国有工程有限公司科技文件材料立卷归档管理办法.doc

工程有限公司科技文件材料立卷归档管理办法章 总 则条 为规范工程有限公司（以下简称）科技文件材料立卷归档工作，保证科技档案的完整、准确、系统，逐步实现规范化、标准化，根据交通部工程竣工文件材料立卷归档管理办法，特制定本办法。条 本办法所称科技文件材料是指在生产建设、技术研发全过程中所形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。第三条 及属各单位各级档案室对所辖范围内科技文件材料立卷归档工作进行监督和指导。第四条 本办法适用于及属各单位所承建的国内外工程项目及科研项目。第五条 上交建设单位的竣工档案可按业主要求办理；铁路项目可结合参照中国交通建设股份有限公司铁路建设项目竣工文件收集归档办法（暂行） （办字2008526号）的规定执行；基建项目可结合参照建设工程文件归档整理规范(GB/T 50328-2001) 、建筑工程资料管理规程 （JGJT185-2009）及项目属地的地方规范执行；国外项目可结合参照中国交通建设股份有限公司驻外机构档案管理办法的规定执行（办字2007150号）。章 组织与职责第六条 各单位应将科技文件材料立卷归档工作纳入项目的日常管理工作中，建立科技文件材料管理领导人责任制，项目上要配备专职或兼职资料员，负责科技文件材料的收集、整理、立卷归档工作，直至形成完整的成套资料上交有关单位，确保科技文件材料的完整、准确与系统。第七条 交、竣工验收时，档案员（资料员）应参加建设单位组织的竣工资料验收工作。第三章 科技文件材料的收集与平时归卷第八条 凡是反映与科技项目有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体的文件材料，都应收集齐全，以保证所形成档案的完整性和成套性。具体归档范围按科技文件材料归档范围和保管期限表（附件1）执行。第九条 归档文件要求为原件，签字盖章后方可归档。确有困难无法提供原件的应在归档案卷切口处加盖规范清晰的骑缝章（即卷内涉及的所有印章）。开工前需明确应交科技档案套数，即时按所需数量备份文件,文件收集应与施工或研发进度同步。第十条 资料员应按组卷原则和单位、分部、分项工程划分表及时对平时收集到的文件进行初步分类整理并装盒，盒内应有卷内目录，借阅应进行借阅登记。第十一条 外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文，签署翻译人、审校人姓名；有译文的与原文一起归档。第十二条 与各单位的档案移交清单也属于归档范围。尤其是原件保存在其它单位的，清单上必须在案卷标题后面注明为原件、有原件存放单位经办人签字、日期并加盖原件存放单位公章。第四章 科技文件材料的整理第十三条 科技文件材料归档前，由项目承办单位进行整理组卷。应遵循科技文件材料的自然形成规律和成套性的原则，把一组有机联系的文件组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，做到分类科学，便于查找利用。组卷时应考虑文件、图表、图纸的数量，案卷厚度以25cm为宜。第十四条 归档文件材料的组卷（一）管理性文件材料按问题时间组卷。（二）合同、协议、开工报告、施工组织设计、施工计划及验收文件等分别按单位工程组卷。（三）竣工图按不同专业分类组卷。各项施工原始记录按照工序，结合单位工程（含分部、分项）及不同专业，分别整理组卷。原材料实验报告、合格证等能区分工程部位的归入分项工程部位，不能区分的按单项工程统一组卷。（四）监理文件按文种组卷。（五）设备文件按台套组卷，文件材料、设备安装、调试文件、设备随机文件可按同一设备种类型号合并组卷。（六）科研文件按项目或课题组卷。科研课题的文件较多，可组成多卷(即一题多卷)。将最能反映课题概况的开题立项文件、论文、专著、验收或鉴定文件、成果申报与获奖文件、科研经费与决算文件等重要文件，整理组成综合卷，排放在课题全部案卷之首。其余文件按科研工作阶段或重要程度等依次系统组卷；文件较少，可组成一卷(即一题一卷)，直接按科研工作阶段或重要程度等顺序整理组卷。中断、终止或撤销的课题也应立卷归档。第十五条 案卷应由案卷封面和卷脊、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成（附件2、3、4）。案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。第十六条 卷内文件材料的排列（一）管理性文件材料按问题时间或重要程度排列。（二）技术性文件材料按分项工程施工工序以同一顺序排列组卷。（三）竣工图按专业、图号排列。（四）设备文件按问题、时间排列。（五）文字材料在前，图样在后；译文在前、原文在后；正文在前，附件在后；印文在前，定稿在后。第十七条 案卷封面的编写（一）案卷题名：应包括项目、设备的名称、代字、代号，组件、部件、阶段的名称、代号及文件内容，如属工程项目，还应同时标明起讫里程、单位工程(含分部、分项)、结构、部位等。案卷题名应能简明、准确反映卷内文件材料的内容。例如：高速路段合同k0+000k5+000段路基工程压实度检测表（二）编制单位：填写案卷形成单位。（三）编制日期：填写案卷形成日期, 用阿拉伯数字，可省略“年、月、日”字样，中间加“”号。（四）保管期限：填写其划定的保管期限。（五）密级：依据保密规定填写（没有可不填）。（六）档案号：由档案分类号和案卷顺序号组成（由档案部门按附件5执行）。（七）档案馆号、缩微号暂不填写。（八）卷脊需填写档号，案卷题名可不填写。第十八条 卷内文件目录的编制（一）序号：用阿拉伯数字从“1”起，依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号。（二）文件编号：填写文件材料的文号或图纸的图号。