物业管理公司文件资料管理工作规程模版.docx

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GL-007 文件资料管理工作规程
1 工作目标

1.1 确保文件、资料得到妥善保管，及时传递各类信息，满足信息沟通的需要；确保管理处日常事务性工作的正常开展。
1.2 适用于中海康城管理处文件资料的管理，包括对外收发文、档案管理、创优资料、合同协议、质量记录等各类文件资料的编目、归档、保管和借阅、复印控制工作。

2 工作职责
2.1 管理处经理是管理处文件资料管理的全面负责人，负责实施文件资料管理工作规程。
2.2 管理处文件资料管业助理是文件资料管理工作的具体实施人。
2.3 管理处各员工应积极支持、配合开展文件资料管理工作。

3 工作指引
3.1 管理处发文
3.1.1 按公司统一格式打印文件，填写《发文拟稿纸》，经管理处经理签发后盖章。
3.1.2 填写《文件发放登记表》，按文件发放范围发放，并要求收文人在《文件发放登记表》上签名。《文件发放登记表》保存期限 10 年，按编号次序存放，装入专用文件夹统一保存。
3.1.3 将文件复印件连同《发文拟稿纸》存档，《发文拟稿纸》与所附文件保存同样期限。
3.2 管理处收文
3.2.1 外来文件收到后，首先填写《收文登记表》及《收文处理专用纸》，交经理批阅。《收文登记表》保存期限 10 年，按编号次序存放，装入专用文件夹统一保存。

3.2.2 根据经理阅办意见，将文件送相关人员传阅、处理并签名。
3.2.3 将传阅、处理后的文件及时收回并连同《收文处理专用纸》存档，《收文处理专用纸》与所附文件保存同样期限。
3.3 档案管理
3.3.1 档案分系统进行管理，用档案局统一印制的档案盒保存，每个档案盒应清楚标明所存

档案的名称。
3.3.2 每个档案盒内应有一份卷内目录，并随时根据存档情况变化予以调整。
3.3.3 查阅档案应详细填写《档案借阅登记表》，文件资料管业助理应认真检查所归还的档案，在确认无任何损坏后方可接收，对有损坏现象的，需进行修补。如无法补救的文件，上报管理处经理。《档案借阅登记表》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.4 质量手册、程序文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》，写明复印原因、复印份数、发放范围，经管理处经理批准后，由文件资料管业助理负责复印，必须加盖受控文件章后下发。同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》，并将《文件复印申请表》存档。《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》均为保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本， 制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.5 作业指导书由文件资料管业助理根据使用范围复印下发，并加盖受控文件章，同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》。
3.3.6 往来受控文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》，写明复印原因、复印份数、

发放范围，经管理处经理批准后，由文件资料管业助理负责复印和下发，并将《文件复印申请表》存档。《文件复印申请表》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档， 每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.7 文件在实施中，管理处根据需要修改或更新的文件，应有有效的《文件更改申请单》， 文件资料管业助理应统一标号，妥善保存。更改后的文件由文件资料管业助理按原发放范围发放，在《文件发放登记表》中做好记录，按《文件更改通知单》的要求实施更改。《文件更改通知单》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.8 按照各类文件的保存期限，对超过保存期的文件应统一由文件资料管业助理及时进行销毁，并根据销毁情况登记《文件销毁申请单》，销毁时需有一名监销人员在场。《文件销毁申请单》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.9 作废版本的文件应予以销毁，同时根据销毁情况登记《文件销毁申请单》，销毁时需有一名监销人员在场。确需保留的，应填写《文件留用申请单》并在明显位置予以作废标识，防止作废文件的非预期使用。《文件留用申请单》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.10 创优文件由管理处经理负责建立后交由文件资料管业助理保存归档。
3.3.11 管理处日常来往的受控文件每月底检查清理一次，并将变动、销毁、丢失的情况小结一次，填入管理处《受控文件清单》。每年 6 月和 12 月各上报人事行政部一次。《受控文件清单》应于每月底进行更新，保持最新的有效版本。

3.3.12 所有合同即收即交文件资料管业助理归档。
3.4 质量记录
3.4.1 文件资料管业助理根据各模块执行人上报的质量记录表格名称汇总一份《质量记清单》。《质量记录清单》应于每月底进行更新，保持最新的有效版本。
3.4.2 各模块执行人负责收集形成的质量记录，进行分类编目、归档，并及时报给文件资料管业助理备案。
3.4.3 公司员工因工作需要，需查阅存档的质量记录时，填写《质量记录查阅申请单》，经管理处经理同意，可以查阅存档的质量记录。
3.4.4 合同要求时，在商定期内质量记录可以提供给顾客或其代表查阅，须填写《质量记录查阅申请单》，并经管理处经理同意。《质量记录查阅申请单》保存期限 10 年，按年度进行统一编目、归档，每年装订成一本，制作封面。封面内空包括表格名称、日期、保管期限。
3.4.5 在质量记录引出的文件中应规定各质量记录的保存期限和保存要求。
3.4.6 按照质量记录的保存期限，对超过保存期的质量记录应统一由文件资料管业助理及时进行销毁，并根据质量记录销毁情况登记《文件销毁申请单》，销毁时需有一名监销人员在场。

4. 质量记录
4.1 《发文拟稿纸》
4.2 《文件发放登记表》
4.3 《收文处理专用纸》

4.4 《收文登记表》
4.5 《受控文件清单》
4.6 《文件销毁申请表》
4.7 《文件留用申请表》
4.8 《文件更改申请表》
4.9 《文件复印申请表》
4.10 《档案借阅登记表》
4.11 《质量记录清单》
4.12 《质量记录查阅申请单》
4.13 《质量文件发放范围清单》
4.14 《质量记录表格发放范围清单》

5 参阅文件资料
5.1 《质量手册》
5.2 《程序文件》
5.3 《文件和资料管理程序》
5.4 《质量记录管理程序》
5.5 《不合格控制程序》
5.6 《纠正措施管理程序》
5.7 《预防措施管理程序》