文件档案管理制度.doc

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二、归档档案范围 （一）政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料。 （二）公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。 （三）内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。 （四）与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。 （五）主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。 （六）公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。 （七）公司内部的各项管理制度。 （八）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等。 （九）反映主要职能活动的报告与总结。 （十）其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。 三、相关档案管理责任目标 （一）文书档案、人事管理档案：由综合办公室负责抓好机关文书、合同等档案的归档管理；业务档案资料由相关部门指定专人负责管理。在各部门直接收到与本公司有关的重要文件后，一般情况下交由综合办公室登记，并实行统一保管和归档，相关部门只留存复印件。 （二）财务档案：由财务科负责具体抓好财务单据、账簿等资料的定期归档。 （四）（三）合同档案：各科室要强化合同文书档案管理意识。凡各科室及在分管领导指导下签订，或指导协调辖属企业签订，或有关部门签订的，与粮食系统有关的合同，各相关科室要在10日内将所负责签订的合同原件报送市局办公室，由专人进行保管。特殊情况不能报送原件，要说明情况并报送复印件。机关合同签订实行“全程负责制”。各科室要强化合同签订的法律意识和责任意识，请司法部门及律师帮助审核，使合同的签订置于法律框架之内，确保合同签订的严肃性。各相关科室将合同档案报送办公室存档的同时，要继续认真抓好合同期限、合同执行效果等情况跟踪落实，并及时与办公室联系或向分管领导报告合同执行有关情况，提出相关的意见和建议，确保合同的起草、审核、签订、执行、存档等环节的科室“全程负责制”落到实处。 （五）基建保卫档案：由基建保卫科负责抓好基建项目、安全生产等相关档案管理工作。 （六）业务档案：由调控储运科负责抓好仓库储粮情况等资料档案的管理。 （七）审计档案：由审计科负责抓好年度离任审计等文件资料的整理归档。 四、档案归整（一）归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或无原件的重要文件不能归档的，可保存复印件。（二）以正式文件发出的文件、函件或请示，有关科室在收到有关部门的批复文件后，要及时送交办公室进行登记归档，确保文件申请与批复的连贯性，避免出现只有请示没有批复的档案文稿。（三）档案资料管理人员应根据业务范围及主要工作任务，按照“案卷类目”放入文件卷夹内分类保管，并填写文档归档登记表，方便查阅。 五、档案保管与借阅 （一）档案属于机关办公机密资料，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经领导批准不得借阅。 （二）借阅档案材料，须经档案管理所属科室负责人批准。借阅档案，必须履行登记、签收手续。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借，过期由档案保管人员催还。需要长期借出的，须经有关领导审核批准，并由档案管理人员做好详细登记。 （三）调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印，不得拆卸、损污文件，归还的档案材料应完整无损，否则，追究当事人的责任。 （四）借出的档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告分管领导及时处理。公司档案管理制度第一条 管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管 理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。第二条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后 ，文件送归档。第三条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。第四条 档案分类1.档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为 若干小类。 2.档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后 另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3.同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个 档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。4.每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5.档号之表示方式如下A1A2B1B2C1C2D1E1E2 A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。第五条 档案名称及编号1.档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2.各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多 寡及增长情形而斟酌决定。3.档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4.档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第六条 档号编定1.案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。