（三）责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。（四）文件材料题名：应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题。（五）日期：应填写文件材料的形成日期，用阿拉伯数字，可省略“年、月、日”字样，中间夹“”号。（六）页号：填写每份文件的起止页码，如：120或2121。页号的编号方法是每卷从“1”开始在文件正面的右上角、反面的左上角编写页码（只编有文字或图样内容的页面）。如有独立成册并编有页码的文件尽量单独成卷。如需和其他材料一并组卷，不必再重编页号，只需在首页按新顺序注明起止页码即可。归档案卷每卷均需独立编页码，各卷之间不允许连续编号。第十九条 卷内备考表的编制（一）备考表排列在卷内文件材料的最后一页。（二）说明：要填写卷内文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。（三）立卷人：应由责任立卷人签名，即谁立卷谁签名。（四）立卷日期：应填写完成立卷的日期。（五）检查人：应由案卷质量审核者签名。审核者应是项目或立卷部门负责人。（六）检查日期：应填写审核完成的日期。十条 案卷的装订（一）归档文字材料幅面为A4规格，采用三孔一线方法装订，孔距80mm，装订时靠装订边和下边取齐，也可胶订，装订前需去除文件中的金属物。破损的文件应修裱后归档；装订线上有内容的应当加边处理；幅面不一致的文件应折叠或裱成相同的幅面。（二）图纸也可以不装订，但每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件所在案卷的档号和在本案卷中的序号（附件6）。十一条 卷内文件材料及图纸的要求（一）归档文件材料的内容必须真实准确，与工程实际相符合。书写工整，字迹、图样清晰，纸张便于长期保管，格式统一。签字盖章手续完备，且必须手写不得复印。（二）文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔等字迹不易长久保存的书写工具书写。盖章一律使用不褪色的红色印泥。（三）凡由热敏纸、复写纸等易褪色书写材料制成的文件材料应复印保存。（四）竣工图应能全面、准确反映全部施工实际造型和特征。（五）施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改并加盖竣工图章作为竣工图：变更用文字表达的，可以将文字变更抄写在图纸说明或其它空白处；涉及到图形变化的，要将图中废弃部分划去，对原图修改并用引出线标明此部位变更的修改依据。（六）凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过10%的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。（七）有变更的图纸应在图纸空白处或备考表里注明变更文件的文号及所在案卷档号，目录备注处亦应注明“变更”二字。（八）重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。（九）图纸可以按297mm210mm或297mm420mm折叠，折叠方法可参考技术制图复制图的折叠方法（GB/T 10609.3-2009 ），折叠后图标栏应露在外面；底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于1号的底图也可卷放装筒。 十二条 案卷目录的编制：组卷装订完成后应编制案卷目录（附件7），其填写要求可参考附件8相关部分。案卷目录应由档案部门整理打印，装订成册以备检索查询。十三条 所有科技文件材料的案卷目录、卷内目录和保管期限为永久的文件必须按科技文件材料（电子版）归档填写要求（附件8）提供电子版交档案室和本单位档案室。电子文件应和纸质文件保持一致、同时归档。第五章 科技档案的移交十四条 各项目经理部在工程建设项目通过交工验收六个月内向本单位档案室移交全套竣工资料，直属项目和国外项目向档案室办理移交手续。十五条 工作量在 2 亿元以上的道路、铁路、基建工程、单孔跨径在100m以上或总长度1000米以上的桥梁、隧道、地铁工程及采用新技术、新工艺、新材料、新结构施工的工程，需向档案室移交部分竣工资料（在归档范围中带“”号的）。工作量在1亿至2亿之间的工程项目，向档案室移交中标通知书、合同、协议书、总体开工报告、施工总结、竣工验收报告、竣工验收鉴定书。十六条 资质中标项目均需向档案室移交部分竣工资料（在归档范围中带“”号的）。十七条 各单位购置的设备（固定资产）在开箱后半月内向本单位档案室移交全部资料；施工项目中为建设单位安装的设施设备资料编入竣工档案，不单独归档。十八条 科研项目在项目结束后六个月内向档案室办理移交手续。级及以上科研项目向档案室移交全套资料（原件），课题完成单位保存一套复制件；各单位科研项目向本单位档案室移交全套资料。十九条 科技档案归档时，要填写“科技档案归档接收签证单”和“科技档案归档目录” （一式两份） ，经验收合格后，交接方在单据上签字盖章（附件9、10） 。同时应提供一份简述说明，内容包括：1、项目任务来源、起止日期；2、项目承担单位，主要负责人及参加人员；3、简述工作内容及项目完成情况，有无遗留问题；4、有无荣誉奖项、技术成果或安全质量事故；4、归档文件是否完整，有无遗失或尚需说明的问题。第六章 附则第三十条 本办法中未规定的事项，参照国家其他有关科技档案的标准和规范执行。第三十一条 本办法由办公室负责制定和解释。第三十二条 本办法自印发之日起施行。附件：1. 科技文件材料归档范围和保管期限表2. 案卷封面和卷脊3. 卷内文件目录4. 备考表5. 科学技术档案分类编号办法6. 档号章7. 案卷目录8. 科技文件材料（电子版）归档填写要求9. 科技档案归档接收签证单10.科技档案归档目录10