01华润万家大超门店订货流程(西北)已修改.doc

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文档信息

*文件名称
华润万家大超门店订货流程（西北）
*文件编号

文件密级
机密
本版批复信息

负责人
日期
意见
*拟制
陈小毅
2010-05

*审批

文件版本记录

*生效日期
*作者
版本
变更说明

文件说明

*目的
规范门店订货操作，通过对商品订单的有效管理和控制，提高门店订货效率，保证订货准确性，减少商品的积压、断货，保证充足的商品供应和合理的商品库存。
*适用范围
西北区大超业态门店的经销类非生鲜类商品的订货操作。
*流程结构
分自动订货、手工订货、DM订货三个子流程。
名词解释
采购续订
由采购向供应商订货，采购续订的商品，系统限制门店不能订货。
门店续订
由门店负责向供应商订货，门店续订的商品，采购也可订货，二者同时订货时，门店申请的订货失败。
订货冲突
门店对门店续订商品订货时，在当天采购已对同一商品进行下单，门店的订货数据失败，此订货失败的原因则为“订货冲突”。
自动订货
根据业务系统出具的订货建议进行订货，由商品部经理负责确认订货数据，完成订单审核。
手工订货
自动订货以外的补充订货方式 ，需商品部门填写手工《订单申请表》，适用于不参与自动订货的商品及由于各种原因需要补充订货和紧急订货的商品。
直送订单
供应商将商品直接送到门店。
直通订单
供应商将商品送到物流部，物流部立即将商品分发到各门店，该商品不会停留在物流部。
配送订单
供应商根据订货单将商品先送到物流部存储，物流部根据各门店的订货需求将商品送到各要货门店。一般配送商品在物流部需要上架存储。

