公司采购流程管理制度.docx

公司采购流程管理制度为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有限降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门之间的配合，特制定本制度。1.请购及其规定 请购部门应按照要素填写临时请购申请单/生产采购单/固定资产购置申请表，由公司领导批准后报给采购部门。 设计请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为了提高效率，该清单的电子文档也需一并提交。 如遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或者其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后续。 如请购物料制定厂家或品牌，请购部门必须作出书面说明。2.请购单的接收及其规定采购部在接收请购单时应检查请购的填写是否按照规定填写完整、清洗，检查请购单是否经过公司领导的审批。对于紧急请购项目应优先处理，无法与请购部门提出需求日期办妥的应通知请购部门，重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。遇到紧急采购应向公司领导采取快速优先采购的策略。3.询价及其规定询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通。属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购。对于请购部门需求的物料或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品。询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价。4.比价、议价对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认。对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格更低，所报价格的综合条件更加突出。收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中的价格。参考目标或理想中价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。5.比价、议价结果汇报比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总；比价、议价结果汇总按照的格式完整填写。如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。6、合同的签订及其规定合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。 同正文应包括的要素A 合同名称、编号、签订时间、签订地点；B 采购物品/项目名称/规格/数量/单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸；C 包装要求；D 合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明；E 付款方式；F 工期；G 质量保证期；H 质量要求及规范；I 违约责任和解决纠纷的办法J 双方的公司信息K 其他约定合同签订及其规定A 如涉及到技术问题及公司机密，注意保密责任；B 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低；C 为了防止合同工作量追加或追加无依据，导报采购是要求供方提供分项报价清单；D 遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请供方派来代表来线厂协助清点；E 详细约定发票的提供时间及要求；F 阵痛不同的合同约定不同的付款方式；G 与初次合作的供方合作是，应少预付款或不付预付款；H 签订的所有合同应及时送报财务部门。7.付款及合同执行7.1付款规定按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；按照合同约定达到付款条件的合同付款时应填写付款审批单，经由公司领导审批后提交给财务全部付款；财务部门在街道付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，如遇特殊情况延期付款的应及时通知采购部门并向公司领导汇报。7.2合同执行已签订合同由采购部相关负责人负责跟进监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导；已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务的责任的履行情况，跟踪并督促其保证质量，按时履约；合同在效率性期间应按照上面约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；8检验与入库8.1检验供方已经履行完毕合同，采购部应及时通知检验部门进行检验。对于不同类型的物料验收标准参照公司的相关规定执行。质检部门在街道采购部检验通知后应及时检验，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门负主要责任；8.2入库公司所有的物料入库前均应通过质检部门的检验或验收；合同的物料运达公司后，采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货或搬运。质检部门未及时验收的物料，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接收；质检部门已经检验的物料及时入库，并及时出具入库清单；