行政部制度.doc

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目 录

第一章 行政部部门工作职能
第二章 组织机构图
第三章 行政部各岗位说明书
第四章 岗位日常工作内容
第五章 行政工作流程及服务规范
第六章 行政部管理制度
第七章 远景新开店面配置标准、交接流程
第八章 华景市场管理文件
第九章 行政绩效考核

第一章 行政部部门工作职能

1、负责公司的行政管理、总务后勤及安全保卫工作；
2、负责公司网络维护及信息化建设工作；
3、负责公司卖场布置及促销活动的组织实施以及企业文化建设工作；
4、负责公司物业管理及华景招商项目运作；
5、负责公司对外关系协调运作。

第二章 组织机构与岗位设置

总 经 理

行政部经理

保安队长
企划主管
华景招商
行政主管
总务主管
网络主管

保洁员

保安员

美

工

招商专员

维 修
工

物业管理

资产管理员

行政文员

网络管理

第三章 行政部各岗位职务说明书

一 、行政部经理职务说明书
职务名称：行政部经理 任职部门：行政部
直属上司：公司总经理 直属下级：部门下属各职位
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：全面负责公司行政管理及行政部日常事务的工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：行政管理、企业管理等相关专业大学本科以上学历。
（2）能力：具有较强的领导能力、组织能力、逻辑思维能力、创造能力、应变能力、文字写作能力、语言表达能力、擅于人际交往和沟通，具有熟练的计算机操作能力。
2、任职要求：年龄40岁以下，身体健康，仪表端庄，举止文雅。具有五年以上大型商业零售企业行政人事、综合事务管理工作实践经验。
岗位职责：
1、全面负责行政部各项管理工作，并对公司行政办公用品预算负责，以不断提高行政效率，降低办公费用为己任。
2、制定并落实本部门工作制度、流程，做到规范化、制度化、流程化。
3、负责培训本部门员工，并考核本部门员工工作绩效。
4、负责公司招商工作的进行。
5、完成公司领导交办的其它工作。
二、招商专员/主管
职务名称：招商专员 任职部门：华景市场
直属上司：行政部经理 直属下级：
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：全面负责华景市场招商及日常物业管理工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：市场管理、营销、物业管理等相关专业，大专以上学历；
（2）能力：具有转强的组织能力、应变能力、沟通能力以及市场分析和判断能力，擅于人际交往，熟练运用计算机办公软件；
2、任职要求：年龄25—35岁，身体健康，仪表端庄，热情开朗。具有三年以上大型商业市场开发、招商，市场管理工作经验。
岗位职责：
1、负责华景市场招商计划的制定及方案实施；
2、负责市场商户的日常管理工作；
3、负责市场对外协调沟通工作；
4、负责客户投诉处理及售后服务；
5、负责市场防火、防盗及公共设施日常监管工作；
6、负责物业费用收缴工作；
7、负责下属工作业绩的考核，保证不断提升本部门下属工作成绩。
8、完成部门经理交办的其它工作。
三、行政主管
职务名称：行政主管 任职部门：行政部
直属上司：行政部经理 直属下级：行政文员、库管
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：公司各类行政事务管理、监督等工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：行政管理、企业管理等相关专业大学本科以上学历。
（2）能力：具有丰富的文秘工作专业知识，熟悉行政工作流程，具备较强的组织管理能力和语言表达能力，熟练的计算机操作能力，善于沟通、协调及公关外联。
2、任职要求：30岁以下，身体健康、仪表端庄，举止文雅。二年以上大、中型公司行政、法律事务管理工作经验。
岗位职责：
1、监督企划美工、总务维修、网络维护的各类工作落实实施及反馈，监督行政部制度、流程的落实。
