档案的建立与管理.doc

档案的建立与管理档案资料是物业的重要组成部分，档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要内容。针对物业的实际情况，服务中心将特别设立档案柜，由管理员专职管理，建立完善的档案管理体系，使档案管理工作在物业的使用、维修、改造、扩建等方面发挥重要作用。为此，我们将重点抓好以下几方面工作：1、 完善建档流程，严格档案管理制度；2、 明确建档内容，实行系统收集、集中管理；3、 对使用率高的档案实行档案室、使用部门双档管理制。4、 对资料档案实行“双档”（即电脑档案、文本档案）管理。5、 推行现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化管理。一、档案的建立建档流程：收集整理分类编号登记输入电脑入柜二、档案资料的分类将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。类 别资 料 内 容竣工验收资料A：红线图、总平面图B：房屋土建及装修、供配电、给排水、电梯、中央空调、消防等竣工验收证明书及竣工验收资料C：钢材、水泥等主要材料的质量保证书D：供水、供电、电梯、消防、空调、监控等设备的检验合格证书、设备技术资料及设计安装图E：砂浆、混凝土块试压报告F：接管验收手续G：接管验收设备确认凭证H：接管验收物业确认凭证房屋的单体竣工图A：单体建筑、结构、设备竣工图B：附属工程及地下管网竣工图C：办公大楼楼层、功能区平面示意图D：引路方向平面图物业使用人档案A：物业管理服务合同B：物业使用情况简介装修管理档案A：物业装修设计方案B：物业装修修改方案C：物业装修材料一览表维修档案A：供配电系统维修记录B：物业本体建筑维修记录C：中央空调维修记录D：电梯维修记录E：供水系统维修记录F：消防系统维修记录G：照明灯、应急灯、指示灯等维修及更换记录H：其他设施设备维修记录巡视记录A：供配电系统巡视记录B：物业本体建筑巡视记录C：中央空调日巡视记录D：电梯日巡视记录E：水泵房日巡视记录F：消防系统日巡视记录G：应急照明系统巡视记录H：管理员日巡视记录I：安全防范日巡视记录运行档案A：供配电系统运行B：中央空调运行记录C：电梯运行记录D：供水系统运行记录E：消防系统运行记录投诉与回访记录A：接待记录表B：投诉处理意见汇总表C：回访记录表保养记录档案A：供配电系统保养记录B：物业本体建筑保养记录C：中央空调系统保养记录D：电梯保养记录E：供水系统保养记录F：消防系统保养记录供水系统管理档案A：水质化验单B：给排水设施安全检查记录C：二次供水卫生许可证D：操作人员卫生健康许可证E：水箱清洗记录 设备管理档案A：各设备安全运行操作规程B：各设备运行岗位责任制度C：设备机房管理规定D：各设备设施保养规范E：设备设施清单F：设备台账G：相关岗位技术人员资质证书安管资料A：日常巡查记录、交接班记录、值班记录B：安全防范措施C：查岗记录D：物资搬运放行记录、紧急事件处理记录E：钥匙管理记录F：警示标识防范记录车辆及停车场管理资料A：交通疏导图B：停车场安全防范措施及设施记录C：车辆管理记录行政文件资料A：服务中心值班及督察记录B：政府部门及主管领导部门文件C：公司及服务单位相关文件D：规章制度、通知、通报等文件E：接待来访参观记录表F：岗位工作标准、工作程序G：员工工作考核办法员工管理资料A：员工个人资料、聘用表、员工持证上岗情况B：员工业绩考核及奖罚记录C：员工培训计划和个人成长记录D：员工培训考核记录E：员工外出考评及参加演练记录管理效益A：本物业管理项目所获取的荣誉称号B：舆论传媒相关报导三、档案资料的管理1、 档案室、使用部门双档管理制为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严格管理，服务中心使用部门保存复印件的存档管理制度。2、管理要求：（1）按照档案对湿度、温度和照明的要求，建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理；（2）采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷图表等，并采用适当的保存方式；（3）贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中安全，不丢失、不泄密；（4）坚持档案资料收集的系统化；（5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存；（6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查；（7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理登记手续。物业安保培训方案 为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。一、课程设置及内容全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。2、培训要求1）保安理论培训通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。2）消防知识及消防器材的使用通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。3) 法律常识及职业道德教育通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、无私奉献更好的为公司服务的精神。4) 工作技能培训其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标：一、目标值：1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容： 1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，并全力支持安全工作。 2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。 3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。 4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。 5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。 6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。 7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。 8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥；9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降低对责任者的处罚标准。 10、必须按规定对单位员工进行培训和新员工上岗教育；11、严格执行公司安全生产十六项禁令，保证本单位所有人员不违章作业。 三、 安全奖惩： 1、对于全年实现安全目标的按照公司生产现场管理规定和工作说明书进行考核奖励；对于未实现安全目标的按照公司规定进行处罚。 2、每月接受主管领导指派人员对安全生产责任状的落