2.案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。3.档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。4.档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左 方装订者则填写于右上角。第七条 归档与档案清理1.归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2.档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1.永久保存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及 股东会纪 录；(5)财务报表；(6)政府机关核准文件；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设 计图；(9)其他经核定须永久保存的文书。2.10年保存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核 定须保存10年的文书。3.5年保存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定保存5年的文书。4.1年保存：结案后无长期保存必要者。5.规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条 档卷清理1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。第十条 调卷程序1.各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填具“调卷单”经其部门主 管(科长以上)核准后持向管档人员调阅。2.管档人员接到“调卷单”经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出 日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽催。3.于档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4.档案归还时，经管档人员核查无误并于“调卷单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“调卷单”由管档人员留存备查。第十一条 调卷管理1.“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形欲延长 调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2.调卷人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明 原因，请管档人员负责处理。3.调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应经调卷变更登记，不得私自授受。4.调阅案件限与经办业务有关者，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。档案室管理制度第一章总则 第一条 为加强对公司各类档案的综合管理，逐步实现档案工作规范化、系统化和标准化，更好地为公司管理各项工作提供服务，根据国家档案法，并依据北京市建委和市档案局联合颁布的北京市城市建设工程竣工档案管理实施细则的有关部分，结合第一章总则第一条 为加强对公司各类档案的综合管理，逐步实现档案工作规范化、系统化和标准化，更好地为公司管理各项工作提供服务，根据国家档案法，并依据北京市建委和市档案局联合颁布的北京市城市建设工程竣工档案管理实施细则的有关部分，结合本公司管理工作中的实际情况，特制订本档案管理制度。第二条 在档案学中，档案、文件材料、资料是三种不同的概念。档案是在本公司工作活动中直接形成的原始记录，经过整理、鉴定、组卷办理了归档手续的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电脑光盘等不同载体的历史记录；文件材料是在本公司现行工作活动中直接形成的原始记录，处于运转、承办过程中，还没有转化为档案；资料是指为了工作参考的目的而搜集来的文献材料，不是本公司工作活动中直接形成的文件材料。档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、安全，便于开发利用。第三条 档案管理工作是公司管理基础工作的一个重要组成部分，是维护公司合法权益、经济利益和历史真实面貌的一项工作，档案应按照文件的种类和形成的时间顺序进行全面的收集和认真的整理、编制。第四条 公司各类档案均纳入本管理体系。其中：1 编程档案和文书档案归档于档案室；2 财务档案（包括合同档案）在财务部单独归档；3 人事档案属于寄存在人才交流中心的部分按社会办法统一寄存的人才交流中心，属于公司人事手续部分（如简历、入职、辞职手续、员工基本情况表等）同“文件类”管理办法，由主管人事工作岗位的人员每月移交到总公司行政人事部；4 涉及公司机密的档案（如涉及公司级奖惩的文件及其他机密的文件），公司设专人保管。第五条 本办法适用于公司各部门，其中总公司分部的档案管理纳入本管理办法。第二章机构设置档案管理职责第六条 公司总经理室是档案管理的主管部门，其主要职责：1. 审核批准公司档案管理制度、办法、规范；2. 指导、监督和检查档案管理的工作；3. 决定公司员工执行本规范的奖惩。第七条 公司档案管理主管部门对内赋有各类档案的统管作用，对外赋有档案接口的作用。第八条 公司各部门文员分管各部门档案，其主要职：1. 执行国家档案工作的方针、政策和法规，规划各部门档案管理工作。2. 负责收集、整理、分类、保管、统计部门各类档案及有关资料。3. 配合档案主管部门，把需要归档（具有一定保存价值）文件材料进行归档。4. 积极与各部门一同进行对公司档案、资料等管理办法的研究。5. 开展档案的利用工作。负责编辑档案参考资料，编制检索工具。积极开发档案信息资源，逐步达到档案信息资源共享。6. 进行档案的鉴定工作。对已超过保管期限的档案提出存毁意见，经公司领导审批后进行处理。第九条 各部门设兼职文件管理员负责本部门形成的档案材料的收集积累、整理和向档案信息主管移交档案等工作。