恒大地产地区公司采购管理制度.doc

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本制度适用于各地区公司所需各类资产（含非资产类）、集团统一签订框架协议的工程类材料设备、地区公司负责供应给施工单位的10万元以下（含10万）工程类材料设备采购，包括年度采购、单项采购及紧急采购。第二章 采购原则第三条 严格遵守“谁使用、谁申购、谁保管”的原则。第四条 严格遵守地区公司采购部统一询价定标的原则。 第五条 严格遵守“三个三”原则。 1、选购三原则：（1）一种物品采购各部（参与部门或人员）分别找三家；（2）一种物品分别报三家；（3）一种物品最后定一三家。 2、定购三原则：（1）同类物品质量最优；（2）同类物品价格最低；（3）同类物品的供应商服务最好。3、验收三原则：（1）由地区公司采购部、使用部门、资产管理部门等部门共同参与验收；（2）经参与验收的各方代表签字方能视为有效；（3）发现假冒伪劣产品，一票否决，坚决退换。第三章 年度采购第六条 年度采购的定义年度采购是指对有计划、有持续需求的物资采购。第七条 年度采购的范围办公耗材等物料用品（含非资产类）：办公耗材、办公文具、印刷制品、广告制品、绿化租赁、饮用水、保洁服务、快递、标准化的工程材料设备等。第八条 需求部门/单位确定所申购物资的档次及要求。第九条 采购立项申购部门/单位填写立项报告，按权限逐级审批后，交由地区公司采购部作为采购立项依据。第十条 立项报告审批流程1、低值易耗品： 申购部门/单位填写资产购置审批表申购部门/单位负责人审批主管领导审批地区公司负责人审批采购部2、办公文具、耗材类：（1）办公文具立项流程：申购部门/单位每月初填写“地区公司月份文具用品申购表”（办公文具限额10元/人月）部门负责人审核由行政人事部汇总审核后按年度合同实施采购、验收并办理相关结算手续。（2）耗材类立项流程：申购部门/单位每月初填写“地区公司耗材申购表”部门负责人审核行政人事部汇总审核地区公司负责人审批行政人事部按年度合同实施采购、验收并办理相关结算手续。3、绿化、饮用水、印刷制品等的申购及租赁：申购部门/单位填写呈批报告部门负责人审核行政人事部等有关部门汇总审核地区公司负责人审批采购部。4、营销所需材料、广告制品立项流程：营销部填写已确定标准的营销活动方案及材料清单地区公司主管领导审核地区公司负责人审批采购部。第十一条 供应商的征召、资格审查和选择1、供应商的资格要求：必须是行业或区域综合实力前十强、国际知名的品牌或企业；确无相关排名的，入选企业应为规模大、实力强的企业。2、供应商的征召：年度供应商的征召由采购部、总工室/需求部门、招投标部的人员按照“背靠背”的原则，分别在网上搜索10家以上单位密封后提交至地区公司负责人（或其授权人）。3、联系函的发放：由地区公司负责人（或其授权人）独立筛选出初选单位名单，亲自或指定专人在一个小时内填写加盖公章的联系函并密封寄出，寄出的联系函由采购部建立台帐。联系函寄出三日后指定专人与初选入围单位进行联系，落实供应商投标意向及其详细情况。4、供应商的资格审查：(1) 地区公司负责人（或其授权人）根据联系情况确定须考察的单位，并组织由征召小组部门人员所组成的考察小组，必要时邀请相关部门人员参加，对供应商进行考察；考察小组考察完毕后填写供应商考察情况表，并向地区公司负责人（或其授权人）汇报考察情况。 (2) 地区公司负责人（或其授权人）根据联系情况确定须约见单位的，其流程参照恒大地产集团地区公司招投标征召单位操作细则执行。5、入围供应商的最终选择：地区公司负责人（或其授权人）根据联系情况汇报或考察结果确定至少3家最终入围供应商名单。第十二条 招标文件的编制及会审1、地区公司采购部负责招标文件的编制，招标文件原则上按集团的标准格式编制。招标文件必须附合同文本，合同文本原则上采用集团下发的标准合同范本。2、对于具备量化条件的项目由需求部门编制量化清单，并将其作为招标文件的重要组成部分。3、地区公司采购部根据需要可组织相关部门对招标文件进行会审，并报地区公司负责人（或其授权人）审批。第十三条 发标、开标、定标1、地区公司负责人（或其授权人）指定专人向最终入围供应商发放招标文件，并负责招标文件的答疑。2、年度采购的开标会须由地区公司负责人（或其授权人）主持，采购部2人、招投标部1人、合同管理部人员1人、监察室1人参加，可根据需要邀请相关部门人员参加。3、经济标采用内部公开开标的方式，并当场由各投标单位单独进行二次报价，开标人员在性价比分析的基础上出具评标意见，由主持开标的领导当场确定中标单位或宣布招标无效。严禁确定中标单位后再次接受其他投标单位的价格调整。