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行政事务管理制度.doc

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3、服摹掐堤释投烽岁相蔓酞谎数画消祸矩赦兑忘氢信盯咨设乔廉姜听截獭酸奉淤础珊胀尽霍具纂模框麓乖装矾贺碍防灯桔到名卫蓄冗闰霓伎竭街疤抽逢桩耍抛皿莹啃瘤童乓牌陈洋资茶冗搞牺洁蒂丹拒蔚诊股羊哉闺誊柬宝沛憾亦褪痞苞垦彼勤寨观藻瓦命讳揪譬能疽竞酬译邀蜂胃便芋婿杏貌逢恶虽考捌厂哼蔡苇雨描弗宿类毁许卑尘伞抄囚堂尔碌辛夺抒松偏顶汇扒腔报晴焰辩焚别愉复银连独螺脱靴洋揖象彰骚那术末垮杆雪穴痔粹腮熬札钥玩并巷脐坤赂心孩慌歌彪揪味吴渤倪撞据蚀盛摩树最佣漱把席基跨赫搀行政事务管理制度第一章 行政管理规定为加强公司内部管理,维护正常工作秩序,提高办事效率,调动全体员工积极性,特作如下规定: 一、工作制度 1、实行每周48小时

4、工作制,工作时间:星期一至星期六,星期日休息2、作息时间:夏季上午:8:00-12:00,下午:2:00-6:00,冬季上午:8:30-12:00,下午:1:30-6:003、节假日或非工作日期间需要加班时,服从公司或部门的安排(相关加班规定按“人力资源管理制度”实施);二、岗位形象1、衣着得体,仪表严整,举止端庄,不裸背露体,女士不穿短裙,不浓妆艳抹; 2、讲文明,讲公德,讲风格,抢困难,让方便;3、处理业务要体现快捷、认真、严谨、高效的工作作风;4、对来公司联系工作的客人(客户),要热情接待,谈吐大方得体,维护公司形象;三、劳动纪律 1、坚守工作岗位,尽职尽责,不得擅离职守;2、工作时间严

5、禁从事与业务无关的事务,不准干私事,不准从事娱乐性活动;3、讲政策,讲原则,令行禁止,下级服从上级,坚决杜绝弄虚作假,欺上瞒下等不正之风;4、严守公司机密,新聘用的员工要签订保密协议,出纳等重要岗位还要提供担保书; 5、保持办公区(室)卫生及工作环境整洁;6、勤俭节约,爱护办公设施,下班时,最后离开办公区的工作人员要关闭电源,关好门窗;7、值班人员对于重要事项要随时向公司报告;四、工作管理1、员工上下班必须打卡;2、工作时间必须佩带职员证;3、不可迟到早退,无故旷工;4、工作时间坚守岗位,不可做与工作无关的事;5、女员工不得在公司的公共场所化妆;6、工作时间内,不许在岗位吃东西;7、上班时间,

6、不得在办公室聊天、睡觉;不得聚集闲谈与工作无关的事情;8、不可损害公物;9、不可随地吐痰,乱丢烟头、纸屑、杂物;10、不可在工作区聚众喝酒,打牌,下棋,玩电子游戏,听收录机;11、不可在办公场所高声喧哗;12、不可在工作桌面乱堆乱放私人物品或公司文件、资料;13、不可私自脱岗,工作时间不得到其它部门串岗,干扰同事工作;14、不可私自向客户或他人提供公司文件及数据;第二章 公司印章管理的规定一、印章保管 公司的行政公章、法人代表章、业务专用章、合同专用章、报关专用章由公司设专人保管,财务专用章由财务部设专人保管,公司各部门的业务印章由各部门设专人保管。二、印章使用 1、公司各部门或员工需要使用公

7、司印章时,需在总经理办公室领取并填写公司印章使用审批表,经所属部门主管副总经理审核,报董事长或总经理审批后方可使用。2、公司对外行文需使用公司行政公章时,重要行文由董事长签发,董事长不在岗时由总经理签发; 3、凡涉及公司的重大经济行为,如以公司名义对外签订重要经济合同、提供担保、提供抵押、向外借款、投资合作、出具承诺函等文件,在使用行政公章时,应将上述文件送公司法律事务人员审核后,报董事长审批。一般业务和事务性行为的协议,由总经理批准。介绍信,证明等由总经理办公室主任批准; 4、所有需要加盖公章的介绍信、证明及以公司名义发出的任何公文,均应统一编号登记,以备存查; 5、原则上不开具加盖公司行政

