房地产公司OA系统管理作业指引模版.doc

OA系统管理作业指引

编制
xx
日期
-12-15

审核
xx
日期
-12-16

批准
xx
日期
-12-16

修订记录
日 期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人

C
按照“xx行动”要求
xx

xx

C
组织机构变更，修订部分内容
xx
xx
xx

C

xx
xx
xx

一、目的
OA系统是公司管理信息发布和传递的平台，它集合了公司各方面信息，也是公司实施企业管理、技术管理和其他管理的重要工具，为了提高公司工作效率，保障信息合规及快捷传递，根据公司的实际，制定本指引。
二、适用范围
适用于集团公司各部室及各下属公司的OA系统管理。
三、职责
3.1 集团总部OA系统管理的归口部门是人事企管部(OA流程的规范和梳理由投资运营部负责，人事企管部依据授权在OA中实现)，职责包括：
3.1.1 制订全集团OA系统管理的规章制度，并监督执行；
3.1.2 组织和制订全集团OA系统规划和实施计划；
3.1.3 不定期组织OA操作培训或对各OA系统对接人（OA系统关键用户）进行OA系统使用的相关培训。集团各部门及各下属公司的OA对接人由所在部门/公司负责人指定；
3.1.4 负责对集团OA系统运行情况进行维护、监管和控制；
3.2 OA系统对接人职责包括以下内容：
3.2.1 OA系统对接人对本公司\部门OA使用、流程通畅、知识积累有直接责任。
3.2.2 OA系统对接人必须熟知OA操作，能判断和解答各OA最终用户日常操作上的问题。
3.2.3 人事企管部只接受来自投资运营部关于OA的修改、调整请求。
3.2.4 人事企管部应定期对OA系统对接人就新流程、新知识进行培训。（关于授权的培训由投资运营部负责）

