008会计档案管理制度.doc

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财务会计档案管理规定

1.0目的：明确各岗位会计档案管理职责，确保会计资料及时整理、装订、归档，保证会计资料的安全完整，保守公司财务机密。
2.0定义：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
2.1会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
2.2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
2.3财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
2.4其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
3.0会计部门每年形成的会计档案，应当由财务会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年，期满之后，应当由会计部门编制移交清册，移交公司档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计部内部指定专人保管。
4.0公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务经理或总经理批准，提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。会计部门应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。
5.0保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：
5.1会计部门或档案管理部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
5.2财务负责人和总经理在会计档案销毁清册上签署意见。
5.3销毁会计档案时，应当由行政管理部门同会计部门共同派员监销。
5.4监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
5.5保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
6.0会计部之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
7.0会计档案保存期限：
会计档案保管期限按下表执行，特殊情况，由财务单独提出申请经公司领导批准后执行。
序号 档案名称 保管期限 备注
(一) 会计凭证类
1．原始凭证 15年
2．记账凭证 15年
3．汇总凭证 15年
(二) 会计账簿类
1．总账 15年
2．明细账 15年
3．日记账 15年
4、现金和银行存款日记账 25年
5、 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管5年。
6、 辅助账簿 15年
(三)财务报告类 （包括各级主管部门汇总财务报告）。
1．月、季度财务报告 永久 包括文字分析
2．年度财务报告（决算 ） 永久 包括文字分析
(四)其他类
1．会计移交清册 15年
8.0具体实施细则由财务部另行制定。
9.0处罚规定：不按制度规定执行的，视情节轻重处罚50-100元，因违规造成公司损失的，按公司<经济赔偿制度>执行。
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