学院固定资产档案管理工作规范模板.docx

xx学院固定资产档案管理工作规范为提高我校固定资产档案（以下简称资产档案）的质量和管理水平，充分发挥资产档案的作用，并为高校资产档案工作的考核供应依据，特制定本规范。 一、资产档案工作的基本原则 （一）凡学校固定资产，在其购置、验收、调试、运行、管理、修理、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料，以及随机材料均属资产档案。 （二）资产档案的管理，坚持集中统一管理的原则，便于开发利用，确保资产档案完整、精确、系统和平安。 （三）把资产档案工作列入学校进展方案，配备必要的库房、设备以及人员，每年从预算资金中支配专项经费，用于资产档案工作支出。 二、资产档案归档范围的确定 （一）确定的原则 1.归档的资产管理和固定资产立项、论证、申购、验收、修理、改造各个环节中形成的文件材料，必需对学校、社会具有参考价值和凭证作用。 2.归档的文件材料必需反映固定资产管理项目从申购到改造的全过程，保证完整、精确、系统。 3.归档的固定资产文件材料必需遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必需与实物全都并有成套性。 4.作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、稀的仪器设备材料，均须归档。 5.在通用固定资产形成过程中具有保存价值的文件资料。 （二）归档的主要内容和重点 1.归档的主要内容包括综合性管理、技术性管理档案。技术性档案主要指仪器设备项目的依据性材料、开箱验收、安装调试、运行修理、随机图样等方面。土建工程的项目方案、可行性论证报告、上级有关部门的批文、工程预决算报告、交付使用表等有关的文件资料。 2.归档的重点是仪器设备项目（特殊是价值10万元以上的大型精密珍贵仪器设备）各个环节形成的不同载体的文件材料（包括全套随机图样）和大型土建项目各个环节形成的不同载体的文件材料。 三、固定资产文件材料的部门立卷及归档流程 （一）资产文件材料的形成与积累 1.学校综合档案室是学校资产文件材料的形成积累、汇总部门，必需有专职档案员集中管理学校的资产文件材料。 2.从申购资产到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件以及技术性文件，由资产归口管理部门负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室，并负责本部门资产档案的建设。 设备、家具类资产由国有资产管理处会同归口管理部门组织使用单位处负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室。 建筑物、构筑物等固定资产从建设论证、申报、建设、验收、交接等过程中的管理性文件以及技术性文件，由基建处负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室。 图书类（特殊是珍版图书）资产从申购到验收完毕过程中的管理性文件以及技术性文件，由图书馆负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室。 其他固定资产从申购到验收完毕过程中的管理性文件以及技术性文件，由使用管理部门负责收集、积累，过程结束后移交综合档案室。 3.资产保管使用单位要负责资产随机文件材料以及资产开箱、调试验收、使用记录文件材料的收集、积累并准时整理登记。负责本单位的资产档案的建设工作（从申购到验收完毕过程中的管理性文件以及技术性文件）。 4.学校各级资产管理部门、使用单位的负责人，要仔细抓好资产文件材料的形成、积累、管理工作，对资产的使用、修理、改造做到有活动就有完整的记录，确保资产文件的完整、系统、精确。 5.资产文件材料，必需打印或用钢笔书写。要求字迹工整，图样清楚。 6.资产文件材料一般归档一份，重要和常常使用的应加副本。 7.资产管理部门、使用单位除按时上交学校综合档案室资产档案资料外，应依据资产管理需要建设、保管好本单位资产档案。 （二）整理卷组 1.坚持由资产文件材料形成部门立卷的原则。资产验收完成和进口设备索赔期满后，资产方案部门、选购供应部门应准时将形成的资产管理文件材料整理组卷。 2.依据资产文件材料的形成规律以及资产文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际状况，在坚持文件之间有联系并且便于利用查找的组卷原则下，将每项资产的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。 3.将最能反映资产购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余资产技术文件材料按资产的工作程序及重要程度，依次系统排列。 4.资产文件材料中的非纸质载体材料，除不行分者外，应放入特别载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。 5.卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。 6.拆除文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。 7.资产文件材料纸张统一为国际标准A4型，采纳按件号挨次装入档案盒的保管形式，大于A4规格的图件按手风琴式加以折叠。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。 9.全部资产文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每件页号均从1开头，页号位置在非装订线一侧的下角，对不装订卷在每件文件加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。 10.仔细填写归档文件名目和备考表。归档文件名目可打印或用钢笔填写，字迹工整、清楚，文面要干净，不得涂改。备考表写明本案卷图纸和文件材料的总页数，并对文件材料的完整、精确程度、损坏、缺少状况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时由档案管理人员随时在备考表上注明。 11.确定资产档案卷内文件的保管期限。对最能反映固定资产购置概况和技术性的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管。设备随机的技术文件和使用修理、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为与设备共存。 12.资产档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，资产档案文件材料原则上无密级。 （三）归档验收 1.资产使用部门、管理部门的兼职档案员，填写移交名目。内容包括资产文件材料名称、份数、移交时间。移交名目一式二份。将移交名目连同档案送单位负责人审查，再交学校综合档案室归档，归档时双方签字，各持一份备查。 2.资产档案的归档时间为资产验收完毕投入使用后两个月，进口设备为索赔期满后两个月。 四、资产档案工作岗位职责 （一）学校档案部门职责 1.依据国家有关档案工作的方针、政策和法规，制定本单位资产档案工作各项管理制度。 2.指导、监督、检查、帮助资产管理部门、使用部门做好资产文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查验收档案是否完整、精确和系统。 3.负责资产档案的接受、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作。 4.遵守国家有关法规，保证资产档案的机密和档案的平安，维护本单位和科技人员的合法权益。 （二）资产管理部门职责 1.制定和健全有关的管理制度，确保资产档案工作全面纳入资产方案、选购、管理工作中，并监督各部门执行。 2.接受学校综合档案室的指导，关心和支持档案部门做好资产档案工作。对本部门负责的资产档案，进行搜集、整理、归档，按规定准时报送学校综合档案室。 3.参与资产档案的鉴定等工作。 （三）资产使用单位职责 1.把资产档案搜集、整理、归档工作列入单位重要工作日程，制订详细管理细则； 2.接受学校综合档案室的指导和工作支配，指定专兼职资产档案管理员负责资产档案的搜集、整理、归档，按规定准时报送学校综合档案室 （四）资产使用部门、管理部门兼职资产档案管理人员职责 1.督促技术人员或使用人员形成和积累资产文件材料，并定期收集。 2.按资产方案,选购供应工作的程序,形成、积累资产管理技术文件材料，资产验收或索赔结束后整理移交给资产归口管理部门或学校综合档案室。 3.仔细做好资产随机文件材料的清点、整理工作并准时向档案部门归档。 4.对资产使用、修理、检修、改造工作形成的技术文件，按规定整理后移交学校综合档案室。 五、本方法自颁布之日起施行，原xx学院大固定资产档案管理工作规范（xxx号）同时废止。5