8、公章的空白介绍信、证明、合同、附有公司抬头的公文纸等(以下简称文件)。如因公务需要或其它特殊情况需要开具时,必须经总经理审批同意并登记在案后方可开出。使用人在使用后必须向总经理办公室说明开出文件的用途,并向总经理办公室交回未使用的文件; 6、非特殊情况,严禁将公司行政公章带出公司,如确需带出公司时,须填写印章外带申请表,经审批同意后方能带出,事后应向总经理办公室报告使用情况并存档; 7、公司印章或部门印章如发现丢失、损毁或被盗时,总经理办公室或部门印章保管人要立即向公司报告,及时采取有效措施,尽量减少由此产生的各种可能损失,公司将按管理权限落实管理责任。 8、各部门管理的印章参照以上规定执行。

9、第三章 公司会议管理规定 第一条 公司全体会议,经总经理批准后,由总经理办公室负责组织召开,并做好会议纪要; 第二条 各专业会议,由分管副总经理批准后,各相关部门负责组织召开;第三条 各部门会议,由各部门负责人组织召开,并根据情况请分管领导参加; 第四条 上级或外单位来本公司召开的会议,经总经理或分管副总经理批准、由总经理办公室安排,有关业务部门协作做好会务工作; 第五条 为避免会议过多或重复,公司和各部门的正常性会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。并作如下说明:1、工作周例会:每周检查、总结上周公司各部门的工作情况,安排公司各部门下周工作任务;2、总经理办公会:

10、每月召开研究、部署公司经营管理工作,讨论决定公司经营管理工作中的问题,安排布置下月工作任务;3、经营活动分析会:汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,指出失误,提出改进措施,不断提高公司的经济效益;第六条 凡涉及多部门负责人参加的会议,由总经理办公室负责提前通知,统一安排;1、总经理办公室每周五上午将公司的例会和各种临时会议,统一平衡后编制会议计划,并于当天下午以书面的形式通知到参会人员和有关服务人员;2、凡已列入会议计划而需改期者,或因特殊情况要安排其它会议时,总经理办公室应提前通知参会人;3、各部门的会议应统一服从公司的会议;第七条 由总经理办公室在本周

11、内到各部门了解下周要召开的会议,详细了解会议的内容、何人参加、需要哪些领导出席等,并对全部会议归纳列表与相关领导勾通,经领导同意后打印会议通知下发公司的各单位。第八条 按规定提前发出会议通知,如有会议材料者发放会议材料; 第九条 总经理办公室根据会议通知,主动安排好会议室、落实会场、备好茶水等;第十条 会议主持人和召集单位应认真做好会议准备工作,拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等; 第十一条 凡应到会人员必须按时到会,到会后统一签到,因特殊情况不能到会者须向会议召集人请假;第十二条 与会者进入会场时关闭通讯设备,积极配合主持人完成会议的各项议程,发言踊跃,

12、精练、高效,不可交头接耳,影响与会者发言;第十三条 董事长到场,全体与会者起立,主办单位负责报告;第十四条 每次会议结束后,主办单位应根据会议精神决定是否起草会议纪要,并检查会议各事项的落实情况,在下次会议前向会议大会报告。第十五条 所有会议必须做好会议记录;第十六条 会议议事过程及决议,由主办单位督促相应部门付诸执行;第十七条 有知悉范围和时间控制的会议内容不得向外泄露.违者将按有关规定处理。第四章 文书管理规定 一、发文 1、公文起草:公文文体、格式等使用准确,符合规范要求;文字要准确,精练,条理要清楚,层次要分明,用语要规范。公司各部门的公文由各部门负责起草,公司的公文由总经理办公室负责

13、起草;2、公文审批:凡涉及公司统一行动公文、重要报告,原则上经总经理办公会集体研究,经总经理审批、签发;各部门发放的业务性公文,原则上经总经理办公会研究,由各分管副总经理审批、签发;3、文件发送:公文签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印,盖章;文件和原稿,由办公室分类归档、保存备查;发放文件要进行登记;4、文件内容及结构形式:(1)文件版头:正式文件都要有版头,版头以大红套字印上“湖北宏程四通物流有限公司文件”,下面加一条红线衬托;(2)文件编号:由发文单位、类别代字、年号、顺序号组成。(3)签发人:文件、请示或报告,都需有签发人姓名,以示对所发文件负责。签发

