医药工业差旅费管理制度.doc

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医药工业差旅费管理制度
一、总 则
为加强公司差旅费管理，规范出差行为，提升出差效果，明确对出差人、出差审批人及费用审核人等的相关要求，引导出差人员树立费用节约意识，减少不必要费用支出，制订本管理办法。
1、 出差应遵循“目标明确，节俭高效”的原则。凡是能一人出差的，不多人出差；凡是能一天出差的，不多天出差。
2、 部门负责人对员工出差的必要性、出差效果及差旅费用的合理性负第一责任，财务管理部负责差旅费用合规性的审核监督。
3、 出差人员应本着诚信的原则，据实申报差旅费用，出差期间非公务原因发生的费用不得申请报销。公司鼓励出差人员在费用标准范围内合理节约。
4、 本管理办法适用的范围：公司各部门。经营系统差旅费标准另行规定。
二、 出差借款要求
1、出差如预借现金，需填写借据，经部门负责人、主管副总经理、总经理、财务负责人审批后，由财务部付款，借款额一千元以上的需提前一天通知财务部。鼓励员工多使用信用卡形式支付差旅费，以减少预借现金所需的审批程序，同时规避因携带大额现金而导致的财产及人身风险。
2、 相关的审批人员应重点审核出差的必要性，目的与任务是否明确，工作计划、出差人数及预计出差时间是否合理，并要引导员工加强自律及费用节约意识，从源头上控制出差行为，降低差旅费用。
3、 对于出差借款，执行“前款不清，后款不借”的原则。