第三章归档范围归档保存的含义包括两个方面：一是具有保存价值的文件材料才需进行分类的归档保存，才能转化为档案，没有保存价值的文件材料不必归档，也就不会转化为档案；二是履行了归档手续，也就是说对形成的文件材料经过鉴别和筛选、经过了整理和组卷，履行了归档手续，具有法律效力，成为公司档案的组成部分。第十条 文书档案的归档范围：1 公司营业执照、资质证书等法律类文书原件。公司上级有关工作的指示、批示、批复、批转、决定、条例、办法、规定、计划、通报、通知等。2 本公司制定下发的条例、规定、规则、办法、规划、计划、方案、工作汇报、总结、通知、通报、统计报表、历史沿革、大事记、简报、信访、录音带、照片、影片等。3 外联单位报送的工作报告、总结、统计报表、通知、办法等。4 招投标文件、标书。第十一条 城建档案的归档范围：城建档案是城市建设开展规划、勘测、设计、施工、管理、科研、抗灾、战备等项工作的重要依据，包括基建文件、施工技术文件和竣工图三部分。其中基建文件由建设单位负责编制，施工技术文件和竣工图由施工单位编制，建设单位负责检查、督导，由建设单位组织统一报送城建档案馆。由建设单位编制的基建文件主要有：1 基建计划任务书等重要文件：工程建设项目立项依据：项目建议书及批复文件；可行性研究及其报告；计划任务书及批复文件，与项目立项有关的领导的重要讲话记录、重要的会议纪要等；会议文件、纪要：由建设单位或工程管理部门主持召开的重大问题的技术会议、协调会议等会议文件及会议纪要；规划、环保、消防、防疫、节水、人防、抗震、劳动、卫生等有关职能部门的审查意见及批准文件。专家建议文件1 建设用地、征地、拆迁文件：建设项目选址报告及土地、规划部门批复；征用土地办理国有土地使用权转让、抵押等文件、建设用地规划许可证及批准用地范围图；有关拆迁安置协议、拆迁实施办法等主要文件。2 勘察、测绘、设计、投招标、监理文件： 勘察包括工程地质、水文地质及气象、地震资料等。工程地质具体内容主要有地质勘探报告、勘探点平面位置图，地层岩性剖面图、地面岩性及物理力学性质综合统计表等。测绘包括红线桩位置及测量报告，钉桩成果报告；工程设计包括工程设计条件通知单、委托设计任务书、扩初设计、施工图、结构计算书及概预算等。招投标文件包括工程设计、勘察、施工招投标，各种招投标文件及合同。工程监理文件：监理合同、监理规划及实施细则等。3 工程竣工总结的基本内容：工程竣工总结是工程竣工后的一个综合性的报告，简要地介绍工程建设的全过程。可根据工程规模的大小、施工难易程度、专业特点和工程的重要性有所不同，大体分为三种情况：第一种国家、市有关部门组织国家或市级工程竣工验收大会的工程，验收大会（包括预验收大会）文件，可做为工程竣工总结归档，不再另行编制。验收大会文件主要包括：工程建设报告、工程设计报告、工程施工报告、工程决算报告、工程竣工档案编制报告、验收鉴定书、验收委员会成员名单、领导讲话等。第二种未召开国家或市级验收大会特大型、大型建筑安装工程，要编制较为详细的工程竣工总结其基本内容如下：概述 工程立项的依据和建设目的； 工程概况，包括工程位置、规模、数量、概算（包括征用土地、拆迁、补偿费）、预、决算等； 工程设计、工程施工招投标情况，工程监理情况； 三通（水通、电通、道路通）一平（场地平）情况。设计、施工情况 设计情况设计单位和设计内容（如不是一个设计单位，要把全部设计单位名称及设计内容写清楚）；工程设计有什么新的设计构思和特点，采用了哪些新的设计方法，采用哪些新的建筑材料。 施工情况 开、竣工日期； 施工组织情况、主要技术措施； 施工单位相互协调情况（如总包和分包、各专业之间等）； 使用新的施工技术情况。 质量事故及其处理情况。 与市政公用工程连接的市政公用工程施工情况（包括道路、上水、雨水、污水、供电、电讯、热力、燃气等）。红线内道路、绿化施工情况。工程质量及经验教训 工程质量鉴定意见和评价； 施工组织和管理等方面的经验、体会或教训； 工程遗留问题及其处理意见。其它需要说明的问题如新建工程的门牌号码等上述三项未包括的内容，仍需说明均可在此交待清楚。第三种除上述一、二种以外的其它一般工程，其竣工总结内容可参照第二种，但可以简述，只要把主要情况写清楚即可，不必面面俱到。4 工程照片、声像材料：工程照片（含底片）主要有：施工前的原貌；各施工阶段有代表性的照片，尤其是隐蔽工程、质量事故的照片；采用新的施工技术和新的建筑材料的照片；竣工后新貌（室内、外）。每张照片都要有简要的文字材料，能准确说明照片内容，如照片类型、位置、拍照时间、作者、底片编号等。对国家、市重点工程、特大型工程、特种工程，原则上要求报送声像材料，录音材料包括领导的重要讲话、重要会议的录音等；录像材料（包括影片）要能反映工程建设的全过程，如原貌、奠基、施工过程、竣工验收等内容。录音带、录像带、影片均要附有注明工程项目名称及录音、录像、影片内容的文字材料。第四章归档时间和手续 第十二条 文书档案各部门每月向公司档案室移交一次。第十三条 工程前期所有文件、证件在项目开工后一次性移交档案室。第十四条 公司重要活动声像档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介，两个月内向档案室归档。一般活动声像记录由经办人自行保管。第十五条 图纸（设计图纸和竣工图纸）等技术文件类。设计管理与技术方案研究部为设计图纸等技术类文件的第一责任人，工程管理部为竣工图等技术类文件的第一责任人，各部分别建立相应的文件积累与保管责任制，定期交公司档案室存档。第十六条 招投标类文件，投资管理部为第一责任人，应建立相应的文件积累与保管责任制，定期交公司档案室存档。第十七条 接收档案必须履行手续，应根据移交人提供的移交档案目录，与移交人共同清点，对重要案卷，要逐项清点，经查对无误，方可办理签收手续。第五章归档要求第十八条 第十八条本公司文书档案实行按形成部门立卷制度。归档的文件材料应完整、准确地反映公司（或部门）在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司（或部门）负责人签发的原件。请示类文件应有批复，保证档案的完整性。第十九条 城建档案、招投标文件、标书等实行按项目分类、立卷。第六章档案的保管第二十条 各类档案都是公司的重要财富，由档案室集中统一管理，任何部门或个人都不得视档案为私有。全体员工都有保护档案的义务。第二十一条 档案室按便于保管、方便利用为原则，对档案进行分类、编号和排列。第二十二条 档案室应研究和改进档案的保护，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制。