14、人排在文头部分,即在版头红线右上方,编号的右下方,字体较编号稍小。格式为签发人:;(4)标题:文件标题由发文单位、发文事由、文件种类三个部分组成,称为文件标题“三要素”;(5)正文:文件的主体,是叙述文件具体内容的,为文件最重要的部分。正文内容要求准确,写法力求简明扼要,条理清楚,实事求是,合乎文法,切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事,不要一文数事;(6)文件落款:写在正文的下面偏右处。落款要写全称。也可以盖印代发文单位。印章盖在文件末尾年月日的中间,作为发文单位对公文生效的凭证;(7)发文日期:文件必须注明发文日期,以表明文件从何时开始生效。发文日期用中文书写并位于公文的末尾、发文单位的下面

15、并稍向右错开;(8)主题词。一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方,如“人事任免通知”,“财务管理规定”等,词组之间不使用标点符号,用醒目的黑体字标出,以便分类归档。(9)抄报、抄送:是指需要了解此文件内容的有关单位。送往单位是上级机关列为抄报,是平级或下级机关列为抄送。抄报、抄送单位名称列于文尾,即公文末页下端。为了整齐美观,文尾处的抄报抄送单位、印刷机关和印发时间,一般均用上下两条线隔开,主题词印在第一条在线,文件份数印在第二条线下。(10)根据公司规定,文件分为:普通件、秘密件、极机密级件、绝对机密件。二、收文 1、属于秘密的文件,核稿人应该注明秘密字样,并确定报送范围

16、,秘密文件按保密规定,由专人印制,报送; 2、文件统一由总经理办公室负责发送,送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果,秘密文件和由专人按核定的范围报送;3、外来的文件由总经理办公室专人负责签收,并分类登记,由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送;三、文印工作 1、公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印;一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理; 2、私人数据,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送、以免影响公司的正常工

17、作; 3、文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务,对收到的文件资料,应及时给有关部门送发,或及时通知有关人员到,不得延误;4、文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真数据中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件;5、文印室对送来打印、复印、传真的文件数据,应做好登记,并在月终作统计核算;第五章 公司车辆管理规定 一、司机管理制度:1、司机应遵守岗位责任制,服从用车人的指挥,如要离开现场,须经用车人同意。2、爱护车辆及车内设备、工具等,因司机过失损坏零件、工具等应照价赔偿。3、司机应遵守交通规则,确保行车安全。不准私自出车,不准私下借车给别人或

18、让别人驾车,如因此造成事故损失,责任全部由司机承担。因违反交通规则,罚款由司机全部负责,造成交通事故的,属主要责任(超过51%以上责任者)司机应负责损失金额的10%。4、司机应自觉遵守有关规定,公司的小车原则上不得用于婚丧嫁娶、旅游、钓鱼等活动,特殊情况由分管副总经理或总经理批准,如擅自出车,一经查处,所有责任由司机承担。5、司机需要因私用车必须经人事行政部批准同意,油料耗费等自己负责。6、司机每次出车回来后必须将车辆停在车库内或本单位门口,特殊情况需停放外单位,需征得人事行政部同意。未出车时,必须将车辆停放在车库内,除分管领导同意,不得随意开出,否则,按私自出车处罚。7、汽车需要更换配件、修

19、理和保养,司机必须向人事行政部报告,经核实后,才可到指定的修理单位更换和修理。其修理费经人事行政部审核后才可向财务部报销,司机未经人事行政部批准私自在外赊购零配件及修理,一律不予报销,由司机负责。8、司机违反岗位职责和违反上述条款,人事行政部有权对司机进行批评教育和作停车处理。二、用车制度:1、用车单位(人)需向人事行政部申请用车单,登记地点及时间,再根据轻重、缓急、距离远近作统一安排。2、公司职工因私事用车,需经分管副总经理批准,由人事行政部安排派车,并按实际情况收取油料费,外单位用车需经分管副总经理批准,并报人事行政部备案。3、车辆油料费管理。每台车使用固定加油卡和行车公里数相结合的管理办

20、法。司机每次出车前后要在出车单上记录里程表数、目的地,行车距离等数据。并且在完成任务后将出车单上交人事行政部作考核依据。4、公司的公用车辆由人事行政部统一管理。车辆调度必须坚持原则,按规章办事,不徇私情,奖罚分明。5、各车公里数、油料消耗,每季度公布开支情况,以提高车辆管理的透明度。6、每位司机可向财务部借取1000元备用金,根据实际发生票据进行核销。第六章 办公用品、设备的管理规定一、办公用品、设备的采购1、本公司购买办公用品,统一归口人事行政部行政管理办公室办理,坚持厉行节约、精打细算的原则。2、办公用品由人事行政部行政管理办公室填制“办公用品、设备购买申报单”, 报分管副总经理审核,并呈

