天地控股会议管理制度1.doc

天地控股例会管理制度

一、 目的
为了全面提升公司的会议管理水平，使公司的会议管理工作规范化、有序化，加强企业内部各项管理的工作质量、工作进度，实现有效管理，促进公司各部门之间的沟通和协调，提高公司会议决策的效率，特制定本制度。
二、 适用范围
本制度适用于公司内部会议管理。
三、 会议组织
（一）、例会形式：
1、房地产集团例会
2、行政板块例会
3、总裁例会
（二）、例会日程安排：
会议名称
时间
地点
参加人员
备注
房地产集团例会
每月双周周五下午两点
17层会议室
地产各项目相关领导
地产负责人主持
行政板块例会
每月第二周周四下午两点
15层会议室
行政板块负责人
行政负责人主持
总裁例会
每月第三周周四下午两点
17层会议室
B级（含）以上领导
行政负责人主持
四、会议管理
（一）、会议准备
1．明确参会人员。
2．选择开会地点。会场环境要干净、整洁、安静、通风、照明效果好、室温适中等。
3．会议日程安排。组织部门要将会议的举办时间事先告知与会人员，保证与会人员能准时参加会议。
（二）、会场布置
一般情况下，会场布置应包括落实会场，会议本、笔和饮水机配备，座位放置，音响和设备安置等。会场布置和服务如有特殊要求的按特殊要求准备。
（三）、会议通知
会议通知应包括参加人员名单、会期、报到时间、地点、需要准备的事项及要求等内容。一般以电话方式通知。

会议通知单
召开会议部门

会议组织部门

会议召开时间

会议结束时间

会议议题

参会人员

参会人员的相关准备工作

注意事项

会议组织部门的联系方式

（四）、会中管理
1．人员签到管理
会议组织部门应编制“会议签到表”，参会人员在预先准备的“签到表”上签名以示到会。
2．会场服务
会场服务主要包括座位引导、分发文件、维护现场秩序、会议记录、处理会议过程中的突发性问题等内容。
会议记录人员应具有良好的文字功底和逻辑思维能力，能独立记录并具有较强的汇总概括能力。会议记录应完整、准确，字迹应清晰可辨。
（五）、会后管理
1．会后管理主要包括整理会议记录，形成纪要和决议等结论性文件，检查落实会议精神，分发材料，存档及会务总结等工作。
2．会议记录人员应在 3 个工作日内草拟会议纪要，经相关主管领导审核后，由会议相关副总裁和总裁签发。会议纪要应充分体现会议精神，并具有较强的可操作性。
3．会议记录人员应应遵守以下规定：
（1）、以专用会议记录格式做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要。
（2）、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
（3）、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
（4）、会议原始记录应于会议后3个工作日内审核签发。
（5）、做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。

五、 会议安排
（一）、公司经常性的会议一律实行例会制，原则上按例行规定的时间、地点和内容组织召开。
会议内容说明
会议类型
内容
房地产集团例会
汇报近期工作完成情况；着重介绍执行过程中出现的问题；与会人员共同讨论改进对策、落实负责人和具体完成时间；根据工作要求和工程进度提出下阶段的工作计划。
行政板块例会
汇报近期工作完成情况；着重介绍执行过程中出现的问题和沟通解决办法；根据工作要求和工程进度提出下阶段的工作计划。
总裁例会
汇报、分析工作计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出问题，提出改进措施，相关部门配合解决协调的问题，从而不断提高公司的经济效益。
（二）、 其他会议的安排
1．对于已列入《会议计划》的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，会议召集部门应提前 天报请行政部并经公司相关领导同意。
2．对于参加人员相同、内容接近、时间段雷同的会议，公司有权安排合并召开。
3．各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在与公司例会同期召开（与会人员不发生时间冲突的除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则，因突发事件而召集的紧急会议不受此限。
六、会议注意事项
1．严格遵守会议时间；
2．发言内容是否偏离议题，汇报内容要真实、具体、准确；
3．发言目的是否出于个人利益；
4．全体人员是否专心聆听发言；
5．发言者是否过于集中针对某些人；
6． 发言内容是否朝着结论推进；
7． 遵循会议主持人对议程控制的要；
8． 未经与会领导同意或没有特殊原因不要中途离席。
七、 会议要求：
1、参会人员不得缺席、迟到、早退、中途离场；
2、特殊情况需请假者，必须提前向本次会议的副总裁请假并告知组织部门；
3、参会人员通讯工具应调为无声或关机状态，若有重要来电，请示意主持者，批准后可外出接听；
4、参会人员发言必须简单扼要，必须要做到提前准备；
5、会议需所有到会者签到登记，登记表行政管理部和人力资源部共同留存；
6、对应参会而未参会人员组织部门应将会议内容进行及时告知；
7、以上要求将作为参加人员绩效考核的一个方面。
八、会议室日常管理
1、 会议室由行政管理部指定专人（前台）负责管理，统一安排使用。
2、 各部门若需使用会议室，需提前1天以上向行政部提交申请，由行政部统一安排。
会议室使用申请表
申请使用部门

经手人

日期
召开会议时间
会议名称
参会人数
会议室
备注

申请部门领导意见

前台意见

行政管理部意见

3、各部门在使用会议室的过程中，要注意保持卫生，禁止吸烟，爱护室内设备，使用完毕关闭会议室设施、锁门并将钥匙立即交回前台。
4、未征得公司领导同意并经行政管理部确认，任何人不得将会议室内所使用的设备、工具、办公用品拿出会议室或挪作他用。
5、会议室的环境卫生监督工作由行政管理部派专人负责，在每次会议召开前后均要认真打扫，并做好日常清洁工作。
6、会议室使用完毕后，应随时关闭门、窗和全部设施设备电源，切实做好防火、防盗及其他安全工作。
7、会议室的钥匙由行政管理部前台负责管理。
九、 本制度自发布之日起实行。

会 议 签 到 表

主持人： 记录人：
会议名称： 会议地点：

序号
姓名
部门
职务
签到
备注

公司例会会议记要
会议时间：
会议地点：
会议名称：
会议主持人：
会议参会人员：
会议记录人：
会议记要：
一：各部门情况：

二：会议重点：

5771001803090012095 579036822859633082
5771001803090012386 576137399735760696
5771001803090013594 578077579902515512
5771001803090012387 577164982601818051
5771001803090012138 572131192158918326
5771001803090012359 579036822361076053
5771001803090012356 576135286143791742
5771001803090012355 575087869704693279

17088100343355274 101229944325833379
17088100343355275 101866732938832008
17088100343356107 101581152501500522
17088100343356108 101000180059871732
17088100343354295 101074194142687017
17088100343356184 101878660869628802
17088100343356185 101775831174086674
17088100343356109 101086014373572846
17088100343356110 101152207216014916
17088100343355237 101027041605702709
17088100343355238 101229364861425414
17088100343356169 101862204402635718
17088100343354928 101760654089788804