公司应为档案保护提供必要条件。第二十三条 档案室对已超过保管期限的档案进行鉴定，报请公司领导做出处理决定。未经鉴定和批准，任何单位或个人不得销毁任何档案。对销毁的档案应编制销毁清册永久保存。第二十四条 各类档案按其内容、价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。第七章档案的利用和开放第二十五条 档案室建立档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。第二十六条 档案人员要熟悉库藏，开展档案编研，主动提供利用，为公司各有关部门服务。第二十七条 珍贵档案应以复制件代替原件提供。第二十八条 档案室应加强编研工作，对档案资料进行研究、整理、编辑。编写或配合有关部门编写重要参考资料。第八章档案立卷质量要求立卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点；保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。第二十九条 立卷要求1 归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数应齐全完整。归档材料要原件，没有原件的可以用字迹清楚的复印件。2 在归档的文件材料中，应当将每份文件的正文与附件、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。3 时间划分：从1月1日起，至12月31日止。不同年度的文件一般不得放在一起立卷。4 卷内文件材料应按时间顺序排列，依次编写页号；需要立卷归档的材料，在有文字的当页材料正面的右上角，背面的左上角填写页号（背面没有文字的材料不须填写页号）；图表、声像和实物档案应在装具上或在声像和实物背面逐件编号。5 永久、长期和短期应按规定的格式逐件填写卷内文件目录。6 照片应用文字标出活动的时间、地点、人物、中心内容。7 文件质量要求：文件材料统一用A4纸；卷内文件材料要去掉金属物（回形针、大头针、钉书针）；对破损的文件材料要托裱；字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷；对较大的表格，要折叠成A4纸大小；有小字条的要加边成A4纸大小。第三十条 卷内文件目录填写方法顺序号：卷内文件排列的先后顺序，即件号。文号：文件制发机关的发文字号。责任者：对档案内容负有责任的部门或个人，即文件的作者。题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“”。没有年、月、日的材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录要填写每次会议的时间、主要内容。日期：文件的形成时间、填写时可省略年、月、日字，年、月、日用“.”小数点表示。例如：1998.7.1。页数：一份文件有几页（背面有文字的也算一页）。页号：卷内文件所在之页的编号。（即图书目录的编号）如：第1份文件有5页，页号填1；第2份文件有3页，填6，填每份文件第1页的页号，以此类推。第九章附则第三十一条 本办法由公共事务部负责解释。第三十二条 本办法自发布之日起实行。档案目录编制1 档案文件编号原则：A1A2A3A4B1B2C1C2D1D2,其中 A1A2 为医院代字（遵照行文管理制度附件医院简称对照表），A3A4 为两位数年份号，B1B2 为部门（科室）代字（大类）号，C1C2 为文件类型（小类）号，D1D2 为两位数档案序号。以上代字为汉字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西现代女子医院的行政部为经办部门，归档文件类型为 2006 年的通知，是此卷中的第 7份文件，则档号为：JX06XZTZ07。2 档案管理员应在档案盒（或文件夹）首页位置设立档案目录（附件 10.1）。3 所有归档文件必须在首页面右侧用口取纸标记文件编号，并按顺序将档案信息登记在档案目录中，以便查阅。4档案目录内容应包括目录序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、经办人、归档编号、备注等项目。4档案类型4.1 行政档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的通知、决定、函、总结、报告等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；办公房屋租赁合同、或自置房屋产权证等固定资产档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。4.2 人事档案，包括： 全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。4.3 财务会计档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。档案查阅与复制1总经理有权查阅医院所有档案。2部门（科室）负责人有权查阅本部门（科室）所有档案。3其他员工因工作需要应经过审批方可借阅有关档案。4文档查（借）阅应在档案保管部门（科室）进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的档案须由院办（人事行政部）负责人审批， 并进行相关登记。6查（借）阅或复制财务档案、人事档案须由总经理审批。档案的销毁1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案保管期限每年 3 月前编制销毁计划及清单，由院办（人事行政部）负责人审核无误后报总经理审批。2总经理审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督档案销毁过程，并进行签字确认。3销毁档案清册要妥善保管，并将所销毁档案在有关目录中注销。第一条 管理部门1文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影本归档。2各分公司档案分类目录及编号原则，由各公司经理室或事业部经理室统一制定，总管理处各部门、中心档案则由各部门自行编定并报送总管理处。第二条 文件点收文件结案移送归档时，根据如下原则点收：1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。