2、负责行政前台文员各项工作检查、落实及行政部新员工培训工作。
3、负责公司工商、组织代码证照的申办、检验、变更、注销及印鉴使用管理的工作。
4、负责监督各项物业费、水电费收取及华景招商流程的实施。
5、负责公司各部门每月办公费用，用度的汇总监督及评估。
6、负责考核下属员工业绩，保证不断提升下属业绩。
7、负责行政资产、办公用品、礼品、工服等采购及管理工作，保证以最低的价格购买到最好的物品，不断降低行政采购费用。
8、完成部门经理交办的其它工作。
四、总务主管职务说明书
职务名称：总务主管 任职部门：行政部
直属上司：行政部经理 直属下级：维修工
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：负责公司各部门各类维修、装修、工程施工监理及物业管理等工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：大专以上学历，物业\工程管理相关专业毕业。
（2）能力：具备较丰富的工程维修、水电管理专业知识、熟悉后勤工作事务、工作态度严谨、忠诚可靠。
2、任职要求：40岁以下，身体健康、品行端正。有两年以上后勤管理从业经验。
岗位职责：
1、负责各类装修、改造方案费用的预决算工作。
2、实施、监督、验收各类装修及改造工程。
3、负责总务事务管理、培训、监督工作。
4、负责公司各类设施操作规定的制定及培训工作。
5、负责物业日常管理工作。
6、负责下属员工的业绩考核，保证不断提升下属工作业绩。
7、完成部门经理交办的其它工作。
五、网络主管职务说明书
职务名称：网络主管 任职部门：行政部
直属上司：行政经理 直属下级：网络管理员
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：负责公司网络建设与维护，软件设计；公司员工网络使用、故障处理的培训等工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：大专以上学历，计算机专业毕业。
（2）能力：有吃苦耐劳、积极进取的精神，思维条理清晰，具备较丰富的计算机专业知识，能完成公司网络建设及其后期维护工作，保障公司网络使用的安全快捷。
2、任职要求：30岁以下，身体健康、仪表端庄。有两年的专业工作的从业经验。
岗位职责：
1、负责公司信息化建设的实施工作及网络维护工作。
2、负责公司员工网络、计算机使用管理、培训、监督工作。
3、负责做好新开店面的网络安装调试工作。
4、负责下属考核员工工作业绩，保证不断提升下属业绩。
5、完成部门经理交办的其它工作。
六、保安队长职务说明书
职务名称：保安队长 任职部门：行政部
直属上司：行政部经理 直属下级：保安员
职务等级： 工作地点：所属营业厅
工作内容：保护营业厅治安及人员财产安全。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：学历要求：高中以上，须部队复转军人。
（2）能力：爱岗敬业，忠于职守，组织及沟通能力强
2、任职要求：明晰保安工作职责及工作标准, 同行业两年以上工作经验, 26岁以上，身体健康.
岗位职责：
1、对公司各店面的安全负责，防止和处理各项治安等突发事件。
2、对公司资产安全负全责，监督远景大厦公共卫生管理工作。
3、定期培训保安、保洁、值夜人员，做到消防无漏洞，安全无隐患，卫生无死角并以身做则，起表率和带头作用。
4、负责考核保安、值夜、保洁的工作业绩，不断提升下属的工作成绩。
5、完成部门经理交办的其它工作。
七、保安员职务说明书
职务名称：保安员 任职部门：行政部
直属上司：保安队长 直属下级：
职务等级： 工作地点：所属营业厅
工作内容：保护营业厅治安及人员财产安全
任职资格：
1、资历：
（1）知识：学历要求：高中以上
（2）能力：爱岗敬业，忠于职守，执行力强
2、任职要求：明晰保安工作职责及工作标准, 同行业两年以上工作经验, 26岁以上，身体健康,复转军人优先.
岗位职责：
1、负责所辖区域和店面安全，有计划的进行店内巡查。
2、发现突发事件要敢于制止，同时上报，确保安全。
3、遇到市容等职能部门骚扰或顾客打闹，能有效保护店面资产和员工利益不受损害。
