县医院文件和档案管理制度.doc

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永春县医院文件和文件和档案管理制度

文件和档案保管权限、期限与类型
1文件和档案保管权限
1.1 财务科文件和档案由财务科保存；
1.2 人事科文件和档案由人事科保存；
1.3 医院证、章、信由院长指定负责人保存；
1.4 其它各类文件和档案由办公室保存。
2文件和档案保管期限
2.1 财务文件和档案应严格遵照国家有关规定的保管期限执行。
2.2 医院证、章、信及相关文件资料属永久保存文件和档案。
2.3 政府职能部门授予、发放的各种许可证书、等级证书、资格证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗等原件属永久保存文件和档案。
2.4 本医院的历史沿革、重要事项记载及反映本医院重要活动的剪报、照片、录音、录像等属永久保存文件和档案。
2.5 普通文档保管期限为 3 年至 5 年。
2.6 保密文档须于失效当日即刻销毁。
3文档的保存形式：
3.1 文字性普通文档分为文字与电子两种方式保存。
3.2 计算机存储的涉密文件应采取加密保护措施，文件密码由指定的文件保管人设定，并须将该文件路径及密码报院办公室备存，并保证其真实性。
3.3 机密文档以书面或实物形式保存。
4文件和档案类型
4.1 行政文件和档案，包括：营业执照正、副本，复印件；法定代表人身份证（护照）（复印件）；对内、对外收、发的《通知》、《决定》、《函》、《总结》、《报告》等各类正式公文；各项重要活动的组织流程、领导讲话稿、声像图片等相关资料；各部门（含财务、医务科室）现行的各项规章制度、规定、流程等；院级会议的会议纪要、决议；医院年度（季、月、周）工作计划汇总表；《办公房屋租赁合同》、或自置房屋产权证等固定资产文件和档案；购置车辆所有权证、购置税证、保险、行驶证（复印件）等车辆管理文件和档案；对外签订的各类购买（租赁、服务）性质的合同文件；其它应归档保管的文件、资料。
4.2 人事文件和档案，包括： 全院员工个人信息资料（花名册）；劳动合同及保密协议；勤打卡数据；工资、社保等薪酬相关资料；招聘表格、人才库等相关资料；员工绩效考核相关资料；其它应归档保管的文件、资料。
4.3 财务会计文件和档案，包括：各类审计帐册及报表；各类会计帐册及报表；固定资产资料；其它须保存文档。
4.4 药械设备文件和档案，包括：设备台帐；设备出厂合格证、使用说明书；设备安装、调试、验收报告；设备保修卡、保修协议及维修联系方式；
设备运行维修、保养记录；设备更新改造记录；设备管理制度；其它应保存的设备资料。
4.5 医疗文件和档案，包括：文件和档案内容由医疗管理部门提供。
文件和档案查阅与复制
1院长有权查阅医院所有文件和档案。
2病区、科室负责人有权查阅本科室所有文件和档案。
3其他员工因工作需要应经过审批后可借阅有关文件和档案。
4文档查（借）阅应在办公室进行登记，机密文档及权限外查借（阅）须办理审批手续。
5查（借）阅或复制除财务类、人事类以外的文件和档案须由办公室负责人审批， 并进行相关登记。
6查（借）阅或复制财务文件和档案、人事文件和档案须由院长审批。
文件和档案的销毁
1超过保管期限的文件和档案，由文件和档案管理员依据文件和档案保管期限每年 3 月前编制销毁计划及清单，由办公室负责人审核无误后报院长审批。
2院长审批同意销毁计划后，必须指派两名（含）以上监销人员监督文件和档案销毁过程，并进行签字确认。
3销毁文件和档案清册要妥善保管，并将所销毁文件和档案在有关目录中注销。

永春县医院
二零一五年一月

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