流程图
子流程1-自动订货流程

子流程2-手工订货流程

子流程3：DM商品订货

流程规则
1 商品订货分为采购续订和门店续订两种形式：
1.1 “采购续订”的商品由采购进行订货，订货范围一般为：烟酒等高值商品；结算帐期小于7天；价格波动较大且快速周转的商品。
1.2 “门店续订”的商品由门店进行订货，商品部经理每天根据系统提供的《补货建议维护》进行订货操作，根据实际订货需求对系统建议的“拟补数”进行修改并完成订单审核。
1.3 采购有权对所有 “门店续订”及“采购续订”的商品进行订货，门店只能对“门店续订”的商品进行订货。
2 新品首单由采购负责订货，商品到门店后由门店负责跟进订货。
3 免费货（零成本）商品订单由采购负责订货。
4 长期订单由采购负责订单下达，门店负责向供应商提出订货需求。
5 DM商品首单由门店商品部按照DM订货时间要求自行在系统中进行订货。（配额商品及特殊商品由采购进行订货）。DM商品当期间续订，由商品部经理按照手工订货流程在每周一、周四完成订货操作。
6 自动补货系统将以“定期结合定量”的方式产生建议订货量，在出单日期如商品库存小于订货点，即 产生建议订货量。
系统建议订货量计算公式：
建议订货量＝目标库存—（当前库存+在途入库存量—在途出库量）
当系统当前库存小于安全库存时计算建议订货量；目标库存按促销商品和非促销商品分别计算。
7 对于特殊商品，系统不提供订货建议，包括：DM商品、长期订单商品（如日配商品）、带货安装商品、冻结商品、负库存商品。
8 商品状态为冻结、清理中、已清理的商品，系统不允许录入订货申请。
9 商品的订货方式分为直送订货、直通订货、配送订货三种。
9.1 直送订货指门店直接向供应商下发订单，供应商接收到订单后直接将商品送至门店。
9.2 直通订货指门店直接向供应商下发订单，供应商将商品送至物流部，物流部根据各店订货进行分配后将商品配送至门店。
9.3 配送订货指门店向物流部下发订单，物流部根据门店订货需求进行配货后将商品配送至门店。
10 直送订单及直通订单参与集单，集单时间为每日14:00及21:30，配送订单不参与集单，集单后系统自
动生成《订货通知单》。
11 手工订货和紧急订货均需分别填写手工《订单申请表》，紧急订货需在手工《订货申请表》上注明“急 补”。手工订货商品参与集单，紧急订货商品不参与集单。
12 普通订单的有效期为7天，急补订单的有效期为3天。
13 商品订单为一次性订单，对已收货订单及过有效期的订单系统自动进行关闭(免费货（零成本）订单除
外）。
14 商品按照大类进行订货，不同大类的商品需分开进行订货。参与集单的大类集单后系统自动生成《订
货通知单》，不参与集单的大类订货审核完成后系统自动生成《订货通知单》。
15 下订单时需考虑的因素：
15.1 是否节假日，节假日的订货量要相应增大。
15.2 该商品是否有季节性，根据商品的淡季、旺季调整订货数量。
15.3 该商品是否促销，促销期进货量要相应增大；促销期结束前，是否需要压货，尤其是一些销售情况很好的商品。
15.4 是否有团购的商品、是否到团购比较频繁的时期。
15.5 供货商是否有起订量的限制。
15.6 单品是否有最小订单量限制。
15.7 商品是否有保质期限制。
15.8 该供应商的送货时间，本地供应商一般应在2-3天内到货，外地供应商一般在7天内到货。
15.9 单品是否需要备注(残损、退货、色号、型号等)。
16 门店如因特殊原因需修改供应商出单日，门店商品部经理统计需修改出单日的供应商明细传相关采购经理进行系统修改。
流程涉及部门的岗位职责
1 商品部文员：负责手工订单的录入、审核、打印、传真、存档。
2 商品部经理：负责自动补货订单及DM订单的制作、保存、审核及跟踪；负责订单关闭的申请。
3 运营管理部：负责门店直送订单的关闭。
4 店总/副总经理：负责商品部手工订单的审核。
5 采购中心：负责采购续订商品、新品、特殊压货商品、免费货（零成本）、长期订单、新店首批订单的制作及跟踪；负责采购订单关闭的申请。
6 采购支持部：负责采购续订商品、新品、特殊压货商品、免费货（零成本）、长期订单、新店首批订单的录入、审核、打印、传真、存档、关闭。
流程描述
子流程1-自动订货流程
1 确定订货明细
1001 日结后系统自动生成当日《补货建议维护》报表；每日早9:00商品部经理登陆系统界面查询《补货建议维护》报表。
1002 每日12:00前商品部经理根据销售及库存情况确定商品订货数量，对系统建议的“拟补数”进行修改，如果此商品不需订货，需将在“拟补数”栏输入“0”。商品部经理根据需求进行单品备注。（商品部经理不需按照物流模式分开进行订货，门店订货数据上传系统，系统自动判断物流模式）
2 系统订单审核
1003商品部经理对确认订货数量的订单进行保存并完成订单审核。
3 单据传递
1004A每日订单审核后,系统自动生成门店《补货失败报表》（附表1-1），商品部经理查询《补货失败报表》，了解补货失败原因。为门店续订进行商品货源跟踪、库存控制、销售分析等提供及时、有效的参考。
补货失败原因主要包括：
A订货冲突：门店对门店续订的商品订货时，采购在当天对同一商品进行订货，采购订单覆盖门店订单，门店的订货数据失败，记入门店《补货失败报表》，原因为“订货冲突”。
B默认供应商冻结：门店续订商品的订货数据在自动生成订单时，若相关商品的默认供应商被冻结，则无法生成《订货通知单》，订货数据失败，记入门店《补货失败报表》，失败原因为“默认供应商被冻结”。
C 未足起订量：订货量小于供应商最小起订量或小于供应商最小起订金额。
1004B物流部库存不能满足门店订货量时，物流部系统产生《补货失败报表》，物流部续订每日将此明细和库存不足原因及处理办法以邮件通知各门店。
1005A商品部经理跟进不足起订量导致的订货失败。每日订单审核完成后,系统自动将订单修改情况记入《补货修改率查询报表》（附表1-2），商品部经理查询《补货修改率查询报表》，对订货数量修改原因进行分析，根据需要确定需修改的自动订货参数。
1005B采购支持部每日跟进前一天由于默认供应商错误导致的订货失败。
1005C配送模式的商品不参与集单，系统直接生成《配送通知单》，物流部接收《配送通知单》后按照《配送通知单》商品需求进行配货，按照配送到货时间将商品配送到门店。
1005D系统订单审核完成后直送和直通物流模式中需集单的大类每天14:00、21:30系统自动进行集单，集单后系统立即生成《订货通知单》（附表1-3）；不需集单大类订单审核完成后系统立即生成《订货通知单》。
A 直送商品生成《订货通知单》后， VSS供应商的《订货通知单》通过VSS网站传递给供应商，供应商准备送货；非VSS供应商的《订货通知单》由商品部文员在系统集单后进入系统《订货通知单查询》模块查询《订货通知单》并打印一联传真至供应商处，供应商准备送货。
B 直通商品生成《订货通知单》后，通过VSS网站将《订货通知单》传递给供应商，供应商准备送货，同时物流部在系统中接收直通商品《订货通知单》。
5 表单
1-1：补货失败报表 （系统表单）