4、完成店面交于的其他工作。
八、值夜人员职务说明书
职务名称：值夜员 任职部门：行政部
直属上司：保安队长 直属下级：
职务等级： 工作地点：所属营业厅
工作内容：对所辖营业厅非营业期间进行安全保卫、防火防盗、物品看管等项工作，保证公司营业场所的财产安全。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：学历要求：初中以上
（2）能力：具备较强的责任心，吃苦耐劳有敬业精神，具备一定的执行能力、沟通能力、协调能力。
2、任职要求：熟悉值夜工作流程，有一定工作经验，身体健康、年龄在4 5岁－55岁之间。
岗位职责：
1、保障所辖卖场夜间资产安全。
2、发现并处理上报各项不安全事件。
3、对所辖区域/店面进行的公共卫生进行清扫。
九、保洁员职务说明书
职务名称：保洁员 任职部门：行政部
直属上司： 直属下级：
职务等级： 工作地点：公司总部、连锁店面
工作内容：对所辖营业厅非营业期间进行安全保卫、防火防盗、物品看管等项工作，保证公司营业场所的财产安全。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：学历要求：初中以上
（2）能力：具备较强的责任心，吃苦耐劳有敬业精神，具备一定的执行能力
2、任职要求：熟悉保洁工作流程，有一定工作经验，身体健康、年龄在50岁以下。
岗位职责：
1、负责所辖区域/店面的各项保洁服务工作。
2、保证按照流程打扫所辖区域卫生，做到卫生无死角、无灰尘。
3、完成部门交办的其他工作。
十、行政文员职务说明书(1)
职务名称：行政文员(1) 任职部门：行政部
直属上司：行政主管 直属下级：
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：公司各类行政事务管理、监督等工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：行政管理、企业管理等相关专业学历。
（2）能力：具有良好的沟通、协调能力，有丰富的行政管理工作知识，熟悉行政工作流程；熟练的计算机操作能力，打字速度为60个/分；监督、反馈意识及执行力强，且能吃苦耐劳。
2、任职要求：28岁以下，身体健康，仪表端庄，举止文雅。一年以上大、中型公司行政前台工作经验。
岗位职责：
1、负责转报公司各项网络维护和总务维修工作及监督完成情况。
2、负责转报、监督各部门申请制作的广告宣传品的工作。
3、负责公司各类会议、培训的会场布置、安排、记录会议纪要，保证公司总部培训教室、会议室按规定使用，及维护培训室和会议室的设施及卫生。
4、负责客服回访记录，并做好反馈信息记录。
5、电话费缴纳，水电物业费摧交工作，花卉植物的管理养护工作。
6、监督总部各项行政事项按规定执行（空调使用规定，公共办公秩序规定等）。
7、完成公司领导交办各类监督、落实的工作。
十一、行政文员职务说明书（2）
职务名称：行政文员（2） 任职部门：行政部
直属上司：行政主管 直属下级：
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：公司各类行政事务管理、监督等工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：行政管理、企业管理等相关专业学历。
（2）能力：具有良好的沟通、协调能力，有较丰富的行政工作知识，熟悉前台接待流程、熟练计算机操作能力，打字速度为60个/分，且能任劳任怨、吃苦耐劳。
2、任职要求：28岁以下，身体健康，仪表端庄，举止文雅。一年以上大、中型公司行政前台工作经验。
岗位职责：
1、办公区域环境卫生的监督及与值夜人员对办公区域的交接。
2、接听、转接公司内、外的来电。
3、外来人员的接待、迎送。
4、公司各类打印、复印及归档工作。
5、接收、转交、登记、整理、保存各类内、外部物品、文件及传真。
6、完成公司领导交办的其他工作。
十二、网络维护员职务说明书
职务名称：网络维护员 任职部门：行政部
直属上司：行政主管 直属下级：
