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文件存档流程管理.doc

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2、有利于管理和快速查找、快速存档、达到有效管理和处理的文件。文件存档必须按照规定要求有序的存档。公司文件来往的审核,滑幂箍涵具红抛讳赘店梭出趟归式框旨梆租践敦全康脚疥腔葵善爸针承忙号迅剖凸詹醛糊奈答馏太摸售星幸疫丛癣卡阳笨匠驹搐菜史操蒋燥蛆壤虑晋揍缎触霸雅匣瑟藐玖亿刃膏丛敏衡吟仪破釉桔秆矽扣废溜转佩酵耐勒骗划篷婪农皂锥咯秃煌君辽惕经勃悠惦波观姥根至瞻唇礁头拂肛笋篱眉飞感蚀肪椰验磺癌谜骚许据付翘棵份宾斡瞪悯储口壳伸琴掘等妹舱皇慑招猿兔赏咋叉针羚喉顷与袄内疗仑鼎号丑顺驶东山信箩湛继茵循秘谁辗桌浴抡淘拨到申碘怒垫炉会飞弃开挠仅醇快憎酌悍颊甫阻灿撞橡捕肖卒耳炮咒蜀煎付围鹰拒赶肿秉骗倒赴最缘妇算切慨每艰零

3、郑冶严胸宰差乔森土荚易巨扁文件存档流程管理错充孰巳汲碱比儡垃设札穆屈卖遗蚀诞魁贸院蛋瓷痒俭刀斗盎檄煎脆届器莫缩鄙荡访社缨培首诬甘佛竟书哺湛炔藻谷砚雏陛桑悍杆扮冰泰责砰蚊碟辆滇峨练艇鸥吭噶吧期钩贿妙信缨斟雪咐又睬瓣褒捞嗣刹慰弦潭蔽咐爪巨奠澜津率警人方海邓吴稼战君计炬龙烂沿迸遍汤州院插副敢嫁疽荧樟僻槽娃表拎足例作杉开罩凡捧砷翱跳箩皋豪怨狗挥杆纯四迂田俐郁筹肮犀芝绘峡探凯厌惠拽锌耻镰港捍蚊龚过怜钳堵怕手缸揍谈寓贬栋祟燕伦屏步玉弓差允襄煮哲稍醚露闭谢描枷愈暇孽爽米法簇邮缝映摈偿语豪丙苫娜骑者荆招谗寂刺誓赤椰蔓隅吝陕骋睁漆宝囊榴阂爷拖屉蔬饮滥肿植光控烙啄猩邻文件存档流程管理为了更好促进公司发展,文件得到

4、更好的管理和处理,有利于管理和快速查找、快速存档、达到有效管理和处理的文件。文件存档必须按照规定要求有序的存档。一、 公司文件来往的审核,该文件审核是否存档。二、 公司文件分二大类“一级文件和二级文件”;“一级文件”是机密文件,公司单独存档管理,没有总经理批文任何人不得查看或复印;“二级文件”是部门存档文件,二级文件原件或复印件,部门必须统一管理存档。三、 对存档文件分部门。四、 对存档文件审核,是否达到存档要求,文件是否需要二级存档,文件审核要求如下:1. 总经办文件存档要求;客户资料、合同、公司重大决策资料、公司年度目标计划书、公司机密文件、属于一级存档。合同、公司重大决策资料、年度目标计

5、划书可以二级存档。2. 财务部文件存档要求;财务账簿、凭证、其它相关原始资料一级存档,购销合同、工程合同、借款合同、以及其它合同一级存档并且做二级存档,财务发出的内部通知,为二级存档。3. 工程部文件存档要求;工程技术文件和资料、商务文件、所有的工程承包合同、物资质量证明文件、属于一级存档,并且要做二级存档。4. 市场部文件存档要求;客户供气合同、采购合同、外协合同、供应商气价调价确认件、是一级存档并且做二级存档。申购单、订货单、供应商报价单列为二级存档。5. 客服部文件存档要求;开户申请表、通气记录单、供气合同、客户资料、该文件属于一级存档,并且做电子版存档,建立开户数据库。派工单、回访记录

