房地产公司战略采购招标操作指引模版.doc

xx地产战略采购招标操作指引修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人.4.29新增战略采购招标操作指引目录1.招标原则32.招标工作小组33.战略采购招标计划54.招标方式55.招标流程55.1.招标启动会55.2.新增单位考察65.3.入围单位审批65.4.招标文件65.5.招标文件发出及答疑75.6.回标、开标75.7.评标85.8.谈判95.9.定标96.合同签订指引（含续签合同）107.合同履约保证金108.战略协议续签109.定标及交底指引1110.资料归档1111.支持性文件121. 招标原则1.1. 廉洁自律原则：任何参与人员均需廉洁自律，具备良好的职业道德和职业操守，杜绝暗箱操作。1.2. 公平、公正、公开原则：招标过程均须透明、公开，对各投标人均需公平、公正，为公司树立良好的社会形象。1.3. 充分竞争、择优选择原则：构建充分竞争的招标平台，让投标人根据自身的实力充分市竞争，有效降低工程成本部，在充分市场竞争的基础上择优选择中标单位。1.4. 保密性原则：招标过程中的所有信息及文件均是公司重要机密，任何参与人员都不得外泄。1.5. 可追溯性原则：招标过程所有资料均需完整、能够互相解释，并按要求归档，以备后续检查和审计。2. 招标工作小组2.1. 招标工作小组人员组成：招标工作小组工程成本部：部门负责人、材料线负责人及执行人、工程线产品研发部财务管理部审计监察部2.2. 招标工作小组职责：负责整个招标工作的组织、评审等具体工作，并把入围单位、招标文件、定标报告、合同等文件按照公司规定的权限进行审批。2.3. 招标工作小组成员具体职责划分（以下未说明的按照xx地产权责手册规定）：责任部门职责工程成本部部门负责人1、参加招标启动会、定标会，并对形成的结果进行会签；2、负责单位入围、招标文件、控制价、定标报告、合同、答疑文件、澄清问题汇总、废标（可能发生）等审批会签；3、负责协调招标过程中出现的分歧、跨部门配合等问题；工程成本部材料线1、负责编制总部年度招标计划表；2、牵头组织招标、开标、评标、招标启动会、谈判、定标会议，并形成会议纪要并请小组成员会签，参加废标决议并进行会签（可能发生）；3、组织入围单位收集以及新增单位考察、编制单位入围审批报告并发起审批；4、负责编制招标文件、定标报告、合同文件；负责招标采购资料及样品对外收发工作；负责开标前商务答疑、组织开标、商务标评审和澄清问题汇总；5、组织战略协议谈判、合同交底；6、负责发出中标通知以及未中标感谢；7、负责资料归档、战略协议签订；8、负责定标后的合同交底。工程成本部工程线1、参与招标技术要求的编制。2、参加招标过程中的各类会议并对形成的结果进行会签，参加废标决议并进行会签（可能发生）；3、配合入围单位收集，参与新增单位考察；4、负责技术答疑、技术标评审、技术澄清问题汇总及洽谈；5、协助研发部确认送样产品的种类、技术参数、型号规格、数量；6、协助合同谈判及合同交底。产品研发部1、 参加招标过程中的各类会议并对形成的结果进行会签，参加废标决议并进行会签（可能发生）；2、 负责编制招标技术要求；3、 配合入围单位收集，参与新增单位考察；4、负责技术答疑、技术标评审、技术澄清问题汇总及洽谈；5、负责确认送样产品的种类、技术参数、型号规格、数量；6、协助合同谈判及合同交底。财务管理部1、参加招标过程中的各类会议并对形成的结果进行会签，参加废标决议并进行会签（可能发生）；2、配合工程成本部收集投标单位、新增单位的考察；3、参与并监督开标，参与商务答疑、商务标评审；4、负责收取投标保证金、履约保证金并设立台账；审计监察部视情况参与招标过程，列席招标会议、集中审计。2.4. 原则上招标工作小组成员均需参加招标启动会、与投标单位谈判会、定标会等会议，并在会议纪要中签字。若招标工作小组成员因出差、请假或其他原因不能参加招标过程中的会议，应委托他人参加会议且需要在会议纪要中签字，被委托人的决议等同于委托人自身决议。招标过程的会议必须三个部门或三个部门以上的成员参加，否则会议无效。3. 