四、各模块管理要点
本OA系统平台组成包括：新闻与公告，流程，协作区，公告空间，人事管理、制度专栏，网上调查，以实现信息的传递、沟通；
4.1 新闻与公告：
4.1.1 新闻发布与集团相关内外部新闻，管理项目新闻，公告用于活动通知，行政处罚，人事变动、其他类通知等活动信息。
4.1.2 新闻由相关授权部门发起，集团常务副总裁审批。
4.1.3 OA系统管理员无权删除任何新闻或公告。对新闻或公告的任何操作行为都必须经过集团副总裁（运营）审批。
4.1.4 新闻或公告内容应实事求是，严禁人为夸张，误导员工。发布人应对新闻内容造成的影响负责。
4.2 代办事宜（流程）：
4.2.1 代办事宜中出现的任何事宜都应及时处理，对于无法处理的流程请通知本部OA系统对接人。
4.2.2 为保证流程审批效率，对流程各审批节点进行审批限时。具体限时管理办法参照《关于OA办公系统审批审查审核时限的规定》
4.2.3 对于出差、请假等情况需要进行流程代理。代理基本原则：一般为向上代理，经批准可平级代理；高管、二级公司总经理原则上不能代理（总裁批准除外）
4.2.4 可转发流程严禁转发给与授权无关的人员。同时要杜绝越级转发报批的情况。一旦发现必严惩。
4.2.5 对流程的修改和调整需求由OA对接人负责收集，即时或及时报投资运营部汇总并评估。经投资运营部核定需调整的，由该部报人事企管部执行系统调整事宜。
4.2.6 新增任何流程都必须经过部门负责人、分管领导、下属公司总经理的签字同意，并由投资运营部报人事企管部执行。
4.2.7 “自由审批流程”只能在没有专用审批流程的情况下使用。该流程集团部室内由流程发起人提请投资运营部设置，下属公司由发起人提请综合部经理设置。
4.2.8 系统管理员不得给流程发起人退回、删除、干预、强制归档流程（发起人分管领导批准除外）。
4.3 协作区：
4.3.1 协作区为各工程项目，管理项目涉及的多个部门人员提供沟通平台。
4.3.2 协作区为严肃的，正式的交流平台。不得发布不健康的内容。
4.3.3 协作区版主在无特殊指定人的情况下，默认为OA系统管理员。
4.3.4 对于通过协作区沟通讨论的案例应予以嘉奖。
4.3.5 建立类似“建言平台”的协作区需要人事企管部技术支持的，有此需求的部门可通过对接人上报人事企管部，经评估技术可行后，由人事企管部协助完成。
4.4 公共空间（文档目录）：
4.4.1 公共空间保存所有个人或项目相关的文件。包括文档、图片等。
4.4.2 公共空间知识目录体系的建立，修改由各部对接人负责整理上报。
4.4.3 公共空间已有文件由文件所有人负责。
4.4.4 公共空间中知识性文件的共享权限设置由各职能部门协同人事企管部统一制定。
4.4.5 未经授权OA系统管理员不得删除任何私有文件。
4.5 人事管理：
4.5.1 人事信息的录入，编辑，离职处理由集团人事企管部统一负责。
4.5.2 集团人员变动情况，由集团人力资源部定期以公告的形式公布，并同时修改其OA信息。
4.5.3 集团组织结构，岗位体系，由集团人事企管部共同维护。
4.6 制度专栏：
4.6.1制度专栏用于发布公司制度和各类指引文件。
4.6.2制度专栏内容的维护由集团人事企管部负责。
4.7 网上调查
4.7.1网上调查由人事企管部进行统一培训并指导,由各部门制作和发布。
4.7.2对调查结果需要保密的调查，OA系统管理员只提交票数信息，不提交具体人员名单。
4.8 其他：
4.8.1 按职责和权限及要求，发布相关信息和参加讨论及沟通、交流；
4.8.2 严禁在OA上发布不健康的内容；
4.8.3 审计部可查看除特别声明保密外的一切内容。
4.8.4 严禁通过OA系统传播病毒。
4.8.5 集团总部OA系统管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；
4.8.6 各模块操作参考《泛微协同管理平台（e-cologyV5.0）用户使用手册》。
五、OA保密与备份
5.1 OA系统内的数据如依照公司档案管理制度和保密制度规定为公司秘密的，所有接触此类数据的人员应严格遵守相应保密制度规范。
5.2 员工上传机密信息时，应仔细检查共享权限设置，避免由于员工操作过失造成集团损失。
5.3 未经OA系统管理员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容。
5.4 员工应保护好自己帐号，长时间离开电脑应先退出OA系统以防他人冒用，严禁盗用其他员工帐号；
5.5 对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；
5.6 各部门需要进行归档管理的资料、信息由部门经理指定相关人员进行备份；
5.7 OA系统管理员对OA系统数据库进行定期备份，防止意外造成的数据丢失。
5.8 如发生泄密的情况，按公司相关制度处理。
六、授权与考核
6.1 集团审计部拥有OA系统内容查看的最高权限。
6.2 由集团人事企管部统计，对流程超时情况进行统计和发布。
6.3 经总裁签字同意后，由财务部对相关人员进行奖惩操作。
6.4 OA系统各部分功能权限，由人事企管部进行统一规划。若有特别要求请与人事企管部信息化部负责人沟通。
6.5 凡公司员工调动、离职或违反公司纪律的，OA系统管理员须及时调整、取消或暂停其权限。
6.6 OA系统管理员如提出离职申请，应由信息化负责人暂停其相关一切权限。
6.7 OA系统管理员负责对违反OA系统管理制度的员工，进行定期统计，并在OA上给予通告，对违反本规定制度者将按100元/次的标准给予相应的经济处罚，直接报财务部处理；
七、附则
7.1 本制度由人事企管部起草与修订，经总裁审批后发布。
7.2 人事企管部将根据实际情况随时对本制度进行调整，并以最新制度为执行标准。
7.3 本制度自发布之日起施行，原有相关制度如与本制度冲突，以本制度为准。
7.4 本制度的解释权属于人事企管部。
八、相关记录
8.1《10-01申请OA流程调整作业表单》