档案管理各项制度.doc

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成都市彭州工商行政管理局
关于印发档案管理各项制度的通知

执法分局，各科、室、所、协会办、中心：
为了加强档案工作规范化管理建设，进一步提高档案工作为本单位各项工作服务水平，根据《档案法》和《档案法实施办法》等档案法律法规，结合本单位实际，特制定和完善了档案管理各项制度。现印发你们，请遵照执行。

附件：1.档案人员岗位职责
2.档案收集归档制度
3.档案整理制度
4.档案保管制度
5.档案鉴定销毁制度
6.档案统计移交制度
7.档案利用制度
8.重大活动档案登记收集制度
9.资料收集制度
10.电子文件归档与管理制度
11.档案保密制度

二○一○年十月九日

附件一
档案人员岗位职责

一、学习宣传贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《四川省〈档案法〉实施办法》等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。
二、建立、完善并严格执行各项档案管理制度，确保档案的齐全完整、整理规范、有效利用。
三、对所属单位和系统档案工作进行监督、指导，和本单位文件的整理、归档和统一编目，促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目、检索、编研、保管以及提供利用等业务建设。
四、做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。
五、学习和掌握档案业务知识和专业技术，不断更新观念，积极应用档案管理新技术、新方法，不断提升档案管理水平。

附件二
档案收集归档制度

一、收集归档范围
凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。
二、归档质量要求
各门类档案的归档文件和案卷质量符合相应标准。
三、收集归档时间
1．文书档案于次年4月底以前整理归档；
2．科技文件在科技活动结束或告一段落后3个月内整理归档；
3．会计文件由会计机构整理立卷，当年形成的会计档案，在会计年度终了后可暂由会计机构保管1年，次年3月底以前向档案室归档；
4．音像文件在相关活动结束或告一段落后3个月内整理归档；
5．电子文件实时进行逻辑归档，并对应于纸质文件的归档时间进行物理归档；
6．重大活动形成的文件在该项活动结束或告一段落后1个月内整理归档；

附件三
档案整理制度

一、档案整理环节
档案整理工作由办公室组织实施，档案人员负责对各种门类和载体的文件进行归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作。
文书档案由办公室整理归档；会计文件由会计科整理归档；科技文件、音像文件、电子文件、重大活动形成的文件由相关科室整理归档。
二、档案分类排列
（一）文书档案采用“保管期限—年度”的分类法；其他门类和载体的档案按照相应的办法和标准进行分类。
（二）不同门类和载体的档案分别排列。
三、档案整理标准
文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类档案，必须分别按照《归档文件整理规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》、《电子文件归档与管理规范》、《四川省电子文件归档与管理暂行规定》等有关规定整理归档。
四、档案基本编目
（一）案卷封面、脊背项目填写齐全。
（二）各门类档案应按照相关规定编制档号。
（三）卷内目录、案卷目录、归档文件目录填写齐全完整、规范。
附件四
档案保管制度

一、严格执行“集中统一管理”的档案工作基本原则。
二、档案人员应科学管理档案，非档案管理人员不得进入档案库房。
三、档案库房和档案柜架适宜档案的安全保管保护，配备“八防”设备并按照规定正确维护和使用。
四、按照规范对各种门类和载体的档案排列入柜。档案柜架排放整齐，编制《档案资料存放示意图》和其他指引标记。
五、节假日和重大事件发生等前后必须对档案库房进行防火、防盗和防有害生物等“八防”安全检查并作好各项检查记录；坚持每周4次以上的库房温度、湿度测记，并对不在14℃—24℃温度、45%—60%相对湿度范围的库房温湿度进行调控；保持库房清洁卫生，努力做到一尘不染。
六、档案库房内严禁堆放非档案物品。

附件五
档案鉴定销毁制度

一、根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，准确地确定档案的保存价值。
二、成立相关科室人员参加的档案鉴定销毁工作领导小组，全面负责本单位档案鉴定销毁工作。办公室负责组织协调，档案人员按照职责参加鉴定销毁工作并对会计档案、科技档案的鉴定销毁工作进行业务指导。
三、鉴定档案的价值要根据各种门类和载体档案的《保管期限表》和《归档与不归档范围表》等规定进行。
四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对案卷逐卷逐件分析、研究的方法进行，写出鉴定销毁工作报告，提出存毁意见，交鉴定销毁工作领导小组审查。
五、需要销毁的档案，必须编制销毁清册，填写销毁审批表、经主管领导批准并报档案局备案后方可销毁。
六、销毁档案应由市财政局、档案馆派员监销，并在销毁清册上签字，注明销毁时间、地点和方法。及时对档案鉴定销毁工作进行总结。