战略采购招标计划3.1. 各子公司造价管理部可在每年12月15日前向工程成本部提报下年度新增战略采购需求及建议。3.2. 工程成本部材料线每年12月底之前编制下一年度战略采购招标计划，并上报分管领导审批。3.3. 经审批通过的下一年度总部战略采购招标计划，抄送各子公司总经理、分管副总、成本管理部负责人，各项目可参考总部战采节点安排相应产品的采购节点。4. 招标方式总部集中采购及战略采购的招标项目无论招标金额大小全部采用邀请招标。5. 招标流程邀请招标过程中，招标工作小组需要召开三个会议：招标启动会、与投标人的谈判会、定标会议。5.1. 招标启动会5.1.1启动会召开之前，工程成本部材料线先准备好招标时间安排、定标原则、招标范围、付款方式及其它合同主要条款、初步选择单位（含待考察新增单位）等资料供启动会讨论用。5.1.2总部集采及年度战略项目无论招标金额大小都必须召开启动会，每项招标启动时，工程成本部材料线应组织招标小组成员召开招标启动会，招标启动会主要确定招标范围、拟定入围单位（含待考察新增单位）、招标时间安排、澄清及谈判单位数量、定标原则、中标单位数量、投标保证金及、付款方式等）。个别项目需要采用综合评标法的，在启动会时必须明确技术标、经济标的权重及评标原则。5.2.3招标启动前由工程成本部材料线牵头组织收集新单位，子公司及总部各部门可推荐优秀投标单位。5.1.4招标入围单位最低数量规定：（S为库内单位数量，N为招标标段）5.1.4.1 S10家，入围单位为(2N+2，S60%)中取大值（四舍五入取整）。5.1.4.2 S10家，入围单位为(2N+2，S70%)中取大值（四舍五入取整）。5.1.4.3 招标入围单位最低为4家，不足数量的部分鼓励全员推荐优秀供应商。原则上入围单位须是同档次的单位。5.1.5 总部战略采购投标保证金以10万元为基准，标的特别大的可提高至30万元，在招标启动会上确定。投标保证金缴纳方式为银行转账。5.1.6战略采购履约保证金或保函金额参照战略期内预估采购总量的3%设定，在招标启动会上商定。5.2. 新增单位考察5.2.1招标工作小组应对新推荐优秀供应商进行资格预审，对于资格预审通过的单位由工程成本部材料线组织进行考察，考察人员不少于2个部门且不少于3人。 5.2.2新增单位的收集要在招标启动会召开前完成，作为招标启动会召开时确定拟入围单位的讨论依据之一。5.2.3新增单位考察的内容、要求及考察表格的填写按照供应商管理办法的规定执行。5.3. 入围单位审批5.3.1招标启动会确定的入围单位需由工程成本部材料线根据公司最新发布的审批权限及流程发起审批。5.3.2新增单位的考察报告、启动会审批文件作为单位入围审批的附件。5.4. 招标文件5.4.1工程成本部材料线根据招标启动会的会议纪要内容编制招标文件，招标图纸及定样由产品研发部确认；5.4.2工程成本部在发起招标文件审批时，应在OA会签面单上对招标范围、招标方式、定标原则、工期、付款、履约保证金等情况作简单的说明。启动会审批文件作为招标文件审批的附件。5.4.3招标文件未最终审批完成不允许发出招标文件。5.4.4招标文件会签结束后由材料线转发至各子公司的总经理、分管副总及成本管理部经理备案。5.5. 招标文件发出及答疑5.5.1招标文件发出5.5.1.1招标文件统一由工程成本部材料线对外发放，招标文件发放时，工程成本部材料线应填写标书发放记录表，一家投标单位填写一张表格。5.5.1.2工程成本部材料线应尽量避免投标单位同时领取招标文件，投标单位领取招标文件时，文员须落实介绍信和个人身份等情况，确认其为该投标单位的委托人员。5.5.2招标答疑5.5.2.1招标答疑由工程成本部材料线统一组织，投标单位提交的答疑文件均需是书面盖章文件（允许投标单位采用扫描件或传真件形式，存档需原件）。若投标单位需要现场踏勘，工程成本部工程线需给予协助和支持。5.5.2.2工程成本部材料线收集好各投标单位的答疑后，组织招标工作小组成员根据不同类别问题分别进行答复，并形成书面答疑文件，招标工作小组相关成员会签确认。5.5.2.3答疑文件会签后向各投标单位发出；发出的答疑汇总文件不允许体现答疑的来源单位。