助理跟单流程12.doc

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助理跟单流程
一、基本的销售合同录入、样品单、客诉、退换货单以及新品开发的流程
1. 合同制作、跟踪
收到客户敲章回传
计控打单后给到仓库发货，发现质量问题不能发的告知销售，销售通知计控安排重新生成，仓库更改库存。

第二天上午，查看计划物控部反馈的供货清单及发货状态一览表，了解发货情况

根据库存情况通知计控张丽打单，每天下午16:00前通知的发货单当天发，超时的第二天发。
申请过款期的客户，请销售行政主管审核发货通知单
款到发货的客户，等客户款到后，请财务审核发货通知单
销售制作书面合同
大区经理或销售主管审核合同，确认后给助理
（价格、款期、交货期等）
销售行政主管审核并敲章
将合同传真给客户
将合同录入K3系统
订单录入完成后，销售行政经理审核K3订单

审核后
下推发货通知单

备注：1、助理在K3系统中录入订单时，注意客户是否有特殊要求，如有，需在备注中说明；
2、如果客户需要购买软管接头或电缆接头，注意是否要求组装好，如要求组装好，选物料时，要选择配套的料号。
3、货期的录入：有客户指定日期的按客户指定日期输入，无客户指定日期的按公司的规定（数控3周，注塑挤塑2周），系统下单日期按客户回传的日期计入，计控部会根据我们所下的订单日期再结合交货日期安排生产。这一定请大家一定配合做到。

2. 样品单
书面的样品单给大区经理或销售主管审核签字
通知计控张丽打单
助理录入K3系统（其它出库）
签字后
发给助理
销售制作电子、书面两份样品单并编号

有货的样品计控打单后给到质量发货。若发现打出的备货单，因库存不准，质量告知计控，做安排。

对于新品的样单，系统中无料号的，销售开具新品开发参数表给技术添加、并确认BOM和图纸；有料号的，计控发现无BOM、图纸的情况，计控反馈这个信息给销售，销售对于技术参数不全的给予技术，后续的跟进工作由计控执行。

备注：1、如有特殊要求，写在备注里。

3、 投诉处理流程
助理受理，初步审核，邮件发给质量部、物流部、计控部，若涉及技术的要发给技术部，以及老板
品质部受理，尽快查明原因，并作出处理，然后将原因说明及处理方式以文字形式反馈给助理
由销售制作投诉单，并发给助理。
销售与客户沟通
客户发出投诉

销售与客户沟通
助理将品质部反馈信息通知到销售处

根据质量的判定责任确在我司的，同意退换货，走退换货流程。另外客户提出的补货在5个数量以内的请不要出客诉单，直接输入其他出库单，备注“补货”，通知仓库直接发出。

4、退换货流程
所换产品为不同产品，A换B,需在K3销售原订单中做追加，B的单价按A的单价做，再下推发货通知单
所换产品为同种产品（A换A），由物流部红冲后，助理做下推发货通知单后安排排发货
助理扫描退换货单
签字后
助理初步审核，然后交给销售行政主管查核签字
发给助理
客户提出换货要求
销售与客户沟通
如确实有换货必要，由销售制作书面换货申请，由大区经理或销售主管签字确认
将扫描件邮件至相关部门（计控、技术、质量、仓库）
纸质退换货单(2张)随货给仓库

未开票的销售订单（整件）换货

已开票的销售订单退换货，未开票的销售订单（零件）退换货，未开票的销售订单（整件）退货，由助理开具内部联络书给仓库，有货仓库发货，无货的需自制的给计控安排生产，外购的给采购处理。

备注：1、原则上，必须等客户把货退回之后，再发换货。
2、补货请直接出“其他出库单”备注“补货”字样，通知到张珍珍出货，若无货，由张珍珍通知计控安排生产，助理做后续跟进。

5、新品开发流程
销售填写新品开发申请表、参数表（性能参数、客户技术部人名、电话），客户预计用量
总经理或销售经理审批后交销售助理
纸质单交技术部处理

技术部根据参数提请开模申请

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