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：电脑设备的保管、维护、软件设计；公司员工网络使用、故障处理的培训并且协助企划组、总务处理一些临时性工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：大专以上学历，计算机专业毕业。
（2）能力：有吃苦耐劳、积极进取的精神，思维条理清晰，具备较丰富的计算机专业知识，能处理网络中各类故障并且有较强的观察能力和安全防护意识，对突发网络故障能做出正确的判断能力。
2、任职要求：30岁以下，身体健康、仪表端庄。有两年的专业工作的从业经验。
岗位职责：
1、负责公司各类网络设备的日常维护、维修及使用监督工作。
2、负责公司员工各种网络设备知识的日常宣导培训工作。
3、完成部门交办的其它工作。
十三、维修工职务说明书
职务名称：维修工 任职部门：行政部
直属上司：总务主管 直属下级：
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：负责公司各类维修、维修类采购及后勤事务等工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：大专以上学历，工程管理等相关专业毕业。
（2）能力：具备较丰富的工程维修、水电管理专业知识。熟悉后勤工作事务，工作态度严谨，忠诚可靠。
2、任职要求：40岁以下，身体健康、品行端正。有两年以上水电工的从业经验。
岗位职责：
1、负责公司各类的维修及设施的监督检查工作。
2、协助主管完成物业管理的工作。
3、完成领导交办的其它工作。
十四、美工职务说明书
职务名称：美工 任职部门：行政部
直属上司：行政主管 直属下级：
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：负责公司VI管理系统的执行、宣传品的设计、校对和制作。负责店内、店外的气氛设计和营造及企划设备和耗材的维护、保管。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：大专以上学历，美术、新闻广告等相关专业毕业。
（2）能力：思维条理清晰，具备较丰富的美术专业知识，对零售行业有一定的了解。具备较强的美工制作能力，熟练操作各种平面设计软件。
2、任职要求：30岁以下，身体健康、仪表端庄、举止文雅。有两年以上零售行业、广告行业和媒体从业经验。
岗位职责：
1、负责各类宣传用品、装饰用品的设计、制作工作。
2、协助及监督各类宣传用品、装饰用品的安装、维护工作。
7、负责各类宣传用品、装饰用品的分发及建立回收备查。
4、定期对各店面的户内外广告、宣传品进行更换
5、完成部门交办的其它工作。
十五、行政库管岗位说明书
职务名称：行政库管 任职部门：行政部
直属上司：行政 直属下级：
职务等级： 工作地点：公司总部
工作内容：公司资产管理，物料出入库管理，物流分发等工作。
任职资格：
1、资历：
（1）知识：行政管理、资产/库房管理等相关专业学历。
（2）能力：具有良好的沟通、协调能力，有丰富的行政库房、资产管理工作知识，熟悉资产工作流程；熟练的计算机操作能力，执行力强，且能吃苦耐劳。
2、任职要求：32岁以下，身体健康，仪表端庄，举止文雅。一年以上大、中型企业同岗位工作经验。
岗位职责：
1、全面负责资产管理工作；
2、进行资产调拨，确保资产有效使用。
3、严格出入库管理，做到帐实相符。
4、合理调配库房库存，控制成本，并监督各部门办公用品费用的有效使用，按办公费用预算，并严格执行。
5、确保公司库房管理目标“井井有条，物尽所用”的实现。
6、完成部门交办的其他工作。
第四章 行政各岗位日常工作内容
一、 行政经理：
日工作内容：
1、汇总各班组前一天工作完成情况，布置新的工作任务；
2、监督跟进班组主管工作落实情况；
3、日常行政事务、处理协调工作。
周工作内容：
1、每周一早9:30组织召开部门例会；
2、每周一晚19:00组织相关人员参加公司周例会；
3、每周与总经理进行工作沟通，保持思想和行动上与公司高度统一；
4、公司各部门内部之间沟通、协调工作；
5、外联关系拜访、沟通；
6、对安全管理方面提出各项整改措施；
7、完成领导交付的其他工作。
月工作内容：
1、检查行政、总务、网络、安全各组任务完成情况，提出工作建议；