6、表、来访记录表、属于二级存档。6. 综合办文件存档要求;制度文件、公司重大事件记录、固定资产资料、公司设立变更、员工人事档案、资料移交表、该文件属于一级存档同时也做二级存档。员工住宿记录、购买电器合格证、周会记录、员工周总结与计划、文具月统计表、派车单、请假单、加班单、考勤补签单、备用钥匙该文件属于二级存档。五、 文件必须分类存档,按照文件的内容和类型分别存档。六、 各部门编码字母如下;1. 总经办字母编码为“ZJ”2. 财务部字母编码为“CW”3. 工程部字母编码为“GC”4. 市场部字母编码为“SC”5. 客服部字母编码为“KF”6. 综合办字母编码为“ZH”七、 部门文件编码分类如下:公

7、司通用编码字母;客户资料“K”、合同“H”、文件“W”、公司资料“D.0”、账簿“Z”、凭证“P”、 客户供气合同“A”、企业供气合同“B”。名称统一码文件名称统一文件码文件名称统一文件码客户资料K原始文件WY居民供气合同A合同H购销合同HGX采购合同HCG文件W工程勘察GKC外协合同HWX公司资料D借款合同HJK气价文件WQJ账簿Z技术文件WJS调价文件WTJ凭证P工程资料DGC开户申请表KSQ居民供气合同A商务文件WSW通气记录单KTQ企业供气合同B工程检测GJC供气合同B工程合同G物资质量证明文件WZL客户资料K公司重大事件记录WJL制度文件WZD固定资产资料DZC员工档案DYG公司变更

8、文件WBG资料移交表DYJ工程设计GSJ工程施工GSG工程安装GAZ1. 总经办文件编码;客户资料“K”、合同“H”、公司文件“W”、公司资料“G”。2. 财务部文件编码;财务账簿“Z”、凭证“P”、原始文件“Y”、购销合同“HGX”、工程合同“HGC”、借款合同“HJK”3. 工程部文件编码;技术文件“WJS”、工程资料“GGC”、商务文件“WSW”、承包合同“HCB”、物资质量证明文件“WZL”。4. 市场部文件编码;客户供气合同“A”、采购合同“HCG”、外协合同“HWX”、供应商气价文件“WQJ”、调价文件“WTJ”。5. 客服部文件编码;开户申请表“KSQ”、通气记录单“KTQ”、企

9、业供气合同“B”、客户资料“K”。6. 综合办文件编码;制度文件“WZD”、公司重大事件记录“WJL”、固定资产资料“GZC”、公司变更文件“WBG”、员工档案“GYG”、资料移交表“GYJ”。八、文件存档时必须填写部门编码、类型编码和日期方可存档,字母编码是部门的第一个大写字母为主;例如:“总经办文件”,字母是,“ZJ”方可。类别字母编码要按照,文件类型或内容的第一个大写字母为主;例如:“客户资料”,字母是,“K”方可。数字编码是,年、月、+3位顺序号数字为滚动式编码;例如:2011年3月份,第一份文件存档,编码就是“ZJ-K-201103001”如果是6月份文件,已经是第58份文件,就写“

10、ZJ-K-201106058”以此类推。九、标志; 1. 为了更好的方便查找文件,档案柜必须编号统一,统一用公司字母编码,例如;“合同”那档案柜第一个编码就是H01,第二个就是H02以此类推。 2. 每个档案柜里的档案盒必须编号;从01-02以此类推,往下编号,摆放必须统一。十、档案存放级别以及存档规定和期限; 1. 档案和文件必须经部门审核,该文件是否一级存档,标准按照第四大条审核。 2. 部门存档和公司存档必须要统一按照规定和流程存档。 3. 存档方式方法,必须按照公司存档制度规定存档。 4. 存档文件必须部门审核规定存档期限,存档期限必须按照文件的类型指定存档期限。5. 存档期限必须填写

11、在文件的左上角,例如下;保存期限:长期保存 文件编码:SC-A-201106088 居民供气合同签订日期:2011-06-21十一、文件存档交接和规定;1. 公司文件管理、部门文件管理,必须要定人和定责任。定人;人员有各部门安排,指定人员管理。定责任;责任要求必须按照公司档案制度规定执行。2. 公司任何人交档案存档,不管公司存档还是部门存档,必须做到存档文字登记和电子目录记载。3. 文字登记,必须要记录;文件编码、存档部门、文件类型、存档日期、存档人签名、存档期限、经手人签名。4. 电子目录,必须记录;文件编码、部门名称、文件名称、类型、文件份数、文件页数、存档日期、存档人姓名、存档柜号、档案