三、 差旅费报销标准及要求
1、 差旅费报销标准
单位：元/天
职 别
一 线 城 市 （北、上、广、深）
省会城市
地级市
备注
住宿标准
餐饮补贴
市内交通及通讯费
住宿标准
餐饮补贴
市内交通及通讯费
住宿标准
餐饮补贴
市内交通及通讯费
总经理
实报
实报
实报
实报
实报
实报
实报
实报
实报
实报
副总经理
400
50
30
300
50
30
200
50
30
标准内实报
中层管理人员
250
50
30
180
50
30
120
50
30
标准内实报
普通员工
200
50
30
130
50
30
90
50
30
标准内实报
2、 交通费报销规定
① 公司总经理及副总经理出差可乘坐飞机。其他人员应选择乘坐火车（硬座或硬卧）、轮船或汽车，有特殊任务的工作人员经主管副总经理及总经理批准也可乘坐飞机，未经批准乘坐飞机的人员按同程乘坐火车相关标准报销交通费用。
② 乘坐火车人员如连续乘车超过12小时，或从晚十点至次日晨七点之间，在车上过夜6小时以上的，可购硬卧车票。购买软卧车票的，超出硬卧部分不予报销。达到硬卧标准，购买了硬座车票，按照硬卧车票超出硬座车票金额的50%进行补助。
③ 公司总经理及副总经理乘坐轮船可乘坐二等舱，其他人员应乘坐三等舱，如乘三等以上舱位，按同程三等舱标准报销。
④ 长途汽车费，原则上应为电脑打印的票据，应有日期、始发及终点站名，对于偏远地区、不发达地区的不符合上述标准的面额50元以下的车票可适当予以报销，但不应高于同程的规定票价。
3、 出差期间住宿费用报销规定
① 住宿费用按实际住宿天数计算，如实际住宿费用总额超过标准，超过部分不予报销，总额低于标准的，按实际发生金额报销。
② 因参加外部会议、培训、对外交流要求必须入住由对方统一安排的酒店，或必须陪同重要客户入住同一酒店等原因，住宿标准高于公司标准的，需经主管副总经理及总经理审批，否则超过部分不予报销。参加会议的出差人员报销时需提供会议通知的原件。
③ 多人同行出差或在异地相遇，不论是否属于同一部门，除同性奇数及单个异性允许一人住一间房外，其他一律每两人住一标准间，住宿费按其中标准较高者的额度执行（不含乡镇）。
④ 出差报销宿费必须提供住宿发票，发票必须是带税务章的正规发票，票面要注明住宿时间、住宿人及住宿金额，与出差车票上标注的时间、地点应相符，无住宿时间或住宿天数与车票不相符的，将视为无效发票不予报销。
⑤ 夜间乘坐火车期间不享受住宿补助，夜车是指晚上十点至早七点在车上过夜。
⑥ 在具备住宿条件的办事处所在地出差的经营系统人员，应尽量在办事处住宿。
4、出差期间餐饮、出差地市内交通及通讯费报销规定
① 出差期间餐费以实际支出票据为准进行报销，报销额度平均每天不得超过50元。对于没有报销餐费的，每天补助餐费50元。餐费报销天数按照从离开公司之日起到回公司之日止计算。
② 出差地市内交通费及通讯费以实际支出票据为准进行报销，报销额度平均每天不得超过30元。报销出差地交通及通讯费需提供与出差时间完全相符的当地交通或通讯费发票，包括公交车票、出租车票、通讯费发票等。对于没有报销出差地市内交通费及通讯费的，每天补助30元，补助天数以在出差地的实际出差天数为准。
③ 参加公司或外部统一组织的培训或会议，且对方单位负责接待、安排食宿的，不再报销餐饮、交通及通讯费用，也不给予相应的费用补助。
四、 差旅费报销流程
1、出差人员在每次出差结束后，应填写差旅费报销单，后附需要报销的原始票据，经部门负责人审核签字后，到财务部差旅费审核会计处进行票据的审核及补助的计算，取得会计签字确认后，依次经主管副总经理、总经理、财务负责人审批后方可报销。
2、 出差人员在填写差旅费报销单，进行差旅费报销审核时，应注意以下几点：
①同次出差所发生的差旅费用必须一次报销完毕，不可分次报销。
②出差人员应保证需要报销的所有原始票据的真实性，即日期、票号、名称、金额、收讫章等清晰可见，如不能证明以上内容的真实性(如因有涂改、剪下、粘贴原因看不清楚，与实际名称不符等)，均按废票处理，不予报销。
③出差人员如遇特殊情况，差旅费支出超出相应标准的，原始票据上需经过主管副总经理及总经理签字，否则超出标准部分不予报销。
④部门负责人及主管副总经理应比照出差人员的出差目的，对差旅费用从业务角度进行实质性审核，并对不符合规定的差旅费用进行剔除，主要从以下几个方面进行审核：
⑴结合出差目的，审核出差效果；
⑵出差天数是否合理；
⑶出差路线是否和出差目的一致，如有变动是否经过审批；
⑷审查原始单据，票据是否正常，员工报销需由部门负责人签字审批，需经常出差人员，可将票据交由代办人员代为转交签字；
⑸有无存在浪费、奢侈或虚假、违规情形。
⑤财务会计依据经部门负责人签字审批后的差旅费报销单据和出差申请单进行审核并做出判断。主要从以下几个方面进行审核：
⑴费用票据的合法性；
⑵出差目的与费用票据的勾稽性；
⑶费用支出与本管理办法规定标准的符合性等。
对于差旅费报销票据中不符合本管理办法的费用，或超出本管理办法费用标准，且未提供特殊情形的事前说明及审批的，财务部可将此部分费用直接从费用报销票据中扣除或不予报销。
五、出差安全要求
1、公司鼓励员工使用信用卡，避免携带大额现金导致财产及人身风险。
2、出差人员携带笔记本电脑出差的，应提前做好文档备份，并做到电脑不离身。
六、奖惩
1、出差人员应在出差回来7个工作日之内报销差旅费，填写差旅费报销单并送交财务会计审核。晚报销一天罚款100元，晚报两天罚款二百元，依此类推，一次出差未按期报销罚款上限为500元。出差结束后一个月内仍未报销的，必须附主管副总经理批准的书面说明方可申请报销，否则财务部不予报销。当年发生的差旅费必须在财务部年度结账日之前报销。
2、对出差人员的违规及虚假报销行为、及其部门负责人未履行实质审核职责的情形，财务部可拒绝报销，并对其行为进行通报批评并给予经济处罚。
3、对于已经报销的差旅费，事后发现存在浪费、虚假报销等违规情形的，处以报销人员违规报销金额200%的经济处罚并责令退回不该报销的金额，对其部门负责人处以违规报销金额50%的连带罚款。

医药工业财务部
2013年2月20日

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