2、核查月度各项费用支出，制定下月费用计划；
3、制定成本控制方案，使各项费用能够合理使用；
4、督察月度固定资产盘点，对盘点差异进行汇总核实上报；
5、部门员工思想动态的了解，沟通谈心工作；
6、定期对公司安全管理监控工作；
7、定期对店面进行巡察工作。
二、招商主管：
日工作内容：
1、落实前一天招商客户的情况，并制定新的一天招商客户目标。
2、及时处理商户投诉及售后问题处理工作。
3、做好市场每天出货量及客流量的统计。
4、做好市场的日常管理。
周工作内容：
1、周一参加行政部9:30部门例会，汇报招商情况及市场情况。
2、和行政部经理及时沟通，汇报市场招商状况及市场动态。
3、和市场商户沟通。
4、总结一周招商情况，针对重点客户目标进行跟踪、回访、确定。
5、完成领导交付的其它工作。
月工作内容：
1、总结分析一个月招商存在问题，及时修正招商营销策略。
2、分析汇总市场一个月的出货量和客流量。
3、保证和市场每个商户沟通一次以上，了解商户动态。
4、汇总一个月商户投诉处理结果情况，及时处理未完成的问题。
5、每月和总经理沟通，汇报市场招商情况和市场动态，接受总经理对市场招商的指示。
三、行政主管：
日工作内容
1、每日早9:00检查文员打扫两位总经理办公室的卫生情况。
2、9:30晚班文员到岗后，组织两位文员开晨会,总结昨日工作及今日工作安排。
3、检查文员昨日的总务、网络/转报工作及维修完成情况。
4、检查美工宣传品制作情况。
5、与经理沟通各项工作的安排及所需的各项支持。
6、完成本职工作及监督文员、美工/行政库管当天工作情况。
周工作内容
1、周一参加经理组织的行政部主管会议。
2、每周一分别组织文员、行政库管、美工召开一周工作总结、及下周工作计划会。
3、检查行政文员周工作报告表。
4、与物流部沟通上周行政文员与物流部配合工作(主要指报价单、号单打、复印)情况。
5、执行每周三次各零售卖场的巡店工作。
6、与各部门沟通需行政部配合或支持的各项工作。
7、协助经理做一些外联工作。
8、完成本职工作。
月工作内容：
1、月组织文员、库管、美工召开月工作总结及下月工组计划会议。
2、每月5号之前检查文员、库管、美工上交的各类月报表。
3、每月对行政部的固定费用进行审核（复印费和广告宣传品制作费）。
4、每月15号之前审核公司各部门电话费的情况并制定费用控制方法。
5、每月与厂商联系公司各卖场的广告位租赁事宜。
6、每月对文员、库管、美工的月工作情况进行汇总及考评上报经理。
7、每月向经理上交一份工作总结及下月工作计划。
8、每月负责审查行政库管办公用品、电工电料的采购计划及办公用品、电工电料的实际采购工作。
9、每月与行政库管一同对办公用品、电工电料等用品进行一次询价、比价的工作。
总务主管：
日工作内容：
1、对各部门所报维修项目初审及物料的准备工作；
2、合理安排各项维修；
3、检查维修人员维修结果，确保维修质量；
4、落实应收应付房费、水电物业费。
周工作内容：
1、与各物业公司协调店面物业管理问题；
2、分类汇总各部门维修问题，发现资产和设备损坏原因，控制成本；
3、巡查店面，发现各种隐患；
月工作内容：
1、每月水电费、物业费费用核查、支付工作；
2、定期对各种大型设备设施检查进行维护保养，对配电箱进行安全检查；
3、物业费用支出、收回及房租交纳情况汇总表；
保安队长：
日工作内容：
1、监督总部值夜人员交接，到白班保安到岗；
2、向部门经理汇报昨日工作。
3、到城内的各店巡店（钟楼、MOTO、西一路、西新街）。
4、18：30 监督总部值夜交接完后，检查安全问题。
周工作内容：
1、定期到各外围店面巡查，然后回公司检查保洁打扫卫生情况。到17：00开会。
2、处理各项突发事件，上报部门经理；
3、每周一次突击检查各店面值夜人员工作情况，上报部门经理。
月工作内容：
1、保安人员的思想动态业绩考核向部门经理汇报；
2、每月汇总分析各类安全事件的发生，组织人员学习。
网络主管：
日工作内容：
1、计算机及服务器维护管理方面的工作： 计算机系统及软件维护；公司计算机病毒的维护与防范情况；
2、公司网站建设的开发工作
3、安排检查网络管理员的日常工作；
4、公司网络线路排查、排除故障发生。
周工作内容：
