物业集团项目欠费追缴工作指引.docx

物业集团项目欠费追缴工作指引1、目的为规范物业集团处理商户欠费及业主欠费的操作流程，及时收取商户及业主拖欠费用，特制定本工作指引。2、适用范围适用于物业集团及下属各分公司。3、职责3.1 物业服务中心为追缴拖欠费用的主要责任部门。3.2 下属公司行政及人力资源职能部门法务人员负责处理与拖欠费用相关的法律诉讼。3.3 集团及下属公司财务职能部门负责监督下属公司及物业服务中心对本指引的执行，并根据实际情况适时调整相关操作指引和流程。4、主要内容4.1 商户欠费4.1.1 各物业服务中心将下属公司财务职能部门提供的当月收费通知单于每月 10 日前发至各商户。4.1.2 对于未按时交纳当月费用的商户，客服人员于缴费日期届满后的 10 日内发出催缴费用的欠费催缴通知书，并由商户负责人签收。若商户逃场无法签收欠费催缴通知书的，可以用邮政快递EMS 方式寄送。需要注意：4.1.2.1 商户是企业的，收件人为企业名称及其法定代表人或负责人姓名，商户是自然人的，收件人为自然人姓名；收件地址为公司营业执照上的注册地址或自然人身份证地址；如商户另行提供联系地址及收件人的，同时按其提供的地址及收件人邮寄欠费催缴通知书。4.1.2.2 内件品名一栏应注明为欠费催缴通知书：管理费数额、其他费用数额、最后缴纳的期限。4.1.2.3 寄出后应索取并妥善保管邮寄回执单；如邮件因无人签收而退回，退件需妥善保管。4.1.3 商户欠费逃场后的遗留物品的处理4.1.3.1 如商户欠费逃场后无法联系，且商铺内尚有遗留物品的，由下属公司行政及人力资源职能部门、下属公司财务职能部门、物业服务中心对现场遗留物品进行清点、打包并拍照，填写商户遗留物品清点表，由各部门参与人员签字确认。物业服务中心应尽量邀请公证部门或政府房屋租赁管理部门到现场见证物品清点过程，并在商户遗留物品清点表上签字确认。4.1.3.2 物品清点完毕后由下属公司行政及人力资源职能部门安排入库保存，商户遗留物品清点表须与商户档案一并保管，以便核查。如需对遗留物品进行变卖以偿还欠款的，须报责权手册审批同意后，由下属公司行政及人力资源职能部门、下属公司财务职能部门、物业服务中心三方共同分工执行。4.1.3.3 商户欠费逃场后的处理流程：物业服务中心发逃场知会函给相关部门下属公司行政及人力资源职能部门、下属公司财务职能部门、物业服务中心对现场遗留物品进行清点打包并拍照下属公司行政及人力资源职能部门安排入库保存下属公司财务职能部门出具逃场商户欠费明细单物业服务中心发欠费催缴通知书，并上报公司处理商户欠费数额达一定金额或公司审批后如决定起诉的，由物业服务中心收集相关证据材料，转下属公司行政及人力资源职能部门法务人员处理。4.1.4 各物业服务中心应注意收集并保留商户欠费的材料，主要包括：4.1.4.1 物业服务协议。4.1.4.2 租赁合同。4.1.4.3 双方往来函件。4.1.4.4 最后一份收费通知单。4.1.4.5 催收租金、管理费等费用的温馨提示。4.1.4.6欠费催缴通知书，加盖收件日期章的邮政快递 EMS 回执单或退件。4.1.4.7 欠费及滞纳金明细。4.1.4.8 已交费用清单、发票。4.1.4.9 商户工商注册信息单或商户身份证复印件。4.1.4.10 商户财产线索，如商户自有房屋，车辆、厂房、设备等。4.1.5 物业服务中心应时刻关注商户费用缴纳情况，发现商户欠费的应及时处理，对于欠款已超过六个月或数额超过 5000 元的，应立即上报公司处理，未及时上报处理导致公司财产损失的，将追究相关人员的责任。需要特别提示：欠费追缴诉讼时效为两年，超过两年或在两年诉讼时限期限内虽主张权利但未保留书面证据的，如商户以超过诉讼时效为由进行抗辩的，公司追缴费用的主张将无法得到法律支持。4.1.6 商户欠费数额达一定金额并经公司决定采取诉讼方式追讨欠费的，由相关部门收集好证据材料，转送下属公司行政及人力资源职能部门法务人员处理。4.2 业主欠费4.2.1 物业服务中心根据下属公司财务职能部门提供的当月收费通知单于每月 1 日发至各业主，通知业主按约定的费用缴纳各项费用。4.2.2 财务人员应于每月 5 日前将业主欠费情况告知负责催缴的客服人员，由客服人员于每月 10 日前发出催收物业管理费、日常专项维修资金、水电费、燃气费等公共事业费的温馨提示。4.2.3 业主欠费超过三个月的，物业服务中心应于次月 10 日前发出欠费催缴通知书，明确业主欠费的金额、滞纳金、最后缴纳的期限及超过该期限不缴纳上述费用的法律后果等（追究违约责任，将通过法律途径进行追讨等）。4.2.4欠费催缴通知书的签收：如业主在房屋内居住，由业主本人签收，业主是企业法人的，由法定代表人签收，或由其他人员签收后加盖公司印章。如业主无法签收催缴欠款通知书的，应以邮政快递 EMS 方式寄送，需要注意的是：4.2.4.1 邮政快递详情单上收件人地址为物业服务合同中约定地址或业主营业地址或身份证上载明的地址。4.2.4.2 内件品名一栏应注明为欠费催缴通知书：管理费数额、本体维修基金数额、水费数额、电费数额、燃气费数额等、最后缴纳的期限。4.2.4.3 寄出后应索取并妥善保管回执单；如邮件因无人签收退回，退件需妥善保管。4.2.5 业主欠费的处理流程物业服务中心每季度对业主欠费情况进行统计对欠费业主发催缴费用的温馨提示及欠费催缴通知书列欠费明细表上报物业集团处理业主欠费数额达人民币 5000 以上或经催费小组决定起诉的，由物业服务中心提供相关证据材料，转下属公司行政及人力资源职能部门法务人员处理。4.2.6 各物业服务中心应注意收集保留业主欠费的证据材料，主要包括：4.2.6.1 物业服务协议。4.2.6.2 入伙确认书。4.2.6.3 双方往来函件。4.2.6.3 最后一次收费通知书单。4.2.6.4欠费催缴通知书，加盖收件日期章的邮政快递 EMS 回执单或退件。4.2.6.5 欠费及滞纳金明细。4.2.6.6 业主身份证复印件。4.2.6.7 业主财产线索，如商户自有房屋，车辆、厂房、设备等。4.2.7 物业服务中心应时刻关注业主费用缴纳情况，对于欠款已超过六个月或数额超过 5000 元的，应立即上报公司处理，未及时上报处理导致公司财产损失的，将追究相关人员的责任。4.2.8 业主欠费数额达人民币 5000 以上或经公司决定采取诉讼方式追讨欠费的，由物业服务中心收集整理证据材料，转送下属公司行政及人力资源职能部门法务人员处理。5、附则5.1 本指引未尽事宜，按照国家有关的法律、法规和公司的规章执行。5.2 本指引由物业集团财务及采购部拟定，其解释权归物业集团财务及采购部所有，自颁布之日起实施。