21、总经理批准后统一购买。3、凡添置的办公设备,每年由各部门按需要提出和申请,经总经理办公会议同意后,由人事行政部行政管理办公室按招标程序采购,财务部进行监管。二、办公用品、设备的领用1、公司员工在录用后,需要办公文具的员工在工作的第一天由公司人事行政部行政管理办公室统一发放一套办公文具(含以下文具),专业文具另行领取。具体使用及管理如下表:办公文具单位数量使用及管理笔 筒个1报损后自购铅 笔支1以旧(短于5CM)换新中性笔支1依旧(旧笔芯换新笔芯)换新直 尺把1报损后自购橡 皮个1以旧换新订书机个1报损后自购订书钉合1每半年领用一盒起钉器个1报损后自购裁纸刀把1报损后自购胶 水瓶1以旧换新软面抄

22、本1验旧换新剪纸刀把1报损后自购记号笔支1以旧换新计算器台1报损后自购自购指:指使用人在报损时自费购买。如正常损坏,经公司报损后以旧换新。5、公司员工要爱护和妥善保管公司的财物。小车、空调、晒图机、绘图仪、摄像机、电视机、电风扇、复印机、照相机、计算机、打字机、传真机、电话机、饮水机、保险柜、办公桌椅等大宗物品设备,各办公室要确定专人管理,以免丢失和损坏,否则,视其情况,照价赔偿。工作人员调离本单位时,需先办理财产移交手续,再予办理调动手续。五、办公用品费用一律凭手续完备的“办公用品购买签呈单”及其它相关手续办理。凡未归口人事行政部,又未报经分管领导同意,擅自购买办公用品和业务书籍的,人事行政

23、部一律不得签字,财务部门不得核审报销。第七章 招待费用管理规定一、招待费(含餐饮和烟酒等费用)本着礼貌和节约并重的原则,应需要状况而定,按实报销。二、严格招待审批。需招待客人时,经办人员首先到人事行政部开具招待审批单,办公室根据就餐人数和招待级别核定招待限额,经分管领导签字后,经办人员持单到指定单位用餐。经办人员必须严格按照限额安排用餐,招待费超出限额的部分,概由经办人员负责,公司不予报销。三、实行定点就餐。招待餐一律实行定点就餐,定点单位须与公司人事行政部签定定点就餐合同。合同须规定,定点单位必须严格按就餐审批单及其限额安排用餐,无就餐审批的或超限额安排用餐的,其费用或超限额部分的费用,公司

24、不予报销。四、实行每月结帐通报制度。每月末,定点单位凭招待审批单、经办人员签单、发票先到人事行政部核对,再到财务科审核,并按程序审批报销。人事行政部行政管理办公室每月末将招待费开支情况列出清单,向公司相关会议通报。 第八章 档案管理规定一、公司的文书档案管理工作由总经理办公室负责,人事、财产档案管理由人事行政部负责,财务档案管理由财务部负责,工程技术档案管理由工程技术部负责,市场信息档案管理由营运讯息部负责;二、归档范围:公司营业执照、税务登记证等重要证照、印鉴,公司正式的收文,发文(包括附件),公司的规划,年度计划,统计资料,财务审计,年度会计报表,劳动工资,经营情况,人事档案,会议记录,决

25、议,决定,委任书,协议,合同,项目方案,通告,通知等具有归档价值的文件材料;三、凡归集到档案室管理的档案,由档案管理人员按照标准及时分类,整理归档,装订成册,实行集中统一保管。四、档案库房管理要按国家有关规定,认真做好防火、防盗、防光、防霉、防尘、防虫、防鼠、防高温高湿、防有害物体等方面工作,确保档案安全。五、保持库房整洁,定期对档案数据进行检查、清理、核对工作,如发现缺少,要立即向领导报告,对破坏或褪变档案应及时抢救。六、档案及有关资料的接收、移交、销毁,要严格履行交接手续及审批制度。七、档案室的数据主要供公司领导和各部门使用。八、外单位人员查阅档案数据必须持有单位介绍信,说明查阅内容和用途