投标单位收到答疑文件后，须在我司发出的答疑文件上反馈回执确认答疑文件已经收到。5.6. 回标、开标5.6.1回标5.6.1.1投标单位应在招标文件规定的截止时间内递交投标文件，并填写回标记录表一家投标单位填写一张表格。5.6.1.2财务部经办人员应确认各投标单位投标保证金是否已到账。5.6.1.3回标时投标文件出现下列情形之一的，招标人将当场予以拒绝，不再对其进行开标和后续评标，并原封退还投标人：1）投标文件未按照本须知要求密封的；2）投标文件未送达指定地点的；3）递交时间晚于本须知前附表投标截止时间的；4 ) 递交投标文件时投标保证金未转入我司账户的；5.6.1.4上述情况发生时，需要在回标记录表上注明，且须由投标单位签字确认；对于投标单位寄送的投标文件由行政管理部在回标记录表上确认。5.6.2开标5.6.2.1开标由工程成本部材料线组织，需招标工作小组成员中不少于2个部门且不少于3人参加，并填写开标记录表，参加开标的小组人员须签字确认；5.6.2.2出现有效回标数量少于N+2家的情况，不允许开标。5.6.2.3不允许投标单位在场的公开开标。5.7. 评标5.7.1初评5.7.1.1开标后，招标工作小组需对各投标单位的经济标和技术标进行初步评审，工程成本部材料线负责商务标初评（需形成报价对比分析表），工程成本部工程线及产品研发部负责技术标初评及样品初评（需形成技术标评定表），并形成需投标单位进一步澄清的问题汇总。5.7.1.2初步评审时若发现投标单位有弄虚作假、串通压抬价等行为的，经招标工作小组成员共同确认后直接作废标处理，形成废标记录，并在资源库中把该单位列入黑名单，并没收投标保证金。5.7.2澄清5.7.2.1招标工作小组将初评需澄清的问题汇编成澄清函并盖章确认后发出。5.7.2.2 须要求投标单位对澄清的问题作书面回复（允许投标单位采用盖章扫描件或传真件形式，存档需原件）；澄清回复仅针对问题进行解答，不对投标总价进行调整，除我司发包范围及设计变更的调整要求投标单位针对增加部分进行报价外。若涉及样品澄清，投标单位须递交澄清后的样品。5.7.2.3除我司变更外（如发包范围调整、设计变更等），原则上仅作一次澄清，首次回标未响应招标文件中核心条款（如：付款方式、结算方式、履约保证金、工期、质量要求等条件），澄清后仍未响应的经招标工作小组成员共同决议并签字确认后作废标处理，形成废标记录，且需要投标单位回复不响应核心条款的书面文件，该书面文件需作为废标记录的附件。5.7.2.4初评中，招标工作小组确认投标文件未存在任何问题，则不需澄清直接进入谈判。5.8. 谈判5.8.1进入谈判的单位不得少于N+2名，各家单位谈判应错开进行。招标工作小组成员应参加谈判会，谈判后须形成谈判记录，投标单位代表和招标工作小组成员须签字确认。5.8.2当前N+2名的谈判对象无法满足我司要求时，对于投标文件（含样品）均符合我司招标文件要求的单位，可按照回标报价名次增为候选谈判对象。5.8.3谈判时需要对参与谈判的各家单位澄清后的技术标及样品（质量、规格、外观、颜色、型号、材质、尺寸等标准）做最终评定，确认合格以及不合格意见，并在谈判记录上注明。5.8.4谈判主要针对澄清问题回复中不清晰的内容、报价优惠、项目经理及主要技术人员、施工技术等问题进行。5.8.5谈判后各单位需在规定时间密封报价，密封报价文件开标仍按照第一次开标程序和要求办理。原则上谈判后的报价不允许高于第一次报价的回标总价，除非我司主动提出的调整，否则不予考虑中标。5.8.6原则上仅作一次谈判，不允许开标后不经谈判的即刻定标；但由于我司招标文件编制质量、变更（如发包范围调整、设计变更等）、成本控制等原因需增加谈判次数的除外。5.9. 定标5.9.1定标原则5.8.1.1原则上应确定技术标及样品合格条件下的最低价单位中标。但须谨慎对待明显低于市场价的投标报价。5.9.1.2 若采用综合评标法，须按照招标启动会原则定标。5.9.2定标会5.9.2.1谈判结束后，由工程成本部材料线组织招标工作小组相关成员召开定标会，定标会须推荐中标单位、说明中标金额以及中标理由。有样品要求的须封样。5.9.2.2 招标领导小组成员须参加非最低价中标招标项目的定标会。