DE-流程手册-9.2.6.1-材料物资发票匹配和应付款核算流程.doc

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材料物资发票匹配和应付款流程

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材料物资发票匹配和应付款核算流程

1. 范围

本流程适用于苏州供电公司材料物资采购的处理及核算。

2. 控制目标

确保核算的及时性和正确性；实现对统一采购的集中核算，确保相应应付款的集中处理。

3. 主要涉及部门

q 财务与产权管理部

q 物资管理部

4. 主要前提和假设

q 生产性和非生产性固定资产及材料物资的采购统一由物资管理部办理

q 财务与产权管理部统一核算处理

q 物资系统和财务系统之间建立系统接口

5. 主要控制点

q 物资采购必须受到预算控制

q 物资管理部收到供应商发票后，检查发票价格是否与合同及定单价格一致，并检验物资是否到货

q 价格审核：发票单价不大于采购合同确定的单价

q 数量审核：发票的数量等于一批或多批物资收料数量

q 物资管理部必须确保四单匹配，即合同、定单、收料单、发票的匹配，并将匹配后的信息及时传递给财务与产权管理部

q 物资部必须确保发票和收料单等材料核算单据的及时传递；若物资直接发送至工地，亦必须办理入库和领料手续

6. 流程说明

步骤
说明
负责人
输出
1.编写物资使用计划
1.1各业务部门根据预算和维修维护计划，编制物资使用计划

各业务部门
物资使用计划
2.生成材料采购计划
2.1 物资部根据各部门物资使用计划生成材料采购计划
物资管理部

材料物资采购计划
3.生成合同和订单
3.1 根据采购计划，生成采购合同和订单，并将合同和订单信息导入财务系统
物资管理部

4.材料物资验收
4.1验收材料物资，清点数量，检查质量
4.2 在物资系统中维护材料采购信息
4.3 将采购信息传递至财务部，并由财务部据以记帐
物资管理部

5.收到发票，进行四单匹配检查
5.1检查合同、定单、发票、收料单的匹配信息，并提出付款申请
5.2对没有发票的存货，进行暂估入库
物资管理部

6.发票金额检查
6.1核对发票信息，确保发票价不高于采购订单价
6.2若一张发票对应多张订单，进行追索查询确保发票和订单的匹配以及发票金额不高于所对应的多张订单金额的合计
物资管理部

7. 会计核算
7.1 通过财务系统与物资系统的接口，获取付款申请，并审核发票、定单、收料单、合同，编制会计分录
财务与产权管理部

8.检查预付款
8.1检查预付款及扣款信息
8.2若存在预付款，付款金额为应支付金额扣除预付款金额
财务与产权管理部

9.款项支付
9.1支付物资款项
财务与产权管理部

7. 主要涉及文档/信息流程

文档名称
编制部门/人员
主要内容
联数
提交部门/人员
提交时限/频率
物资使用计划
各业务部门
材料物资名称、规格型号、数量、项目名称和预算项目,领用日期
2
各业务部门

材料物资采购计划
物资管理部
材料物资名称、规格型号、数量、单价、金额
4
物资管理部

采购付款申请
物资管理部
发票、收料单、定单、合同、付款申请单
4
财务与产权管理部

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