4、地区公司采购部将定标结果，按审批权限逐级报批。 第十四条 合同的签订1、地区公司自行采购的项目，由采购部根据定标审批结果，按权限逐级报批合同。2、由地区公司采购部依据集团统一签订的框架协议签订供货合同或三方协议的材料类别有屋村巴士、高尔夫球场草坪保养设备等。第十五条 由地区公司负责采购的材料设备中，属于设备类和地区公司自用的材料由地区公司直接与供应商签订供货合同，属于供应给施工单位的材料，必须签订代购代扣代付的三方协议，货物验收、结算办理、各种单据的管理参照全国性材料物资采购供应管理制度的相关规定执行。第四章 单项采购第十六条 单项采购的定义单项采购是指对单项（批次）申报物资的采购。单项采购适用于各地区公司的办公设备、办公软件、家具、服装、电器、车辆、非标准化的工程材料等采购。 第十七条 单项采购立项1、单项采购立项同年度采购立项。2、工程材料：由工程部填写材料清单工程技术部审核主管工程领导审核采购部。3、固定资产：1）、10万元以内（含10万元）的固定资产审批流程申购部门/单位填写资产购置审批表主管领导审批资产管理部门意见地区公司负责人审批采购部2）、10万元以上的固定资产购置以及所有车辆（包括运输车辆、工程车辆、商务车辆和小轿车）的购置必须报董事局主席审批。第十八条 单项采购工作流程1、询价（1）预算金额2万元以下（含2万元）的单项采购，由采购部三名采购员分别提交至少1家供应商的最终报价。（2）预算金额2万元-10万元（含10万元）的单项采购，由采购部3名采购员按“背靠背”的原则，分别在网上搜索5家以上合格单位，密封提交至地区公司负责人（或其授权人）；地区公司负责人（或其授权人）独立筛选出至少三家合格供应商后，由三名采购员分别提交供应商的最终报价。2、定标由地区公司主管采购的领导（或其授权人）主持，3名采购员参与，按照“公平、公正、公开”原则进行比价、定标，制作定标审批表并出具评标意见，报地区公司负责人审批。3、预算金额10万元以上的单项采购，按年度采购方式进行。4、对已经开标定价的10万以下（含10万）物资（IT产品除外），一个月内再次申购的，经地区公司负责人审批后直接按定标价格进行采购。第十九条 采购验收1、地区采购部或立项部门根据定标资料，进行合同签订、采购、验收并办理结算手续。2、材料物资的验收按验收三原则执行，工程材料由工程部组织验收。第五章 紧急采购第二十条 议标由于特殊原因不能按正常程序实施招标，需议标的项目须按下列程序进行：1、议标审批权限：预算金额100万以下（含100万元）的报地区公司负责人审批。2、车辆采购由地区公司采购部负责人、监察室及行政人事部等相关人员共同到该品牌的4S店或总代理询价、议价。3、议标项目的开标、评标、定标参照本制度第十三条执行。第二十一条 现金采购由于特殊原因需用现金采购的项目须按下列程序进行：1、现金采购审批权限：预算金额10万元以下（含10万元）的报地区公司负责人审批；10万元以上的须报集团总裁审批。2、预算金额5000元以下（含5000元）的现金采购，必须由需求部门1人以上、采购部2人共同参与，原则上须在3家供应商有效报价的基础上形成统一意见后进行采购；预算金额5000元以上的现金采购，必须由需求部门1人以上、采购部2人（含采购部经理）共同参与，原则上须在3家供应商有效报价的基础上形成统一意见并电话请示地区公司负责人后进行采购。第六章 采购纪律第二十二条 预算金额10万元以上的采购项目，发标时须将招标文件提供一份给监察室；5000元以上的现金采购项目，采购前须提交一份相关资料给监察室备案。第二十三条 所购工程材料种类（统配以外的）集团已有战略供应商的，必须邀请其参与投标。第二十四条 采购系统以外的任何人员不得干预采购工作。第二十五条 参与采购工作的各部门独立运作，禁止相互串通、干预。第二十六条 所有参与采购工作的人员不得接受供应商的任何宴请、馈赠，不得与供应商发生任何经济往来。第二十七条 所有参与采购过程的人员须严格保守机密，应对有关采购信息承担保密责任，不得泄密、公开。第二十八条 招标项目在开标期间，监察室负责开标现场所有工作人员手机集中存放。第二十九条 采购人员必须注意保存并慎重地使用在履行工作职责时所获取的资料，严禁以此谋求任何个人利益，严禁以有损于公司利益的方式滥用上述资料。第三十条 凡违反采购纪律的，交集团监察室查处。第三十一条 各类采购招标原始资料必须归档，按统一格式建立台账，并定期移交监察室。第七章 附 则第三十二条 本制度自发文之日起执行。如有以往规定与本制度不一致的，以本制度为准。第三十三条 本制度由集团采购配送中心负责解释。 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