材料设备采购实施流程.doc

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材料设备采购实施流程

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材料设备采购实施流程
1.范围
1.1本程序仅适用于公司开发的房地产项目。

2.控制目标
2.1清晰规范项目材料管理过程中的控制节点，梳理管理流程，明确界定材料管理工作范畴及职责分工，提高管理效率。
2.2定义：
2.2.1材料：指工程材料和设备。
2.2.2甲购材料：甲方（即开发商）与供货商签订供货（供货及安装）合同，并由甲方直接向供货商采购的材料。
2.2.3甲定乙购材料：甲方确定材料的品牌、价格和供货商；乙方(即施工总承包单位)负责与供货商签订合同，支付货款，购买材料及施工。

3.涉及岗位
3.1流程所有者：材料部经理
3.2相关岗位：
3.2.1设计部:设计部经理、结构工程师、建筑工程师、园林工程师
3.2.2项目部: 项目部经理、土建工程师、水电工程师、园林工程师
3.2.3材料部: 材料部经理、材料员
3.2.4成本部: 成本部经理、土建造价工程师、安装造价工程师、园林造价工程师

4.控制点
4.1 材料选型封样的控制
4.2甲购材料的采购及验收
4.3甲定乙购材料的验收和监控
4.4材料移交及出入库的准确性

步骤
说明
负责人
输出
1、组织召开材料技术评审会
1.1材料部根据《项目材料采购计划》及项目设计需要，对项目可能采用的新材料及重要的材料进行调研，形成《材料调研报告》，传设计部出具意见，总工程师批准。
1.2根据前期材料调研结果，材料部组织总经理、总工程师、设计经理、项目经理，对涉及项目中的重要材料技术问题进行评审，由材料部决定是否有其他部门参加，材料评审意见由总工程师签发确认。

材料部经理

材料调研报告
2、材料选型定板
2.1材料部根据《项目材料采购计划》及项目设计需要，完成《材料选型定板单》，报设计部经理出具意见，总工程师确认。材料选型金额小于10万元的报总工程师审批，材料选型金额大于10万元的报总工程师审核，总经理审批。

材料部经理

《材料选型定板单》
3、材料采购监控
3.1对于材料供应商不包安装的甲购材料，根据施工总承包单位（即材料安装单位）提出的材料下料单，项目部负责填写《工程材料采购通知单》，报总工程师审批后，转材料部下发材料供应商；对于材料供应商包安装的甲购材料，项目部提出进度要求，材料部根据合同要求通知供应商开始供货及进场施工，项目部在现场管理。
3.2材料部和项目部负责对材料供应商的供货数量、供货进度、供货质量进行监控，过程检查的结果填写《材料供货过程检查记录单》。
3.3货到工地后，由项目部根据需要组织相关部门进行验收，验收合格后在《开箱验货单》上会签。
3.4材料部负责填写材料进度付款建议书及结算通知书，经项目部和成本部审核交财务部进行款项支付工作。

项目部经理

材料部经理

工程材料采购通知单

材料供货过程检查记录单

开箱验货单
4、甲定乙购材料的采购监控
4.1项目部根据接收到的《甲定乙购材料采购通知单》，通知施工总承包单位进行甲定乙购材料的采购。经联系后，如项目部认为甲方选定的材料供货单位无法满足《甲定乙购材料采购通知单》规定的供货期、供货质量的要求，项目部应在接到《甲定乙购材料采购通知单》后两天之内向材料部提出书面反馈意见，材料部核实后重新确定材料供货单位。
4.2项目部负责监督甲定乙购材料供应商的供货数量、供货进度及供货质量，在接到《甲定乙购材料采购通知单》后三天内，按材料招标书及《甲定乙购材料采购通知单》规定内容督促甲定乙购材料指定供货商与总承包单位签订供货合同，供货合同交成本部、材料部留底。
4.3货到工地后，由项目部负责组织相关部门进行验收，验收合格后在《开箱验货单》上会签。
4.4项目部负责督促施工总承包单位按供货合同要求支付供货商材料款，在填写施工总承包单位工程进度付款单时，应书面注明甲定乙购材料供应商已收款情况。
4.5材料供货及安装期间，材料部每周对现场甲购材料及甲定乙购材料进行检查，对于材料质量、材料施工工艺方面的意见，填写《材料现场检查记录单》，报总工程师审核；项目部每周对《材料现场检查记录单》所提意见书面反馈，报总工程师审核，传材料部留底。

