来不及办理时，应于出差回来后3日内补填。否者，按缺勤处理。
3.3出差人员预借差旅费，需填写“借据”，由部门经理、董事长或总经理签批方可借款；
3.4因工作需要参加外出培训，须按公司培训制度审批通过后，再按相应出差审批权限，方可外出参加培训。
3.5出差报告
3.5.1出差人员参加行业会、设备交易会、展览会等大型的与企业发展有关的重要会议以及培训学习，出差回来后要及时以书面形式报告总经理及相关人员。
3.5.2其它的出差以口头形式向有关人员汇报事情的完成情况。

4 费用标准

4.1 住宿费标准：
项目
北京、上海、特区
天津、重庆及省会城市
地级市
县级市及以下
董事长
实报实销
总经理＼副总经理＼总监
180
150
130
100
部门主管（经理）级人员
160
140
120
80
其他人员
140
120
100
70
注：特区是指深圳、珠海、汕头、厦门、海南，直辖市是指天津、重庆。省辖市是指除省会以外的省辖及地级市。

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4.1.1 50公里内出差，原则上应于当日返回，确因工作需要，经领导同意后按规定住宿标准报销。
4.1.2出差人员住宿费遵照“据实报销、超额自负”的原则，按实际出差住宿天数计算，在规定标准内报销，凡未实际住宿或采取其他方法住宿未取得正规住宿发票者，一律不予报销。业务人员出差在同一城市住宿七天以上，住宿费按八折报销，超过一月以上者按六折报销。
4.1.3长期在外地出差和长期驻外机构，应按照低于住宿标准的原则包租房住宿，包租房住宿应与出租方签订合同，并经主管同意，公司据合同报销。

4.2 伙食补助费标准：
项目
特区
直辖市及省会城市
地级市
县级市及以下
董事长
实报实销
总经理＼副总经理
80
60
50
40
经理级人员
70
50
40
30
其他人员
60
40
30
20

4.2.1补助费按标准填写差旅费报销单报销，超支自负，节约归己。
4.2.2出差补助天数采用计算方法为算头不算尾﹙特殊情况早上走晚上回的需由考勤人员签字确认﹚。
4.2.3出租车费除公司经理以上人员外其他人员不报销，特殊情况须分管副总批准后报销。
4,2.4伙食补助的时间为6点到18点，凡是在此时段内离开公司不超过6小时者享受伙食补助标准的50%。

4.3交通费报销标准：
交通工具
飞机
火车
轮船
汽车
董事长
实报实销
总经理＼副总经理
董事长批准
软卧及以下据实报实销
二等舱及以下据实报实销
实报实销
经理级人员
董事长批准
硬卧及以下据实报实销
三等舱及以下据实报实销
其他人员
4.3.1旅途中符合乘卧铺﹙从晚八时至次日晨七时之间，在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时﹚而未乘座卧铺，特快及空调快车按票价50℅，其它列车票价60℅予以补助。
4.3.2出差人员在跨地区途中可享受30元/人/天的伙食补助和40元/人/天的住宿补助
4.3.3出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。否则多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。遇有特殊情况的，如春运无法购票的，其超标费用经主管经理同意且按权限审批后方可报销。

5 报销

5.1对方单位提供住宿、餐饮招待的或已报支交际费者，不享受相应补助。
5.2出差期间必须的招待费、礼品费、手机费、超过标准等费用，报销时说明原因，需由部门经理、总经理、董事长批准后方可报销。
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5.3自带车出差的，报销过桥、过路费，不再报销车费。
5.4出差人员到外地参加会议或各种培训，需提供参加会议或培训的通知。会务费或培训费凭发票报销，若会务费或培训费含住宿费、伙食补助的，与会人员不再享受补助；只享受市内交通费据实报销。
5.5陪同客户出差原则上按上述标准执行，特殊情况需要提高标准的，经董事长批准方可实报实销。
5.6出差人员应保留完整的车（船）票、住宿发票作为计算费用的依据。
5.7两人以上人员出差，报销标准原则上按规定标准执行，随同上级领导一同出差的，按上级领导标准报销。
5.8 出差返回公司，须在十五天内填写《差旅费用报销单》，到财务报销差费，结清欠款；否则其预借差旅费在当月开工资时一次性扣除，不足扣除金额按公司同期个人活期贷款利率计息。
5.9 国外出差标准依据《临时出国人员费用开支标准和管理办法》【财行[2001年73号]印发的出国费用标准】执行。

6　附则

6.1　本标准解释权归财务部。
6.2 员工出差期间，应与公司保持联络，不得关机，以便公司及时了解工作进展及员工安全情况。
6.3 本标准自2012年1月1日起执行。公司其它规章制度里面若有与本条款相抵触的有关条款，以本标准为准。

附加说明：
本标准由总经理提出。
本标准由财务部负责起草。
本标准主要起草人：张合英、王爱利、李娜
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