房地产公司实物档案整理规则(试行)模版.docx

地产实物档案整理规则（试行）

1.0范围
本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。
本规则适用于地产总部各部门及地产各置业公司的实物档案整理。
2.0 定义
本规则采用下列定义：
2.1归档实物
立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。
2.2 归档实物整理
将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有序化的过程。
2.3 件
归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。

3.0 收集
3.1收集范围
3.1.1 本公司获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。
3.1.2本公司举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。
3.1.3本公司在各种活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4本公司已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。
3.1.5 其它有重要保存利用价值的实物。
3.2收集要求
3.2.1 归档实物应在形成或获得实物一个月内向本公司档案部门移交，任何部门或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。
3.2.2 收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交部门或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。
3.2.3归档的实物应保持整洁、无破损。
3.2.4归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本公司照片档案管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。
3.2.5 本公司对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。
3.2.6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。
3.3 收集时间
对具有归档保存价值的实物，部门或个人应及时整理，交档案室归档，一般不应跨年度。
4.0 整理
4.1整理原则
实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。
4.2 整理要求
4.2.1归档实物应齐全完整。凡是本公司在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。
4.2.2每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
4.3整理方法
4.3. 1鉴定
4.3.1.1 根据本公司的归档范围，对每一件实物进行鉴定，判断其是否应当归档。
4.3.1.2 对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。
4.3.1.3 归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。
4.3.2 分类
归档实物应在其全宗—实物类别内，按照年度或类别—年度进行分类。归档实物数量较少（每年少于30件）的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。
4.3.2.1按年度分类
将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识，如“2006”。
4.3.2.2按类别分类
将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品（礼品）类、印信类。
荣誉类包括：证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等；
纪念品（礼品）类包括：纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等；
印信类包括：本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。
4.3.3排列
根据分类方案，每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种：
格式①：全宗号—实物—件号。
格式②：全宗号—实物—年度—件号。
格式③：全宗号—实物—类别—年度—件号。
实物档案较少的单位（每年少于30件）可选择格式①或②；实物档案较多的单位可选择格式③。
4.3.4编号
根据排列方式，编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号，即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章（见图1）。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方，立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。
图1:归档章（长×宽=55×16mm）
全宗号
实物档案
代号
类别
件号
4.3.4.1全宗号：地产总部给各置业公司编制的代号，见《全宗代码一览表》（附件1）。
4.3.4.2实物档案代号:即“F”。
4.3.4.3年度：见4.3.2.1
4.3.4.4类别：见4.3.2.2
4.3.4.5件号:归档实物的排列顺序号。
在分类方案的最低一级类目内，按归档实物排列顺序从“1”开始标注。
4.3.4.6参见号：指与本件实物有密切联系的其它载体档案的主要档号。
4.3.5著录
每件实物都应按分类方案，在相关的管理软件上著录各项目要素，并打印出《实物档案归档目录》（见附件2）。实物档案归档目录包括件号、题名（文字说明）、材质、型制、年度、类别、参见号、备注。
4.3.5.1 件号：见4.3.4.5
4.3.5.2 题名（文字说明）：综合运用时间、级别、内容、授予者、接受者、实物名称等要素书写文字说明。
4.3.5.3 材质：实物的制成材料。
4.3.5.4 型制：实物的外形，长、宽、高、直径等外形尺寸,单位用mm。
4.3.5.5 年度：见4.3.2.1
4.3.5.6 类别：见4.3.2.2
4.3.5.7 参见号：见4.3.4.6
4.3.5.8 备注：注释实物档案除题名外需说明的情况。
4.3.5.9 实物档案目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽=279mm×210mm）。
4.3.6上架
实物档案应按分类方案排列顺序上架。
5.0 保管
5.1实物档案应专柜保管。
对贵重的实物档案，要采取相应措施确保安全，移出档案室必须要履行签字手续。
5.2 存放实物档案的库房和框架应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色，确保实物档案完好无损。
5.3 易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护工作。
5.4 有条件的单位应建立实物档案库房，作为专门保管实物档案的场所。

6.0 附则
6.1本办法由地产总部综合管理部负责修订和解释。
6.2本办法自下发之日起试行，其他相关档案管理制度与本办法不一致的，以本办法为准。
7.0 附件表格
7.1《全宗代码一览表》（附件1）
7.2 《实物档案归档目录》（附件2）
地产综合管理部
2017年8月