1-2：补货修改率查询报表

1-3订货通知单（系统单据）

流程描述
子流程2-手工订货流程
1 确定订货数据
2001 商品部经理查看系统库存，结合实物库存确定需订货明细,填写手工《订单申请表》（附表2-1）。
- 手工订货：商品出单日因系统问题未出单的商品，如确实需要订货的，由各商品部经理查看库存，结合实物存货及销售情况，确定需要订货的商品数量，按商品分类及不同物流模式填写《订单申请表》并注明订货原因。
- 紧急订货：团购或门店商品紧缺情况下，各商品部经理查看系统库存，结合实物库存，确定需订货数量，按照商品分类及不同物流模式分别填写《订单申请表》并注明订货原因记“急补”字样。
2 数据确认
2002商品部主管店副总经理对各商品部的手工《订单申请表》进行审批。
2003商品部经理将经店副总经理审批后的手工《订单申请表》交商品部文员处，商品部文员根据手工《订单申请表》按商品分类及物流模式完成订单录入及审核。
3 单据传递
2004A配送商品订货：商品部文员根据商品部经理提供的手工《订单申请表》制作《紧急配送申请单》并发邮件至物流续订部申请分货，邮件主题为“XX店紧急配送申请单”，并以附件形式附加《紧急配送申请单》（表单2-2），物流部接收《紧急配送申请单》后按照《紧急配送申请单》商品需求进行配货，按照配送到货时间将商品配送到门店。
2004B直送及直通手工订货，商品部文员按照商品分类直接在系统《补货申请单》界面录入《订货申请表》并完成系统审核。直送和直通物流模式中需集单的大类订单审核完成后,系统自动进行集单，集单后系统立即生成《订货通知单》（表单1-3）；不需集单大类订单审核完成后,系统立即生成《订货通知单》。
A直送商品生成《订货通知单》后， VSS供应商的《订货通知单》通过VSS网站传递给供应商，供应商准备送货；非VSS供应商的《订货通知单》由商品部文员在系统集单后进入系统《订货通知单查询》模块查询《订货通知单》并打印一联传真至供应商处，供应商准备送货。
B 直通商品生成《订货通知单》后，通过VSS网站将订单传递给供应商，供应商准备送货，同时物流部在系统中接收直通商品的《订货通知单》。
2004C 直送及直通急补手工订货申请：
直送商品：商品部文员按照商品分类在系统中录入《订货申请表》，并勾选“急补”，完成《订货申请表》的系统审核，系统不集单直接生成《订货通知单》。VSS供应商的《订货通知单》通过VSS网站传递给供应商，供应商准备送货；非VSS供应商的《订货通知单》由商品部文员进入系统《订货通知单查询》模块查询《订货通知单》并打印一联传真至供应商处，供应商准备送货。
直通商品：A送货时间上可以满足销售需求时，商品部文员按照商品分类在系统中录入《订货申请表》，并勾选“急补”，完成《订货申请表》的系统审核，系统直接生成《订货通知单》，通过VSS网站将《订货通知单》传递给供应商，供应商准备送货；同时物流部在系统中接收直通商品《订货通知单》。
B送货时间无法满足销售需求时，商品部经理发邮件至相关采购处申请特权订货，邮件主题为“**店直通急补订货明细”，采购同意后按照程序审批并下发特权订单，特权订单下传后门店可通知供应商直接将商品送至门店进行商品验收。
4 表单
表单2-1：订单申请表（手工表单）
店订单申请表
订货单号： 部门 子部门
订货类型： 是否传真：
供货厂商： 采购员：
供应商号： 到货日期：
订货日期： 结算方式：
SKU
商品名称
规格
单位
进价（元）
售价（元）
可用量
前八周周平均销量
订货数量
备注

备注：1、订单类型：经销（C）代销（G） 2、单位栏填写销售单位 3、结算方式：用中文填写付款结算方式并注明票期代码 4、可用量为实际库存量与已订货资料中订单（调拨、在途）数量之和
申请人： 录入： 核准： 部门经理： 店长签字：

2-2：紧急配送申请单（手工单据）

流程描述
子流程3-DM商品订货
1 查询订货明细
3001 档期执行前9天，商品部经理进入系统《特殊商品档期清单汇总》（表单3-1）界面按照档期编号查询DM商品明细。
2 确定订货数量
3002 商品部经理根据DM商品的预估销售及库存确定DM商品订货数量，修改系统建议的首批订货量。
3 订单保存及审核
3003 商品部经理对确定订货数量的订单进行保存并完成系统审核。
4表单
3-1：特殊商品档期清单汇总（系统单据）

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