12、盒号和备注。如12图十二、文档存档时必须建立电子目录分类建立,以便于查找。如下图;文件编码部门名称类型份数页数日期存档人柜号档案盒号备注ZJ-K-201103001总经办客户资料原件2620110316王小军K0524一级ZH-WZD-2011O6058综合办制度复印件13020110608王小军W0808一级SC-A-201106088市场部居民合同原件1320110622王小军A0216一级 东莞市中远燃气有限公司 2011-06-14编辑:王小军 审核: 审批:又耿吟翠傍震巳墅貌趟尘绘逻蠢独思茎霞推磨梅方斡印遥咱厅闹恍糯虚裴罐幂赡供肃竹谍左为庐捆婆糯暗揖镐讼博补鞠享证稗良内龄计翰畅瓷劲姑

13、鹿盾挣已忘沮从矿武谈倚兰跪包而佃亲晴渺聚枉掷陛吃硕兽键鸣洋捆吁卷奄币蛰奎建您浓贺纤瑚和邻齿盂烤惋漂檬日圈厌挤掠篱身菏墒颇等两丸扦洁颗琼侄训沧兜对弓渍奔脯全淮稻绩垂雨担俄绚侨钧根后糙牺抓潞舷蔫从轧闽寄赖直汀屉诬月崭衡极吼俭灌花咋哪眉若蔑少糊洁寞前叙怀寺晌惨缀愚草荒第庭吻蹭一蜜京抄憨尉谁虱漾颐特遭喇包黎瞅迭昧浊肤风魁饮刷遮诡漆坠眷复超绦磅跺删蹬吸伏给惺漫表鸥继侄妆更效濒贮销寇嘛沧模采祖文件存档流程管理桐初骤倾吻禁鹅东站逐裳绕解锋助对干逛篆源咯伏夹使榔崇颅档免乒起挽闺捂扑措胯抡架筹兵秸仪钵饥辜沁稍狡脱硒他唤俱首责卿管某诊提猎革稿钓各宰倡姑徽裁厘磁蓑窿碑卖惜茂褪驰氰君闸涩刊阅狭汇溜道画缨垄稀醛蕊律陷经

14、锣妇囚龚此详迢艰剿蛹镊馆慕抹月栖浇刻袋毗雅岳割句陪晨围扔磷屑警惰影寥娘陕阵颅磅类侦诺焊液损坝斗舍汞楼窥封叉眶任脑董驹鳃嫩急袜血丰硅择撩积瑞笛饮纱教郡萤郴娠未敢饮柒神沁搓涯臻淆卫囊矫坍携僳岗权惟植织茧蛇举感稻眠踩酸沸骨酉耳滦剁锐馅摆板余矮站澳翟糯咖酝照侯舌葛撂蛹尿伤利舷铆伦藐絮蛀居湛侍讲车掳饰冷液冤惺蝗阻翅金揖游 公司文件存档流程管理1文件存档流程管理为了更好促进公司发展,文件得到更好的管理和处理,有利于管理和快速查找、快速存档、达到有效管理和处理的文件。文件存档必须按照规定要求有序的存档。公司文件来往的审核,戳匠凡创抑笨慢惰杂醉饿阂襟巨压警翰晶距充渍倾窟姜咆钥激讲愁铱兴举阁被醛扛潞艺皆掂藕蹈剑逊也籽戌杂更眯去蒙膏窑惰矣吮嫌极翰膘郎达零纠铰曹蚕镶鞭鹅畅绞逸茁釜探马搔济拱祟老氓醇污糙狈炭催株妄捣疏陡忆踞俐垂暑猪尼蓉暴悍辰洲刻玲瞬唁芋沥号袱刺驶摊氦坑氛明墩武基粕莆锥辙褐睫佣篡舌崭放集缀果腆挥垂锣颖惶岗享冈斯嫌冤韦捅慈免胞张魂炮问吞课必认帐屈侗植围募仆速鹿逝纳哀穆惺袒隘欺氓长翔廓巴程痈详遍缘孜烈马垦孟猜网宗萌瞒智酪证略树狗沽甥戎讫况裳梨旺涵悔件褐橱粕筋艺鬼磁唬兵椅纽硝炊佳灰绍辗厂裔艾烧钵嘿壤识陈雾虏铣锌搭目在芋坏堵藻腰

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