附件六
档案统计移交制度

一、建立档案、资料的各种统计台帐，及时准确记载和统计室藏档案、资料情况，做到统计数据准确、真实，帐实相符。
二、档案统计台帐的类型：室藏档案总量统计、档案分类（门类、载体、保管期限）统计、基础设施统计、档案人员统计、室藏资料统计、提供利用档案统计、检索工具统计等。
三、按照要求及时向主管部门和档案行政管理部门报送档案工作报表。
四、根据《档案法》的规定，按照市档案局、馆的统一安排，向市档案馆移交规定范围并符合案卷质量标准的档案及其他相关资料。
五、档案人员调离工作岗位，必须办理移交手续，交接双方应根据移交目录清点核对，并在交接清单上签字盖章。遇有“帐实不符”的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。

附件七
档案利用制度

一、凡查阅档案者，都应当如实填写包括查阅目的等项目在内的《档案利用登记表》。
二、本单位人员因工作需要查阅党组会议记录、行政领导办公会议记录等需要保密的档案，必须经分管档案工作的领导或单位主要领导批准后方可查阅。
三、非本单位人员因工作需要查阅档案，须持有单位介绍信并办公室负责人或分管档案工作的领导同意后方可查阅。
四、档案的利用一般于工作时间内在查阅室进行。如遇特殊情况需要借出利用档案时，必须经过分管领导同意。且借阅时间不得超过5天，确实需要继续利用的，应当重新办理借阅手续。
五、查（借）阅档案人员，不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，更不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为。违者将依法追究当事人责任。
六、档案人员要主动热情提供档案利用服务，对归还的档案必须进行卷数、页数等项目的安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。

附件八
重大活动档案登记收集制度

一、登记范围
凡在上级机关主要领导视察、检查、指导本单位工作活动，本机关举办的重大的活动，新闻媒体有关本单位的重要报道，涉及本单位的重大灾情和事故，以及其它重要事件中形成的各种纸质的、音像的、电子的文件和实物，均属重大活动档案收集登记归档范围。
二、实施登记
对《重大活动登记簿》中活动发生的时间、地点、人员、内容等项目全面准确地进行登记，并设置卷夹，将收到的文件分类临时存放，方便日常利用。
三、及时归档
档案室应对重大活动档案的形成过程进行业务监督和指导；重大活动结束后1个月内，确定专人对本次活动形成的全部文件，按相关标准进行整理，一式两套，一套交市档案馆，一套由档案室集中统一管理，其他科室和个人不得据为己有。

附件九
资料收集制度

一、收集范围
（一）反映本单位不同历史时期的各种史料、刊物、志书、大事记、年鉴、历史沿革、机构沿革。
（二）与本单位各项工作有直接或间接关系的政策法令法规汇编以及其他文件汇编，各类统计资料，内部通讯、简报。
（三）系统反映本单位活动而编辑的剪报资料。
（四）字典、百科全书、专业辞典、手册等工具书。
（五）有选择地收藏一部分革命领袖著作以及其他图书。
二、收集方法
档案工作人员应掌握本单位编印发行资料的信息，及时将资料收进档案室；根据利用工作反馈的信息收集或向领导建议订购相关资料。
三、资料的整理
档案室收集来的资料，应按照作者（出版者）、内容、时间、载体形式等特征进行分类、排列、整理和编制目录。
四、资料的管理
（一）资料由档案人员负责管理。
（二）凡借阅资料，应当办理登记手续。
（三）借阅者应爱护各类资料，并按期归还。如丢失、损坏，应照价1—5倍予以赔偿。
附件十
电子文件归档与管理制度

一、归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。电子文件归档管理应明确专人负责，具体承办电子文件归档工作，档案室对其实施全过程管理。
二、本单位主要活动中产生的电子文件，有参考利用价值的均应归档。重点收集定稿电子文件和正式电子文件。此外还包括数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、计算机程序、多媒体文件等。
三、各电子文件的形成科室应定期对归档范围的电子文件制作脱机备份。归档电子文件一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。需永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本并归档；转换成纸质版本的，应及时归入相应门类的纸质档案中进行管理。
四、归档电子文件应直立存放于防磁柜中，温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35%—45%，距离强磁物10米以上。
五、归档电子文件，每年抽检一次，发现问题要及时采用复制的方式补救，但原载体保留时间不少于四年。对归档的电子文件的复制采用只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘等，禁用软磁盘。
六、档案室配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读，封存的归档电子文件不得利用和外借。
附件十一
档案保密制度

一、档案工作人员和利用人员要严格遵守《保密法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，增强保密意识，严守保密纪律，确保档案安全。
二、档案、资料的查（借）阅和摘抄、复印，要严格按照《档案利用制度》进行。
三、档案人员不得擅自将档案、资料外借或带出档案室，更不能擅自帮助别人复制、摘抄档案，坚决杜绝失泄密现象。
四、利用档案人员必须遵守保密制度，不得擅自进入档案库房，不得翻阅与所需无关的档案内容，不得泄露档案内容。
五、坚持档案保密检查，发现不安全因素应及时处理，若发现遗失、失泄密事件，应及时采取补救措施，认真追查责任，严肃处理。
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