1、公司主网站的建设方案设计；
2、公司主网站平台建设，对网站板块划分，系统管理；
3、网络管理部分 对全公司办公、机房、分店网络进行联查；
4、机房室管理，建立机房管理制度,规范机房管理，制定维修记录表；
5、对网络安全及管理系统研究。
月工作内容：
1、网站的维护建设开发，网站的进一步规划、完善和优化，使客户能轻松快捷地从公司网站能获取自己所需要的各类信息；
2、开发维护好自己的网站，主要是做好维护工作，随时可更新资料和产品信息；
3、汇总本月维修情况，分析原因，减少人为因素产生的影响，节约人员和费用成本。
美工：
日工作内容：
1、每日与店长、经理交流思想，保证新系统一化；
2、根据公司销售需求通知各店需要更换布展内容；
3、各类宣传制品（灯箱片、写真画面等）制作；
周工作内容：
1、巡查各店面，了解相关活动，合理调整店面布置情况；
2、及时更新各店面活动广告宣传；
每月计划
1、每月底汇总各店面制作数量及费用上报；
2、针对不同季节，提出各种销售方案和思路。
资产管理员：
日工作内容：
1、每日打扫库房卫生，整理库房物品；
2、核对库房物品的库存状况；
3、日常资产调拨工作。
周工作内容：
1、每周对行政库房库存进行核查，将需要补充的物品上报；
2、每周三将一线部门上报的需领用办公用品明细记录备货；
3、每周四领取办公用品，员工工服；
月工作内容：
1、每月底盘点固定资产，并进行核对，次月5日将发现盘点表递交财务；
2、每月对固定资产进行抽查，每季度对所有店面及二线的固定资产盘点一次。每季度将盘点结果，即店面的使用情况写书面报告上报总经理。
3、每月25日将上报的下个月的办公用品使用计划作预算，上交《办公用品领用明细表》并以此为依据核对监督各部门的使用情况。
行政文员：
日工作内容：
1、日常电话接听及来人接待工作；
2、每日维修类的登记准确，确认申报人姓名、部门、维修事项等，然后转报总务和网络管理人员，每天下午对维修过的事情进行核实上报部门经理；
3、对顾客投诉类的电话进行登记，并询问清楚投诉事项、投诉店面、投诉人，及时转报到店面经理或客服部；
4、办公区域照明和空调开启管理；
5、每日定时对总经理办公室进行清洁；
6、日常电话接听及来人接待工作；
7、随时注意电梯和门铃，防止非工作人员进入办公区；
8、打印各部门文件。文件打完后，报刘总签字后再发。；文件送达：外围的文件通过MSN发送，并电话确认店长是否收到；城内亲自送到，并让店长或经理签字。文件发放的时间为早10点和下午4点，紧急文件，电话汇报刘总后立即发放；
9、每天号单、报价单的打印；
10、晚七点与值夜师傅做好接班工作，填写交接班记录；
11、协助其他人员完成工作日常工作。
12、协助其他人员完成工作日常工作。
周工作内容：
每周一汇总上一周维修情况作汇总，上交经理。
月工作内容：
1、每月初对各种文件进行回收；
2、月初汇总维修情况，上交经理；
3、月初汇总上月各部门复印情况，上报主管。
网络管理员：
日工作内容：
1、每日对计算机及网络维护问题进行处理；
2、每天检查防治机器及整个网络被病毒攻击，以及公司计算机相关产品，例如打印机，复印机的日常故障维护及共享设置等；
3、协助网络主管做好公司网站建设的开发维护工作；
周工作内容：
1、周对网络进行已全面检查、调试；
2、每周不低于两次的巡店检查网，发现问题及时处理，事后上报。
3、对设备进行周度故障排查、进行检修；
月工作内容：
协助主管做好：网站的维护建设开发；开发维护好自己的网站；公司计算机管理等方面工作。
维修工：
每日工作：
1、日常维修工作：处理各维修事项，配合总务主管及公司各项装修及调拨工作；
2、每日对城内几家店面进行巡检，监督用电情况。
周工作内容：
1、每周对城内城外店面进行巡视检查；
2、处理公司添加设备设施的安装及维护；
3、对各店面用电电器及各项资产作损坏鉴定及使用监督；
4、外协工作：配合物业公司电工定期抄水、电表及核算用量报总务主管；协调欢乐公司等装修售后维修及维护工作。
保安员：
工作内容：
1、与值夜人员进行交接，检查各交接实物完好情况；
2、巡视各楼层几店面各个角落，注意发现问题，防止各类不安全事件发生；
3、妥善处理顾客投诉引起的人员围观，立即上报；
4、完成店面交于的其他任务。