5.9.2.3定标会后须形成定标会议纪要并进行会签。5.9.2.4对于谈判后符合中标条件的单位，不得以该单位的业绩、合作情况、工作饱和等情况非标书原因取消其中标资格。5.9.3定标报告审批5.9.3.1定标报告按照定标报告模版编写，由工程成本部材料线发起审批。定标价格应与目标成本、过往项目进行比较分析。5.9.3.2定标报告审批时，需将答疑、澄清回复、开标记录、报价对比分析表、样品评定表、谈判记录、定标会议纪要、废标记录（若有）、各家单位报价等可追溯性文件作为附件。6. 合同签订指引（含续签合同）6.1. 定标报告审批后，由工程成本部材料线向中标单位发出中标通知书（及未中标感谢信，续签不发未中标感谢信）。要求中标单位在中标通知书规定的期限内与我司签订合同。合同签订时应注意填写合同签订日期并加盖骑缝章。6.2. 已发布合同范本的，按照合同范本执行。正式合同的主要条款不允许偏离招标文件审批时的合同条款，除非我司招标内容作调整变更或有利于我司利益的合同条款的补缺补漏。7. 合同履约保证金7.1. 工程成本部材料线须要求中标单位在合同规定的时间内缴纳履约保证金或银行保函。7.2. 中标单位可直接申请将投标保证金转为合同履约保证金；7.3. 对于投标保证金转化为履约保证金的情况，工程成本部材料线应要求中标单位与财务部门办理保证金转化手续，同时补齐不足金额。8. 战略协议续签8.1. 战略合作协议到期前1-3个月（视项目情况确定），工程成本部材料线根据供应商管理办法组织履约评估、汇总履约评估结果并召开启动会决定是否续签，形成书面会议纪要。8.2. 会议决议可续签的项目，由工程成本部材料线组织招标工作小组进行谈判（需形成谈判记录），谈判后的报价不高于原框架协议合作价。8.3. 市场波动较大的品类，续签谈判前应搜集3家以上的同档次品牌进行比价，拟续签供应商有价格优势才可续签，否则须重新招标。8.4. 谈判结束由工程成本部材料线编制定标报告并且进行审批（履约评估、会议纪要、谈判记录等需要作为审批附件）。9. 定标及交底指引9.1. 交底方式：交底采用现场交底说明会或者视频会议的方式进行。9.2. 交底时间：9.2.1年度战略及集中采购：工程成本部材料线原则上在年度战略框架协议或集中采购合作协议签订后15天内进行合同交底（形成战略集中采购合同交底书）。9.2.3交底参与对象：交底前由工程成本部材料线通知合同方并以书面形式通知子公司成本管理部，由成本管理部组织子公司工程部、技术部、必要的关联方单位参与交底。9.2.4交底主要内容：采购范围、供货及安装周期、合同各方及关联方职责、质量要求、技术要求、经济要点、样品、合同双方违约责任等主要条款。9.2.5具体参照工程合同交底工作指引相关约定执行。10. 资料归档10.1. 样品封存10.1.1中标单位的样品封存需要在定标时同步进行，产品研发部、工程成本部人员共同签字确认。10.1.2定标后样品由工程成本部材料线移交给产品研发部封存。10.1.3子公司施工期间需要样品对样，需与产品研发部核对确定。10.1.4样品应注明项目名称、品牌、产地、规格型号、封存时间、使用部位、签字栏等（编制封样表）。10.2. 资料归档10.2.1招标过程中的可追溯性资料必须进行存档：招标启动会审批文件、单位入围审批报告及新增单位考察评分表、招标文件审批会签单及文件、投标文件（技术、商务标正本）、招标文件发放记录表及回标记录表、答疑文件（含回执）、开标记录表、投标单位介绍信、样品评定表、澄清函（含回执）、谈判记录、定标会议纪要、定标报告、中标通知书、招标图纸（含变更、图纸会审纪要等）、合同以及合同清单报价书、投标单位投标文件、废标记录（若有）等。10.2.2书面存档资料应做目录标示，建议存放资料按照各资料类型文件资料粘贴标签（附件一、附件二.），标签不需每张粘贴，仅每类型文件启始页粘贴；存放顺序同目录顺序。目录格式如下：*招标工程目录1单位考察报告附件一盒12招标文件附件二盒13.11. 支持性文件xx地产权责手册工程成本部成本管理实施细则战略合作/集中采购实施细则供应商管理办法工程合同交底工作指引过程函件标准化文件