项目部经理

材料部经理

总工程师

甲定乙购材料采购通知单

开箱验货单

材料现场检查记录单
5、材料移交及出入库
5.1对于甲购材料中由施工单位负责安装的材料，经材料部认可后，由项目部、施工单位在《开箱验货单》上签字确认后即视为移交给施工单位。材料部的认可包含两种情况：
a) 材料部在材料进场前提供样板及相关资料，则不需在《开箱验货单》上签字确认，由项目部组织验收；
b) 如无样板及资料提供，则材料部则须参加现场验收，并在《开箱验货单》上会签。
5.2对于由材料供应商自行安装的甲购材料, 由项目部负责直接向物业公司移交。
5.3当由我方责任引起的材料过剩，由材料部负责与材料供应商协调退货；若无法协调则办理入库。材料部填写《材料出（入）库单》，经总工程师审批后移交人事行政部，人事行政部在〈出入库单〉上签字确认，报常务副总审批，进行移交材料的资产管理。

材料部经理
项目部经理

材料出（入）库单

4.主要涉及文档/信息流程
文档名称
编制部门/
人员
主要内容
联数
提交部门/
人员
提交时限/
频率
工程材料采购通知单
项目部
材料采购通知
2
材料部/供应商
按计划提出
材料供货过程检查纪录单
材料部
供货情况记录
2
项目部/成本部

材料现场检查记录单
材料部
材料现场检查记录
2
项目部/成本部

材料出（入）库单
项目部
余料清单处理
1
人事行政部/总工程师
施工结束时
材料选型定板单
材料部
材料选型定板情况
2
设计部/项目部
材料采购前
开箱验货单
材料部
开箱验货情况
3
项目部/总承包商

样板签收确认表
编号:

项目名称

样板名称

规 格

详细说明：
材料部

项目部

说明: 本表一式两联, 一份材料部留底, 一份项目部留底

工程材料采购通知单
项目名称： NO:
序号
材料名称
型号规格
使用部位
数 量
要求进货日期
答复进货日期
备注
1

2

3

4

5

6

7

施工单位
签字（盖章）

日期

项目部
签字

日期

材料部
签字

日期

材料供货单位

签字(盖章)

日期

备
注
注：补货时，须注明补货原因。

材料供货过程检查纪录单
项目名称

供货单位

检查人

检查时间

材料名称

使用部位

检查情况：
项目部经理：

抄送：

材料现场检查记录单

项目名称

检查部位

检查人

检查时间

检查内容及：
设计部
专业负责人

材料部
负责人

总工程师：

抄送： 日期：

材料出（入）库单
项目名称： NO：
序号
材料名称
型号
规格
出（入） 库数量
单价
金额
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

材料部经办人： 人事行政部经办人：
材料部负责人： 人事行政部负责人：
总工程师： 常务副总：

材料选型定板单
项目名称： 日期： NO:
序号
材料名称
使用部位
生产厂家
材料规格
参考价格
采购方式
备注

备 注
1. 此表审批后传项目部、施工单位、部门存档；
2. 金额大于10万元（含10万元）的选型定板材料需总经理审批。
3. 材料负责人负责确认选型材料的质量及造价估算，如需要可提出替代材料。
材料员

设计部
经理

成本部
经理

总工程师

总经理

材料部经理

开箱验货单
项目名称： NO：
采购通知单编号

供货单位

合同号

进货日期

序号
材料名称
型号与规格
单位
进货数量
单价
金额
抽检数量
检验情况
检验结果
1

2

3

4

5

6

金额合计
（小写）： (大写)：
项目部

施工单位

材料部

材料供货商

备注：

说明：1、本清单一式五联，分别为存根联、项目部、施工单位、材料部、材料供货单位。
2、开箱后，随设备之备品备件，专用工具、装箱图纸、技术资料全交施工单位。
3、工程完工，交工验收时，本清单所列也属交工验收内容。
4、接验收通知后，各单位应及时到达现场进行验收，并共同签署此单，否则，当弃权论处。
5、施工单位在签署此单后五个工作日内，可对验收设备、材料提出异议，逾期此单正式生效。
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编号：

版号：A/0

材料设备采购实施流程

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修订记录
日 期
修订状态
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