第五章 行政工作流程及服务规范

一、行政部文员（1）工作流程及标准
（一）、负责转报公司电路、电器维修的转报工作及监督完成情况。
【维修转报及监督流程】：
1、文员接到维修上报时，填写《维修记录表》并转报总务主管。
2、总务主管安排维修人员进行维修。
3、每日17：30文员与总务主管核对当天维修情况，文员接收当天的维修单并让总务主管在《维修记录表》上签字确认，并将未及时维修的在第二天继续跟踪。
4、文员每周一10：00上交《一周维修汇总表》，分别交于行政主管和总务主管。
5、次月5日上交总经办及行政主管一份《月维修汇总表》，并对未做维修做自己评估意见。
【工作要求】：
1、《维修记录表》要逐一填写，不得有缺项。（“上报时间”一栏要精准到“分”）
2、每周、每月要在规定时间内上交报表。
3、《月维修汇总表》要按部门进行汇总，备注是否为人为损坏且人为损坏的赔偿金额。
4、所有维修项目，文员要根据项目分类提前4小时给总务主管预警。
5、文员违反流程或要求按照“工作失误”处罚50元/次。
（二）、负责转报、监督各部门申请制作的广告宣传品的工作。
【工作流程】：
1、接收各部门上交的《广告宣传品制作申请单》报上级审批后，将第四联留存并填写《广告宣传品制作登记表》，请美工签收并且将二、三联返于美工。
2、根据《广告宣传品制作申请单》上的需求时间督促美工完成工作。
3、广告宣传品安装完毕后，根据美工上交的《安装单》，在《广告宣传品制作登记表》注明完成日期，并保存《安装单》以便备查。
4、每周周一向公司上报一份关于广告宣传品制作的工作汇报。汇报上一周已制作的广告宣传品，及未制作的广告宣传品的原因。
【工作标准】：以上监督、落实工作需做到能及时反馈、发现问题并上报。
（三）、负责公司各类会议、培训的会场布置、记录会议纪要及公司总部培训室的使用管理。
【工作标准】：
1、熟悉和掌握公司各类会议、固定培训会的召开时间及参加人，及时通知与会人员到会。
2、根据各类会议情况，及时提供会议所需的物料。如需总务配合的会场布置事宜则上报行政主管，由行政主管下达总务支持的指令。
3、公司例会、员工大会等重大会议，需记录会议议题、结论并于此次日整理号会议纪要，交上级批阅。
4、各部门有权使用办公区域的培训室，每次使用须提前1天向行政部报备，前台文员做好登记记录后，通知部门使用。部门使用完毕后，必须检查培训室的环境卫生及桌、椅是否摆放整齐。
《公司会议纪要管理规定》
1、公司大会及例会的会议纪要由行政前台文员整理成文。
2、会议纪要在会议的次日发放。
3、会议纪要必须要有纪要发放编号、发放范围（规定为参会人员）、总经理核发签字。
4、会议纪要发放时，文员要填写《纪要签收记录表》，并由接收人签收。
5、会议纪要下发后，文员要跟踪、落实决议情况，
6、每月最后一天，文员要将本月会议纪要作备忘统计，备忘已研究决定的事项，次月月初发放至公司参会人员，以便对照核查落实。
（四）、负责记录各类投诉回访事宜。
【工作标准】：投诉分为：顾客对公司员工的服务投诉、客服部维修人员服务满意度的投诉公司及内部的管理投诉。
A、顾客对公司员工的服务投诉
1、了解顾客为什么投诉。