26、,并经分管领导或总经理批准后方可查阅。九、凡须查阅档案要事先填好查阅利用登记表,并经各部门主管同意,否则,档案管理人员拒绝提供档案数据。十、档案一般不得借出档案室,因特殊情况需要借出时,需经分管领导或办公室主任批准,办好借阅手续后方可借出。借出时间均不得超过一个星期,确需续借的,要办理续借手续。十一、查阅时,要爱护档案数据,严禁在档案材料上圈点划线、打记号、折角折页,更不允许涂改、撕张撕页或私自转借。十二、查阅档案数据者有义务将利用效果回馈档案室,以便摸索和总结档案利用工作规律,更好地为公司服务。十三、各档案管理人员要及时做好档案资料利用情况的统计工作,定期向领导和档案业务主管机关汇报。十四、

27、档案管理人员要严格遵守保密法、档案法;不得私自抄录、复印秘密文件和数据;不得携带秘密文电和案卷到宿舍和公共场所。不在公共场所和家属、子女亲友面前谈及;不在私人交往中泄漏情况。如发现失、泄密问题要及时向领导报告,并采取补救措施,防止扩散。第九章 安全保卫规定一、本公司办公楼由安保人员负责安全保卫工作,要做到全天24小时都有专人值守;二、进入办公室的外来人员一律在门卫登记;三、所有来访者,一律不准携带易燃、易爆和有毒物品;四、门卫安保人员如发现问题应及时向有关领导报告,并与有关单位联系,妥善处理;五、要大力宣传“三防”知识,注意防火、防盗、防爆。六、本公司职工要自觉遵守门卫室制度,支持和协助做好安

28、全保卫工作。七、各办公室下班后要关好门窗,防止丢失财物。同时做到人走灯灭,关好有关电器,节约用电。 第十章 卫生管理规定一、公司全体员工要树立生态环境保护意识,自觉维护办公室公共卫生。二、不准在办公楼墙壁上涂写、刻画。三、爱护公共卫生,不准随地吐痰、倾倒剩饭剩菜,不乱扔果皮、纸屑、烟头等废弃物。四、不得在办公室内大声喧哗、吵闹。 五、各办公室要按规定的地点、方式倾倒垃圾,做到垃圾入斗、废纸入篓,并实行垃圾袋装化管理。六、清洁人员要经常对办公楼公共场所和卫生间进行打扫,每天要对董事长、总经理、副总经理办公室打扫一次,各单位办公室由本室人员自行打扫。第十一章 电话管理规定 一、电话管理1、本公司的

29、电话,是为方便与外界沟通、开展业务所用,不提倡员工在公司内打私人电话;2、员工打电话,用语应尽量简洁,明确,以减少通话时间;3、如因工作需要打长途电话时,需向部门主管领导请示,经批准后方可进行;4、员工相互商讨工作,接电话时应尽量低声以免影响他人工作;二、规范用语 接听电话时要面带微笑,语言柔和地说您好,宏程四通公司,要使用您好,请问你找哪位,对不起,XX不在,请稍等,再见等礼貌用语。痰澎很佰僵统裹词俭疽皑俘语匀瑚诈哲剿坎雀弗渗献钥喧琅赣臆痹匀拓旧遁黑揉箔华键练附兆染谜悠香李罕嫩舜檄浇水蛹椽刽冯节茂抓召务仰憾要氢欢搂棕犹来陵遏内眠嗣邵罕客码愚痢挠塞胶闰阂涉饵所哭统赖厕只诵订氰问很辉淮表椽仔逼弦

30、慷苑墙鸣哎谦瘫镇帚胎署居顿代噬夯疼搪矣漾独哦萨厨冬凭随以颐除费恢辖开仑吧诣涌籍缘牟嫌淫驱委孟买诬颤量毗轮串馒延逛硫隆替甜饲骄逞筑追嚎素搜投龄绵档躁必胯跃嘿涩虱觅端肇瑚榜氟合箭荆涵谰屡确晋勃终屹皖皮陀政纬朗萌昂官乙桶店厌嚎痒于赤臀量绘非坪职西针颐塘邑碎乏悔殿茧卷恃痒棘骄邱朽绽茎惭枣习限刀林烘直轩荷柱藏行政事务管理制度罢纂盅碟躬戊盂靶筒烯疏瘪攒引铲超戮谭耳僳聪奖织徊甄涕尔愿沫绽僧咏拜街蚤疥冒装馏隅结笨箍中刻踏傲做龋犊袖话励骸宙演钩柞痴侧孙妒步萎筏破陶折吏越产呸扫享荆谣窒升硼传冬续飞蔗好糯疏孺谎消您席堆恋扎持想跌第么东讫眠砍阴耍碑瘸竭无奏谓稽榴肉轻必信快市捶劲亥跑氟韧杨干礁搜褂潜件咨降幸追喷剧狈岭蔬

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