天津合同管理制度.doc

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品华（天津）分公司合同管理制度
一、合同管理总则
1、目的和依据
    为加强公司的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关政府部门规定，结合公司的实际情况，制定本制度。
2、适用范围
本制度适用于公司及其所属各部门与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于采购合同、装修合同、租赁合同、制作合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。
3、合同管理原则
合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企业合法权益的原则。
    起草、定稿、签订、履行、变更、解除合同，必须遵守《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规、规章，参照有关政策。
4、保守商业秘密
管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。
二、合同管理职责
1、企业合同管理部门—行政部的主要合同管理职责
1）、认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。
2）、制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。
3）、审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。
4）、协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。
5）、做好合同统计、归档、保管工作。
6）、监督、检查本公司合同签订、履行情况。
7）、宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。
8）、依法处理本公司的合同纠纷。
9）、制止公司或个人利用合同进行违法活动。
10）、按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。
2、财务部门的主要职责
1）、加强与行政、采购等有关部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。
2）、做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。
3）、配合行政做好合同管理工作。
三、合同审签管理
1、公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。
2、除计时清结者外，合同应当采用书面形式，合同文本应当采用行政部公认的合同示范文本，必要时请求法务支援。
3、所有合同都应按顺序由行政部统一编号。
4、合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。
5、订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。
6、对外签订合同，要明确选择纠纷管辖地，并力求选择本公司所在地法院。
7、签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
四、合同审签程序
1、签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格。
◆ 自然人提供身份证明；企业提供有效期内营运证明。
2、签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。
◆ 个人身份证、有效期限内被代理人签发的授权委托书；
3、签订合同，必须认真审查对方当事人的履约能力。
4、签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，对方当事人提供的各种证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。
5、下列资料不能作为主体资格和履约能力的证明资料，但可归入合同档案保存，以备考查。
◆ 名片； 厂家介绍、产品介绍等资料； 各类广告、宣传资料；各类电话通讯工具号码；对方当事人提供的未经我方合同承办人见证而复制的或未与原件核对无异的复印资料。
6、合同承办人应将合同的原件及时送交本单位行政部备案，由行政部提交副本一份至财务部门，作为财务结算应收付款的依据。
五、合同履行、变更和解除
1、合同履约管理
1）、分公司总经理全面负责整体合同的履行。合同承办部门和人员具体负责其订立合同的履行。
2）、在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理。
3）、接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。
4）、合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内依合同约定结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。
5）、凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。
对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。
我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当妥善归档保存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，需保存邮寄收据、回执备案。
2、合同的变更和解除
1）、对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。
2）、我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。
3）、发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向行政部报告，必要时可求助法务支持。
4）、我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。
六、合同纠纷处理
1）、发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导和行政部、公司领导，行政部、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。
2）、在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。
3）、合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。
4）、向法院提供原始证据时，必须先行复制，并请求法院的承办人员出具证据收执。
七、合同资料管理
1、管理部门及人员：
人事行政部——行政前台负责日常管理；
2、归案资料内容：
◆ 对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；
◆ 对方当事人履约能力证明资料复印件；
◆ 对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；
◆ 我方当事人的法定代表人的授权委托书的原件和复印件；
◆ 对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；
◆ 双方签订或履行合同的往来记录、邮件、电话记录等书面材料和视听材料（视情况收集）；
◆ 登记、见证、鉴证、公证等文书资料；
◆ 合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；
◆ 标的验收记录；
◆ 交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

:3、合同资料归档、统计与管理要求：
1）、公司所有合同统一由行政部妥善保管，行政前台负责日常管理并编制、更新《合同归档统计表》（见附件一），。
2）、合同承办人办理完毕签订、变更、履行或解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交行政部，由行政部前台归档录入保存（如其他部门需借出合同原件必须提供由总经理签署《合同借用申请单》附件二，并登记《交接表》附件三）。
3）、行政部归档后及时将合同副本一份移交至财务部。
4）、财务部在结算期内沟通合同当事人确认是否可以履行应收应付工作，并在完成结算工作后将相关证明复印件提供至行政部存档。
5）、行政部接收财务结算证明后将同期合同及相关合同档案封存更新《统计表》，以备后期复核。
八、附则
1、凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究相关负责人和责任人的经济和行政责任。
2、行政部应定期将因变故不再履行的合同及有关资料按合同编号整理、归档，不得随意处置、销毁、遗失。
3、本制度自 2015年07月 07日起生效实施。

品华（天津）文化发展有限公司
人事行政部
2015年7月7日

附件一
合同归档统计表
序号
合同编号
存档位置
合同项目
是否移交财务部
项目负责人
履行进度

备注：1.项目负责人为合同落实确认人，负责这个合同的洽谈、签订、履行、结算提醒；
2. 合同归档后需提供副本至财务部以便于结算期落实应交应付；
3. 履行进度需周期更新并标注更新日期，结算期完成的合同需连同结算凭证一并进行归档统一封存。

附件二
合同借用申请表
借用人

借用部门

合同项目

合同编号

借用日期

预计归还日期

借用事由

部门经理意见

总经理意见

备注：该表由行政部留存
合同借用申请表
借用人

借用部门

合同项目

合同编号

借用日期

预计归还日期

借用事由

部门经理意见

总经理意见

附件三
合同借用交接表
合同编号
借用部门
借用事由
借用日期
借用人签字
归还日期
归还人签字

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