HT-4201-01外来文件管理办法.doc

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分发范围
分发号
分发范围
分发号
分发范围
分发号
分发范围
分发号
总经理
01
副总（工程）
04
工程部
07
海福售楼处
10
书记
02
管理者代表
05
营销部
08
超市售楼处
11
副总（营销）
03
开发部
06
办公室
09

文 件 更 改 记 录
版次号
修改页码
修改后页数
更 改 内 容 提 要
日 期
A/0

新 版
2000.12.08

编 制

审 核

批 准

日 期

受 控 章

1. 目的
对来自公司外部与质量管理体系相关的文件进行适当的控制，以确保其有效性。
2. 范围
适用于与公司质量管理体系相关的外来文件的控制作业。
3. 定义
外来文件和资料：
3.1 国家或行业的法律、规范、标准；
3.2 政府部门各项批文、证件；
3.3 设备、仪器的技术资料；
3.4 承包单位提供的设计图纸、验收报告及各类竣工资料；
3.5 客户提供的相关资料；
3.6 其它相关文件
4. 权责
4.1各部门应指定专人负责本部门相关外来文件的收集、建档、发放、借阅等方面的管理和控制。
4.2 总经理负责批准重要性文件的审阅批示。
5. 要求
5.1外来文件的收集
5.1.1各部门责任人员负责通过政府部门、行业主管机构、行业协会、报刊、互联网等渠道及时收集与本部门运作相关的法律法规。
5.1.2开发部负责政府部门各项批文、证件和承包单位提供的设计图纸、验收报告及各类竣工资料等与开发项目有关的外来文件的及时收集与整理。
5.1.3办公室负责政府部门、主管机构行政性发文的收集。
5.1.5各部门责任人员负责与本部门运作相关的其它外来文件的收集。
5.2外来文件的登录、建档
5.2.1 各部门接收到外来文件后，责任人员应及时予以登录于《外来文件登录表》。
5.2.2 开发部负责将3.2、3.4相关的外来文件原件建档，并按项目分类记录于《项目收、发、借资料登记表》。
5.2.3 责任人员应对外来文件进行分类建档；
A.将文件予以分类，每一类文件设置一个档案盒或档案袋；
B.对档案盒或档案袋应在醒目处标贴“档案名称”、“档案号”、“保存期限”；
C.对档案盒或档案袋内所保存的文件编制“文件目录”，对扩充的文件须及时予以登录；
D.对本部门所有的档案盒或档案袋按顺序编制“档案号”，并将“档案名称”、“档案号” 登录于《档案索引》。
5.3 外来文件的审批发放
5.3.1对3.1、3.2、3.6中有关批文，须经部门经理（重要性文件须经总经理）审阅批示，以决定传阅或分发并确定传阅或分发范围，结果记录于《文件审阅批示表》。
5.3.2各部门责任人员根据所确定的分发范围并按QP-42-01《文件控制程序》的要求发放相关外来文件，文件接收人员在《文件审阅批示表》上签收确认，所发放的文件可以是原件或复印件。与开发项目有关的文件的发放记录于《项目收、发、借资料登记表》。
5.3.3 如是传阅文件，各文件阅读人员应认真阅读相关文件并在《文件审阅批示表》上签名。
5.4 外来文件的更新
5.4.1 各相关部门责任人员负责及时收集最新版本的外来文件；
5.4.2 对旧版本外来文件予以回收处理或盖“作废”章标识，新版本外来文件按5.3要求予以发放。
5.5 外来文件的借阅
5.5.1 借阅人根据需要借阅相关文件；
5.5.2 文件保管人员负责对出借的相关文件予以登记，并要求借阅人在《文件借阅登记表》上签名；与开发项目有关的文件的借阅记录于《项目收、发、借资料登记表》。
5.5.3 借阅人应妥善保管好相关文件并及时归还；
5.5.4 相关文件归还后，保管人员应予以登记并及时归档。
6. 相关文件
6.1 QP-42-01《文件控制程序》。
7. 记录表单
7.1外来文件登录表 (QR420104-1)
7.2文件借阅登记表 (QR420107-1)
7.3文件审阅批示表 (QR420105-1)
7.4项目收、发、借资料登记表（QR420106-1）
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