流程管理-协同OA的血脉.doc

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“选协同OA，中辰机械要选国内流程管理做得最好的”，这是复旦协达安徽地区核心代理微光科技的总经理陈耀明先生，在接触中辰机械时，对方的选型负责人首先说的第一句话。2005年底，在经过了半个月的紧张实施后，安徽中辰轻工机械有限公司的这位选型负责人终于舒心地笑了，因为全公司所有的行政业务流程，和部分财务、采购供应、客户销售等流程，全部在协达软件里畅通无误地流转。
用户需求，源自业务实践
由中国轻工业机械总公司投资兴建，专业从事饮料、啤酒灌装机械设备设计开发与制造的安徽中辰轻工机械有限公司，位于安徽省合肥市国家级经济技术开发区，占地总面积近百亩，是专业从事饮料、啤酒灌装机械设备设计、开发与制造的酒饮装备行业龙头企业。其加工能力、技术水平与产品质量在国内同行业均处于领先地位。
由于中辰内部人员众多、机构复杂，公司日常办公文件数量大、审批层次多。请假、报销、出差、工作汇报、文件收发、资料传阅等等，这些繁杂的工作流程环节处理占据了中辰管理人员大部分的工作时间，使得工作效率受到极大影响。以物资采购为例，由于涉及大量资金进出，公司采用的是层级审批制度，一个普通资金划拔申请，要经过多人审批才能生效。这种审批制度，不但给相关领导加重负担，也造成了效率低下，责任不清等问题。
与此同时，随着企业规模的扩大，内部的行政流程、客户资源管理、人员配置等管理层面来上的问题日益凸现。尤其是行政管理与业务管理的衔接存在的问题，成了阻碍企业发展的瓶颈。以中辰的销售工作为例，其业务流程大致要经过合同评审、价格确定、合同会签、签订合同、多层审批等诸多环节。过去，由于各个部门信息沟通没有统一的渠道，加上原有流程存在缺陷，使得以上各个环节之的传递时间大大加长，如果遇到临时更改合同等突发事件，企业内部反馈速度缓慢，造成了无法及时响应客户需要而延误商机等诸多问题。
解决方案，依托协同软件
综合上述问题，如何实现企业内外部信息的畅快沟通，如何优化原有的业务流程，打造一个高效的协同管理环境，从而提高企业整体执行力，成了摆在中辰管理者面前的一个难题。2005年夏天开始，作为中国饮料灌装行业龙头企业的安徽中辰，需要一套软件来改善内部管理的消息不胫而走，国内外大大小小的软件公司穿梭往来于中辰。在中辰尚不清晰的需求面前，各个厂商都提供了自己的解决方案，各类厂商中有专门侧重于知识管理的，也有提供传统OA的，还有以即时消息管理为主的，当然也不乏协同和ERP的软件厂商。
在经过理论研究和功能分析之后，安徽中辰的领导层，将软件供应商圈定在专业的协同软件的范围。安徽中辰这个决定的原因很简单，那就是：自身需求与协同软件提供的功能相吻合。虽然ERP等软件也提供业务流程管理，但ERP软件的业务流程管理是固化的、隐性的，而中辰机械所需要的流程是可以柔性化随业务需要而改变的，同时具备直观可视性。另外，传统OA软件虽然也能解决中辰机械的部分应用需求，但其缺乏核心的管理思想，重要的是在工作流应用方面缺乏理论基础和丰富的应用功能。
最后胜出的国内主流的几家协同软件厂商，都组织了最精悍的团队参与此次竞标，中辰机械通过层层筛选，结合企业业务流程特点及信息化建设的实际情况，最终选择了复旦协达 CTOP 协同软件产品，由此开启了中辰机械高效的协同管理之路。
协达软件，构建四流合一的协同平台
复旦协达的实施顾问为中辰机械首先规划了一个适合新型IT环境的信息化战略框架，从全局性的角度为中辰机械提供了协同软件和信息化应用的蓝图。在这个框架中，传统的ERP仅成为整个信息化应用的一部分，除ERP以外，SCM、CRM也成为与ERP齐驾并驱的重要应用之一。从客户到供应商，对应中辰机械的信息化应用系统依次是CRM、ERP、SCM，这些应用系统的内部“血脉”，传统的物流、资金流、信息流三流合一，丫晌斯ぷ髁髟谀诘乃牧骱弦弧Ｓ氪讼喙兀谡鲂畔⒒铰钥蚣苤校笠敌畔⒚呕IP、工作流管理WFM、协同商务CC相关的IT技术，以及项目管理PM、知识管理KM、商业智能BI等IT应用思想，已经成为其重要的组成部分，而这些部分在协达CTOP协同软件里，都可以找到对应的技术与应用。

中辰机械的信息化战略框架图
根据中辰的实际情况，通过打造一个协同信息化平台，从而实现业务流程的优化成了所有信息化管理变革的切入点。协达CTOP协同软件，彻底打破了中辰以往从员工、基层管理者、中层管理者到最高管理者这个金字塔形的组织结构，通过信息传递渠道的扁平化，让每一个使用者直接面对各项工作任务，实现了零层管理。
如今，中辰公司从日常办公到后勤服务，从请示汇报到预算计划，已经完全没有以前“填单子，跑部门”的麻烦。上班后，部门员工只需打开电脑，一天的待办事务就在眼前，原来涉及几个部门办理审批的事件，协同管理系统几分钟内即可处理完毕。中辰机械行政事业部的工作人员对此感受颇深：“以前，由于部门事务烦多而且琐碎，天天忙的团团转不说，工作效率总是提高不了。现在好了，用了协同软件，不但我们的工作流程优化了，而且还能及时和相关部门进行沟通。”

中辰机械的工作流应用示意图
流程管理是协达软件最突出的优点之一，也是协达软件被众多权威机构评价为产品竞争力领先的主要因素，和中辰机械选择协达软件的重要原因。功能丰富的协达CTOP工作流管理，在应用上具有灵活、开放等优点，这是协达工作流管理得以普遍成功应用的关键。在中辰的实施过程中，通过协达软件可视化定制功能，操作者可以按照业务需要和所受权限，随时设定管理表单和工作流过程，建立符合自己管理要求的个性化管理方案。通过鼠标与键盘的轻松操作，企业内部管理者之间，甚至上下游企业的相关管理者之间，进行各项信息交流和业务沟通。信息传递畅通了，上下沟通便捷了，市场反映迅速了，公司的管理执行力和工作效率显著增强。
目前，协达CTOP协同软件已经成为辅助中辰机械增强管理执行力和办公效率的有力工具，特别是流程管理，成为中辰机械业务协作的血脉和经络，将公司原有分散的个人和部门连成一体，为中辰机械在快速多变的市场环境中，获得更多的竞争优势。
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