2、制作《顾客投诉记录表》，记录顾客投诉的店面、时间、被投诉人姓名、投诉事宜、投诉人姓名、联系电话。
3、根据投诉事宜反映至部门负责人处，由部门负责人在24小时内进行处理，并做好最终落实工作。如部门负责人未在规定内处理，则将情况上报公司。
4、每周制作《一周用户投诉汇总表》上交公司领导。
B、服务满意度回访调查
1、根据售后信息台帐上的明细逐一打电话回访。标准问答为：“您好，我是远景通讯售后回访人员。请问您还有什么问题没有及时维修。谢谢您接受我的本次回访，再见。”
2、将回访信息制作《×年×月售后回访调查报告》每月上报公司领导。
C、公司内部的管理投诉
1、接到此类投诉应记录投诉人姓名、被投诉人姓名及投诉事宜。
2、将投诉详情以书面形式在接到投诉当天上报于公司。
（五）、完成公司领导交办各类监督、落实的工作。
【工作标准】：
1、各类交办的监督、落实工作遵循“四小时复命制”。
2、及时准确、保质保量的完成临时交办的其他工作。
3、执行本部门或其他部门需要协助、配合的工作。
二、行政部文员（2）工作流程及标准
（一）、办公区域环境卫生的监督及与值夜人员对办公区域的交接
【工作标准】：
下班检查办公区域所有门窗、电器等电源是否关闭，并与值夜人员进行交接方可离开；每日对保洁员打扫办公区域的情况进行监督，要求地面无脏污、杂渍，桌面无杂物、灰尘，门、窗、玻璃、明净；检查办公区域秩序和卫生间卫生；检查空调、照明是否按标准开关。
（二）、接听、转接公司内、外的来电
【规范语言】：接通电话要立即报出“您好，远景通讯”如客人首先询问，应回答“是的，这是远景通讯”
1、如遇找人电话，应迅速把电话转给被找者。如被找者不在，应告诉对方“对不起，××刚出去“
2、如对方语音太小，不得使用“喂、喂”听不清“等不礼貌的用语。应讲”对不起、您的声音有点小”
3、通话过程中若需与其他人讲话，应讲一句“请您稍等“并手捂送话筒小声交谈。
4、如遇打错电话时，不得使用“错了”等不礼貌用语，应讲“您打错了，这里是远景通讯”
5、打出电话时，应先确认号码，电话接通后应先报“您好，我是远景通讯”再转入正题。
6、挂电话要先等对方挂断，方可挂掉电话。
7、转拨公司内线时，必须对来电人员讲“请稍等，马上替您转拨”。
8、其他不礼貌语言不得使用。
（三）、外来人员的接待、迎送
【工作标准】：
1、所有为公司办公区送饭、送水的人员，前台文员不得使其进入各办公区域，必须内线通知各办公区域的人员出来接收。
2、属常规办理结算业务的人员，检查出入证可进入所找部门办理业务。结算人员如需等待必须先到前台接待处等待，不得在办公区逗留，由财务部以内部形式通知前台文员进入次序，结算人员方可再次进入相关部门。
3、其余外来人员进入时，一律先安排在接待处等待。文员通过基本的判断决定是否需要通报。
4、如需通报则使用内线报于相应的部门，由相应部门决定是否应当引见。
5、与总经理有约的来客在通报确认后，应请进总经办会客处并奉上茶水。客人离开时，起身送至电梯门口，讲“请慢走，再见”后方可返回并及时清理会客处的物品。
（四）、公司各类打印、复印及归档工作
【工作标准】：要求前台文员能熟练操作办公软件，且打字速度为60字/分。
文件、文稿类：
1、各类文件、文稿的制作必须符合公司公文管