2文件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。4与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。第三条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐钉牢。3文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第四条 档案分类1档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。如案件不多，也可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。3同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。4每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。5档号的表示方式如下A A B B C C D E E其中 A A 为经办部门代号，B B 为大类号，C C 为小类号，D 为档案卷次，E E 为档案目次。第五条 档案名称及编号1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。2各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。3档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。4档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改，必要应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 第六条 档号编写1新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档号。2档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。3档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。4档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订者则填写于右上角。第七条 档案整理1归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第八条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：1久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会纪录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。210年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存10年的文书。35年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定保存5年的文书。41年保存：结案后无长期保存必要者。5各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第九条 档卷清理1档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。第十条 调卷程序1各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后向管档人员调阅。2档案管理人员接到“调卷单”，经核查后取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。“调卷单”则按归还日期先后整理以备催还。3在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。4档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第十一条 调卷管理 1“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。2调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。3调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。4调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。第一条 管理部门1.文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门视实际需要留存影本。如为 特殊案 件因业务处理需要，原稿须由经办部门保管者，应经文书管理部门主管同意后妥为保存，文 书管理部门以影本归档，原稿用毕后仍应送文书管理部门归档并换回影本。2.各公司档卷分类目录及编号原则，由各公司总经理室或事业部经理室统一制定管理；总管理处各部、室、中心则由各部门自行编定报送总管理处总经理室。 第二条 文件点收文件结案移送归档时，依如下原则点收：1.检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。2.文件如经抽存者，应有管理部门主管的签认。3.文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。4.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。5.有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门应送指定保管部门签收后，文件送归档。 第三条 文件整理点收文件后，应依下列方式整理：1.中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 2.右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。3.文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